Inrichting administratie Urenregistratie Kilometerregistratie Omzet vanuit je agenda Bewaarplicht

Transcriptie

1

2 Inleiding INTRODUCTIE: Hoi lezer, Gefeliciteerd, je hebt je ingeschreven voor mijn E-book. Dit houdt in dat jij van plan bent een onderneming te starten of al gestart bent. Misschien heb je zelfs al een begin gemaakt met je administratie. Speciaal voor jou heb ik dit e-book geschreven. Want laten we eerlijk zijn: ondernemen is leuk, maar boekhouden voelt voor de meesten van ons als een noodzakelijk kwaad. Daarbij, hoe je het ook went of keert: er zijn (helaas) ook spelregels in het leven van een ondernemer voor wat betreft de administratie. Maar er is ook een mooie kant hieraan: Een goede boekhouder geeft overzicht en inzicht in jouw bedrijf. Overzicht voor wat betreft je klanten en hun betaalgedrag, je ziet wie al gefactureerd is en welke facturen je nog moet maken. En je krijgt inzicht in je kosten en de winst. Hoe kun je nu je administratie zo inrichten en bijhouden dat dit voor jou de minste moeite kosten en overzichtelijk is en je boekhouder dit makkelijk kan verwerken? Daarover gaat dit e-book, ik vertel je alles over hoe een efficiënte administratie er uitziet, hoe je eenvoudig je uren en kilometers registreert en nog veel meer! Inrichting administratie Urenregistratie Kilometerregistratie Omzet vanuit je agenda Bewaarplicht Ik wens je veel plezier met lezen en hoop dat dit e-book de administratieve kant van jouw onderneming leuker maakt! Dit E-book is gemaakt door Jacqueline Sandhövel Het Balanskantoor administraties en belastingen mobiel:

3 Je administratie efficiënt inrichten Waarom is het efficiënt inrichten van je administratie een aanrader? * Om voor jezelf het zoeken en de irritaties van dit zoeken weg te nemen is het fijn wanneer je administratie op een efficiënte manier bijgehouden wordt. * Je boekhouder zal jou vragen de administratie op een efficiënte manier aan te leveren zodat hij niet hoeft te zoeken en zich gaat irriteren. Daarbij scheelt dit nogal in de kosten die hij jou berekend. Hoe kun jij je administratie efficiënt inrichten? Je kunt je administratie in een map (fysiek) bewaren of je doet dit digitaal (op je computer). Dit hangt een beetje af van wat je boekhouder wil. Werkt hij graag met digitale bestanden die in een boekhoudprogramma ingelezen kunnen worden of werkt jouw boekhouder liever op een meer traditionele manier. In een map: In een map raad ik je aan een vaste volgorde te gebruiken. Je gebruikt diverse mappen, 1 voor de inkopen, 1 voor de verkopen, 1 voor de bank enz, De ordners zien er in je kast dan zo uit:

4 of je gebruikt 1 map en hierin stop je alles achter tabbladen. Ook de tabbladen kun je op twee manieren indelen nl: tabbladen voor inkoop, verkoop, bank enz of tabblad met perioden (afhankelijk van de btw-periode kies je voor maand of kwartaal tabbladen) Achter de tabbladen stop je de documenten. Dit doe je door de oudste onderop te leggen en elke jongere leg je daar op. Heb je een map met perioden, dan kun je de inkopen scheiden van de verkopen door scheidingsstroken te gebruiken enz.

5 Digitaal: Wil je je administratie digitaal bewaren dan zul je alle documenten die je niet digitaal ontvangen hebt moeten scannen. Zelf kies ik voor de volgende digitale mappen structuur: Nu kun je alle documenten in de betreffende map opslaan. Aan het eind van het jaar heb je 1 jaar geheel bij elkaar en weet je precies tot wanneer je deze moet bewaren. Voor het volgende jaar maak je exact dezelfde mappenstructuur. Natuurlijk kun je zoveel mappen maken als jij nodig hebt. Tip: maak niet teveel mappen. Hoe meer mappen hoe moeilijk een document terug te vinden is.

6 De Urenregistratie Redenen waarom je je uren zou moeten registreren; * Als je voldoet aan het urencriterium van 1225 uren op jaarbasis kom je in aanmerking voor de ondernemersfaciliteiten in de inkomstenbelasting. * Heb je naast je onderneming andere werkzaamheden, bijv loondienst, dan moet je meer uren aan je onderneming besteden dan dat je besteedt aan de andere werkzaamheden. Dit houdt in dat je meer dan 50% van je uren moet besteden aan je onderneming. * Wanneer de Belastingdienst een controle uitvoert om te bekijken of je werkelijk in aanmerking komt voor de ondernemersfasciliteiten zul je dit moeten kunnen onderbouwen. Het urencriterium van 1225 uur geldt per jaar. Start jij je onderneming later in een jaar zul je nog steeds aan de 1225 uren moeten komen om voor de ondernemersfasciliteiten in aanmerking te komen. Welke ondernemersfasciliteiten worden bepaald door het urencriterium: De zelfstandigenaftrek De oudedagsreserve (FOR) De startersaftrek De speur- en ontwikkelingsaftrek De meewerkaftrek Met name de ondernemersaftrek ( 7.280,- in 2016en 2017) is een belangrijke aftrekpost in de inkomstenbelasting. Hoe onderbouw je je uren welke je gewerkt hebt aan je onderneming? Dit doe je handigst door het bijhouden van een urenstaat. Probeer deze dagelijks in te vullen zodat je niet achteraf de uren moet reconstrueren en schatten. Geef een omschrijving van wat je doet en gebruik geen stelposten. Onder stelposten verstaan we: 1 uur , 2 uur website, 0,5 uur blog enz

7 Wat moet er minimaal vermeld staan in je tijdsregistratie? * de datum waarop gewerkt is * de gewerkte tijd * de werkzaamheden met ruimte voor een korte omschrijving * de opdrachtgever * verdeling in uren die gefactureerd worden en indirecte uren zoals administratie, studie, acquisitie etc. Welke manier van uren bijhouden het beste bij jou en je manier van werken past, zal jezelf moeten ontdekken. En vergeet niet de tijd die je hieraan besteedt goed bij te houden. Op mijn website kun je het document "urenregistratie" downloaden.

