AOIB (administratieve organisatie en interne beheersing)

Transcriptie

1 AOIB (administratieve organisatie en interne beheersing) Stichting Week van de Chronisch Zieken 1 Algemeen Organisatiestructuur Projectmanagement Functiescheiding Richtlijnen Begrotingen ICT Telebankieren Managementinformatie Kasbeheer Financiële en administratieve afhandeling Inkoop Controle inkoopfacturen Financiële en administratieve afwikkeling Projectadministratie... 6 AO/IB Stichting Week van de Chronisch Zieken 1

2 1 Algemeen Stichting Week van de Chronisch Zieken organiseert jaarlijks een Week Chronisch Zieken met een openingsevent en de uitgave van publiciteitsmateriaal. De stichting beschikt over een website. Voor de uitvoering van haar activiteiten ontvangt zij subsidies van overheid en fondsen en bijdragen van sponsors, adverteerders en donateurs. Er is geen winstoogmerk. 2 Organisatiestructuur De stichting heeft een onbezoldigd bestuur, samengesteld conform de voorschriften in de statuten van de stichting. De taken van de onderstaande functies zijn in de statuten beschreven. Voorzitter Mw. Ir. J.M. Leemhuis-Stout Penningmeester: Mw. L. Hoogendijk Werkzaamheden, waaronder het projectmanagement, worden uitgevoerd door het projectgewijs inhuren van externen. Het bestuur bepaalt jaarlijks het beleid op basis van een activiteitenplan en heeft een controlerende functie t.a.v. de administratie, de inkoop, de aanvraag van subsidies en sponsoring, inkomsten uit subsidies en sponsoring en aanschaf van activa. Daarnaast is het bestuur beschikkend v.w.b. het verlenen van volmachten m.b.t. het bancair verkeer. De stichting heeft een ING bankrekening. Er zijn geen kasgelden. De penningmeester is gemachtigd betalingen te verrichten. Het projectmanagement bereidt de betalingen voor. 2.1 Projectmanagement Belast met de algehele coördinatie is het projectmanagement. De stichting koopt het projectmanagement in. De taken van het projectmanagement zijn vastgelegd in een overeenkomst tussen het bestuur en het bedrijf (voor 2012 is dat bureau Lambregts) dat het projectmanagement verzorgt. Jaarlijks vraagt het bestuur van de stichting een of meer offertes voor het verzorgen van het projectmanagement en maakt op grond daarvan een keuze. De motivering van de keuze van het bedrijf wordt in de notulen van betreffende bestuursvergadering vastgelegd. AO/IB Stichting Week van de Chronisch Zieken 2

3 2.2 Functiescheiding Binnen Week van de Chronisch Zieken is de volgende controletechnische functiescheiding aanwezig: Opdrachtgever en eindverantwoordelijk; bestuur Opdrachtnemer activiteiten en administratie: projectmanagement Autoriserend voor overeenkomsten en betalingen; penningmeester. 3 Richtlijnen De volgende procedures en richtlijnen zijn door het bestuur van Week van de Chronisch Zieken geaccordeerd en uitgevaardigd: 4 Begrotingen Op basis van input van bestuursleden, projectmanagement en verwachte maatschappelijke en politieke ontwikkelingen stelt het bestuur van Week van de Chronisch Zieken een projectplan vast. Hierbij wordt rekening gehouden met activiteiten op basis van externe financiering (projecten van Ministeries, diverse fondsen en overige derden). Het projectmanagement vertaalt het werkplan naar een begroting. In de begroting zijn opgenomen de inkomsten uit activiteiten en advertenties, toegezegde en nog te genereren projectsubsidies. Aan de hand van de goedgekeurde jaarbegroting gaat het projectmanagement aan het werk en gaat verplichtingen aan. Het projectmanagement is verantwoordelijk voor een goed financieel beheer en een goed verloop van publieke activiteiten. Het besteedt verkregen subsidiegelden voor de juiste doeleinden conform de gestelde subsidievoorwaarden van de subsidieverstrekker. Wanneer minder geld beschikbaar is dan volgens de begroting nodig, stelt het projectmanagement een nieuwe werkbegroting op. Deze werkbegroting wordt indien nodig ter goedkeuring aan de subsidieverstrekkende instantie(s) overlegd. Het projectmanagement is gevolmachtigd door het bestuur om: subsidies aan te vragen 1 sponsoring en advertenties te werven overeenkomsten aan te gaan met sponsors en adverteerders facturen te versturen verplichtingen aan te gaan bij inkoop van diensten en producten tot een bedrag van maximaal , - binnen het kader van een van tevoren door het bestuur 1 Subsidieaanvragen worden, indien vereist, ondertekend door een bestuurslid. Bij subsidietoezeggingen worden de akkoordverklaringen, indien vereist, ook ondertekend door een bestuurslid. AO/IB Stichting Week van de Chronisch Zieken 3

4 vastgesteld begroting en voor zover de middelen daartoe aanwezig of schriftelijk of digitaal- toegezegd zijn door subsidiegevers, sponsors of adverteerders. Bij het aangaan van inkoopverplichtingen hoger dan , - vraagt het projectmanagement vooraf toestemming aan de penningmeester. De penningmeester bewaakt de voortgang, op basis van informatie door het projectmanagement. 5 ICT De stichting beheert een website, welke is ondergebracht bij FCL media. Het mailadres is ondergebracht bij Tiscali. Voor uitwerken werkplan en voor beheer en administratie wordt gebruik gemaakt van office pakketten bij het projectmanagement. Er worden geen persoonlijke data opgeslagen. Het belang van ICT binnen de organisatie is laag. 6 Telebankieren De betalingen vinden plaatst via internet bankieren (mijn ING). Door middel van wachtwoorden is toegangsbeveiliging gerealiseerd voor de volgende functies: voorbereiding betaling en fiattering betaling. 7 Managementinformatie Het opmaken van de jaarrekening is uitbesteed aan administratiekantoor Paul Wognum te Amsterdam en de controle van de jaarrekening aan Q accountants te Nijmegen. Er is functiescheiding tussen de aanvrager van de subsidies (bestuur/projectmanagement) en de administratie van ontvangen subsidiegelden (Paul Wognum/Q accountants). Het bestuur stelt jaarlijks de volgende managementinformatie vast. De resultatenrekening De balans Evaluatieverslag Activiteitenplan 8 Kasbeheer Er zijn geen kasuitgaven. AO/IB Stichting Week van de Chronisch Zieken 4

5 9 Financiële en administratieve afhandeling Aan de hand van de inkomende geldstroom (bankafschriften) registreert het projectmanagement de betaalde verkoopfacturen in het debiteurenbestand. Aan de hand van de inkomende geldstroom en openstaande postenlijst (debiteurenbestand) wordt een tijdige en volledige ontvangst van de openstaande debiteuren bewaakt. Incassoprocedure: debiteurenadministratie gaat periodiek na van welke debiteuren de krediettermijn is verstreken zonder betaling. Het projectmanagement gaat vervolgens over tot schriftelijke aanmaning. De standaard betaaltermijn is 21 dagen. Elke even week worden de herinneringen aangemaakt en verstuurd. Week van de Chronisch Zieken onderscheidt 2 herinneringen. Mochten deze twee herinneringen niet resulteren in betaling, dan wordt contact opgenomen met de debiteur eventueel na contact met de penningmeester. Als blijkt dat een debiteur daadwerkelijk niet meer invorderbaar is, dan bestaat de mogelijkheid om deze debiteur af te boeken. Deze afboeking geschiedt middels autorisatie (parafering) door de penningmeester. 9.1 Inkoop Om te weten te komen tegen welke condities de in aanmerking komende leveranciers gevraagde goederen / diensten willen leveren, vraagt het projectmanagement voor bedragen boven offertes op bij verschillende leveranciers voor het te leveren product / de te leveren dienst. De gegevens van de offerteaanvraag worden vastgelegd in een projectendossier. Het bestuur maakt met behulp van de gegevens van de offertes een keuze ten aanzien van de leverancier bij wie de bestelling dient plaats te vinden. 9.2 Controle inkoopfacturen Het projectmanagement ontvangt de inkoopfactuur. De facturen worden voorzien van een blokstempel en een doorlopend uniek nummer. Het projectmanagement voert controle uit op de overeenstemming tussen de bestelgegevens, de ontvangst / leveringsgegevens (pakbonnen) en de factuurgegevens (prijzen, aantallen en goederen). 9.3 Financiële en administratieve afwikkeling Op de vervaldatum van de facturen stelt het projectmanagement uit het crediteurenbestand een signaallijst op van de te betalen facturen (op basis van factuurdata en krediettermijn worden te betalen facturen geselecteerd). Deze lijst en bankrekeningnummers worden gecontroleerd met de op de factuur vermelde bankrekening. AO/IB Stichting Week van de Chronisch Zieken 5

6 Vervolgens wordt er een betaalbatch gemaakt en deze wordt ingelezen in mijn ING. Het projectmanagement autoriseert alle betaalde inkoopfacturen. Vervolgens vindt de feitelijke betaling plaats in mijn ING door de penningmeester. Aan de hand van de uitgaande geldstroom boekt het projectmanagement de betaalde facturen af in het crediteurenbestand en legt op de factuur vast, dat de factuur betaald is en op welke datum de factuur betaald is. 9.4 Projectadministratie Voor elke subsidietoezegging c.q. activiteit wordt door het projectmanagement een projectnummer aangemaakt. Nadat het project is afgelopen, stelt het projectmanagement een eindafrekening van het project op. Afhankelijk van de subsidievoorwaarden verzoekt het projectmanagement de accountant de subsidiedeclaratie van het project van een accountantsverklaring te voorzien. Het projectmanagement stuurt de subsidiedeclaratie en indien verplicht de accountantsverklaring en het inhoudelijke verslag naar de subsidieverstrekker. AO/IB Stichting Week van de Chronisch Zieken 6