Bestuurlijke Financiële Spelregels

Transcriptie

1 Bestuurlijke Financiële Spelregels 1. Inleding De vereniging bestaat uit: Leden, met uiteenlopende motieven voor het lidmaatschap en interesses in activiteiten; Het Bestuur en Bestuursmedewerkers, met verantwoordelijkheid voor de algemene gang van zaken en de uitvoering van activiteiten die daar uit voortvloeien; Commissies, met de verantwoordelijkheid en zorg voor de uitvoering van activiteiten die zich herhalen; elke commissie staat onder toezicht van een Bestuurslid. De Redactie van Biuletyn is de grootste commissie binnen onze vereniging, met een eigen reglement. Uitvoering van éénmalige activiteiten van grotere omvang kan door Bestuur of Commissies opgedragen worden aan een Werkgroep van leden. 2. Algemeen uitgangspunt financieel beheer De PNKV heeft geen winstoogmerk. Echter, voor de continuïteit van de vereniging is het noodzakelijk dat de jaarlijkse begroting en afrekening sluitend zijn en dat er voldoende reserves zijn. Omdat de huidige contributies onvoldoende dekkend zijn voor de uitgave van Biuletyn en de Bestuurskosten, moeten overige activiteiten een batig saldo opleveren. Inkomsten van de PNKV bestaan uit contributies van leden en donateurs, inkomsten uit activiteiten en subsidies van derden. Uitgaven van de PNKV betreffen kosten voor de uitgave van Biuletyn en andere activiteiten, algemene Verenigings- en Bestuurskosten evenals subsidies aan derden. Deelnemen en bijdragen aan de activiteiten brengt voor betrokkenen in principe meer kosten met zich mee dan alleen het betalen van de contributie. Echter, diegenen die zich structureel inzetten voor Bestuurlijke activiteiten of de organisatie van evenementen kunnen de persoonlijk gemaakte kosten, die nodig zijn voor de uitvoering van hun functie, declareren onder de hieronder vermelde voorwaarden. Primaire instrumenten voor een goed financieel beheer zijn begrotingen, budgetbeheer, verantwoording en controle. De begrotingen worden opgesteld op basis van de activiteiten die door het Bestuur, Commissies of Werkgroepen worden ontplooid. 3. De Penningmeester Een gezond financieel beleid en beheer is in de eerste plaats de verantwoordelijkheid van het gehele Bestuur. De Penningmeester heeft daarbij de verantwoordelijkheden voor: Vormgeving aan het financiële beleid voor de vereniging;

2 Toezicht dat het vastgestelde financiële beleid volgens de regels wordt uitgevoerd; De zorg dat aan de vereniging verplichte betalingen gedaan worden; De zorg dat door de vereniging verplichte betalingen afgedragen worden; Beheer van de bankrekening en correcte boekhouding van ontvangen en gedane betalingen; Het verstrekken van overzicht van en inzicht in de financiële positie van de vereniging aan alle belanghebbenden binnen de PNKV. 4. De jaarlijkse begroting en budgettering Alle uitgaven dienen van te voren vastgelegd te zijn in de voorafgaande jaarlijkse begroting, die Opgebouwd wordt uit deelbudgetten voor de verschillende activiteitengebieden; Opgesteld wordt door de Penningmeester; Vastgesteld wordt door het Bestuur; Goedgekeurd wordt door de Algemene Ledenvergadering. 5. Budgetten Het Bestuur wijst voor elk goedgekeurd (deel-) budget een Budgethouder aan. Uitsluitend leden van het Bestuur en Bestuursmedewerkers kunnen Budgethouders zijn. Vanuit het oogpunt van de budgetten kunnen activiteiten als volgt worden verdeeld: Vereniging Algemeen (ALV, jubilea, investeringen, nieuwe activiteiten) Bestuur (persoonlijke onkosten van Bestuursleden incl. kosten cultuur - organisatie en/of deelname aan culturele evenementen) Redactie Biuletyn Website PR Taalcursussen en taalstudiereizen Boekenservice Poolse Scholen Andere activiteiten (op basis van een Bestuursbesluit, met het per keer toewijzen van een verantwoordelijk Bestuurslid of Bestuursmedewerker en indien nodig een budget). Overzicht huidige budgetten en Budgethouders PNKV Budget: 1. Vereniging Algemeen Bestuur Budgethouder: 2. Bestuur Penningmeester 3. Culturele activiteiten Bestuurslid Activiteiten (of ander Bestuurslid of -medewerker) 4. Redactie Bestuurslid Media& PR

3 5. Biuletyn Bestuurslid Media &PR i.s.m. Redactie 6. Website Bestuurslid Website 7. PR Bestuurslid Media& PR 8. Boekenservice Bestuurslid of Bestuursmedewerker 9. Taalcursussen en Taalstudiereizen Bestuurslid of Bestuursmedewerker 10. Poolse Scholen Bestuur Ad 1. Hieronder vallen de kosten van ALV, jubilea, investeringen, nieuwe activiteiten, ledenacties, en andere kosten die te maken hebben met het functioneren van de vereniging. Ad 2. Hieronder vallen de persoonlijke kosten van alle Bestuursleden en Medewerkers. Ad 3. Culturele activiteiten dienen in beginsel kostendekkend te zijn. Het budget is bedoeld als tegemoetkoming in het risico bij het organiseren van culturele activiteiten (dekking van eventuele verliezen). Ad. 4. Hieronder vallen de persoonlijke onkosten van de Redactieleden. Ad 5. Hieronder vallen productie- en verzendkosten van Biuletyn. Ad 6. Hieronder vallen kosten van ontwikkelen en bijhouden van de website Ad 7.Hieronder vallen kosten drukwerk (brochures, etc) andere PR activiteiten (zoals kranslegging, vertegenwoordiging van PNKV op de officiële herdenkingen ed.). Ad 8. Hieronder vallen investeringen in boeken tot euro 2000,- per jaar, de verzendkosten en andere persoonlijke kosten gemaakt voor de boekenservice. Ad 9. Hieronder vallen de kosten van cursussen en uitwisseling met Wrocław. Ad 10. Hieronder valt de projectsubsidie aan Poolse Scholen. 6. Budgethouders Uitsluitend Budgethouders zijn bevoegd betalingsverplichtingen aan te gaan voor de vereniging. Betalingsverplichtingen mogen alleen aangegaan worden wanneer zij van te voren bestuurlijk goedgekeurd zijn. Bestuurlijke goedkeuring geschiedt met het vaststellen van de jaarlijkse begroting. Elke Budgethouder dient in september voorafgaand aan het desbetreffende kalenderjaar jaar een gespecificeerd begrotingsvoorstel voor zijn activiteiten toe te zenden aan de Penningmeester, met een prognose van de totaal verwachte inkomsten en uitgaven. Het uiteindelijk beschikbare budget wordt vastgesteld door het Bestuur bij het vaststellen van de jaarbegroting. Ook voor niet in de jaarbegroting opgenomen projecten dienen Budgethouders aangewezen te zijn. Deze dienen ruim van tevoren een begroting voor het project in te dienen ter goedkeuring van het Bestuur. Deze begroting moet kostendekkend zijn, met een ruime post 'onvoorzien'. Indien de budgetaanvrager een commissielid is, moet deze melding lopen via het Bestuurslid met toezicht op de betreffende commissie. Na afsluiting van ieder project moet de Budgethouder binnen één maand een overzicht van ontvangsten en uitgaven sturen aan de Penningmeester. De Budgethouder is ervoor verantwoordelijk dat uitsluitend betalingsverplichtingen worden aangegaan binnen zijn goedgekeurd budget en dat dit budget niet overschreden wordt. In geval van een zich aandienende overschrijding dient dit tijdig schriftelijk te worden gemeld aan de Penningmeester. Voorgenomen uitgaven die niet in de jaarbegroting zijn opgenomen moet de betreffende

4 budgetbeheerder aanmelden bij de Penningmeester. Deze zal budgetafwijkingen met zijn advies ter goedkeuring voorleggen aan het Bestuur. Het besluit van goedkeuring of afwijzing wordt in de besluitenlijst opgenomen. 7. Ontvangen diensten en producten Betalingen voor (door derden) aan de PNKV geleverde producten en/of diensten worden door de Penningmeester gedaan op basis van door Budgethouders geaccordeerde facturen (handtekening op de factuur inclusief vermelding van de budgetplaats van de aanschaf, dan wel expliciete bevestiging per ). Voor niet in het jaarbudget opgenomen uitgaven moet een verwijzing naar het betreffende Bestuursbesluit worden vermeld. 8. Declarabele onkosten De volgende persoonlijk gemaakte onkosten komen in aanmerking voor declaratie: Reiskosten voor deelname aan formele vergaderingen en voor andere functionele activiteiten. Mediakosten (telefoon- fax, mail-, internetkosten, telebankieren); Portokosten; Kantoormaterialen; Andere materialen, die nodig zijn voor het uitoefenen van een functie; Consumpties tijdens formele vergaderingen; Attenties voor verleende diensten door derden; Toegangskaartjes evenementen. Verblijfskosten (logies en/of maaltijden) evenals reiskosten naar het buitenland, zijn in principe niet declarabel, tenzij hiervoor van te voren door het Bestuur of desbetreffende commissie goedkeuring is verleend, welke schriftelijk is vastgelegd (in de notulen of actie- en besluitenlijst van de betreffende vergadering). Voor alle gedeclareerde persoonlijke onkosten moeten de originele betalingsbewijzen bij de declaratie zijn gevoegd. Bij declaraties van reiskosten moeten steeds de datum, bestemming en functioneel doel van de reis worden vermeld. Bij reiskosten met eigen vervoer moet daarbij tevens de afstand worden vermeld. De per auto gereden kilometers worden vergoed conform het wettelijk vastgesteld onbelaste bedrag (euro 0,19 per km.). Portokosten moeten worden bijgehouden met een lijst van verzonden stukken, strekking en portobedrag. Voor telefoonkosten, incl. fax en , moet een lijst bijgevoegd zijn met datum, gesprekkosten en naam of telefoonnummer van elke verbinding. Eventueel kan in overleg met de Penningmeester worden volstaan met een forfaitair bedrag dat niet hoger kan zijn dan euro 15,- per maand bij alleen telefoon of fax, of euro 15,- per maand inclusief andere media. De gedeclareerde bedragen moeten deel zijn van een eerder goedgekeurde begroting of budget. Persoonlijke declaraties zullen door de Penningmeester inhoudelijk en formeel (naar de gestelde voorwaarden) worden gecontroleerd en indien goedgekeurd binnen twee weken uitbetaald. De declaraties van de Penningmeester worden voorgelegd aan de Voorzitter ter goedkeuring, waarna door de Penningmeester uitbetaald.

