Programma. Golfclinic. Borrel

Transcriptie

1 18 september 2014

2 Programma Wie is wie? Onze visie op boekhouden Hoe werkt Actan Online Praktijkvoorbeelden Voordelen van Actan Online Uw investeringen Aanvulling Exact Vragen Golfclinic Borrel

3 Wie is wie? Exact Wie is Maurice Verstraeten? Actan Wie is Bert Huiskes?

4 Onze visie op boekhouden Veel meer dan alleen een wettelijke verplichting Ondersteuning bij de dagelijkse gang van zaken Vergelijking met voorgaande perioden Input voor managementinformatie Randvoorwaarden: Volledige verwerking (alles moet worden aangeleverd) Tijdige verwerking (alles moet op tijd worden aangeleverd)

5 Hoe werkt Actan Online? (1) Inkoopfacturen U: Scant de inkoopfacturen Uploadt wekelijks de inkoopfacturen Uw tijdsbesteding: Maximaal 0,5 uur per week Elke inkoopfactuur wordt ingeboekt, waarbij een groot aantal gegevens per factuur moeten worden ingevoerd. Ook moet de crediteur (= de leverancier) eenmalig aangemaakt worden. Hierdoor is het mogelijk om aan de hand van de boekhouding inzicht te krijgen in de openstaande handelsschulden.

6 Hoe werkt Actan Online? (2) Verkoopfacturen U: Maakt facturen in Actan Online Of: Scant de verkoopfacturen Uploadt wekelijks de verkoopfacturen Ook elke verkoopfactuur wordt ingeboekt, waarbij een groot aantal gegevens per factuur moeten worden ingevoerd. Ook moet de debiteur (= de klant) eenmalig aangemaakt worden. Opnieuw maakt deze werkwijze mogelijk om aan de hand van de boekhouding inzicht te krijgen in de openstaande handelsvorderingen. Uw tijdsbesteding: Maximaal 0,5 uur per week

7 Hoe werkt Actan Online? (3) Bankmutaties U: Koppelt eenmalig uw bankrekening aan Actan Online Uw tijdsbesteding: Eenmalig 5 minuten De meeste banken bieden de mogelijkheid een MT940-bestand te downloaden via internetbankieren. Dit bestand kan worden geïmporteerd in het boekhoudpakket. Vervolgens moeten de bankmutaties verwerkt worden. De meeste ontvangsten kunnen worden afgeboekt (= afletteren) op de openstaande handelsvorderingen, terwijl een groot aantal uitgaven moeten worden afgeletterd op de openstaande handelsschulden.

8 Hoe werkt Actan Online? (4) Salarismutaties U: Geeft personeelsmutaties en gewerkte uren door Uw tijdsbesteding: Niets extra (dit moest u toch al doen) De maandelijkse loonjournaalpost moet worden ingeboekt. Hiermee worden de loonkosten, de af te dragen loonheffing, af te dragen sociale premies, af te dragen pensioenen en het te betalen nettoloon in de boekhouding gezet. Door bankbetalingen wordt vervolgens de af te dragen loonheffing, af te dragen sociale premies, af te dragen pensioenen en het te betalen nettoloon weer afgeboekt.

9 Hoe werkt Actan Online? (5) Uw geüploade inkoop- en verkoopfacturen worden wekelijks in Exact Online verwerkt, waarbij een deel rechtstreeks wordt toegewezen aan kosten- of omzetrekeningen (Scan & Herken). Uw bankmutaties worden door uw bank dagelijks ingelezen in Exact Online en verwerkt, waarbij een deel rechtstreeks wordt toegewezen aan openstaande handelsvorderingen en schulden. Uw loonjournaalpost wordt door ons maandelijks ingelezen in Exact Online.

10 Hoe werkt Actan Online? (6) Wij checken de toegewezen inkoop- en verkoopfacturen en wijzen de niet-toegewezen facturen zelf toe. Wij checken de toegewezen bankmutaties en wijzen de niettoegewezen mutaties zelf toe. Bij investeringen voegen wij een verwachte levensduur toe, waardoor afschrijvingen meegenomen worden. Bij kosten (of opbrengsten) die over meerdere perioden lopen, wijzen wij het aantal perioden toe, waardoor de kosten (of opbrengsten) over deze perioden worden verdeeld.

11 Hoe werkt Actan Online? (7) Output Na onze werkzaamheden kunt u de gehele boekhouding inzien, bijv: Balans en winst- en verliesrekening per periode en cumulatief Betaalvoorstel Openstaande handelsvorderingen Openstaande handelsschulden BTW-aangifte Daarnaast is het mogelijk om in overleg met u een begroting toe te voegen, waardoor niet alleen vergelijking met voorgaande jaren mogelijk is, maar ook met de doelstellingen.

12 Praktijkvoorbeelden (1) Een cliënt vroeg of wij konden helpen bij de opvolging van de huidige boekhouder, die met pensioen zou gaan en 12 uur per week werkte. De cliënt is overgestapt naar Actan Online en heeft geen nieuwe boekhouder in dienst genomen. De andere werknemer uploadt wekelijks de in- en verkoopfacturen en de cliënt zelf werkt het betaalvoorstel af. Cliënt bespaart tijd omdat de betalingen nu sneller verwerkt kunnen worden en dat de boekhouding nu altijd doorgaat. Daarnaast realiseert cliënt een kostenbesparing.

13 Praktijkvoorbeelden (2) Veel cliënten komen na afloop van een kwartaal trouw hun boekhouding brengen om de BTWaangifte tijdig te kunnen indienen. Met een cliënt gesproken en uitgelegd dat zij de boekhouding verre van optimaal gebruikt. Nu gebruikt zij Actan Online om steeds op de hoogte te zijn van bijv. omzet, resultaat en openstaande vorderingen en schulden. Door elke week aan te leveren raken minder facturen zoek en is er minder stress om tijdig aangifte te doen.

14 De voordelen van Actan Online Altijd en overal inzicht Continue verwerking van uw administratie Via computer, tablet en mobiele telefoon Ook uploaden via mobiele telefoon (bijv. benzinebonnen) Gebruik van een betrouwbare partner (Exact) Uw gegevens beveiligd in de cloud Meer tijd om te ondernemen Uw boekhouding in handen van professionals Actueel en gecontroleerd Periodiek contact met uw Actan relatiebeheerder

15 Uw investeringen Noodzakelijk voor een goed verwerking zijn: Volledige aanlevering Tijdige aanlevering Vast bedrag per maand, bijvoorbeeld: Praktijkvoorbeeld 1: 449 p.m. Praktijkvoorbeeld 2: 149 p.m. Bedragen exclusief salarisadministratie en BTW

16 Exact Online Presentatie Maurice

17 Vragen over Actan Online?

18 Neem contact op Kruisweg 629, 2132 NB Hoofddorp Postbus 438, 2130 AK Hoofddorp T (020) F (020) E info@actan.nl I