Werkkostenregeling. Versie Postbus AX Amersfoort t e.

Transcriptie

1 Werkkostenregeling Versie Postbus AX Amersfoort t e. 1

2 Inhoud Inhoud... 2 Inleiding... 3 Wat is de werkkostenregeling... 3 Waarom gebruikmaken van de werkkostenregeling... 3 Regels rond vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen... 4 Wat vergoedt voor haar medewerkers... 4 Gerichte vrijstellingen... 4 Vergoedingen in de vrije ruimte:... 4 Cafetariamodel... 5 Financiële analyse... 5 Hoe worden vergoedingen ter beschikking gesteld... 5 Contributie vakbond... 5 Dienstreizen... 5 Uitruil fiscaal saldo reiskosten... 6 Personeelsactiviteit op externe locatie (ook het etentje met het team en borrel op vrijdag)... 6 Aanschaf fiets... 6 Representatiekosten voor interne relaties... 6 Vergoeding VOG... 6 Studiedag (extern)... 6 Studiekosten, cursussen, vakliteratuur e.d Verhuiskosten... 6 Jubileumuitkering... 7 Telefoon... 7 ipad, notebook of laptop

3 Inleiding De werkkostenregeling is verplicht voor alle organisatie binnen Nederland. De verplichte invoerdatum is In deze notitie een uitleg over de regeling en een weergave van de onderdelen die in de werkkostenregeling onderbrengt. Wat is de werkkostenregeling De werkkostenregeling stelt een werkgever in staat om aan zijn medewerkers een belastingvrije vergoeding ter beschikking te stellen. In een schema wordt dat als volgt weergegeven: Vergoeding voor werk Belast loon Eindheffingsloon Max. 1,2% van totale loonsom Vrije ruimte Gerichte vrijstellingen Bijvoorbeeld: - fietsplan - uitruil dienstreizen - vakbondsvergoeding - vergoeding VOG - abonnement BCA - personeelsuitjes - kerstpakket Bijvoorbeeld: - reiskosten - verhuiskosten - studiedagen - nascholingskosten Waarom gebruikmaken van de werkkostenregeling Ieder jaar stellen we de werkkostenregeling opnieuw vast. De nu voorliggende regeling geldt vanaf en is voor één kalenderjaar vastgesteld. In deze notitie wordt beschreven welke vergoedingen binnen de WKR vallen en wanneer en op welke wijze een medewerker gebruik kan maken van deze regeling. Door de werkkostenregeling maakt gebruik van een vrije ruimte van 1,2% van het fiscaal loon. Over deze vrije ruimte wordt geen loonbelasting en eindheffing betaald. Overschrijding van de 1,2% grens leidt tot een eindheffing van 80% over het meerdere, het is dus van belang de uitgaven te blijven bewaken. De analyses die we in ons systeem voor personeelsadministratie kunnen maken geeft continue zicht op de voortgang van de uitgaven. Met het juist uitvoeren van de werkkostenregeling voldoen we aan de voorwaarden van een goede salarisadministratie, vooral met betrekking tot individuele vergoedingen. 3

