Confrérie de la Chaîne des Rôtisseurs ASSOCIATION MONDIALE DE LA GASTRONOMIE

Transcriptie

1 INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE FINANCIEEL REGLEMENT van de Baillage Néerlandais de la Confrérie de la Chaîne des Rôtisseurs (Baillage NL) Vastgesteld in de algemene vergadering d.d. 20 april 2013 HOOFDSTUK I: ALGEMENE BEPALINGEN 2 artikel 1: Toepassing van dit reglement 2 artikel 2: Nota s 2 artikel 3: Declaraties 2 artikel 4: Reis/parkeer en verblijfskosten 3 artikel 5: Telefoon/internetkosten 3 artikel 6: Cadeauregeling 3 artikel 7: Kantoorbenodigdheden 4 artikel 8: Promotiekosten 4 HOOFDSTUK II: UITVOERING VAN BELEID 5 artikel 9: Projectgroepen 5 HOOFDSTUK III: SLOTBEPALINGEN 6 artikel 10: Slotbepalingen 6 28 maart 2013 pagina 1

2 HOOFDSTUK I: ALGEMENE BEPALINGEN Toepassing van dit reglement Artikel 1 1. Op het financieel beheer van de vereniging zijn in de eerste plaats de wet, de statuten en het huishoudelijk reglement van de Baillage Néerlandais de la Confrérie de la Chaîne des Rôtisseurs (Baillage NL) van toepassing. 2. Een bepaling in dit reglement die in strijd is met één of meer bepalingen in de wet, de statuten of het huishoudelijk reglement is niet rechtsgeldig. 3. Buiten de in dit reglement weergegeven regelingen bestaat er geen mogelijkheid om te declareren. Nota s Artikel 2 1. Alle nota s worden naar de Argentier gestuurd. Deze stuurt de betreffende rekening voor accordering aan het bestuurslid dat betreffend onderwerp in zijn takenpakket heeft. 2. Bij gebrek aan een specifiek takenpakket op dit gebied is de Bailli Délégué, hierna te noemen BD, bevoegd tot accorderen. 3. De bestuursleden, die niet zelf de afspraken hebben gemaakt die ten grondslag liggen aan deze nota vragen toestemming tot betaling aan degene, die daartoe de afspraken heeft gemaakt. 4. Pas na accordering van genoemde personen is de Argentier bevoegd tot betaling, mits ook hij de betreffende nota accordeert. Declaraties Artikel 3 1. Declaraties worden alleen in behandeling genomen wanneer zij voldoen aan de eisen gesteld in dit reglement. 2. Een declaratie bestaat op straffe van nietigheid uit een volledig ingevuld en ondertekend declaratieformulier inclusief alle bijbehorende nota s. Indien geen nota s aanwezig zijn, zal in de declaratie moeten worden aangegeven waarom geen nota kan worden geleverd. 3. Een declaratie dient binnen acht weken te zijn ingediend bij de Argentier om in behandeling te kunnen worden genomen. 4. De Argentier stuurt de declaraties voor accordering aan dat bestuurslid dat betreffend onderwerp in zijn takenpakket heeft. Na accordering door dit bestuurslid dient hij alle declaraties eveneens te autoriseren voordat hij tot betaling kan overgaan. Declaraties van de Argentier zelf dienen ter goedkeuring aan de Bailli Délégué te worden voorgelegd. 5. Gelden worden alleen rechtstreeks van de bankrekening van de vereniging uitbetaald. 6. (Bestuurs)leden ontvangen geen andere vergoeding van de vereniging dan het bepaalde in dit reglement. 28 maart 2013 pagina 2

