Kostenvergoedingen Training on the job

Transcriptie

1 Kostenvergoedingen Training on the job

2 Programma Werkkostenregeling Jaarlijks afrekensysteem Aanwijzen Eisen administratie

3 Werkkostenregeling

4 Werkkostenregeling: indeling loon Geen loon Geen belast loon Altijd loon van de werknemer Eindheffingsloon: Loon dat niet ten koste gaat van de vrije ruimte Loon dat in de vrije ruimte valt

5 Geen (belast) loon Geen loon: voordelen buiten de dienstbetrekking vergoedingen voor intermediaire kosten Geen belast loon: vrijgestelde aanspraken, uitkeringen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen (vrijgesteld loon) verstrekkingen en terbeschikkingstellingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage van ten minste de (factuur)waarde betaalt Nihilwaarderingen gerichte vrijstellingen (met uitzondering van het bovenmatige deel)

6 Vrijgesteld loon Vrijgestelde aanspraken: Pensioen, vroegpensioen Sociale verzekeringen Eenmalige uitkering bij ontslag Vrijgestelde uitkeringen: Diensttijduitkering Overlijdensuitkering Vergoedingen en verstrekkingen wegens schade aan of verlies van persoonlijke zaken van werknemer

7 Nihilwaarderingen voorzieningen op de werkplek, zoals een bureau of een kopieermachine consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd ter beschikking gestelde werkkleding het rentevoordeel van een personeelslening voor een fiets ter beschikking gestelde ov-abonnementen als deze ook voor het werk wordt gebruikt de waarde van huisvesting en inwoning (inclusief verstrekte energie, water en bewassing) die werkgever op de werkplek ter beschikking stelt voor de vervulling van de dienstbetrekking voorzieningen in de werkruimte thuis

8 Gerichte vrijstellingen Er zijn gerichte vrijstellingen voor het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van: vervoer tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking, zoals overnachtingen tijdens dienstreizen en maaltijden cursussen, congressen, vakliteratuur, studie en dergelijke zakelijke maaltijden verhuizingen extraterritoriale kosten gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als deze voldoen aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium korting op producten uit eigen bedrijf arbovoorzieningen en hulpmiddelen

9 Altijd loon van de werknemer loon dat niet is aangewezen als eindheffingsloon auto van de zaak (dienst)woning vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor criminele activiteiten deel van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen dat uitkomt boven de 30%- grens (gebruikelijkheidstoets) vergoedingen voor een boete loon uit vroegere dienstbetrekking het rentevoordeel en de kosten van een personeelslening voor een eigen woning

10 Gebruikelijkheidstoets Beoordeling: de soort vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen en de waarde ervan de hoogte van de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen wie de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen krijgen de vraag of tariefsvoordeel een doorslaggevende rol speelt bij de aanwijzing als eindheffingsloon Doelmatigheidstoets: maximaal per persoon per jaar is gebruikelijk

11 Eindheffingsloon Vrije ruimte: 1,2% van het totale fiscale loon Boven vrije ruimte: 80% eindheffing Loon dat niet ten koste gaat van de vrije ruimte: Loon dat is aangewezen als eindheffingsloon en dat gericht is vrijgesteld Loon dat wel ten koste gaat van de vrije ruimte: al het andere loon dat is aangewezen als eindheffingsloon, zoals kerstpakketten, fiets van de zaak, vakbondscontributie en externe feesten de volgende 2 verstrekkingen aan postactieve werknemers: vergoedingen voor de aanschaf van producten uit eigen bedrijf verstrekkingen die werkgever ook aan actieve werknemers geeft, zoals een kerstpakket

12 Vrije ruimte en eindheffing Jaarlijks afrekensysteem Jaarlijkse afrekensystematiek: Werkgever mag één keer per jaar vaststellen of er eindheffing moet worden afgedragen Afrekenen na afloop van het kalenderjaar, na de laatste loonrun Bij overschrijding van de vrije ruimte: De verschuldigde eindheffing uiterlijk in het eerste aangiftetijdvak van het volgende jaar aangeven; mag dus ook al eerder Bij einde van de inhoudingsplicht gedurende het kalenderjaar: eindheffing afdragen in het tijdvak van beëindiging Concernregeling In LA of FA

