ONTWIKKELINGEN IN DE WERKKOSTENREGELING

Transcriptie

1 Sinds 1 januari 2015 is de werkkostenregeling definitief ingevoerd, maar zijn er nog steeds veel vragen vanuit de praktijk. Hoe zat de Werkkostenregeling ook al weer in elkaar? De vrije wordt bepaald aan de hand van het totale fiscaal loon (loon waarover loonheffing betaald moet worden). Van dit fiscaal loon mag 1,2% gebruikt worden om onbelaste zaken aan het personeel te verstrekken en/of vergoeden. Hieronder is ter opfrissing nog even kort schematisch weergegeven hoe de werkkostenregeling werkt. Schematische weergave Werkkostenregeling: Fiscaal loon Loon in geld (salaris). Dit dient als basis voor de berekening van de vrije. Normale loonheffing 1,2 % van het fiscale loon: De Vrije Ruimte Alles wat ook als loon gezien wordt, zoals personeelsuitjes, kerstpakket, fiets van de zaak etc. GEEN loonheffing (indien binnen de vrije ) Buiten de vrije Alles wat ook als loon gezien wordt (personeelsuitjes, kerstpakket, fiets v/d zaak etc.), maar niet meer in de vrije valt 80% loonheffing achteraf (indien boven de vrije ) Gerichte Vrijstelling of Nihilwaardering Kosten gaan niet ten koste van de vrije GEEN loonheffing Personeelsactiviteiten waar is dat feestje? Er is de afgelopen maanden veel discussie ontstaan onder andere over de belastbaarheid van personeelsactiviteiten na toepassing van de werkkostenregeling. De Belastingdienst heeft aangegeven hoe om te gaan met feesten/bijeenkomsten. De belangrijkste hoofdlijnen zijn:

2 Bijkomstig zakelijk personeelsevenement op kantoor Bijkomstig zakelijk personeelsevenement op externe locatie reiskosten vergoeding in de vrije vergoeding in de vrije koffie met gebak, drankje met bitter- garnituur nihilwaardering bij verstrekking Overwegend zakelijk personeelsevenement (ongeacht locatie) werkelijke ov-kosten of 0,19 per kilometer tijdelijke verblijfskosten onderdeel met voor- namelijk amusements- waarde onderdeel met zakelijk karakter ontbijt, lunch en/of diner overnachting congressen/opleidingen normbedrag in de vrije ( 3,20) congressen/opleidingen congressen/opleidingen tijdelijke verblijfskosten tijdelijke verblijfskosten Om te voorkomen dat de waarde van bepaalde voorzieningen die op de werkplek ter beschikking worden gesteld in de vrije valt, is een aantal voorzieningen op nihil gewaardeerd. Deze nihilwaarderingen gaan dus ook niet ten koste van uw vrije. De nihilwaarderingen gelden alleen voor loon in natura, niet voor vergoedingen in geld. Gerichte vrijstellingen zijn sowieso onbelast. Deze kosten vallen buiten het bereik van de werkkostenregeling. Het gaat dan om vergoedingen, zoals bijvoorbeeld reiskostenvergoeding tot 0,19 per kilometer en studiekosten. Ter verduidelijking volgen een aantal voorbeelden uit de praktijk. Voorbeeld: De studiedag: Werkgever A heeft besloten haar werknemers bij te scholen middels een studiedag op een externe locatie op de Hoge Veluwe. Tijdens de studiedag wordt bij aanvang koffie en gebak geserveerd en in de middag wordt een lunch verstrekt aan de deelnemers. De studiedag wordt die avond afgesloten met een bezoek aan een musical. Voorafgaand vindt nog een etentje plaats met alle medewerkers. Voor de werkkostenregeling geldt dat: de studiedag (scholing) wordt gezien als een evenement dat overwegend zakelijk is. Deze kosten zijn derhalve gericht vrijgesteld; de koffie met gebak en de lunch die verstrekt worden tijdens de studiedag zijn gericht vrijgesteld. De koffie met gebak en de lunch zijn immers onlosmakelijk verbonden met de studiedag welke overwegend zakelijk is; het etentje en het bezoek aan de musical zijn niet zakelijk. Deze kosten zijn loon voor de werknemers. Dit loon kan worden ondergebracht in de vrije ; de reiskosten vallen deels in de vrije (het niet zakelijk deel) en zijn deels vrijgesteld (zakelijk deel). De totale reiskosten van en naar de locatie zullen dus uitgesplitst moeten worden.

