Handleiding. Activeren en gebruik ABN AMRO koppeling

Transcriptie

1 Handleiding Activeren en gebruik ABN AMRO koppeling

2 Doel van deze handleiding De modules van Asperion kunnen op velerlei manieren ingesteld worden om daarmee optimaal aan te sluiten bij de specifieke bedrijfsomstandigheden en werkwijze van de gebruiker. Deze handleiding beschrijft hoe de mutaties van uw zakelijke ABN AMRO betaalrekening(en) automatisch worden verstuurd naar- en ingelezen in uw Asperion administratie. Doelgroep Doelgroep van de functionaliteit zijn ondernemingen die bankieren bij de ABN AMRO bank. Doelgroep van deze handleiding zijn de administratief verantwoordelijken die zorg moeten dragen voor de verwerking van bankmutaties in de financiële administratie. Deze dienst is mogelijk door een formele samenwerking met : Disclaimer - Belangrijk! Het gebruik van deze functie impliceert de acceptatie van deze disclaimer. SVP aandachtig lezen voordat u de functie gaat gebruiken! Asperion importeert de data uit de aangeboden bestanden precies zoals deze door de externe bron, in dit geval de ABN AMRO, wordt aangeboden. Asperion kan geen enkele garantie geven over de juistheid van de door de externe bron aangeleverde data. Voor de correctheid van de gegevens uit externe bronnen die in Asperion worden geïmporteerd, zal Asperion nadrukkelijk geen enkele aansprakelijkheid accepteren. Het is verstandig om de in Asperion geïmporteerde gegevens af en toe te controleren op correctheid. Indien de aangeleverde data niet correct blijkt te zijn, dan kunt u daar alleen de leverancier van de externe databron op aanspreken Copyright Asperion Pagina 2 van 9

3 INHOUD 1 Inleiding Aanvragen van de koppeling Het activeren van de koppeling Het gebruik van de functie Veranderen of stoppen van de koppeling Veel gestelde vragen Hulp of vragen? Copyright Asperion Pagina 3 van 9

4 1 Inleiding Door de realisatie van een online koppeling met de ABN AMRO bank, worden de mutaties van uw zakelijke ABN AMRO betaalrekening automatisch ingelezen in uw Asperion administratie. Het proces waarbij banktransacties in het verleden via een foutgevoelige export en import moesten worden ingelezen is nu volledig geautomatiseerd. Het grote voordeel hierbij is dat dit dagelijks, sneller en nauwkeuriger gebeurt. De synchronisatie service wordt u gratis aangeboden door Asperion in samenwerking met de ABN AMRO bank. Deze handleiding legt uit hoe u deze koppeling kunt aanvragen, activeren en gebruiken Copyright Asperion Pagina 4 van 9

5 2 Aanvragen van de koppeling Om de gegevens geautomatiseerd naar Asperion te laten zenden is nadrukkelijk de toestemming nodig van de eigenaar van de betaalrekening. Alleen deze kan de koppeling aanvragen. Het aanvragen van de koppeling kan eenvoudig bij de ABN AMRO bank. De bank meldt de aanvraag na identificatie en goedkeuring aan Asperion. U kunt zich aanmelden voor deze dienst op twee manieren: Telefonisch of via internet. Indien u reeds klant bent bij Asperion wordt tijdens de aanvraag gevraagd naar uw administratienummer. U vindt dit nummer in Asperion in de Setup Wizard onder Administratie > Administratie Instellingen. Let er op dat u bent ingelogd in de administratie waarmee uw bankrekening gekoppeld moet worden! 1. Telefonisch via ABN AMRO (EUR 0,10 p/m) Stap 1: Bel met ABN AMRO Beantwoordt de identificatievragen. Let op: alleen de eigenaar van de rekening kan de koppeling telefonisch aanvragen. Stap 2: Indien akkoord, dan ontvangt u een schriftelijke bevestiging van de activatie van de koppeling met uw boekhouding. 2. Via de internetsite De dienst kan worden aangevraagd via de website van ABN AMRO, via (Het is mogelijk dat de bank deze URL heeft veranderd. Raadpleeg in dat geval uw bank.) Vul online het formulier in en volg de verdere instructies Copyright Asperion Pagina 5 van 9

6 3 Het activeren van de koppeling Na de aanvraag bij ABN AMRO worden door de bank het rekeningnummer en de tekenbevoegdheid gevalideerd. Dat duurt enkele dagen. Als alles klopt, krijgt Asperion automatisch bericht van de bank. Een Asperion medewerker zal vervolgens de koppeling in uw administratie autoriseren. Voordat de eerste mutaties in uw administratie verschijnen moet u zelf nog de koppeling activeren. Activeren doet u als volgt: U maakt in uw Asperion administratie de menuselectie: Algemeen > Setup Wizard Vervolgens kiest u in het accordeon menu op: Bankieren > Bankkoppeling Nadat het rekeningnummer is geautoriseerd door een Asperion medewerker ontvangt u hiervan een bevestiging en zal de rekening in dit overzicht verschijnen. Wanneer u uw rekening niet op de pagina Bankkoppelingen ziet verschijnen, controleer dan of er al een dagboek bestaat voor dit bankrekeningnummer en of daarbij ook de juiste bank (ABN Amro bank) is ingesteld. Als u nu het vinkje in de kolom Mutaties aanzet, dan wordt de koppeling geactiveerd en zullen alle bankmutaties die vanaf dat moment ontstaan, door de synchronisatie service met de eerstvolgende verzending (door de bank) uitgewisseld worden. Asperion draagt er vanaf de activatie zorg voor dat alle ontvangen mutaties automatisch geïmporteerd worden in de administratie. De synchronisatie geschiedt minstens éénmaal per dag op een moment dat door de bank wordt bepaald. Let op : Alle mutaties die vóór het moment van activatie zijn ontstaan moeten nog handmatig in de administratie gebracht worden. Gelieve te controleren of alle mutaties dus aansluiten Copyright Asperion Pagina 6 van 9

