HANDOUT. Digitaliseren van facturen

Transcriptie

1 HANDOUT Digitaliseren van facturen 30 juni 2014

2 Pagina 2 van 25

3 INHOUDSOPGAVE 1. Algemeen Budgethoudersregeling / Register Vervanging bij afwezigheid/ziekte Voorwaarden facturen Facturenstroom Technische achtergrond Proces Aanpassen internet explorer (eenmalig)... 6 Je hebt je instellingen nu aangepast. De blauwe balk van het boekingsformulier geheel naar links schuiven en de geopende gescande factuur geheel naar rechts schuiven Benadering factuurafhandeling Inloggen Via de Portal: Via Factuur afhandeling Termijn factuur afhandeling Vervanging bij afwezigheid/ziekte Boekingsscherm budgetbeheerder Werkvoorraad Coderen van de factuur Doorsturen van een factuur Verplichting Parkeren van facturen Routing Akkoord met de factuur? Boekingsscherm budgethouder Verantwoordelijk Akkoord van de factuur Mutaties Dit formulier staat op intranet Pagina 3 van 25

4 1. Algemeen 1.1 Budgethoudersregeling / Register De budgethoudersregeling staat in Corsa geregistreerd onder: Hoe geef ik wijzigingen door? Wijzigingen op de budgethoudersregeling moeten worden vastgelegd. Deze moeten via de mail doorgegeven worden of schriftelijk op het wijzigingsformulier (zie intranet). Het afdelingshoofd moet akkoord zijn met de door te voeren wijziging, is deze wijziging afdelingsoverschrijdend dan moeten beide afdelingshoofden akkoord geven. Cluster Fa registreert wijzigingen. Wie controleert of facturen rechtmatig in het systeem Key2financiën staan geregistreerd en geautoriseerd? Er vindt een controle plaats op registratie, wijzigingen en autorisatie door de AO/IC medewerker en/of in samenspraak met de accountant. 1.2 Vervanging bij afwezigheid/ziekte. Dit onderdeel wordt toegelicht in hoofdstuk 5. Factuurafhandeling. 1.3 Voorwaarden facturen. Aan welke eisen moet de factuur voldoen? Factuur moet gericht zijn aan de Gemeente Loon Op Zand let op: juiste naw gegevens. Het Fcl nummer moet op factuur vermeld staan. Dit in verband met de digitale route die gekoppeld is in het programma Key2fin digitalisering, de factuur komt bij de juiste budgetbeheerder terecht. Alle facturen moeten digitaal verwerkt worden. De gemeente Loon op Zand hanteert een betalingstermijn van 21 dagen, als registratiedatum hanteert de gemeente Loon op Zand de datum van ontvangst. Uitzonderingen op het standaard betalingstermijn kun je bespreken met cluster FA. Pagina 4 van 25

5 2. Facturenstroom Hoe wordt de facturenstroom geregeld? Cluster FA ontvangt facturen (digitaal/analoog). Facturen gaan digitaal naar de budgetbeheerder voor controle en codering. Een factuur van of hoger gaat na akkoord van de budgetbeheerder naar de budgethouder. De budgethouder moet de factuur accorderen. Na controle en accordering verwerkt cluster FA de factuur en betaalt op ingevoerde datum. Wat te doen als codering afwijkt van de route? De codering wijkt af van de route. De budgetbeheerder moet de factuur doorsturen naar cluster FA. Je kunt een opmerking registeren en het juiste fcl nummer vermelden. Cluster FA stuurt de factuur vervolgens naar de nieuwe route. Facturen digitaal aanleveren: Pagina 5 van 25

6 3. Technische achtergrond 3.1 Proces.. De ingekomen facturen worden gescand middels de koppelmodule dis4fis. De gescande facturen worden opgeslagen binnen deze applicatie. Een link met Key to Financiën zorgt ervoor dat de gescande facturen opgehaald kunnen worden. Vervolgens worden de facturen geregistreerd en via de routes digitaal beschikbaar gesteld aan de budgetbeheerders. 3.2 Aanpassen internet explorer (eenmalig) Wat moet je doen als je voor het eerst digitaal facturen gaat afhandelen? Je kunt de gescande factuur als tabblad openen naast het scherm factuurafhandeling kredietbeheerders. Dit lukt als je de instellingen van internet explorer aanpast. Hieronder vind je de printschreens van de schermen. Pagina 6 van 25

7 Ga naar Extra, Internetopties in Internet Explorer Kies voor instellingen bij Tabbladen Pagina 7 van 25

8 Wijzig je instellingen conform onderstaand scherm: Het resultaat: in 1 Sessie van Internet Explorer de Portal, Factuurafhandeling Kredietbeheerders en de Scan naast elkaar. Pagina 8 van 25

9 Je hebt je instellingen nu aangepast. De blauwe balk van het boekingsformulier geheel naar links schuiven en de geopende gescande factuur geheel naar rechts schuiven. Pagina 9 van 25

10 4. Benadering factuurafhandeling Inloggen Hoe log ik in om mijn facturen af te handelen? Het programma factuurafhandeling kredietbeheerders kun je op diverse manieren opstarten: 4.1 Via de portal 4.2 Via ontvangen 4.1 Via de Portal: Vul je gebruikersnaam en je wachtwoord in. Kies voor het onderdeel factuurafhandeling kredietbeheerders. A. Klik op de hyperlink te behandelen facturen bij het onderdeel werkvoorraad of B. Klik op Factuurafhandeling kredietbeheerders Pagina 10 van 25

11 4.2 Via Je ontvangt een met facturen die klaar staan. In het bericht staat een hyperlink. Via de hyperlink Algemeen dienst ga je naar het scherm werkvoorraad. Het bericht ziet er als volgt uit: Geachte , Beste budgetbeheerder, Ik maak u er op attent dat er ter afhandeling voor u nog facturen klaar staan. Wilt u de facturen controleren op: - juistheid leverancier - juistheid bedragen Daarna grootboek en kostensoort toevoegen en akkoord verklaren. Afdeling Financiën De volgende facturen zijn toegevoegd aan uw werkvoorraad in bedrijf Algemene Dienst : Bedrijf Dienstjaar Factuurnummer Omschrijving Totaalbedrag Naam crediteur audit e voorschot ,00 Deloitte & Touche **** Dit is een automatisch gegenereerd bericht. U kunt deze mail niet beantwoorden. **** Pagina 11 van 25

12 5. Factuur afhandeling 5.1 Termijn factuur afhandeling Binnen welke termijn moet ik de facturen afhandelen? Zodra de factuur bij financiën binnenkomt, wordt deze gescand en geregistreerd. Vervolgens komt deze factuur digitaal binnen bij de budgetbeheerder. Deze moet de factuur binnen 5 werkdagen afhandelen. 5.2 Vervanging bij afwezigheid/ziekte Start binnenkort je vakantie? Regel vervanging in factuurafhandeling. Het cluster Financiële Administratie heeft een lijst voor vervanging opgesteld. Je afdelingshoofd heeft aangegeven wie wie vervangt tijdens langdurige afwezigheid (vakantie, ziekte e.d.). Wij vragen nu je aandacht voor de komende vakantieperiode. Waarom moet ik mijn vakantieperiode doorgeven? Om te voorkomen dat je een factuur niet tijdig betaald moet je je vakantieperiode doorgeven. De organisatie hanteert een betalingstermijn van 21 dagen. Het is je eigen verantwoordelijkheid om vervanging tijdig te regelen. Wanneer moet ik mijn vakantieperiode doorgeven? Je moet je vakantieperiode doorgeven bij langdurige afwezigheid van 3 weken of langer. Het cluster Financiële Administratie vraagt je om dit minimaal één week van te voren door te geven. Bij wie moet ik mijn vakantieperiode doorgeven? Je kunt je vakantieperiode per mail doorgeven aan Sandra Buijs: S.Buijs@loonopzand.nl. Wat verandert er voor mij als vervanger in factuurafhandeling? Je ziet als vervanger van de budgetbeheerder en / of budgethouder een extra optie: aantal facturen vervanging. Deze facturen moet je als vervanger coderen / accorderen. De vervangende codeerder ontvangt de mail, met de melding dat er facturen klaar staan om te verwerken. Start morgen je vakantie? Zorg dat je werkvoorraad leeg is in factuurafhandeling. Je bent zelf verantwoordelijk dat je werkvoorraad in factuurafhandeling tijdig zijn gecodeerd / geautoriseerd. Controleer je werkvoorraad voor dat je op vakantie gaat. Pagina 12 van 25

13 6. Boekingsscherm budgetbeheerder 6.1 Werkvoorraad Waar vind ik mijn werkvoorraad? Onder het kopje factuurafhandeling staat de hyperlink te behandelen facturen, klik hier op en je komt in je werkvoorraad. Wat vind ik in mijn werkvoorraad? Vermeld staat de hoeveel facturen die nog in behandeling zijn en daar staan alleen de facturen waar jezelf verantwoordelijk (budgetbeheerder) voor bent. Bij het kopje factuurafhandeling is een extra optie waar het aantal facturen staat waarop de vervangingsregeling van toepassing is. Klik op het oogje (zie nr 1) de gescande facturen worden getoond. Klik op omschrijving of factuurnummer: je komt in het boekingsscherm. 1 Hoe ververs ik mijn werkvoorraad? Door te klikken op de hyperlink werkvoorraad verversen = F5 wordt op ieder moment de werkvoorraad geactualiseerd. Waarom moet ik mijn werkvoorraad verversen? De al behandelde facturen verdwijnen dan uit het overzicht. Pagina 13 van 25

14 6.2 Coderen van de factuur Coderen van mijn facturen, hoe werkt dit? 1 In het boekingsscherm moeten de grootboeknummers/projectnummers en kosten/opbrengst worden ingevuld. Klik op het loepje bij de pijl en een selectie van de grootboeknummers waar jij kredietbeheerder van bent, wordt getoond. (vervang je iemand gebruik dan zijn/haar grootboeknummers) Klik dubbel op het grootboeknummer en je komt in kredietbewaking. Hier wordt het beschikbare budget getoond. Terugkeren naar het beginscherm: Klik op nr 1 zie afbeelding. Pagina 14 van 25

15 De factuur moet naar meerdere budgetbeheerders? Het totaal bedrag staat vermeld. Codeer alleen dat deel wat voor jou van toepassing is. Indien het totaalbedrag niet voor één budgetbeheerder bestemd is, moet dit aangepast worden. De factuur moet doorgestuurd worden, deze komt retour bij Financiën en in de volgende route gezet. (weet jij voor wie de factuur is, geef dit aan in opmerkingen.) Wat doe ik met de btw? De cluster FA verwerkt de BTW, vul hier niets in. Welke stappen neem ik om een factuur af te handelen, 4 opties? Pijl 1: factuur is gecodeerd en akkoord, factuur opslaan, blijft in werkvoorraad staan. Pijl 2: akkoord en volgende factuur. De gecodeerde factuur wordt op akkoord gezet en u gaat direct door naar de volgende te behandelen factuur. De factuur wordt automatisch naar de krediethouder in de route gestuurd voor accodering. Pijl 3: akkoord en volgende regel. Deze actieknop gebruikt u als u een volgende factuurregel wilt toevoegen. Dit kan gebruikt worden bij verdeling over diverse budgetten.(grootboeknummers/kostensoorten) Pijl 4: Opslaan kopiëren volgende regel. Bij een factuur kan het zijn dat het bedrag verdeeld moet worden over 2 of meer verschillende grootboeknummers/projectnummers. Je vult eerst het eerste nummer in daarna klik je op pijl nr. 4. Daar kun je dan het tweede nummer etc. in vullen. Als alles ingevuld is moet je nog wel opslaan. De gegevens zijn opgeslagen, hierna geef je akkoord. Pagina 15 van 25

16 Je geeft akkoord en de factuur gaat verder de route vervolgen. Pagina 16 van 25

17 6.3 Doorsturen van een factuur Wat doe je als de factuur niet voor jou bestemd is? Als de factuur niet voor jou bestemd is, kies je voor de optie doorsturen. (Zie print:) het volgende scherm verschijnt: Vermeldt bij opmerking: duidelijk de rede/waarom de factuur teruggestuurd wordt naar afdeling Financiën. Pagina 17 van 25