4 Regels rond vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen De belastingwetgeving maakt onderscheid in een aantal manieren van vergoeden: - Vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen: in de nieuwe regelgeving is dit gelijkgesteld, dus zaken die in de oude regeling alleen ter beschikking mochten worden gesteld, mogen nu ook worden vergoed. Deze kunnen allen in de vrije ruimte worden ondergebracht. - Gerichte vrijstelling. In de nieuwe regeling geldt deze vrijstelling onder andere voor een aantal noodzakelijke voorzieningen - Voorzieningen op de werkplek, deze worden als nihil waardering opgenomen in de WKR. Voorwaarde is dat deze op de werkplek worden gebruikt of verbruikt (bv consumpties op de werkplek) deze hoeven niet in de WKR administratie te worden verwerkt. - Wat vergoedt voor haar medewerkers Gerichte vrijstellingen: Deze worden onbelast vergoed en vallen derhalve niet in de Werkkostenregeling: Vergoeding Beschikbaar Valt onder Hoe aanvragen voor Verhuisvergoeding medewerkers Gerichte vrijstelling Declaratieformulier Studie medewerkers Conform afspraken met leidinggevende Overeenkomst tegemoetkoming studiekosten Declaratieformulier Overeenkomst Dienstreizen medewerkers Gerichte vrijstelling voor Telefoon directie en staf Gerichte vrijstelling noodzakelijkheidscriterium ipad/computer directie en staf Gerichte vrijstelling Overeenkomst noodzakelijkheidscriterium Jubileum gratificatie medewerkers Onbelast Studiedagen (ook extern) medewerkers Gerichte vijstelling Inclusief kosten voor catering Vergoedingen in de vrije ruimte: Vergoeding Beschikbaar Valt onder Hoe aanvragen voor Vergoeding VOG medewerkers Werkkostenregeling Declaratieformulier Representatiekosten voor medewerkers Werkkostenregeling Bij bedragen > 25 interne relaties afspraken Personeelsactiviteit op medewerkers Werkkostenregeling externe locatie Abonnement BCA medewerkers Werkkostenregeling Verstrekt aan alle medewerkers Kerstpakket medewerkers Werkkostenregeling Verstrekt aan alle medewerkers Telefoon bouwteamleiders Werkkostenregeling In overleg met directie ipad/computer bouwteamleiders Werkkostenregeling In overleg met directie 4

5 Cafetariamodel Daarnaast introduceerde in de Werkkostenregeling 2015 een cafetariamodel waarin de medewerker een persoonlijk keuze kan maken om bepaalde zaken uit te ruilen tegen vakantiegeld of eindejaarsuitkering. Door deze uitruil heeft de medewerker fiscaal voordeel. De regeling wordt in 2017 ongewijzigd voortgezet Vergoeding Beschikbaar voor Valt onder Vakbondscontributie medewerkers Werkkostenregeling Fietsplan medewerkers Werkkostenregeling afspraken Uitruil fiscaal saldo medewerkers Conform reiskosten belastingwetgeving Hoe aanvragen vakbond Financiële analyse Om te berekenen of binnen de 1,2% vrije ruimte zal blijven is de volgende analyse opgesteld. Deze analyse is gebaseerd op de kosten die in 2016 onder de WKR zijn gebracht. Variabelen (w erkelijk) Percentage WKR 1,20% Huidige jaar 2016 Periodetabel Maand Huidige periode 2016 Grondslag WKR-budget Reeds uitgegeven Ruimte Betaalde eindheffing 0 Voor het kalenderjaar 2018 verwachten we een hogere deelname aan het fietsplan, omdat 3 jaar geleden veel medewerkers een fiets hebben aangeschaft met het fietsplan. De regeling geeft ruimte om hier eens in de 3 jaar gebruik van te maken. Hoe worden vergoedingen ter beschikking gesteld Contributie vakbond Een vergoeding voor de contributie van een vakbond hoort niet tot het loon. Hiervoor vult de medewerker een declaratieformulier in dat door de vakbond ter beschikking wordt gesteld. Dit formulier dient uiterlijk 30 november van het boekjaar te zijn ingeleverd bij de personeelsadministratie. Dienstreizen Een medewerker heeft recht op 0,28 per kilometer. Daarvan zijn 0,19 vrijgesteld van belasting, de overige 0,09 wordt belast uitbetaald. Om in aanmerking te komen voor vergoeding dienstreizen vult de medewerker een declaratieformulier in dat voor akkoord wordt ondertekend door de leidinggevende. Na inzenden wordt de declaratie verwerkt in de eerstvolgende salarisbetaling. 5

6 Uitruil fiscaal saldo reiskosten hanteert de mogelijkheid om gebruik te maken van de fiscale ruimte in het jaarsalaris van medewerkers voor de uitruil fiscaal saldo reiskosten. Kort gezegd heeft de medewerker hierdoor fiscaal voordeel bij zijn eindejaarsuitkering. De medewerker die gebruik wil maken van dit fiscaal voordeel, vult in november het formulier uitruil fiscaal saldo reiskosten in dat door wordt verstrekt. Personeelsactiviteit op externe locatie (ook het etentje met het team en borrel op vrijdag) Personeelsfeesten en overige activiteiten die niet op school plaatsvinden, vallen in de WKR als de kosten per werknemer niet hoger zijn dan 454 per kalenderjaar. Deelname moet openstaan voor tenminste driekwart van de werknemers. (of voor tenminste driekwart van een locatie). Deze kosten worden door de school betaald en door de administratie op de juiste grootboekrekening geboekt. Aanschaf fiets kiest ervoor om de fietsplan regeling voor woon-werkverkeer te blijven hanteren. Dit belastingvoordeel valt in de vrije ruimte. Dit voordeel wordt, binnen de 1,2% vrije ruimte, niet belast. Voor het fietsplan is in de digitale boekenkast van de procedure en zijn de aanvraagformulieren te vinden. Nog even op een rijtje: De fiets dient door de medewerker zelf aangeschaft en betaald te worden Op het formulier dient te worden aangeven op welke wijze men een deel weer terug wil/kan ontvangen, dit deel wordt via het brutosalaris verwerkt. Het maximale bedrag voor het fietsplan van is 500 Een medewerker kan eens in de 3 jaar gebruik maken van het fietsplan Representatiekosten voor interne relaties Kleine geschenken die worden gegeven in een situatie waarin het gebruikelijk is dat anderen ook iets aan de werknemer geven, bijvoorbeeld verjaardag of geboorte van een baby en met een waarde lager dan 25 vallen buiten de WKR, deze geschenken worden niet als loon gezien. Dit mag dan echter geen geld of waardebon zijn, dus een boekenbon valt wel in de WKR. Vergoeding VOG Bij een eerste aanstelling dient de medewerker een VOG te overleggen. De kosten die voor deze verklaring worden gemaakt kunnen worden gedeclareerd bij de werkgever en vallen onder de WKR. De uitbetaling vindt plaats na ontvangst van de declaratie via InSite of via het declaratieformulier. Studiedag (extern) De kosten van een studiedag op een andere locatie dan de school valt onder de gerichte vrijstelling. Deze worden door de school vergoed en vallen niet in de WKR. Studiekosten, cursussen, vakliteratuur e.d. Voor zover er sprake is van beroepskosten vallen deze vergoedingen niet in de WKR en is er sprake van een netto vergoeding voor de medewerker. Verhuiskosten In de CAO-PO art. 7.1 is de regeling voor verhuisvergoeding beschreven. Deze vergoeding valt niet in de WKR en wordt netto uitbetaald aan de medewerker. De medewerker dient hiervoor binnen 6 maanden na de verhuizing een schriftelijk verzoek in te dienen bij de werkgever. 6

7 Jubileumuitkering In de CAO-PO art staat de regeling jubileumgratificatie beschreven. De uitkering valt niet in de WKR en wordt netto uitbetaald aan de medewerker. De medewerker dient zelf een aanvraag in te sturen voor de jubileumgratificatie. Het formulier daarvoor staat in de boekenkast op de website van. Telefoon Omdat er sprake is van het noodzakelijkheidscriterium, de werkgever acht de telefoon noodzakelijk in het kader van de bedrijfsvoering, kan deze zonder rekening te houden met fiscaal voordeel voor de medewerker worden verstrekt of ter beschikking gesteld. Voor directeuren en stafmedewerkers stelt eventueel een mobiele telefoon ter beschikking. Hiervoor kan de betrokkene overleg voeren met René van den Broek. De betrokkene ondertekent een gebruikersovereenkomst. ipad, notebook of laptop Omdat er sprake is van het noodzakelijkheidscriterium, de werkgever acht de ipad, notebook of laptop noodzakelijk in het kader van de bedrijfsvoering, kan deze zonder rekening te houden met fiscaal voordeel voor de medewerker worden verstrekt of ter beschikking gesteld. Voor directeuren en stafmedewerkers stelt een ipad, notebook of laptop ter beschikking. Hiervoor ondertekent de betrokkene een gebruikersovereenkomst. 7