3 7. Voor (bestuurs)leden wordt geen rekening courant bijgehouden. Zij ontvangen geen voorschotten, tenzij het bestuur anders beslist. 8. De vereniging gaat geen overeenkomst anders dan om niet aan met rechtspersonen die gedreven worden door leden of met leden die handelen in de uitoefening van beroep of bedrijf voor werkzaamheden die normaliter binnen de normale werkzaamheden van een bestuurslid van de vereniging geacht worden te vallen. 9. Het bestuur kan in uitzonderlijke gevallen afwijken van het bepaalde in lid 8 van dit artikel. Zij neemt hiertoe een bestuursbesluit. Reis/parkeer en verblijfskosten Artikel 4 1. Reis/parkeerkosten worden tegen een vast bedrag van 25,-- vergoed aan bestuursleden en aan de Regionale Bailli s a. voor het bijwonen van een algemene ledenvergadering b. voor het bijwonen van een bestuursvergadering. 2. Voor deze declaraties is geen aanvraag bij de Argentier vereist, mits de aanwezigheid van de betreffende persoon blijkt uit de notulen van de betreffende bijeenkomst. Deze reis/parkeerkosten worden door de Argentier halfjaarlijks uitbetaald. 3. Aan leden worden alleen reis/parkeerkosten vergoed na overleg met het bestuur indien zij deze maken uit hoofde van hun functie en voor zover dit in het jaarlijks budget is opgenomen mits na overleg van de vereiste bescheiden, zoals hoeveel kilometer gereden is en met welk soort vervoer, reden van de reis en bestemming. Reiskosten voor gebruik van het openbaar vervoer kunnen in dit geval worden gedeclareerd op basis van 100% van de daadwerkelijk gemaakte kosten, uitgaande van 2e klas en reiskosten met gemotoriseerd vervoer op basis van maximaal 0,19 per kilometer. 4. Enkel reis/parkeerkosten binnen Nederland komen voor vergoeding in aanmerking. 5. Verblijfskosten komen niet voor vergoeding in aanmerking. 6. In afwijking van het in de leden 4 en 5 van dit artikel bepaalde kan de landelijk voorzitter (Bailli Délégué) eveneens reis/parkeer en verblijfskosten in rekening brengen voor het bijwonen van de Annual General Assembly Meeting, georganiseerd door de Chaîne des Rôtisseurs, mits deze in de begroting zijn opgenomen. 7. Buiten de in dit artikel weergegeven mogelijkheden hebben (bestuurs)leden geen mogelijkheid om reis/parkeerkosten te declareren. 8. Boetes in het kader van een reis, gemaakt voor de Baillage NL worden niet vergoed. Telefoon/internetkosten artikel 5 Er bestaat geen mogelijkheid om telefoon/internetkosten te declareren. Cadeauregeling artikel 6 1. Voor leden van projectgroepen en soortgelijke organen geldt dat zij bij beëindiging van het project een presentje krijgen aangeboden ter waarde van maximaal 15, maart 2013 pagina 3

4 2. Voor bestuursleden en leden van commissies geldt, dat zij bij vertrek uit hun functie een presentje krijgen aangeboden ter waarde van maximaal 20,-- per volledig halfjaar dat zij in functie zijn geweest, met een maximum van 60, Buiten de in dit artikel weergegeven mogelijkheden zijn er geen mogelijkheid om presentjes voor leden te declareren. Kantoorbenodigdheden artikel 7 Kantoorbenodigdheden, waaronder worden verstaan: enveloppen, briefpapier, printerpapier, portokosten, kopieerkosten en printer cartridges worden, mits conform de marktprijs, vergoed, slechts onder overlegging van aankoopbewijs en redenen van aankoop. Promotiekosten Artikel 8 De door de Chaîne des Rôtisseurs verplichte afdracht van promotiekosten voor iemand die een bestuursfunctie aanvaardt, zal door de vereniging worden betaald. 28 maart 2013 pagina 4

5 HOOFDSTUK II: UITVOERING VAN BELEID Regionale Baillages, Commissies, Projectgroepen hierna te noemen commissie(s) Artikel 9 1. Een commissie dient uiterlijk 10 weken voor het einde van het boekjaar dan wel 10 weken voor de uit te voeren werkzaamheden plaatsvinden bij de Argentier een begroting, vergezeld van een plan van aanpak ter goedkeuring in te dienen. 2. De Argentier kan alleen met redenen omkleed een begroting binnen 14 dagen na ontvangst afkeuren. Als een reactie van de Argentier uitblijft wordt de begroting geacht te zijn goedgekeurd. 3. Als een begroting is afgekeurd dient de commissie binnen een week een nieuwe begroting ter goedkeuring in bij de Argentier. 4. Als 7 weken voor de werkzaamheden een aanvang nemen nog steeds geen overeenstemming is bereikt over een begroting dan kan de Argentier een begroting maken en deze ter goedkeuring voorleggen aan het bestuur. Dit alles met inachtneming wat in de algemene begroting is bepaald. 5. De commissie dient maandelijks een voortgangsrapportage aan de Argentier toe te zenden. De begroting van een commissie kan op voordracht van de Argentier door middel van een bestuursbesluit tussentijds worden aangepast. Dit alles met inachtneming wat in de algemene begroting is bepaald. 28 maart 2013 pagina 5

6 HOOFDSTUK III: SLOTBEPALINGEN Slotbepaling artikel 10 Dit reglement treedt in werking op 1 mei maart 2013 pagina 6