18 Wil je iemand anders een extra controle laten uitvoeren? Je kunt een collega een extra controle laten uitvoeren op de factuur, dan kies je voor de optie: extra controle (Zie pijl) Geef bij de pijl aan welke kredietbeheerder een extra controle moet uitvoeren. Na controle komt de factuur terug in je werkvoorraad. 6.4 Verplichting Wat doe ik als een verplichting betrekking heeft op de factuur? Er is een verplichting aangegaan, dit moet op de factuur verwerkt worden. De verplichting moet aangeleverd zijn bij de afdeling Financiën, zij voeren de verplichting in key2fin is op. Klik op verplichting, een overzicht van alle verplichtingen die betrekking hebben op het grootboeknummer wordt getoond. Selecteer de verplichting, het bedrag (deel) van de factuur wordt in mindering gebracht. Is de verplichting volledig afgehandeld klik op ja, anders nee. Pagina 18 van 25

19 6.5 Parkeren van facturen Wat te doen, als de factuur nog niet afgehandeld kan worden? De factuur kan nog niet afgehandeld worden, parkeer deze dan. Kies optie Parkeren. De factuur blijft in je werkvoorraad staan met de aanduiding van een parkeerbord. Er moet altijd een rede vermeld worden. Sla dit op. Pagina 19 van 25

20 6.6 Routing Waar vind ik informatie over de routing? Klik op het tabblad routing. 6.7 Akkoord met de factuur? Wat doe ik als uiteindelijk de factuur gecodeerd is en akkoord bevonden? Geef akkoord en opslaan (er zijn geen opmerkingen gemaakt) Of indien er opmerkingen zijn geplaatst: kies dan voor akkoord met toelichting Pagina 20 van 25

21 7. Boekingsscherm budgethouder 7.1 Verantwoordelijk Wat is de taak van de budgethouder? Zoals het bij het digitaliseren is vastgesteld, kunt je de rol hebben van budgetbeheerder en/of bugdethouder. De budgetbeheerder krijgt als eerst de factuur. Deze codeert en controleert de factuur. Alle* facturen boven de moeten door de budgethouder gecontroleerd worden. (indien de budgetbeheerder een externe is, komen deze facturen ook bij de budgethouder terecht) Dit is vastgesteld in de budgethoudersregeling. Zodra de budgetbeheerder de factuur heeft gecodeerd ontvang je via de route de factuur en is het je taak deze te accoderen.. Eerst inlogen het hoofdscherm volgt. Klik te behandelen facturen aan. De te controleren/accorderen zie bovenstaand scherm, vink het oogje aan en de gescande factuur wordt zichtbaar.. Pagina 21 van 25

22 Klik op de factuur of omschrijving van de te accorderen factuur. Klik op factuurregels en je ziet hoe de factuur is gecodeerd. 7.2 Akkoord van de factuur Hoe geef ik akkoord voor de factuur? Als u akkoord bent met de codering van deze factuur. Kunt u deze op 2 manieren akkoord bevinden. Manier 1 Factuur is akkoord: klik op het groene vinkje. Pagina 22 van 25

23 Manier 2 Of doorsteken via factuurregels bovenstaande scherm volgt. Codering en opmerkingen worden getoond. Akkoord met de betaling? Klik dan onderaan op: opslaan (zie pijl) Wat doe ik als uiteindelijk de factuur gecodeerd is en akkoord bevonden? Geef akkoord en opslaan (er zijn geen opmerkingen gemaakt) Of indien er opmerkingen zijn geplaatst: kies dan voor akkoord met toelichting Pagina 23 van 25

24 8. Mutaties Dit formulier staat op intranet. Wijzigingen doorgevoerd na goedkeuring budgethoudersregeling in MT/College : REGISTER: A 2014 datum: Afdeling Huidige budgethouder Nieuwe budgethouder Ingangsdatum: FCL wijziging Huidige budgetbeheerder Nieuwe budgetbeheerder autorisatie bedrag Paraaf afdelingshoofd* in map x Projectnummer: nr : aangepast: Geef wijzigingen door. Pagina 24 van 25

25 Pagina 25 van 25