Module 2 Administratie op orde

Transcriptie

1 Geleerd in vorige presentaties Module 2 Administratie op orde Les 1. Schep orde in de papieren en digitale chaos Business Plan op 1 A4 Budget in 5 stappen Uurtarief Optimale DGA-salaris Les 1 Verzamel documenten Orden documenten Richt je digitale archief in Gebruik een slim ordnersysteem Voldoe aan alle eisen Geen opleiding tot accountant Je wordt geen accountant Je leert wel hoe je hem helpt Kennis van begrippen en termen Kennis belangrijkste regels Wel financieel bewust Cijfers begrijpen Meer inzicht / In control Je wilt geen nare financiële verrassingen meer Blijf leren Succesvol worden? Blijf leren Blijf je zelf verbeteren Weinig tijd? Online 1

2 Waarom boekhouden? Het is verplicht (voor anderen) Bepalen belastingaanslag Winst- en verliesrekening Balans Inzicht in financiële situatie (voor jezelf) Bezittingen, schulden, winstgevendheid Wat is boekhouden? Systematische vastlegging van financiële feiten Gebeurtenissen brondocumenten beschrijft essentiële feiten bewijs financiële transacties Factuur, bon, kwitantie, contract, pakbon Verzamelen documenten Brondocumenten zijn financiële bewijslast bewaarplicht (7 jaar) Factuur, bon, kwitantie, contract, pakbon Verzamel ze in 1 of 2 ordners Ontwikkel een nieuwe gewoonte Bewaar álle bonnetjes, facturen etc. en verzamel ze in een bakje Gooi niks weg! Maak anders een foto Leeg dagelijks je portemonnee, jas etc. Sorteer maandelijks het papierwerk en berg het op in een ordner Wat valt onder de administratie Voorbeelden Volgens Belastingdienst: alle gegevens over je onderneming die je vastlegt op papier of in digitale vorm. Kasadministratie Inkoopfacturen Verkoopfacturen Controleberekeningen Bankafschriften Credit card afschriften Aantekeningen Loonadministratie Contracten Agenda s Correspondentie Software + bestanden Urenregistratie Rittenadministratie 2

3 Structureer je documenten Van bureaubak naar ordner(s) Ordner: Administratie Ordner: Permanent dossier Bespaar op accountant door dossier netjes aan te leveren B C IJ K M O R S T U V Ordnerindeling ADMINISTRATIE Bankafschriften Credit cards Inkoopfacturen Kas Memoriaal Omzetbelasting Rapportages Spaarrekening Rittenadministratie Urenverantwoording Verkoopfacturen B C H L K V PERMANENT DOSSIER Belastingdienst Contracten Huurcontract Leasecontracten KvK Verzekeringen Wees creatief en pas de indeling naar je eigen behoefte aan. Checklist Richt je digitale archief in Bureaubak op je buro/zichtbare plek Dagelijks portemonnee/zakken legen Orders aanmaken Administratie Permanent dossier Maandelijks sorteren en opbergen Ook bewaarplicht digitale gegevens Mappenstructuur Mappenstructuur De Looden Pijp Administratie Bankafschriften Belasting Inkomstenbelasting Omzetbelasting Credit cards American Express VISA Inkopen Rapportages Rittenadministratie Urenregistratie Verkopen Permanent dossier Contracten Correspondentie Kamer van Koophandel Backups Zorg voor regelmatige, geautomatiseerde backups van cruciale informatie Crashen van computer is slecht excuus Gratis backupdiensten: Dropbox, Copy Copy: gratis 15 Gb. Wil je nog 5 GB extra? 3

4 Slim ordnersysteem Basisadministratie: Kas Bank Verkopen Inkopen Bankafschriften Download, bewaar en print dagafschriften Opbergen tabblad Bank Laatste dagafschriften boven Verkopen Maak verkoopfactuur aan met doorlopende nummering Registreer verkoopfactuur in verkoopboek van boekhoudpakket Origineel naar klant Kopie opbergen tabblad Verkopen Inkopen Opbergen tabblad Inkopen (datumvolgorde) Voorzie van intern doorlopend nummer Oudste factuur onderop Registreer inkoopfactuur in inkoopboek van boekhoudpakket Ontvangst betaling Markeer verkoopfactuur als betaald Registreer contante ontvangst in kasboek (geef kwitantie met eigen nummer) Registreer bankontvangst in bankboek van boekhoudpakket (factuur betaald) Betaling aan leveranciers Markeer inkoopfactuur als betaald Registreer contante betalingen in kasboek, bewaar bon en geef eigen volgnummer Registreer bankbetaling in bankboek van boekhoudpakket (factuur betaald) 4

5 Kasboek Alle bonnen en kwitanties opbergen achter tabblad Kas (datumvolgorde) Voorzie documenten van doorlopend nummer Splits BTW (als vermeld op bon/factuur) Kasboek Nr Datum Omschrijving IN UIT % Btw Beginsaldo 500, Omzet winkel 119,95 21% 20, Luxe pennen Makro 145,00 21% -25, Betaald met privébank 145,00 (Makro) Storting op bank 500, Omzet kraam 99,00 21% 17, Tellingen 864,18 645,00 12, Beginsaldo 219,18 Voldoe aan eisen Uit administratie blijkt BTW Facturen (in/uit) Uitgaven en ontvangsten Privégebruik goederen en diensten Kleine ondernemersregeling (< 1.883) Doorlopende nummering Buitenland gelden aanvullende eisen Voldoe aan eisen Bewaarplicht 7 jaar (ook digitaal) Urencriterium (1.225 uur) Rittenadministratie Aftrekbaarheid kosten en BTW Verkoopfacturen In de volgende presentatie Btw-administratie Uren- en kilometerregistratie 5