7 4 Het gebruik van de functie Individuele mutaties worden in Asperion automatisch tot bankafschriften gecumuleerd. Het automatische afletteren van de ontvangen bankmutaties wordt gestart door bovenaan het afschrift te klikken op de knop Afletteren. Raadpleeg eventueel de daarvoor beschikbare handleiding. Alle ontvangen mutaties in een periode worden automatisch, regel voor regel, toegevoegd aan hetzelfde bankafschrift van die periode, totdat het bankafschrift wordt verwerkt. Volgen er na verwerking nog meer mutaties voor diezelfde periode, dan wordt automatisch een nieuw bankafschrift aangemaakt. Voor elke nieuwe periode wordt automatisch een nieuw bankafschrift aangemaakt. 5 Veranderen of stoppen van de koppeling Wilt u de koppeling wijzigen of zelfs helemaal geen gebruik meer maken van de koppeling, stuur dan een naar helpdesk@asperion.nl onder vermelding van administratie nummer en bankrekening nummer. De Helpdesk zal u dan afmelden bij de ABN AMRO zodat deze stopt met verzending van bankmutaties Copyright Asperion Pagina 7 van 9

8 6 Veel gestelde vragen Waar komen klanten bij ABN AMRO terecht met vragen? Klanten kunnen altijd contact opnemen met (EUR 0,10 p/m). De adviseurs proberen zo veel mogelijk vragen op te lossen. Bij technische vragen kunt u terecht bij de Asperion Helpdesk via helpdesk@asperion.nl Kunnen Deutsche Bank klanten de koppeling ook gebruiken? Ja, Alle klanten die over zijn gegaan naar de Deutsche Bank kunnen ook gewoon de koppeling aanvragen en vragen stellen via ABN AMRO Wat is het adres van ABNAMRO Fulfilment &Services waar de aanvraag van de klant heen moet? Klanten kunnen het ondertekende formulier (aanvraagformulier) sturen naar: ABN AMRO Bank NV Fulfilment & Services SK0000 Antwoordnummer VB Rotterdam Verkoopt ABN AMRO ook boekhoudpakketten? Neen, ABN AMRO levert een dienst aan ABN AMRO klanten: dat is de directe koppeling tussen Internet Bankieren en de online boekhouding in Asperion. ABN AMRO verkoopt geen boekhouding aan klanten. ABN AMRO zorgt ervoor dat de aanvraag ook wordt gemeld aan Asperion. Voor welke rekeningen kan ik Internet Boekhouden aanvragen? ABN AMRO kan gegevens over betaalrekeningen naar Asperion versturen. Dit kan helaas niet voor beleggingsrekeningen of spaarrekeningen, Mahuko of G-rekeningen. Moet ik betalen voor de koppeling tussen ABN AMRO en Asperion? Voor ISM1 en ISM3 administraties zijn er geen kosten verbonden aan de ABN AMRO koppeling. Voor eventuele kosten van een koppeling voor een ISM2 administratie kunt u contact opnemen met de Asperion Helpdesk via helpdesk@asperion.nl Hoe lang duurt het voordat de koppeling actief is? Wanneer ABN AMRO de schriftelijke en ondertekende aanvraag van de klant correct heeft ontvangen, zal de koppeling binnen maximaal 5 werkdagen actief worden. Dit geldt tevens voor de telefonische activatie. Vervolgens zal de klant een ontvangen van Asperion voor de verdere afhandeling. Welke gegevens worden er naar Asperion gestuurd? De volgende gegevens worden verstuurd: nummer rekeningafschrift, rekeningen (tegenrekening), bedrag, boekdatum, valutadatum, bankentransactiecode, teken, mutatiecode. - Elke maandag worden de gegevens verstuurd die betrekking hebben op de boekingen die zijn gedaan in de voorafgaande week vanaf donderdag uur tot en met zondag uur Copyright Asperion Pagina 8 van 9

9 - Op dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdag worden de gegevens die betrekking hebben op de mutaties van de respectievelijke voorgaande dagen tot uur verstuurd. Er is gisteravond een betaling gedaan, maar die staat niet in Asperion vanochtend. Hoe kan dat? Mutatiegegevens (bij- en afschrijvingen) worden elke ochtend aan Asperion aangeleverd. Alle mutaties tot uur s avonds van de vorige dag worden daarin verwerkt. Wordt er na deze tijd, of op feestdagen nog een mutatie verwerkt, dan wordt deze de volgende werkdag weer verwerkt. Wat gebeurt er als ik een handmatige upload van mutaties doe, terwijl ik ook de automatische dienst aan heb staan? Dan komen dan de mutaties dubbel in de administratie te staan. Het advies is geen gebruik te maken van handmatige uploads gedurende de loop van de automatische dienst. Hoe krijg ik met terugwerkende kracht oudere mutaties in mijn boekhoudpakket? Via een handmatige download en upload. Neem voor meer informatie contact op met de Helpdesk van Asperion. 7 Hulp of vragen? Voor meer informatie of vragen over deze functie kunt u contact opnemen met de Asperion helpdesk: helpdesk@asperion.nl Voor meer informatie over ABN AMRO producten kijkt u op of belt u (EUR 0,10 p/m) Copyright Asperion Pagina 9 van 9