3 Voorbeeld : de nieuwjaarsreceptie op de bedrijfslocatie versus horecagelegenheid: Werkgever B heeft begin januari een nieuwjaarsreceptie voor haar medewerkers georganiseerd. Er worden champagne en hapjes geserveerd. De receptie vindt plaats in de bedrijfshal van de onderneming. De kosten voor de receptie, de champagne en hapjes, worden gezien als kleine verstrekkingen van consumpties. Deze kosten vallen in principe wel in de vrije, maar worden uiteindelijk nihil gewaardeerd. Zij hebben dus geen effect op de vrije. Als de receptie had plaatsgevonden in een horeca aangelegenheid (externe locatie) dan zouden alle kosten wel volledig ten laste van de vrije gebracht moeten worden. Vrijstelling voor werkplekvoorzieningen Sinds 1 januari 2015 maakt het voor de fiscale behandeling van sommige werkplekvoorzieningen niet meer uit of de werkgever ze vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt. Er geldt hiervoor een gerichte vrijstelling: Arbo voorzieningen op de werkplek (bijvoorbeeld veiligheidsbril); hulpmiddelen die ook gedeeltelijk buiten de werkplek gebruikt worden en die 90% of meer zakelijk gebruikt worden; Arbo voorzieningen buiten de werkplek (bijvoorbeeld medische keuring). Maaltijden op de werkplek Als een werknemer een maaltijd verstrekt of vergoed krijgt van de werkgever dan vormt deze geen loon als er sprake is van een meer dan bijkomstig zakelijk karakter. op de wijze waarop een werkgever het aantal belaste maaltijden moet tellen is naar voren gekomen dat er eventueel gebruik gemaakt mag worden van de 214 werkdagen regeling die ook gehanteerd wordt voor reiskosten; bij een op de werkplek genoten maaltijd wordt het loonvoordeel altijd gesteld op 3,20 (minus de eigen bijdrage van de werknemer). Ook al zijn de werkelijke kosten lager dan 3,20 dan dient er toch 3,20 te worden bijgeteld. Het blijkt in elk geval dat de Belastingdienst het voornemen heeft niet soepel om te gaan met de wijze van loonbepaling bij maaltijden. Het is aan te bevelen na te gaan welk effect het vorenstaande heeft op een bedrijfskantine en de maaltijden die aan de werknemers verstrekt worden. Daarnaast zijn wellicht praktische afspraken te maken met de Belastingdienst.

4 Geschenken met ideële waarde is gewoon loon! Onder het oude regime voor vergoedingen en verstrekkingen werden geschenken met een ideële waarde niet als loon behandeld (bijvoorbeeld een vulpen). De werkkostenregeling kent geen aparte regeling voor geschenken met een ideële waarde. Dit betekent dat zulke geschenken alleen voor de werknemer onbelast gegeven kunnen worden als deze ten laste van de vrije komen. Er zijn nog enkele specifieke omstandigheden te bedenken waarin deze geschenken niet van de vrije snoepen. Daarvan is sprake als de werkgever het geschenk onder de regeling voor dienst-tijduitkeringen kan laten vallen of het geschenk als voordeel buiten de dienstbetrekking aangemerkt kan worden. Het noodzakelijkheidscriterium Algemeen Nieuw per 2015 in de werkkostenregeling is de gerichte vrijstelling van het noodzakelijkheidscriterium. Door deze vrijstelling kan aan werknemers de gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen, die nodig zijn voor het werk, onbelast vergoedt, verstrekt of ter beschikking worden gesteld. Er gelden diverse voorwaarden wil de werkgever de gerichte vrijstelling kunnen toepassen: 1. het gaan om gereedschappen en ICT middelen; 2. de middelen moeten redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden; 3. teruggeven of vergoeden: zodra de middelen niet langer noodzakelijk zijn, moet de werknemer ze teruggeven of de restwaarde vergoeden aan de werkgever; 4. kosten van de middelen zijn voor de werkgever. De kosten mogen niet (deels) doorberekend worden aan de werknemer; 5. de betreffende middelen moeten zijn aangewezen als eindheffingsloon. Vaste telefoon thuis is niet onbelast! Als een werknemer geregeld thuiswerkt en daarbij ook telefonisch bereikbaar moet zijn dan kan de werkgever ervoor kiezen om een telefoonabonnement aan de werknemer te vergoeden. Daarbij moet wel in ogenschouw genomen worden dat het wel mogelijk is onbelast een mobiele telefoon te verstrekken voor thuiswerk, maar geen vaste telefoonlijn. Het noodzakelijkheidscriterium geldt alleen voor de mobiele communicatiemiddelen en bijbehorende apparatuur, zoals bijvoorbeeld printers, desktops, laptops, tablets, mobiele telefoons, smartphones, sim-kaarten, dongels en dus ook abonnementen voor internet en mobiele telefonie en software. Een vaste telefoonlijn valt hier dus niet onder. Als de werkgever deze kosten van de thuis-werkplek vergoedt, dan moeten de kosten belast worden bij de werknemer of ten laste van de vrije gebracht worden.