5 Declaraties van persoonlijke onkosten moeten voorzien zijn van: Vermelding van de declaratieperiode (bijv. 1e kwartaal en jaartal); Specificatie van alle onkosten; Rekeningen van alle aangeschafte goederen en diensten; Vermelding van de budgetplaats, of een verwijzing naar het betreffende Bestuursbesluit indien de onkostenvergoeding niet in het jaarbudget is opgenomen; Naam en handtekening van een Bestuurslid ter goedkeuring: - voor commissieleden is dit de handtekening van het Bestuurslid voor de betrokken commissie; - voor Bestuursleden en Bestuursmedewerkers is dit de handtekening van de Penningmeester; - voor de Penningmeester is dit de handtekening van de Voorzitter. In verband met de BTW dienen alle declaraties met BTW bonnen die betrekking hebben op een kwartaal binnen 10 dagen van het erop volgend kwartaal door de Penningmeester te zijn ontvangen. Declaraties zonder BTW bonnen die betrekking hebben op één kalenderjaar dienen te worden ingeleverd uiterlijk 31 januari van het erop volgend jaar. 9. Betalingen Betaling van geaccordeerde facturen en declaraties vinden plaats vanaf een PNKV bankrekening. Betalingen in contanten worden alleen bij uitzondering gedaan. Voorwaarde is dat bij contante betalingen twee Bestuursleden aanwezig zijn en van de ontvangende partij een ondertekend ontvangstbewijs wordt verkregen. Alle betalingen worden in principe uitgevoerd door de Penningmeester of, bij diens langere afwezigheid, door de Voorzitter. 10. Inkomsten De kern van het inkomstenbeheer is de zorg dat door de vereniging geleverde goederen en diensten tijdig en volledig betaald worden. Voor de inkomsten zijn primair de Budgethouders verantwoordelijk, in overleg met de Penningmeester. In geval van te factureren bedragen (uitgezonderd voor boeken) geldt dat de Budgethouder de Penningmeester binnen twee weken na levering een factuurspecificatie aanlevert. De factuurspecificatie bevat geleverde goederen of diensten, leverdatum, ontvanger, factuuradres, onderliggende afspraken of contracten en betreffende budget. Op basis van de factuurspecificatie maakt de Penningmeester een factuur op en verstuurt deze. De Penningmeester bewaakt de verdere financiële afwikkeling. In geval van betalingsproblemen informeert de Penningmeester de Budgethouder. In geval van contante betaling moet de Penningmeester hierover binnen twee weken worden geïnformeerd en moet het bedrag door de Budgethouder overgemaakt zijn op de PNKV rekening. Er geldt hier de volgende uitzondering: -Voor de Boekenservice verlopen betalingen via een aparte rekening onder verantwoordelijkheid van de betreffende Budgethouder. De Budgethouder Boekenservice informeert de Penningmeester minimaal ieder half jaar over de

6 stand van zaken (financiën en voorraden). In overleg wordt geld getransfereerd tussen de Boekenservice rekening en de PNKV hoofdrekening. 11. Financiële rapportages Er wordt gestreefd naar twee financiële rapportages door de Penningmeester per boekjaar. De eerste rapportage vindt plaats in augustus m.b.t. het eerste half jaar met als doel het verschaffen van informatie aan het Bestuur over: de voortgang bij inning van contributiegelden; de kostenontwikkeling. Er wordt geen permanence (geleidelijke spreiding van inkomsten en kosten over het hele jaar) toegepast. Tussentijdse rapportages m.b.t. kostenontwikkeling hebben zin mits de declaraties regelmatig bij de Penningmeester worden ingediend. De tweede rapportage (jaarrekening) gebeurt in februari en heeft betrekking op het voorgaande jaar. De jaarrekening wordt, na goedkeuring door het Bestuur gepubliceerd in Biuletyn en ter controle aan de Kascommissie voorgelegd. De bevindingen van de Kascommissie worden in Biuletyn gepubliceerd.