Interne Richtlijn Fundis Holding:

Transcriptie

1 Interne Richtlijn Fundis Holding: ONKOSTENDECLARATIES Auteur: Nathalie Noslin Datum: 5 juli 2017 Eigenaar: Risk & Compliance Versie: 2. definitief 1

2 Inleiding Binnen het Vlootmodel is bepaald dat de holdingdirectie Richtlijnen en kaders uitgeeft welke een bijdrage leveren aan de realisatie van het Jaarplan Fundis Holding en welke voortvloeien uit de Strategische Risico Matrix van Fundis Holding. Naleving van de richtlijnen door de bedrijven (inclusief Fundis Holding BV zelf) wordt periodiek op diverse wijzen door de holdingdirectie getoetst. Achtergrond Momenteel is er veel maatschappelijke aandacht voor de declaraties van onkosten door bestuurders. Naar aanleiding van maatschappelijke discussies over kostenvergoedingen en declaraties van topfunctionarissen hebben de brancheorganisaties in de zorg eind 2015 besloten om in de Zorgbrede Governancecode een specifieke regeling op te nemen over declaraties en kostenvergoedingen. Inmiddels is de Governance code zorg 2017 in werking getreden. Kort gezegd is de kern van deze regeling dat declaraties van bestuurders dienen plaats te vinden volgens een door de Raad van Toezicht (Raad van Commissarissen) vastgesteld beleid. Hierbij dient het beleid openbaar te worden gemaakt, waarbij de Raad van Toezicht tevens ziet op de naleving hiervan. Vervolgens dienen de bedragen die zijn uitgegeven jaarlijks achteraf in het jaarverslag te worden verantwoord. Belangrijkste bepalingen in de Zorgbrede Governance code 2017 In de Zorgbrede Governance code 2017 is opgenomen dat de Raad van Toezicht, in het geval van Fundis de Raad van Commissarissen, een beleid opstelt voor de vergoeding van onkosten van de raad van bestuur. Dit beleid wordt openbaar gemaakt en de raad van toezicht ziet toe op naleving ervan. Jaarlijks wordt openbaar verantwoord (in het jaarverslag) welke bedragen op grond hiervan zijn uitgegeven, gespecificeerd naar vaste en andere onkostenvergoedingen, binnenlandse en buitenlandse reiskosten, opleidingskosten, representatiekosten en overige kosten. Reikwijdte Deze richtlijn geldt voor alle statutair directeuren binnen de Fundis groep. Voor wat betreft de verantwoording wordt de volgende structuur aangehouden: de directeuren rapporteren aan de aandeelhouder, de leden van de holdingdirectie rapporteren aan de Raad van Bestuur zijnde Jeroen van den Oever. De bestuurder, Jeroen van den Oever, rapporteert aan de Raad van Commissarissen. Verantwoordelijkheden Conform het vlootmodel zijn de bedrijven verantwoordelijk voor het naleven van de wet- en regelgeving rondom onkostendeclaraties van medewerkers. De holdingdirectie is verantwoordelijk voor het vaststellen van richtlijnen met betrekking tot de onkosten van de directeuren/ managers van de bedrijven. De holdingdirectie geeft geen nadere richtlijnen voor de invulling van wet- en regelgeving voor zover het medewerkers van de bedrijven betreft. Hiervoor zijn de directies van de bedrijven verantwoordelijk. Interne richtlijn Fundis Holding: onkostendeclaraties 2

3 Interne richtlijn onkosten Fundis Onkostendeclaraties van directeuren/ managers 1. De holdingdirectie verwacht dat de directeuren/ managers zich houden aan de volgende algemene declaratie beginselen: Een directeur declareert uitsluitend de kosten die functioneel zijn. Dit betekent dat kosten direct gerelateerd zijn aan zijn/haar functie en in het belang van het bedrijf zijn gemaakt; Een directeur declareert uitsluitend de werkelijke kosten die niet op een andere wijze zijn vergoed; Een directeur declareert de kosten transparant. 2. Een directeur verantwoordt de gedeclareerde kosten met originele facturen en/of betalingsbewijzen. De volgende zakelijke kosten kunnen, met inachtneming van de voorwaarden zoals opgenomen in deze richtlijn, worden gedeclareerd of kunnen worden betaald met de creditcard, mits het bedrijf deze kosten niet rechtstreeks voor haar rekening neemt: Overnachtingen in het kader van een (meerdaagse) dienstreis. Representatiekosten; kosten voor representatie zijn de kosten die in redelijkheid gemaakt worden voor het onderhouden van zakelijke relaties, die niet bij de eigen organisatie werkzaam zijn. Zakelijke lunches tijdens dienstreizen. Zakelijke diners tijdens dienstreizen. Indien geen (lease)auto ter beschikking is gesteld: reiskilometers in het kader van binnenlandse dienstreizen tegen 0,27 per kilometer. NB Reiskosten in het kader van woon-werkverkeer kunnen niet worden gedeclareerd of met de creditcard worden betaald, maar worden maandelijks uitbetaald door middel van een vaste kostenvergoeding conform de algemeen geldende regeling voor vergoeding van reiskosten woon-werkverkeer. Reiskosten in het kader van buitenlandse dienstreizen. Opleidingen en cursussen ten behoeve van (de ontwikkeling) van de uitoefening van de functie van directeur/ manager. Voor het volgen van opleidingen en cursussen is voorafgaande goedkeuring van de holdingdirectie vereist. Kosten van lidmaatschappen van een vakvereniging of beroepsorganisatie. 3. Nadere voorwaarden bij dienstreizen buitenland Voor een buitenlandse dienstreis van een directeur, op eigen initiatief of op uitnodiging, is voorafgaande goedkeuring van een lid van de holdingdirectie vereist. o Steeds moet vooraf het doel van de reis, de samenstelling van het reisgezelschap, alsmede een indicatie van de reis- en verblijfkosten vastgesteld. Het combineren van een buitenlandse dienstreis met een privéreis kan alleen met voorafgaande goedkeuring door de holdingdirectie. De aan de privéreis verbonden reis- en verblijfkosten komen volledig voor privérekening van het bestuurslid Voor buitenlandse vluchten wordt gebruik gemaakt van Economy class. 4. Met betrekking tot overige kosten niet genoemd onder punt 2 en 3 is goedkeuring van de holdingdirectie nodig. De holdingdirectie kan besluiten dat andere kosten dan onder punt 2 en 3 genoemde kosten, al dan niet tot een bepaald bedrag, gedeclareerd of met de creditcard van de bedrijven vergoed kunnen worden. 5. De holdingdirectie verwacht van alle directeuren/ managers dat zij hun onkostendeclaraties laten goedkeuren door (een lid van) de holdingdirectie (bijvoorbeeld via Afas insite). 6. Enkele directeuren/ managers hebben voor hun bedrijf de beschikking over een bankrekening waarop onder andere het budget voor personeelsuitjes e.d. gestort wordt, dit ter vervanging van kasgeld. Van deze bankrekening mogen zij daarnaast kleine onkosten, die verband houden met het vervullen van hun functie als directeur voldoen. De directeur dient zorg te dragen voor een administratie waarmee hij/ zij betalingen kan verantwoorden. Interne richtlijn Fundis Holding: onkostendeclaraties 3

4 Deze verantwoording dient binnen 1 maand na afloop van het kalenderjaar te worden aangeleverd aan de Financiële Administratie, conform hetgeen hieromtrent is opgenomen in hun arbeidsovereenkomst. 7. Met betrekking tot de betalingen gedaan via een door Fundis ter beschikking gestelde creditcard en de rechtstreeks door de bedrijven voor haar rekening genomen kosten geldt, dat deze dienen te worden verantwoord met originele facturen/ bonnen en een onderbouwing van de zakelijke reden (bijvoorbeeld een toelichting op de kosten en in welk verband de kosten gemaakt zijn). Deze verantwoording dient mimimaal eens per jaar te worden aangeleverd aan de financiële administratie cf. de bepalingen in de arbeidsovereenkomst van de directeuren/managers. 8. Degenen die een vaste onkostenvergoeding hebben moeten, bijvoorbeeld door middel van bonnetjes etc., de vergoeding kunnen onderbouwen. Terugvordering 9. Fundis kan alle kostenvergoedingen, betalingen met de creditcards van de verschillende bedrijven, gedeclareerde kosten of rechtstreeks door de verschillende bedrijven betaalde kosten met onmiddellijke ingang terugvorderen van een directeur/ manager, als de directeur/ manager: In strijd heeft gehandeld met deze regeling. De voor de betaling van de vergoeding van belang zijnde gegevens of bewijsstukken onvolledig of onjuist heeft verstrekt. Aannemen van geschenken en uitnodigingen door directeuren/managers 10. Het aannemen van geschenken en uitnodigingen, in de ruimste zin van het woord, van externe zakelijke relaties is toegestaan tot een waarde van 50,- inclusief BTW per geschenk of uitnodiging. Alle aangenomen geschenken en uitnodigingen boven 50,- dienen vooraf te worden gemeld bij de holdingdirectie, onder vermelding van welke relatie het betreffende geschenk of de betreffende uitnodiging is aangenomen en welke waarde het geschenk of de uitnodiging heeft. Onkostendeclaraties van medewerkers en naleving van de Werkkostenregeling (Wkr). 11. De holdingdirectie verwacht van alle bedrijven dat zij een richtlijn hebben vastgesteld met betrekking tot onkosten (incl. reiskosten en attenties) van medewerkers, rekening houdend met de Wkr. De holdingdirectie verwacht dat in de richtlijn ook is opgenomen wanneer een medewerker eventueel recht heeft op een attentie (bloemen, cadeaus, cadeaubonnen, aandenkens bij dienstjubilea) inclusief maximum bedragen. Verantwoording De bedrijven leggen verantwoording af over bovenstaande interne richtlijn aan de holdingdirectie. Daarnaast stellen de bedrijven per jaareinde een verantwoording op welke bedragen zijn uitgegeven aan de leden van de directie en publiceren deze, indien noodzakelijk, volgens Zorgbrede Governance code 2017, gespecificeerd naar de volgende kostensoorten: Vaste kostenvergoedingen. Andere kostenvergoedingen. Binnenlandse reiskosten. Buitenlandse reiskosten. Opleidingskosten. Representatiekosten. Overige kosten. Interne richtlijn Fundis Holding: onkostendeclaraties 4

5 Monitoring De holdingdirectie beoordeelt periodiek de naleving van bovenstaande interne richtlijnen. Onder andere doordat zij Risk & Compliance opdracht heeft gegeven jaarlijks een controle uit te voeren op de onkosten van de holdingdirectie en de directeuren/managers. Bronnen - Governancecode zorg Werkkostenregeling in het kort werkkostenregeling_wat_u_moet_weten_voor_1januari2015/de_werkkostenregeling_in_het_kort/ Interne richtlijn Fundis Holding: onkostendeclaraties 5