Besluitenlijst d.d. d.d. d.d. [ ]Akkoordstukken -- [ ]Openbaar -- [X]Besloten

Transcriptie

1 Nota voor burgemeester en wethouders Onderwerp Vaststellen richtlijnen declaraties college 1- Notagegevens Notanummer Datum Programma: 11 Algemene dekkingsmiddelen Portefeuillehouder Burgemeester Team PO 2- Bestuursorgaan [X]B & W [ ]Raad -- [ ]Burgemeester -- College van B & W - Burgemeester - Weth. Kolkman - Weth. Hartogh Heys - Weth. Rorink - Weth. Grijsen Besluitenlijst d.d. d.d. d.d. [ ]Akkoordstukken -- [ ]Openbaar -- [X]Besloten Routing d.d. ambtelijk opdrachtnemer Ambtelijk opdrachtgever portefeuillehouder par. [ ]adj.secr. -- [X]gem.secr BIS Openbaar Status Definitief Bijlagen concept besluit B&W B & W d.d.: Besloten wordt: 1 Tot het vaststellen van richtlijnen declaraties collegeleden conform bijgaand besluit; 2 de nota en het besluit openbaar te maken. Financiële aspecten: Financiële gevolgen voor de gemeente? Begrotingswijziging Voorstel openbaarmaking conform Wet Openbaarheid Bestuur (Wob) [X] De nota en het besluit openbaar te maken [ ] De nota en het besluit openbaar te maken vergezeld van bijgaand persbericht [ ] De nota en het besluit openbaar te maken nadat [ ] De nota en het besluit openbaar te maken, behalve [ ] Het besluit openbaar te maken, maar niet de nota, gelet op artikel: [ ] De nota en het besluit niet openbaar te maken, gelet op artikel: Kennisgeving/ Bekendmaking Awb Kennisgeving (publicatie) conform Awb Bekendmaking conform Awb ADVIESRADEN:

2 Moet een van de adviesraden gehoord worden of op de hoogte gesteld? Toelichting Inleiding Omdat niet altijd helder is wat de juridische basis is voor het declareren wordt voorgesteld om bijgaande richtlijnen vast te stellen, zodat de juridische basis wordt geboden en daarmee meer helderheid voor zowel collegeleden, als voor accountantcontroles in de toekomst. Beoogd resultaat Het vaststellen van richtlijnen declaraties voor collegeleden Kader - het gedragsprotocol integriteit voor burgemeester en wethouders - de gemeentewet - de fiscale regelgeving - de verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden gemeente Deventer - het rechtspositiebesluit wethouders, rechtspositiebesluit burgemeesters - de regeling rechtspositie wethouders, de regeling rechtspositie burgemeerster Argumenten voor en tegen In de richtlijnen worden afspraken neergelegd over de kosten vallend binnen de vaste onkostenvergoeding, telefoon, computer/internet, kosten dienstreizen, kosten woon-werkverkeer, scholing, maaltijden/consumpties. Daarnaast worden de uitgangspunten bij declareren vastgelegd en de wijze waarop wordt 'bewezen' dat een collegelid bij een bepaalde afspraak aanwezig is geweest waarvoor hij een declaratie dienstreis indient of waarvoor een taxirit is gemaakt. Het vaststellen van deze richtlijnen is noodzakelijk om de rechtmatigheid van declaraties in de toekomst te ondersteunen en is van belang voor het voonemen om in de nabije toekomst declaraties en andere kosten van het bestuur actief openbaar te maken via de gemeentelijke internetpagina. Extern draagvlak (partners) NVT Financiële consequenties Het vaststellen van deze richtlijnen heeft geen directe financiele consequenties. Aanpak/uitvoering De richtlijnen zijn tot stand gekomen in nauw overleg tussen P&O, Bestuursondersteuning en PCA. Na vaststelling zullen de richtlijnen openbaar gemaakt worden en worden de reeds in 2016 gedane declaraties getoetst aan deze richtlijnen.

3 ... ~gemeente Deventer Nota nr Deventer, 20 mei 2016 Burgemeester en wethouders van Deventer, Gelet op artikel 160 eerste lid a van de Gemeentewet, BESLUITEN tot het vaststellen van Richtlijnen declaraties college, luidende als volgt: 1. Als belangrijke uitgangspunten voor het vergoeden van voorzieningen voor collegeleden worden vastgesteld: Bij uitgaven voor voorzieningen van collegeleden gaat het uitsluitend om functionele kosten om het ambt te kunnen vervullen. Er moet een directe relatie zijn tussen de uitgave en de taken van de gemeente. De functionaliteit van de uitgave moet aantoonbaar zijn of ten minste aannemelijk worden gemaakt. Als met de uitgave geen duidelijk belang van de gemeente is gediend, blijven de kosten voor eigen rekening. De reis- en verblijfkosten die verband houden met het bijwonen van reguliere vergaderingen of bijeenkomsten in het kader van een q.q.-nevenfunctie worden vergoed. Voorzieningen en bestuurskosten worden zo veel mogelijk direct door de gemeentelijke organisatie zelf betaald. De bestuurder dient alleen bij hoge uitzondering zelf een deelaratie in. 2. Kosten die worden vergoed via de vaste onkostenvergoeding wethouders en/of burgemeester worden door de individuele bestuurder niet gedeclareerd bij de gemeente. Dit zijn kosten betreffende: Representatie, vakliteratuur, contributies en lidmaatschappen, telefoonkosten 1, bureaukosten en porti, zakelijke giften, bijdrage aan fractiekosten, ontvangsten en excursies. 1 De wethouder / burgemeester ontvangt via de gemeente een mobiele telefoon. Omdat de kosten van de telefoon (zowel abonnementskosten als gesprekskosten) worden gedragen door de gemeente wordt het aandeel telefoonkosten (9%) in de wettelijk vastgestelde onkostenvergoeding van de wethouder per maand verlaagd naar 12 (netto) om dubbele vergoeding te voorkomen. Als de wethouder / burgemeester wel een abonnement wil via de gemeente, maar een ander toestel wil, kan hij/zij dit eigen toestel aanschaffen via de regeling BYOD (Bring Your Own Device). De maximale vergoeding bedraagt de kosten van de telefoon met een maximum van 150. Wil de wethouder / burgemeester zijn/haar eigen telefoon blijven gebruiken incl. telefoonnummer, dan lopen de kosten van abonnement en gesprekskosten niet via de gemeente. In dat geval wordt de volledige onkostenvergoeding uitbetaald, maar bestaat er geen mogelijkheid van kostendeclaratie.

4 3. Kosten voor abonnement of aanschaf telefoon worden niet gedeclareerd bij de gemeente door de individuele bestuurder, tenzij op basis van de regeling BYOD (max. 150 voor 3 jaar gebruik). 4. De bestuurder ontvangt voor het gebruik van de privé-computer een bruto-vergoeding conform de rechtspositie wethouders of burgemeester en daarnaast een netto vergoeding voor het gebruik van thuisinternet ( 180 per jaar). De aanschaf van een tablet t.b.v. papierloos vergaderen kan eenmalig gedeclareerd worden tot een maximum van 500 (BYOD tabletsregeling gemeente Deventer). 5. Kosten in verband met dienstreizen, anders dan kosten gebruik mobility card of taxikosten, die rechtstreeks door de gemeente via een factuur worden betaald, kunnen door de bestuurder worden gedeclareerd. Dit betreft zowel kilometervergoeding als gemaakte redelijke verblijfkosten conform de regeling rechtspositie wethouders of burgemeester. De secretaresse van de betreffende bestuurder brengt per dienstreis de kilometers in in het declaratiesysteem met een omschrijving van de exacte plaats waar naar toe is gereisd op basis van route net / auto / optimaal al dan niet in combinatie met gemaakte verblijfkosten. De bestuurder accordeert de declaratie en wijzigt deze als het werkelijke kilometeraantal afwijkt en geeft in de omschrijving aan wat de reden is van de afwijking van het kilometeraantal routenet. 6. Voor het aannemelijk maken ten behoeve van de accountant of de dienstreis is gemaakt, is de digitale agenda van de betreffende bestuurder leidend. Deze agenda wordt gedurende drie jaar na ommekomst van het kalenderjaar, waarin de dienstreis is gemaakt, bewaard. De secretaresse verwerkt in de agenda van de bestuurder welke afspraken daadwerkelijk zijn bijgewoond en als die op een andere plaats wordt gehouden door middel van welk vervoer de bestuurder daar naar toe is gereisd (fiets, eigen auto, taxi etc). 7. Kosten in verband met reiskosten woon-werkverkeer worden niet gedeclareerd. Hetzij omdat er geen recht op vergoeding is hetzij omdat dit wordt uitbetaald als vaste vergoeding met ontheffing woonplaatsvereiste gemeenteraad. Extra terugkomen tijdens vakanties wordt gezien als dienstreis en mag wel gedeclareerd worden (zie punt 5). 8. Kosten in verband met scholing, die door de bestuurder zijn gemaakt, kunnen ten laste van de gemeente worden gebracht, mits vooraf door het college is ingestemd met aanvraag voor deelname aan scholing (bij aanvraag kostenspecificatie + inhoudelijke informatie). Bij voorkeur wordt de factuur rechtstreeks door de gemeente betaald. In situaties waarin dit niet mogelijk is, dient het betreffende collegelid een declaratie in. 9. Redelijke kosten van maaltijden + consumpties kunnen worden gedeclareerd indien er sprake is van meer dan bijkomstig zakelijk karakter. Dit kunnen bijv. maaltijden zijn tijdens zakelijke bespreking met externe relaties buiten het stadhuiskwartier of in het bedrijfsrestaurant. Indien voorafgaand aan een avondvergadering niet thuis gegeten kan worden, kan eveneens een maaltijd worden gedeclareerd. Bij beide declaraties zijn de bedragen, genoemd in de reisregeling binnenland richtinggevend (per 1/1/2016: lunch 14,62, diner 22,12). In de omschrijving bij de declaratie wordt vermeld: Naam bestuurder Aantal personen in totaal

5 ."..~gemeente Deventer Korte duiding van de zaak in welk kader de maaltijd wordt genuttigd. Aldus besloten in de vergadering van 28 juni 2016 Burgemeester en wethouders van Deventer de secretaris, ~ti gemeester,

6