Welkom bij de systeem demonstratie van Interne Audits

Transcriptie

1 Welkom bij de systeem demonstratie van Interne Audits

2 Systemen van Inception Borgen Verbeteren

3 Systemen van Inception Borgen Verbeteren

4 Systemen van Inception Document- en informatiebeheer/ procesmanagement ManageMent Systeem De organisatie, haar beleid, activiteiten en werkwijzen/ processen vastleggen, beheren en communiceren. Verbeter-/ managementinformatie Klachten en Meldingen Registreren, onderzoeken, afhandelen, controleren, bewaken en analyseren van klachten, afwijkingen, incidenten etc.. Interne audits De organisatie, haar beleid, activiteiten en werkwijzen gestructureerd doorlichten/ toetsen en verbeteren. Managementdashboard De prestaties van de organisatie meten, analyseren, presenteren en verbeteren.

5 ALGEMENE KENMERKEN

6 Algemene kenmerken Een volledig webbased (inter-/ intranet)systeem voor het managen van het totale auditproces; van auditplan tot auditopvolging. Interne audits wordt voornamelijk ingezet ten behoeve van de volgende systemen: kwaliteit ISO 9001, HKZ milieu ISO arbo Ohsas (voedsel)veiligheid integraal management VCA*/**, Haccp, GMP INK managementmodel Het interne audits systeem voldoet aan de eisen die gesteld worden in bovenstaande normen. Het systeem is ook geschikt voor het beheer van externe audits Door het zelf kunnen invoeren van normen en andere specifieke audit gegevens is het systeem volledig branche onafhankelijk.

7 Belangrijke kenmerken van Interne Audits Persoonlijk portaalgedachte, informatie op maat en afgeschermd Flexibel zelf aanpassingen maken / inrichting zelf te kiezen Koppelingen met andere systemen mogelijk Digitaal koppeling / import van word, excel, pdf, foto s, etc.. Actief automatisch informeren bij acties (koppeling met ) Op maat instellen van autorisaties wie mag wat? Uniformiteit door vaste workflow

8 Webbased intra- / internet Elke medewerker kan het systeem benaderen vanaf een PC in het netwerk, via een browser (Internet Explorer, Firefox). De gebruiker kan inloggen met een gebruikersnaam en wachtwoord. Of dit wordt afgevangen middels een Single Sign On, de gebruiker logt dan direct in.

9 De homepage Zodra de gebruiker inlogt krijgt hij/zij te zien wat alleen voor hem/haar relevant is: openstaande acties,mededelingen over audits, etc. Wat centraal op de voorpagina komt te staan, bepaalt u zelf, zo wordt het al heel eenvoudig een eigen systeem!

10 De audits Zodra wordt doorgeklikt naar de audits zelf, wordt in een ruimer overzicht de openstaande audits voor deze gebruiker getoond.

11 Persoonlijk en op maat per gebruiker Belangrijk om te weten, het systeem herkent de gebruiker en laat in de menustructuur (links) alleen die onderdelen zien waartoe de gebruiker toegang heeft.

12 DE AUDIT In de volgende slides doorlopen we samen met u het volledige audit proces. Van het opstellen van het auditplan tot de uiteindelijke auditbevinding.

13 Het audit proces: kort uitgelegd Opstellen auditplanning Opstellen van auditdefinities wat gaan we auditen? Plannen van de audit in welke periode vindt de audit plaats? Voorbereiden audit Opstellen en voorbereiden van een audit - toevoegen van de daadwerkelijke interviews Uitvoeren audit Interview uitvoeren en rapportage opstellen vastleggen van de auditbevindingen Afhandelen audit Afhandelen van de auditbevindingen

14 Het vertrekpunt In de auditdefinitie wordt o.a. aangegeven welke onderwerpen/ processen/ afdelingen er geaudit zullen worden, hoe vaak en tegen welke normen/ -elementen, procesbeschrijvingen etc.. Dit doet u eenmalig, de auditdefinities kunnen vervolgens worden doorgekopieerd naar opvolgende jaren

15 Plannen van audits Nadat vastgelegd is hoe vaak een onderwerp (proces, afdeling etc.) geaudit zal worden, kunnen de audits ingepland worden. Er wordt aangegeven in welke maand / week / periode de audit uitgevoerd dient te worden door welke (lead-)auditor. In het jaaroverzicht is de gehele auditplanning te volgen.

16 De daadwerkelijke audit Om een audit vorm te geven, worden één of meerdere interviews aangemaakt. Er wordt aangegeven met wie het gesprek zal plaatsvinden, waar, door wie en wanneer. Alle betrokkenen worden tijdig vooraf door het systeem geïnformeerd.

17 Uitwerken van het interview Zodra het interview heeft plaats gevonden, stelt de auditor het rapport hiervan op. De algemene gegevens van de audit worden automatisch voor u ingevuld.

18 Uitwerken van het interview Belangrijk onderdeel van de audit rapportage, zijn de bevindingen. Er kan geduid worden welke zaken voor verbetering vatbaar zijn, maar ook zeker de positieve aspecten kunnen vastgelegd worden.

19 Afhandelen auditbevindingen Zodra het audit rapport is goed gekeurd, krijgt elke verantwoordelijke zijn auditbevindingen toegestuurd. Het is aan deze persoon om de bevinding af te handelen; de rapporteigenaar kan ondertussen overzicht houden op de status van alle bevindingen.

20 Verschillende overzichten Met de ingebouwde rapportage generator, maakt u zelf eenvoudig de gewenste overzichten aan. Deze slaat u vervolgens op, en kunt u met 1 druk op de knop weer benaderen. U kunt een onbeperkt aantal overzichten aanmaken, wij raden aan om in elk geval de volgende 3 aspecten te volgen: Bewaking Rapportage Analyse

21 Bewaking en analyse De mogelijkheden om overzichten samen te stellen zijn zeer uitgebreid. De resultaten zijn naar wens weer te geven in tekst, cijfers of grafieken. Gedurende de implementatie zullen wij de eerste rapporten samen opstellen. Vervolgens kunt u hier zelf met alle gemak mee aan de slag.

22 Bewaking en analyse Verschillende typen grafieken zijn mogelijk. De data kunt u ook exporteren naar Excel om zo uw eigen bewerkingen erop uit te kunnen voeren. Afdeling # Bevindingen Inkoop 24 Productie 32 Logistiek 58 Sales 15

23 Meer informatie? Bedankt voor uw aandacht. Bent u geïnteresseerd in een vrijblijvende demonstratie of meer informatie? Neem dan contact met ons op: of info@inception.nl Inception BV Marconilaan AA Eindhoven ) info@inception.nl