13 Betalingen die geen loon zijn De poort van het loonbegrip Intermediaire betalingen Vrijgesteld loon en gerichte vrijstelling en Verplicht tot het loon te rekenen Eindheffingsloon 80% eindheffing Vrije ruimte: 1,2% van de loonsom van inhoudingsplichtige

14 Aanwijzen (1) Bij elk beloningsbestanddeel keuze maken: Loon van de werknemer: salarisstrook Eindheffingsloon: toegang tot de gerichte vrijstellingen en vrije ruimte Wanneer keuze maken? Werkgever hoeft geen keuze te maken: bij verplicht loon van werknemer bij verplicht eindheffingsloon Zonder aanwijzen geen vrijstelling! Dus eerst aanwijzen en dan vrijstellen!

15 Aanwijzen (2) Hoofdregel: Loon is in eerste instantie loon van de werknemer Door het loon aan te wijzen als eindheffingsloon verandert het karakter van het loon

16 Eisen administratie (1) Hoe aanwijzen? Vrije bewijsleer: de werkgever moet aannemelijk maken dat hij heeft aangewezen Gerichte vrijstellingen zal werkgever willen aanwijzen: alles wat gericht vrijgesteld is wijzen wij aan als eindheffingsloon in personeelshandboek of bij SA Voor vergoedingen en verstrekkingen die het budget wel vullen, zoals kerstpakketten, externe feesten, belaste kostenvergoedingen: Specifieke aanwijzing in grootboekadministratie of Notitie: Voor het komende jaar merken wij cadeautjes aan werknemers, kerstpakketten, externe feesten, etc. aan als eindheffingsloon

17 Eisen administratie (2) Voor de eindheffing werkkostenregeling moet u het volgende in uw administratie bijhouden: alle loonbestanddelen die u aanwijst als eindheffingsloon; op collectief niveau gerichte vrijstellingen die u hebt aangewezen als eindheffingsloon; per werknemer de berekening van de eindheffing als u boven de vrije ruimte uitkomt Voor gerichte vrijstellingen geldt: Dat werkgever moet kunnen bewijzen dat aan de voorwaarden van de vrijstelling is voldaan

18 Inrichten van uw administratie Wie voert de regie? Vanuit de grootboekadministratie of vanuit de salarisadministratie? Aanpassingen in zowel de financiële administratie als de salarisadministratie zijn noodzakelijk! Beoordelen van facturen of betalingen; voorbeeld: factuur van een bloemist? factuur of betaling in de personele sfeer? loon of (gerichte) vrijstelling? eindheffingsloon of werknemersloon?

19 Inrichten financiële administratie Inrichten financiële administratie grootboekadministratie subregels kostenplaatsen tussenrekeningen codering van de boekingsregel

20 Coderen Coderen: bij de individuele boekingsregel een WKRcode meegeven Voorbeeld coderen: Code 0: geen vergoeding of verstrekking aan werknemer Code 1: geen loon (betaling uit andere hoofde of intermediair kosten) Code 2: individueel loon van werknemer Code 3: eindheffingsloon - gerichte vrijstellingen Code 4: eindheffingsloon - in vrije ruimte

21 Overige aandachtspunten Bedragen inclusief BTW in vrije ruimte: Afspraak met Belastingdienst over gemiddeld Btw-tarief Creditcard: uitgaven uiteen rafelen Eigen bijdrage van de werknemer: netto of vanuit bruto loon

22 Inrichten salarisadministratie (1) Welke vergoedingen vullen de vrije ruimte; bijvoorbeeld: Vakbondscontributie Vergoeding fiets Welke vergoedingen zijn gericht vrijgesteld; bijvoorbeeld: Reiskostenvergoeding Studiekosten Welke looncodes worden hiervoor gebruikt en zijn de juiste grootboekrekeningen gekoppeld

23 Inrichten salarisadministratie (2) Hoe worden vergoedingen nu verwerkt: Belaste vergoedingen Gebruteerde vergoedingen Splitsen van de vaste kostenvergoeding Verwerken van de loonjournaalpost in uw financiële administratie