8 De Kilometerregistratie Als je met je privé auto of fiets zakelijke ritten rijdt, mag je 0,19 per kilometer opvoeren als kosten. Hierdoor wordt de winst lager en betaal je minder inkomstenbelasting. Redenen waarom je je kilometers zou moeten registreren; * Deze 0,19 per kilometer zal in principe alle kosten moeten dekken. Denk daarbij aan brandstof, wasstraat en parkeren en onderhoud. Je mag de tankbonnen niet apart in je administratie opnemen. Wel mag je voor het percentage wat je zakelijk rijdt de btw terugvragen. Over hoe dit werkt heb ik een blog geschreven welke je kunt vinden op * De Belastingdienst zal bij een controle een onderbouwing willen zien van de kilometers die je zakelijk opgenomen hebt. Het volstaat dan niet dat je een overzicht hebt met elke dag dezelfde kilometers. Bij de boekwinkel kun je rittenregistratieboekjes kopen, deze zijn handig voor in de auto. Hou je je rittenregistratie in je agenda bij en wil je dit digitaal maken? Op mijn website kun je het document "rittenregistratie" downloaden. Hiermee heb je een rittenregistratie die, bij juist gebruik, voldoet aan de eisen van de Belastingdienst! LET OP: alleen over de zakelijke kilometers mag je 0,19 als kosten opvoeren. De privé gereden kilometers hoef je niet te verantwoorden, voor een sluitende rittenregistratie is het wel van belang ze te noemen. Probeer de ritten dagelijks in te vullen zodat je niet achteraf de ritten en kilometerstanden hoeft te reconstrueren en schatten.

9 Omzet overnemen vanuit je agenda Heb jij veel particulieren klanten waarvoor jij geen facturen uitschrijft? Heb jij geen software hiervoor? Vind jij het elke maand weer een opgave om je omzet op juiste wijze op te nemen voor je administratie? Als ondernemer hoef je geen factuur uit te schrijven aan particulieren. Vaak geven wij hun wel een geschreven bonnetje mee, bewaren we een kopie van het pinbonnetje en noteren we het betaalde bedrag bij de afspraak in onze agenda. Om jou overzicht en inzicht hierin te geven heb ik een document gemaakt waarin je dagelijks het aantal particuliere klanten invult die je geholpen hebt, je geeft je omzet van die dag aan en je noteert hoe je deze betaling ontvangt. De rest wordt berekend door de formules die in de sheet zitten. Op mijn website kun je het document "omzet vanuit agenda" downloaden.

10 De bewaarplicht Met bewaarplicht bedoelen we de termijn welke we gegevens moeten bewaren voor de Belastingdienst. De Belastingdienst hanteert twee termijnen: 10 jaar voor alles wat te maken heeft met onroerend goed Dit heeft te maken met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting. 7 jaar voor alle andere zaken, t.w. administratie: Controle is voor de Belastingdienst één van de belangrijkste middelen om na te gaan of er niet gesjoemeld wordt. particuliere gegevens: ook privé gegevens zijn aan de bewaartermijn onderhevig. Waar bestaat de administratie uit: Het grootboek De voorraadadministratie Debiteuren en crediteurenadministratie Inkoop- en verkoopadministratie Loonadministratie maar ook: De agenda Contracten Digitale bestanden Gegevens opgeslagen bij het administratiekantoor, Loonservicebureau of de Fiscalis Welke privégegevens moeten bewaard worden: Alle gegevens welke je gebruikt voor het invullen van je Belastingaangifte zoals: Jaaropgaves loon Jaaropgaves hypotheek Jaaropgaves pensioen Jaaropgaves aandelen e.d. Jaaropgaves bank, kapitaalverzekering e.d. en ook: Niet vergoede zorgkosten welke in de aangifte meegenomen worden Overzichten van schulden Alimentatieverplichtingen

11 Hoe nu verder? Dit e-book is meer dan een e-book en minder dan een cursus. Ik hoop dat ook jij deze informatie zult gebruiken en dat dit waardevol is. Heb je nog meer vragen? Wil jij overzicht en inzicht in jouw administratie? Zou het fijn zijn wanneer je iemand hebt die jouw vraagbaak is, jouw encyclopedie in administratieland? Zou het fijn zijn wanneer er iemand is die begrijpt waar je heen wilt, mee denkt, oplossingen geeft en ook de stok achter je deur wil zijn? Zoek jij iemand voor het totale pakket zodat jij geen zorgen hebt? Wil jij offline of online kunnen werken? ZULLEN WIJ DIT SAMEN DOEN! Ik ben benieuwd naar jou en jouw onderneming, en als jij benieuwd bent naar mijn ideeën voor jou. Laten we dan samen skypen. In een 20 minuten durend gesprek luister ik naar jou en geef ik jou 2 kick start tips voor jouw onderneming Klik hier en we maken een gratis skype gesprek afspraak. Het Balanskantoor administraties en belastingen info@hetbalanskantoor.nl mobiel: