HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH

Transcriptie

1 Gedeputeerde Staten STATENNOTITIE Aan de leden van Provinciale Staten HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH Rapport Deloitte inzake onderzoek naar de onkostenvergoedingen en declaraties van het college van Gedeputeerde Staten HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH Beknopte samenvatting Statennotitie: Wij hebben Deloitte opdracht gegeven een feitenonderzoek te verrichten naar hoe de geldende (formeel vastgestelde) onkostenvergoedingen- en declaratieregels zich verhouden tot de toelichting alsmede hoe de door de leden van het college in 2009 gedane creditcarduitgaven en ingediende declaraties en de daaraan ten grondslag liggende bonnen en/of kwitanties zich verhouden tot de toelichting en de geldende onkostenvergoedingen- en declaratieregels. Op 3 februari 2010 heeft Deloitte het rapport inzake de declaraties afgerond en ons doen toekomen. De aanbevelingen van Deloitte zijn samen te vatten in de volgende punten. De ambtelijke toelichting moet worden verbeterd omdat deze op onderdelen niet in overeenstemming is met de formele regels. De ambtelijke toelichting geeft door middel van voorbeelden een ruimere uitleg van zakelijke verblijfkosten dan de formele regelgeving. Verder bestaat volgens Deloitte onduidelijkheid over de post representatie provincie, hiervoor dienen duidelijke regels te worden opgesteld. Deloitte stelt dat de naleving van de interne procedures en de (interne) controle op de naleving verbetering behoeven en adviseert het opnemen van contant geld met de creditcard te verbieden. In deze notitie geven wij een reactie op de aanbevelingen en bevindingen van Deloitte. = = = = = Aan de leden van Provinciale Staten Inleiding Wij hebben naar aanleiding van de schriftelijke vragen van mevrouw Lewe inzake de declaraties van gedeputeerden en Commissaris van de Koningin, besloten tot een onderzoek door Deloitte van de declaraties over Wij hebben op 11 november 2009 opdracht verstrekt aan Deloitte. Op 3 februari 2010 heeft Deloitte het rapport inzake de declaraties afgerond en ons doen toekomen. 1 Het betreft de declaraties die op het moment dat Deloitte het onderzoek startte, begin november 2009, administratief waren afgehandeld. code: doc Inlichtingen bij dhr. C. Volp, tel. (026) adres: post@gelderland.nl

2 Wij hebben Deloitte opdracht gegeven een feitenonderzoek te verrichten naar hoe de geldende (formeel vastgestelde) onkostenvergoedingen- en declaratieregels zich verhouden tot de toelichting alsmede hoe de door de leden van het college in 2009 gedane creditcarduitgaven en ingediende declaraties en de daaraan ten grondslag liggende bonnen en/of kwitanties zich verhouden tot de toelichting en de geldende onkostenvergoedingen- en declaratieregels. De aanbevelingen van Deloitte zijn samen te vatten in de volgende punten. De ambtelijke toelichting moet worden verbeterd omdat deze op onderdelen niet in overeenstemming is met de formele regels. De ambtelijke toelichting geeft door middel van voorbeelden een ruimere uitleg van zakelijke verblijfkosten dan de formele regelgeving. Verder bestaat volgens Deloitte onduidelijkheid over de post representatie provincie, hiervoor dienen duidelijke regels te worden opgesteld. Deloitte stelt dat de naleving van de interne procedures en de (interne) controle op de naleving verbetering behoeven en adviseert het opnemen van contant geld met de creditcard te verbieden. In deze notitie gaan wij in op de aanbevelingen van Deloitte. Vervolgens geven wij een reactie op de bevindingen van Deloitte voor zover deze niet bij de aanbevelingen al aan de orde zijn geweest. Aanbevelingen Deloitte Met betrekking tot de ambtelijke toelichting doet Deloitte de volgende aanbevelingen: 1 Als gevolg van het grote aantal richtlijnen en de diverse onderlinge verwijzingen is geen sprake van een overzichtelijk normenkader inzake het doen van declaraties. Het opstellen van een ambtelijke toelichting kan een goed hulpmiddel zijn, onder de voorwaarde dat de ambtelijke toelichting dan wel op alle punten in overeenstemming is met de formele regels en richtlijnen. Bij de provincie Gelderland is dit niet het geval en is op onderdelen sprake van weeffouten. Deloitte adviseert de ambtelijke toelichting op alle onderdelen aan te laten sluiten bij de formele regels en richtlijnen. Mede gelet op het rapport van Deloitte stellen we vast dat er een verschil zit tussen de ambtelijke toelichting en regelgeving. Er is inmiddels een nieuwe toelichting opgesteld. Deze toelichting is door Deloitte beoordeeld en Deloitte constateert dat de toelichting in overeenstemming is met hun aanbevelingen en bevindingen. De nieuwe toelichting doen wij u ter kennisneming toekomen. In dit verband is het goed te melden dat voormalig Minister ter Horst van BZK een uniform kader (handboek) had willen opstellen ten behoeve van de uitvoering van de rechtspositie van alle bestuurders omdat zowel bij rijk als bij provincies en gemeenten dit onderwerp speelt. De demissionaire status van het kabinet maakt dit onzeker. Wij zullen te zijner tijd beoordelen of de Gelderse toelichting moet worden aangepast naar aanleiding van dit handboek. 2 Belangrijke aandachtspunten daarbij zijn het formuleren van zodanige regels dat een eenduidig onderscheid kan worden gemaakt tussen zakelijke verblijfkosten en representatie provincie. Ook adviseert Deloitte in de ambtelijke toelichting een helder onderscheid te laten aanbrengen wanneer sprake is van persoonlijke onkostendeclaraties (waarbij sprake is van een persoonlijk karakter) en kosten van meer algemeen bestuurlijke aard. 2

3 Wij constateren dat in de formele regelgeving geen aandacht is voor representatiekosten. De nieuwe toelichting bevat daarom heldere richtlijnen over het hanteren van de kosten van uitgaven in verband met representatie van de provincie. Met de aandacht voor bestuurlijke uitgaven inclusief representatiekosten provincie in de toelichting worden deze kosten onderscheiden van de zakelijke verblijfkosten. Wij hebben de secretaris opdracht gegeven een voorstel voor aanpassing van het algemeen reglement mandaat voor te bereiden om de bestuurlijke uitgaven van een deugdelijke juridische grondslag te voorzien. Met betrekking tot de interne controles doet Deloitte de volgende aanbevelingen: 3 De declaratieprocedures moeten onder andere waarborgen dat onkosten worden gedeclareerd in overeenstemming met daarop van toepassing zijnde regels. Het zichtbaar maken van de (interne) controlemomenten is daarbij noodzakelijk. Meer concreet houdt dit in het zichtbaar maken van (interne) controles op facturen en, of begeleidings- en declaratieformulieren door het opnemen van parafen en controletekens. Wij constateren dat de administratieve procedures correct zijn. De individuele leden van het college hebben zich bij het declareren te veel laten leiden door de ambtelijke toelichting. De naleving en de (interne) controle op de naleving schoten te kort. Wij hebben derhalve aan de secretaris opdracht gegeven toe te zien op naleving van de declaratieprocedures. Declaraties dienden in het verleden en dienen nog steeds aan de volgende voorwaarden te voldoen: - volledig ingevuld declaratie- of begeleidingsformulier, inclusief bewijsstukken - tijdige indiening - ondertekening door een gedeputeerde of de commissaris - ondertekening door de provinciesecretaris Declaraties die niet aan deze voorwaarden voldoen worden in de toekomst niet meer in behandeling genomen. 4 Deloitte adviseert het declaratie- en begeleidingsformulier door de declarant zodanig te laten invullen dat hieruit exact blijkt waarop de kosten betrekking hebben, welke declaratieregels van toepassing zijn en wat de omvang van het declarabele bedrag betreft. Alleen een volledig ingevuld declaratie- of begeleidingsformulier, voorzien van bewijsdocumenten zoals bonnen en kwitanties, bieden de secretaris de mogelijkheid tot het uitvoeren van een toereikende controle. Standpuntbepaling Gedeputeerde Staten: Wij verwijzen naar de standpuntbepaling onder 3. 5 De naleving en interne controle op het aspect tijdigheid kan worden verbeterd. Deloitte heeft in het onderzoek diverse declaraties aangetroffen die niet tijdig, dat wil zeggen binnen 1 maand, zijn ingediend. Deloitte adviseert scherper toe te zien op de naleving van dit tijdigheidsaspect. Standpuntbepaling Gedeputeerde Staten: Wij verwijzen naar de standpuntbepaling onder 3. 3

4 Met betrekking tot het gebruik van de creditcard doet Deloitte de volgende aanbeveling: 6 Deloitte heeft in het onderzoek één declaratie aangetroffen inzake het gebruik van de creditcard voor het opnemen van contant geld. Deloitte adviseert om in de regelgeving expliciet te verbieden dat de creditcard van de provincie wordt gebruik voor het opnemen van contact geld. In die gevallen dat out of the pocket -betalingen moeten worden gedaan adviseren wij u volgens de voorgeschreven procedures te declareren. Dit waarborgt een transparante verantwoording achteraf door middel van het bijvoegen van bonnen en kwitanties. Zodoende is achteraf de zakelijkheid van de kosten aantoonbaar. Wij volgen het advies van Deloitte en verplichten ons geen contant geld met de creditcard op te nemen. De genoemde contante geldopname met de creditcard moet dan ook gezien worden als een incident. De GS-leden verplichten zich te handelen in lijn met dat advies door geen contant geld op te nemen met de creditcard. Bevindingen Deloitte Wij geven een reactie op de bevindingen van Deloitte voor zover deze nog niet bij de aanbevelingen aan de orde zijn geweest. Met betrekking tot vergoedingsposten doet Deloitte de volgende constateringen: 1 Zowel de commissaris als de gedeputeerden ontvangen een vaste (maandelijkse) vergoeding voor aan de uitoefening van het ambt verbonden kosten. Uit ons onderzoek blijkt dat drie declaraties, voor in totaal 82,- zijn gedeclareerd die mogelijk betaald hadden moeten worden uit de maandelijkse onkostenvergoeding. Declaraties die een persoonlijke aangelegenheid betreffen dienen uit de maandelijkse onkostenvergoeding betaald te worden. Wij zullen het teveel gedeclareerde van 82,- derhalve verrekenen. 2 Bij zakelijke reizen is sprake van een weeffout. In de formele regelgeving is namelijk vastgelegd dat verblijfkosten alleen gedeclareerd kunnen worden indien er sprake is van een zakelijke reis. Uit de ambtelijke toelichting blijkt dat het onder omstandigheden ook mogelijk is verblijfkosten te declareren, terwijl geen zakelijke reis is gemaakt. Uit het onderzoek blijkt dat bij 9 declaraties sprake is van deze weeffout. Dit betreft bijvoorbeeld diners in Arnhem van een collegelid alleen of met een provincieambtenaar. De gemaakte kosten zijn vervolgens gedeclareerd als zakelijke verblijfkosten Dit is in overeenstemming met de ambtelijke toelichting, maar in strijd met de formele regelgeving. Door de complexiteit van de regels heeft de toelichting in de praktijk gefungeerd als leidraad bij het declareren. De onjuistheid van deze declaraties, gezamenlijk 453,60, is het gevolg van onvolledige of onjuiste informatie in de ambtelijke toelichting. Om deze reden vinden wij het niet redelijk dit bedrag te verrekenen. Wij hebben de toelichting op dit onderdeel aangepast. Met ingang van 1 januari 2010 zullen deze kosten niet meer kunnen worden gedeclareerd. Met betrekking tot verblijfkosten binnenland 3 Verder constateert Deloitte dat 21 keer de maximumbedragen uit de dienstreizenregeling niet zijn toegepast. In betreffende gevallen declareren de collegeleden het volledige bedrag aan (zakelijke) verblijfkosten, terwijl deze bedragen hoger zijn dan de in de dienstreizenregeling genoemde (maximale) normbedragen die voor vergoeding in aanmerking komen. Deloitte heeft in 2 van de 21 gevallen kunnen waarnemen dat dit (achteraf) op het declaratieformulier is gecorrigeerd. 4

5 De controle op naleving van de maximumbedragen uit de dienstreizenregeling heeft gefaald. Wij zijn van mening dat voor 2009 met terugwerkende kracht de maximumbedragen nog toegepast moeten worden. Wij zullen het teveel gedeclareerde verrekenen. Dit betreft 251,57. Met betrekking tot verblijfkosten buitenland 4 Deloitte heeft in zijn onderzoek 45 buitenlandse reisdeclaraties aangetroffen met een totaal declaratiebedrag van ,60. Deze buitenlandse reiskosten zijn in alle gevallen volledig gedeclareerd. Uit de declaraties blijkt niet dat de maximale normbedragen per land, uit de reisregeling buitenland, hierop is toegepast. Ook bij de buitenlandse reisdeclaraties heeft de controle op naleving van de maximumbedragen uit de dienstreizenregeling gefaald. Wij zijn van mening dat voor 2009 met terugwerkende kracht de maximumbedragen nog toegepast moeten worden. Wij zullen het teveel gedeclareerde verrekenen. Dit betreft 405,37. 5 Op grond van de ambtelijke toelichting komen representatiekosten ten behoeve van de provincie in aanmerking voor volledige vergoeding. Dit in tegenstelling tot de zakelijke verblijfkosten waaraan maximale normbedragen zijn verbonden. Deloitte constateert dat regelmatig sprake is van een ontoereikende toelichting op het declaratieformulier en/of de onderliggende facturen en bonnen, waardoor niet eenduidig is vast te stellen of daadwerkelijk sprake is van representatiekosten. Uitgaven in verband met representatie van de provincie zijn een vorm van algemeen bestuurlijke kosten. In de nieuwe toelichting is aandacht besteed aan de verantwoording van deze kosten. Er zijn twee criteria op basis waarvan deze kosten gedeclareerd kunnen worden: 1. Er moet sprake zijn van een objectief vast te stellen belang van de provincie dat wordt gediend met de bestuurlijke uitgave. 2. De uitgave vloeit voort uit de functie. Belangrijke voorwaarde voor een bestuurlijke uitgave is de vaststelling dat het GS-lid bij een bepaalde gelegenheid is opgetreden als representant van het college of de provincie. Wij zullen hierbij de grootst mogelijke transparantie bewaken door over representatieve activiteiten in GS te besluiten. Wij hebben de secretaris opdracht gegeven een voorstel voor aanpassing van het algemeen reglement mandaat voor te bereiden om de bestuurlijke uitgaven van een deugdelijke juridische grondslag te voorzien. Bovendien worden, zoals vermeld onder het standpunt van Gedeputeerde Staten bij punt 3 van de aanbevelingen, declaraties niet meer in behandeling genomen als ze niet aan de voorwaarde voldoen van een volledig ingevuld declaratie- of begeleidingsformulier. 6 Uit het onderzoek blijken 36 declaraties waarbij de kosten in meer of mindere mate te beschouwen zijn als algemeen bestuurlijke kosten. In ieder geval ontbreekt een direct persoonlijk karakter. Enkele voorbeelden hiervan zijn: een recessieoverleg met meerdere afdelingen, zaalhuur, donaties, diverse bloemstukken o.a. ter decoratie van het provinciehuis en de factuur voor het voorzitterschap van een symposium. De door Deloitte genoemde voorbeelden die te beschouwen zijn als algemeen bestuurlijke kosten zijn geen persoonlijke kosten. Deze kosten worden, omwille van transparantie, in de toekomst niet meer door GS leden voorgeschoten, maar rechtstreeks aan de provincie gefactureerd. 5

6 Schriftelijke Statenvragen Statenlid A.W.G. van Bergen Gedeputeerde Staten heeft in de beantwoording van de vragen van de heer van Bergen ( ) enkele keren verwezen naar de beoordeling door Deloitte. Wij zullen met kennisneming van het rapport van Deloitte alsnog ingaan op de vragen van de heer van Bergen. Vraag 4: Bent u het met ons eens dat deze toelichting geen enkele juridische betekenis heeft? Zo ja, waarom zou de accountant de declaraties dan moeten beoordelen mede aan de hand van die toelichting. Antwoord: Het rapport van Deloitte heeft als toetsingskader de ambtelijke toelichting én de formele regelingen gebruikt. Door de complexiteit van de regels heeft de toelichting in de praktijk gefungeerd als leidraad bij het declareren. Om deze reden vonden wij het relevant Deloitte de declaraties te laten toetsen aan zowel de geldende regelingen als de ambtelijke toelichting. Vraag 5: Wilt u - onder overlegging van de tekst van de toelichting - exact aangeven waarin de verschillen zitten tussen de wettelijke regels en de toelichting? Antwoord: Voor beantwoording van deze vraag verwijzen wij naar het rapport van Deloitte en naar de reactie van Gedeputeerde Staten op het rapport van Deloitte in deze Statennotitie. Vraag 8: Wilt u alsnog ingaan op de rechtmatigheid van de in de vraagstelling gegeven concrete voorbeelden, en exact aangegeven onder toepassing van welke bepalingen van welke regelingen de betreffende declaraties zijn vergoed? Antwoord: Van de voorbeelden, zoals in vraag 2 van mevrouw Lewe aangehaald, moeten wij met de kennis van nu constateren dat het lidmaatschap van het Internationaal perscentrum Nieuwspoort uit de vaste (maandelijkse) vergoeding had moeten worden betaald. Deze kosten hadden niet gedeclareerd mogen worden en zullen over 2009 verrekend worden. Ten slotte treft u in bijlage aan de opdracht van Gedeputeerde Staten aan Deloitte, het rapport van Deloitte en de nieuwe toelichting. De declaraties en creditcarduitgaven die de basis hebben gevormd voor dit rapport worden ter inzage gelegd bij de griffier. De wettelijke regelingen en de provinciale regelingen zijn op te vragen via of via het Stateninformatiesysteem (SIS). Arnhem, 1 maart zaaknr Gedeputeerde Staten van Gelderland T.H.C. Peters - plv. Commissaris van de Koningin drs. P.P.L. van Kalmthout - secretaris