E- book: Orde op Zaken Stellen Zakelijke administratie

Transcriptie

1 E- book: Orde op Zaken Stellen Zakelijke administratie

2 Inhoud 1. Algemeen 2. Post ordenen, sorteren & opruimen 3. ordenen 4. Computerbestanden ordenen 5. Voorbeeld adressenlijst & telefoonlijst 6. Facturen 7. Kasadministratie 8. Kilometerverantwoording 9. Agenda 10. Disclaimer, privacy, copyright 11. Contactgegevens

3 1. Algemeen Het is belangrijk een goede zakelijke administratie bij te houden. U houdt overzicht door de dagelijkse hoeveelheid post, papier & bij te houden. Maak er een dagelijkse taak van door de post en te openen en te ordenen. U voorkomt hierdoor een hoop stress en tijd. Het E-book is een richtlijn en kunt u zelf aanvullen en wijzigen. Benodigdheden voor het opzetten van de thuisadministratie: - 6 archiefbakjes - 5 Ordners - Tabbladen - Een doos voor het oud papier - Stickervel met stickers erop welke op de tabbladen kunnen worden geplakt, zodat u in een oogopslag ziet waar u wat heeft geordend. - Perforator - Zwarte (of kleur naar keuze) stift/marker - Computer - Internet LET OP: Dit is een E-book voor ondernemers zonder personeel. De zakelijke administratie moet u 7 tot 10 jaar bewaren. Wij wensen u succes met het opzetten van een juiste zakelijke administratie aan de hand van het E-book Orde op Zaken Stellen zakelijke administratie. Heeft u vragen en/of opmerkingen neemt u dan gerust vrijblijvend contact met ons op. Met vriendelijke groet, Orde op Zake n Stellen

4 2. Post ordenen, sorteren & opruimen Stap 1; De post Tegenwoordig komt veelal de post binnen per mail, maar ook nog steeds in de brievenbus. De post bestaat uit: - Rekeningen - Brieven - Overige belangrijke papieren - Reclame of spam (ongevraagde aanbiedingen van bedrijven) - Overige post, bijv. kaarten of uitnodigingen Stap 2; Archiefbakjes Om de zakelijke administratie te ordenen is het raadzaam om 6 archiefbakjes aan te schaffen. Kies een vaste plaats voor de archiefbakjes. Maak 6 stickers voor op de archiefbakjes: Offertes Verkoop nog te ontvangen Verkoop Ontvangen Inkoop nog te betalen Inkoop betaald Bankafschriften Kasbonnen Post Maak de post open en sorteer de post in de archiefbakjes of oud papier doos :

5 Stap 3; Ordners Om de zakelijke administratie te ordenen is het raadzaam om 5 ordners aan te schaffen: Schrijf op de zijkant van de ordner: Financieel 1e Kwartaal 2e Kwartaal 3 e Kwartaal 4 e Kwartaal* Offertes Bank Overeenkomsten Verzekeringen Belastingdienst Overige *Schrijf het kwartaal op welke van toepassing is

6 Stap 4; Opruimen in ordners Schrijf op elke tabblad wat er achter komt. Ordner Financieel Schrijf op de ordner om welke kwartaal het gaat. Bankafschrift maand o Inkoop betaald, achter het bankschrift waar de betaling op staat. o Verkoop ontvangen, achter het bankafschrift waar het te ontvangen bedrag op staat. Kasbonnen met kasadministratie Privé uitgaven Ordner Offertes Offertes op volgorde van nummer Ordner Overeenkomsten Huur pand / Koop pand Lening bank Lease auto Boekhouder Onderhoudscontracten Leveranciers Telefoon Internet Mobiel Ordner Belastingdienst Inkomstenbelasting Zorgverzekeringswet Omzetbelasting Motorrijtuigenbelasting Ordner Bank Correspondentie op volgorde van datum Ordner Verzekering Bedrijfsgebouw verzekering Aansprakelijkheid verzekering Arbeidsongeschiktheidsverzekering Levensverzekering Rechtshulpverzekering Ordner Overige Kamer van Koophandel Overige correspondentie

7 3. ordenen Stap 1; De Tegenwoordig komt veelal de post binnen per mail, maar ook nog steeds in de brievenbus. De bestaat uit: - Rekeningen - Brieven - Overige belangrijke - Reclame of spam (ongevraagde aanbiedingen van bedrijven) - Overige mail, bijv. kaarten of uitnodigingen Stap 2; Archiveren U maakt een aparte map aan in uw - Zakelijke administratie U maakt aparte mappen aan in de map zakelijke administratie: - Inkoop - Verkoop - Bank - Belastingdienst - Klanten - Leveranciers - Verzekeringen - Overige hoeft u in de meeste gevallen niet uit te printen. De inkoopbonnen en polissen welke u per mail ontvangt moet u wel uitprinten. Archiveer, zoals hierboven omschreven pas als de rekeningen en berichten zijn afgehandeld. NIET verwijderen. Reclame kunt u het beste verwijderen uit uw mailbox als u deze heeft ingezien en er niets mee wilt doen. Op deze manier houdt u inzicht en overzicht in uw mailbox.

8 4. Computerbestanden ordenen U gaat naar start, en klikt op documenten. Hieronder zet u de vier onderstaande mappen. Financieel Offertes Bank Overeenkomsten Verzekeringen Belastingdienst Overige Adressenlijst - Telefoonlijst In de map Financieel plaatst u de volgende submappen: Inkoop (ontvangen per mail) Verkoop* Bankafschriften Kasboek In de map offertes plaatst u de offertes, mits u deze zelf maakt in word of excel. *Heeft u een apart programma verkoopbonnen te maken dan hoeft u hier geen aparte (sub) map voor te maken. In de map bank plaatst u de correspondentie van en met de bank. In de map overeenkomsten plaatst u de overeenkomsten welke u per mail toegezonden heeft gekregen. In de map verzekeringen plaatst u correspondentie en polissen welke u per mail toegezonden heeft gekregen. In de map belastingdienst plaatst u de correspondentie van en met de belastingdienst. In de map overige plaatst u de overige belangrijke stukken welke voor uw bedrijf van belang zijn.

9 5. Voorbeeld adressenlijst / telefoonlijst A Bedrijf Achternaam Voornaam Adres Postcode Plaats Telefoonnummer B Bedrijf Achternaam Voornaam Adres Postcode Plaats Telefoonnummer C Bedrijf Achternaam Voornaam Adres Postcode Plaats Telefoonnummer D Bedrijf Achternaam Voornaam Adres Postcode Plaats Telefoonnummer E

10 6. Facturen Voorbeeld Factuur (richtlijn van de belastingdienst) BEDRIJFSNAAM + LOGO Adres Postcode Plaats Telefoonnummer Fax Bankrekening IBAN KvK BTW nummer Bedrijfsnaam T.a.v.: Dhr/Mevr Adres Postcode Plaats Factuurdatum Factuurnummer Klantnummer BTW nummer bedrijf van de klant AANTAL EENHEID ARTIKEL OMSCHRIJVING PRIJS PER BEDRAG 1 1ST 1 omschrijving SUBTOTAAL BTW 0% BTW 6% BTW 21% TOTAAL Gelieve te betalen binnen 14 of 30 dagen op het bovenstaande rekeningnummer onder vermelding van factuurnummer en debiteurnummer.

11 7. Kasadministratie Nr. Omschrijving Datum Code BTW INKOMSTEN Debet incl. btw BTW Netto UITGAVEN Code Credit BTW incl. BTW btw TOTALEN TOTAAL MAAND * *Debit - Credit Netto

12 8. Kilometervergoeding Kilometerregistratie Kenteken: Merk - Type Totaal Zakelijke Periode: Totaal Privé Datum Ritnr. Beginstand Km-teller Eindstand Km-teller Van- Naar Gereden route (indien afwijkend) Bezoek adres Begin tijd Eind tijd Duur Zakelijk of Privé KM s Zakelijke KM s Privé

13 9. Agenda 7:00 7:30 8:00 8:30 9:00 9:30 10:00 10:30 11:00 11:30 12:00 12:30 13:00 13:30 14:00 14:30 15:00 15:30 16:00 16:30 17:00 17:30 18:00 18:30 19:00 19:30 20:00 20:30 Opmerking Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Vrijdag Zaterdag Zondag

14 10. Disclaimer, privacy & copyright Disclaimer De gegevens in dit E-book zijn uitsluitend bestemd ter algemene informatie. Aan de informatie die in dit E- book wordt verstrekt kunnen geen rechten worden ontleend. Orde op Zaken Stellen aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor de gevolgen van het gebruik van de in dit E-book verstrekte informatie of van links naar websites van derden. Dergelijke informatie en websites zijn door ons niet beoordeeld op juistheid, volledigheid of actualiteit. Wij hebben daarop geen invloed en kunnen daarvoor dan ook geen aansprakelijkheid accepteren. Orde op Zaken Stellen behoudt zich het recht voor om de informatie (waaronder teksten, foto's, illustraties en verwijzingen naar andere sites) in dit E-book op ieder moment te wijzigen zonder dat vooraf aan te kondigen. Privacy Orde op Zaken Stellen hecht veel waarde aan het beschermen van de persoonlijke gegevens die u aan haar verstrekt. Bij het verwerken van de gegevens respecteert zij uw privacy, onder andere door naleving van de Wet bescherming persoonsgegevens. Orde op Zaken Stellen behoudt zich het recht voor om deze bepalingen op ieder moment te wijzigen. Orde op Zaken Stellen gebruikt uw gegevens enkel voor de doeleinden waarmee u de informatie heeft verstrekt. Copyright Orde op Zaken Stellen behoudt zich het auteursrecht voor betreffende de via het E-book van Orde op Zaken Stellen - thuisadministratie verstrekte informatie, inclusief beeldmerken, logo s en fotomateriaal. Niets uit de teksten of grafische voorstellingen in het E-book van Orde op Zaken Stellen mag zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Orde op Zaken Stellen openbaar worden gemaakt, verspreid en/of verveelvoudigd. Gebruik van de informatie voor persoonlijke doeleinden is toegestaan. Citeren met bronvermelding.

15