Procesbeschrijvingen Johanniter Nederland, november 2018

Transcriptie

1 Procesbeschrijvingen Johanniter Nederland, november 2018 Proces: bestellingen / inkoop Behoefte vaststellen Wat is er nodig en hoeveel Overleg en/of onderzoek werkveld en evt. directeur Budget Vaststellen Directeur Offerte Eén of meerdere offertes aanvragen werkveld Akkoord Goedkeuring offerte Directeur Bestelling of post Vastleggen bestelling naar leverancier werkveld Online bestelling Invoeren gegevens bij webshop werkveld Online bestelling Online betaling (niet Directeur hoger dan 5.000) Online bestelling Factuur naar medewerk financiën werkveld Contractafspraken reguliere inkoop Automatische incasso Factuur na incasso Tekenbevoegdheid voor directeur en bestuur vastgelegd bij KvK én ingeregeld als bevoegdheden bij de bank: bij bedragen hoger dan altijd 2 x akkoord benodigd. Online bestellingen kunnen om praktische redenen daardoor niet hoger zijn dan

2 Proces: (inkomende) factuur/declaratie verwerking Ontvangst factuur of Hardcopy (post) Voorzien van Office Manager declaratie dagstempel ontvangst Ontvangst factuur of declaratie (incl. facturen n.a.v. afspraak automatisch incasso) Inbox printen en voorzien van dagstempel ontvangst Office Manager Factuur/declaratie naar boekhouding Hardcopy Fysiek afleveren bij medewerker financiën doorsturen naar medewerker financiën Archiveren Digitale versie archiveren in map inbox bij betreffende kalenderjaar Eerste controle factuur Uitsluitend hardcopy (incl. print digitale factuur) Controle factuur op juistheid (m.b.v. offerte) + paraaf Office Manager Alle medewerkers Medewerker voor wiens werkveld factuur bestemd is (routing door medewerker financiën) Bestuurslid Declaraties directeur Controle en akkoord betaling Tweede controle Controle op factuur en Directeur (routing factuur factuur akkoord betaling door medewerker financiën) Registratie factuur Inboeken in Cash Derde controle In geval hoger dan Akkoord betaling Bestuurslid factuur Archiveren Hardcopy Alle geparafeerde facturen in ordners (PDF) Alle geparafeerde facturen in digitale map gescande facturen en declaraties opslaan per kalenderjaar Controle Juistheid boekingen Externe boekhouder Facturen van online bestellingen volgen deze route ook, maar ná de online bestelling die reeds betaald is. Tekenbevoegdheid voor directeur en bestuur vastgelegd bij KvK: bij bedragen hoger dan altijd 2 handtekening benodigd. 2

3 Proces: betalingen Verzamelen Verwerken tot SEPA openstaande facturen batch Verzoek tot betaling Per aan Per , voorzien batch directeur van SEPA-bestand en overzicht van posten in SEPA-bestand Betaling SEPA bestand importeren in bankomgeving en verzenden (akkoord) Directeur Verzoek tot betaling indien batch hoger dan Betaling (indien batch hoger dan 5.000,- ) Controle Per aan Per , voorzien van SEPA-bestand en overzicht van posten in SEPA-bestand 2 e verzending (akkoord) in bankomgeving Banksaldo middels hardcopy bankafschriften en/of in cash via bankkoppeling Directeur Bestuurslid Controle Juistheid SEPAbatches Externe boekhouder Terugkerende betalingen worden in het boekhoudsysteem gepland automatisch meegenomen in SEPAbatches door het jaar heen. Tekenbevoegdheid voor directeur en bestuur vastgelegd bij KvK én ingeregeld als bevoegdheden bij de bank: bij bedragen hoger dan is altijd 2 x akkoord benodigd voor het verzenden van de SEPA-batch. 3

4 Proces: Uitgaande facturen Ca. 130 uitgaande facturen per jaar met een totaalbedrag van ca ,- Factuuraanmaak Uitgaande factuur In Cash debiteur kenbaar maken (60 dagen voorafgaand aan een concrete boeking (vakantie)) in opdracht van medewerker vakanties Factuuraanmaak Uitgaande factuur In Word factuur maken Versturen factuur Hardcopy Per post Controle betalingen Hardcopy/Cash Middels bankafschriften en bankkoppeling Bijhouden betaalde facturen in overzicht Niet betaalde facturen Aanmanen Direct nabellen na Medewerker vakanties na 30 dagen verstrijken betalingstermijn Controle betalingen Cash Zo nodig 2 e of 3 e Medewerker vakanties aanmaning of keuze om dienst niet te leveren (vakantie) Controle betalingen Cash Externe boekhouder 4

5 Proces: salarissen Basis salarisadministratie Hardcopy Afspraak aanleveren salarisbatch Afspraak aanleveren journaalposten Aanlevering salarisbatch Arbeidscontracten en aanvullende gegevens Verwerkersovereenkomst & vakantiegeld maand mei. Jaarlijks, 21 ste van de maand t.b.v. betaling 25 ste de maand m.u.v weekends en decembermaand. (12 x per jaar.) Directeur en externe salarisadministratie Directeur en externe salarisadministratie Maandelijks aanleveren Directeur / externe salarisadministratie Maandelijks, Salarisadministratie doorsturen naar medewerker financiën Controle salarisbatch Posten, bedragen Directeur conform afspraken Betaling salarissen Zie betalingen Directeur en Aanleveren journaalposten Maandelijks, digitaal Salarisadministratie aan medewerker Controle journaalposten financiën hardcopy Controle Medewerker financiën en externe boekhouder Journaalposten in boekhouding Inlezen Medewerker financiën Loonheffing Aanleveren batch Salarisadministratie aan directeur en medewerker financiën Betaling loonheffing Zie betalingen, jaarlijks, 25 ste van de maand binnen maand na betreffende salarismaand 12 x per jaar. Directeur en Controle loonadministratie Boekhouding Johanniter Nederland Externe boekhouder Tekenbevoegdheid voor directeur en bestuur vastgelegd bij KvK: bij bedragen hoger dan altijd 2 handtekening benodigd. 5

6 Proces: fondsenwerving Benodigde Vaststellen benodigde Bestuurslid en directeur fondsenwerving fondsen in begrotingsproces Dekkingsoverzicht Mogelijke fondsaanvragen div. instanties per activiteit Projectplannen Projectplannen t.b.v., div. activiteiten Goedkeuring Hardcopy/digitaal Goedkeuring verkrijgen voor aanvragen projectplannen Aanvragen , digitaal, post Aanvragen bijdragen per fonds conform werkwijze individuele fondsen Bijhouden aanvragen in dekkingsoverzicht Response , digitaal, post Bijhouden response fondsen n.a.v. aanvragen (afwijzingen & toekenningen) in dekkingsoverzicht Toekenningen Cash Verwerking als debiteur (bankkoppeling) Toekenningen Bijwerken dekkingsoverzicht Overboekingen fondsen giften Verwerken binnenkomst giften m.b.v. bankafschriften/cash (bankenkoppeling) medewerker communicatie Directeur Controle boekingen In Cash Externe boekhouder Verantwoordingen Hardcopy, digitaal Verantwoordingen naar fondsen maken Verantwoordingen Hardcopy, digitaal Verantwoordingen goedkeuren Verantwoordingen Hardcopy, digitaal Verantwoordingen naar fondsen versturen /medewerker vakanties, medewerker communicatie Directeur 6

7 Proces: financiële monitoring Per boekjaar t/m juni Cash Controle en boekingen bijwerken en externe Financiële monitoring t/m juni Per boekjaar t/m oktober Financiële monitoring t/m okt (dec) Financiële monitoring t/m oktober (december) Overzicht maken van gerealiseerde kosten en opbrengsten t/m juni t.o.v. begroting boekhouder Controle Externe boekhouder Controle budgetbeslag Directeur en t.b.v. mogelijke bijsturing Cash Cash Cash Controle en boekingen bijwerken Inventarisatie verwachte kosten en opbrengsten rest van boekjaar Verwachte kosten op aparte rekening toevoegen t.b.v. verwacht budgetbeslag gehele boekjaar met alle medewerkers Controle Externe boekhouder Controle budgetbeslag Directeur en t.b.v. mogelijke bijsturing Controle en input voor begroting nieuwe boekjaar Directeur en 7

8 Proces: jaarrekening Voorbereiding Cash Controle boekingen van boekjaar Externe boekhouder en Cash Oplevering boekhoudkundig jaar Externe boekhouder aan Jaarrekening Concept jaarrekening Opstellen ( incl. Bestuurslid conform ANBI & CBF) 1 ste controle Directeur Controle en Bestuur goedkeuring Controle en Externe accountant goedkeuring Publicatie op website Medewerker communicatie Jaarrekening Jaarrekening voorzien van akkoord accountant verzenden naar SGR Office Manager Proces: begroting Voorbereiding Opstellen concept begroting m.b.v. Directeur en concept jaarplan en financiële monitoring t/m okt. Conceptbegroting Tezamen met jaarplan Bespreken Bestuur en directeur Begroting Goedkeuring Bestuur Begroting Publicatie op website Medewerker communicatie Begroting Invoeren in Cash en externe boekhouder 8