5 Als het oplaadpuntje bij het paaltje komt de oplaadpaal in de werkkostenregeling Als werknemers een elektrische auto hebben, moeten ze die ook opladen. De vraag daarbij is wel of de werkgever de benodigde laadpaal, elektriciteit en bijvoorbeeld het aanleggen van een extra groep in de meterkast onbelast voor de werknemer mag regelen. Waar hangt dit precies van af? Bij een auto van de zaak Het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van de laadpaal en de verbruikte elektriciteit mag de werkgever onbelast vergoeden of voor haar rekening nemen. Het maakt immers deel uit van de terbeschikkingstelling van de auto van de zaak. Dit geldt zowel op de werkplek als op een externe locatie (zoals een parkeergarage) en bij de werknemer thuis. De elektriciteit die de werknemer nodig heeft om de auto op te laden mag de werknemer declareren bij de werkgever (intermediaire kosten). Bij een eigen auto Laadt een werknemer thuis, op de werkplek of op een externe locatie zijn auto op, dan kan de werkgever onder voorwaarden maximaal 0,19 per zakelijke kilometer onbelast vergoeden. Ook de aanschafkosten van de laadpaal en kosten voor aanpassing van de meterkast zijn bij deze 0,19 inbegrepen als de laadpaal bij de werknemer thuis geplaats wordt. De laadpaal op de werkplek, door de werkgever geplaatst, leidt op zichzelf niet tot een voordeel voor de werknemer. De kosten hiervan mag de werkgever zonder gevolgen voor het loon voor haar rekening nemen. Bonusvoordeel bij de BD? Bonus tot past in vrije werkkostenregeling De regels die toegepast moeten worden bij de toekenning van een bonus zijn nog niet geheel uitgekristalliseerd. Inmiddels is het wel bekend dat een werkgever bonussen tot een bedrag van in de vrije mag onderbrengen. Er zullen strengere regels komen voor het toekennen van een bonus. Met deze regels wil Staatssecretaris Wiebes van Financiën voorkomen dat ondernemingen de vrije van de WKR misbruiken. Als een vergoeding of verstrekking ondergebracht wordt in de vrije, moet er voldaan zijn aan de gebruikelijkheidstoets. Als het bedrag niet groter is dan toetst de Belastingdienst toetst niet of de bonus gebruikelijk is.

6 Korting op producten uit eigen bedrijf is onder voorwaarden vrijgesteld Voor korting op producten uit eigen bedrijf geldt vanaf 2015 een gerichte vrijstelling. Als de werkgever een korting of vergoeding geeft aan de werknemer bij de aankoop van producten uit eigen bedrijf, dan is dit onder de volgende voorwaarden gericht vrijgesteld: de producten zijn niet branchevreemd; de korting of vergoeding is per product maximaal 20% van de waarde van dat product in het economische verkeer; de kortingen of vergoedingen bedragen in 2015 samen niet meer dan 500. Komt men boven het maximum van 500 uit, dan kan het deel dat uitkomt boven het maximum aangewezen worden als eindheffingsloon. Komt men niet boven het maximum van 500 uit, dan mag het niet gebruikte deel van de vrijstelling niet doorgeschoven worden naar een volgend jaar. Wenst u naar aanleiding van bovenstaande een persoonlijk gesprek of heeft u vragen, neemt u dan contact op met uw HLB-adviseur of L.A. (Leo) Huisman of J.M.L.R. (Jenny) Roest RB van kantoor Rotterdam. l.huisman@hlb-denhartog.nl j.roest@hlb-denhartog.nl Telefoon: