Special Werkkostenregeling 2015

Transcriptie

1 Special Werkkostenregeling 2015 Audit І Tax І Advisory

2 Werkkostenregeling 2015 Inhoudsopgave 1. Inleiding 2 2. Categorieën kosten 2 3. Indeling 3 4. De vrije ruimte 4 5. Arbeidsrechtelijke consequenties 5 6. Hoe nu verder? 5 Bijlagen Crowe Horwath Accountancy & Belastingadvies Amsterdam Postbus BD Amsterdam T: F: Rotterdam Postbus AH Rotterdam T: F: Nijmegen Postbus AL Nijmegen T: F: E: info@crowehorwath.nl I: Hoewel bij de samenstelling van deze nieuwsbrief de uiterste zorg is nagestreefd, wordt geen aansprakelijkheid aanvaard voor onvolledigheden of onjuistheden. Vanwege het brede en algemene kader van deze nieuwsbrief, is het niet bedoeld om alle informatie te verschaffen die noodzakelijk is voor het nemen van financiële beslissingen. 1

3 1. Inleiding Per 1 januari 2011 is de zogenoemde werkkostenregeling ingevoerd. Deze regeling vervangt het oude systeem van onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. De doelstelling van de werkkostenregeling is dat het geven van vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers sterk vereenvoudigd wordt. Tot en met 2014 bestaan de werkkostenregeling en het oude systeem naast elkaar. De werkgever kon hierdoor kiezen in welk jaar de overgang naar de werkkostenregeling werd gemaakt. Vanaf 1 januari 2015 wordt de werkkostenregeling voor alle werkgevers in Nederland verplicht. Kort gezegd betekent het dat u 1,2% van de loonsom van uw bedrijf onbelast aan vergoedingen en verstrekkingen mag geven (de vrije ruimte). U mag dit totale bedrag in principe zelf onder de werknemers verdelen. Alle vergoedingen en verstrekkingen die u in één jaar geeft worden bij elkaar opgeteld. Wordt er meer vergoed en verstrekt dan de vrije ruimte toelaat, dan is het meerdere belast met 80% eindheffing. Deze 80% komt bovenop het bedrag van de vergoeding of verstrekking en moet u als werkgever betalen. Voorbeeld: U hebt binnen uw bedrijf een loonsom van Uw vrije ruimte bedraagt Is de waarde van de vergoedingen en verstrekkingen minder dan dan zijn deze vrij. Is de waarde van de vergoedingen en verstrekkingen hoger dan 8.400, dan betaalt u 80% eindheffing over het meerdere. Met de komst van de werkkostenregeling verdwijnen de regels met betrekking tot de onbelaste vergoedingen en verstrekkingen uit het oude systeem. Zonder inventarisatie en analyse loopt u het risico dat vergoedingen (achteraf) belast worden tegen 80% eindheffing (eventueel te vermeerderen met een boete). Wij adviseren u alle vergoedingen en verstrekkingen die u aan uw personeel geeft in kaart te brengen en te beoordelen wat wel en wat niet onder de nieuwe regeling valt. Voor deze vergoedingen en verstrekkingen moet u niet alleen aan de onbelaste vergoedingen denken, maar ook aan de belaste vergoedingen. Hierbij kunt u niet alleen uitgaan van uw (salaris)administratie, maar dient u tevens de vergoedingen in aanmerking te nemen die niet in de salarisadministratie zijn opgenomen. 2. Categorieën kosten In beginsel worden alle werkkosten (vergoedingen/ verstrekkingen) als loon gezien voor de toepassing van de werkkostenregeling. En gelden de voornoemde vrije ruimte en 80% eindheffing. De wetgever heeft echter bepaalde categorieën uitgezonderd. Om deze reden is het voor de toepassing van de nieuwe werkkostenregeling van belang dat alle werkkosten gecategoriseerd worden. Hieronder treft u de belangrijkste werkkostencategorieën aan. Voordelen buiten de dienstbetrekking Verstrekkingen die de werkgever doet vanuit een andere hoedanigheid dan werkgever kwalificeren niet als loon. Tot deze categorie behoren bijvoorbeeld (de kosten van) een bloemetje bij ziekte of de rouwkrans bij overlijden. Bij dergelijke verstrekkingen staat de persoonlijke relatie tussen de werkgever en werknemer voorop. Wanneer er onduidelijkheid bestaat over de kwalificatie van een bepaalde verstrekking kan de regeling voor kleine geschenken van de belastingdienst mogelijk uitkomst bieden. Intermediaire kosten Onder intermediaire kosten vallen de kosten die met het personeel samenhangen, maar eigenlijk bij het bedrijf horen. 2

4 Dit zijn bijvoorbeeld kosten die de werkgever aan de werknemer vergoedt die samenhangen met de auto van de zaak (wassen, parkeerkosten), of een zakenlunch of zakendiner. Nihilwaardering Een aantal vergoedingen en verstrekkingen mogen voor de werkkostenregeling op nihil gewaardeerd worden, waardoor deze feitelijk niet de vrije ruimte gebruiken. Hierbij moet u bijvoorbeeld denken aan arbo-voorzieningen, consumpties op de werkplek (geen maaltijd), uniformen en werkkleding (mits voldaan wordt aan specifieke voorwaarden). Gerichte vrijstellingen Voor een aantal zaken is bepaald dat deze belastingvrij vergoed of verstrekt mogen worden. Hieronder vallen onder andere vergoedingen voor zakelijke reizen met eigen vervoer (maximaal 0,19 per kilometer), kosten voor zakelijke reizen met openbaar vervoer, cursussen, congressen e.d. voor zover deze van belang zijn voor het werk en eten en overnachtingen tijdens dienstreizen. De Staatssecretaris van Financiën, Eric Wiebes, heeft onlangs toegezegd dat er vanaf 2015 ook een specifieke vrijstelling komt voor branche-eigen producten (bijvoorbeeld voor personeelskortingen). Beperkt noodzakelijkheidscriterium Een andere toezegging van de staatssecretaris betreft de invoering van het zogenoemde (beperkte) noodzakelijkheidscriterium. Indien een werkgever een bepaalde voorziening in het kader van zijn bedrijfsvoering noodzakelijk acht, mag hij deze onbelast aan zijn werknemer verstrekken. Het noodzakelijkheidscriterium zal (voorlopig) alleen gelden voor gereedschappen en voor computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Indien een werkgever bijvoorbeeld een tablet (I-pad) noodzakelijk acht voor zijn bedrijfsvoering, kan hij deze onbelast aan zijn werknemer verstrekken. Vallen de vergoedingen en verstrekkingen niet onder één van deze categorieën, dan heeft de werkgever de keuze om deze vergoedingen en verstrekkingen aan te merken als individueel loon (belast bij werknemer) of als eindheffingsloon (onbelast indien de zogenaamde vrije ruimte van maximaal 1,2% van de brutoloonsom niet wordt overschreden). Deze keuzemogelijkheid wordt overigens beperkt. Zo is onder andere een auto van de zaak, een dienstwoning of een vergoeding van boetes altijd individueel loon (belast bij werknemer). Tot slot zijn er nog een aantal bijzondere vormen van eindheffingsloon die niet onder de werkkostenregeling vallen en daarmee niet onder de vrije ruimte vallen. Het betreft bijvoorbeeld het privégebruik van doorlopend afwisselend gebruikte bestelauto s, en geschenken en verstrekkingen aan derden. 3. Indeling van de vergoedingen/verstrekkingen aan uw personeel Als u bepaald heeft welke vergoedingen en verstrekkingen u aan uw personeel geeft, dan kunt u ze indelen naar de verschillende soorten kosten. Bepaal per vergoeding en/of verstrekking wat de fiscale kwalificatie binnen de werkkostenregeling is. Vervolgens kunt u de financiële gevolgen van de werkkostenregeling voor uw onderneming inzichtelijk maken (beoordeel of de vrije ruimte toereikend is). In de bijlage 1 treft u een niet-limitatieve opsomming aan van een aantal vergoedingen en verstrekkingen, ingedeeld naar soort. 3

5 Voorbeeld: U hebt 3 werknemers in dienst, deze geeft u jaarlijks de volgende zaken: een personeelsfeest op een externe locatie dat 500 kost; een reiskosten vergoeding à 0,19 per km, totaal 1.200; kerstpakketten ter waarde van 210; internetvergoeding voor internet thuis 420; een telefoon ter waarde van 250 waarvan u vindt dat deze noodzakelijk is voor uw bedrijfsvoering; kleding voor op de werkvloer ter waarde van 200; koffievoorziening op de werkvloer ter waarde van 500. In de vrije ruimte horen de volgende kosten thuis: Personeelsfeest 500 Reiskosten gerichte vrijstelling Kerstpakket 210 Internetvergoeding 420 Telefoon noodzakelijkheidscriterium Kleding (indien privé draagbaar) 200 Koffievoorziening nihilwaardering Totaal In dit voorbeeld valt in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. De vergoedingen en verstrekkingen die binnen de vrije ruimte gegeven worden, moeten apart geadministreerd worden. Als een factuur aanwezig is, mag worden uitgegaan van de factuurwaarde (inclusief btw). Als er geen factuur aanwezig is, geldt de waarde in het economische verkeer. 4. De vrije ruimte Zoals hierboven vermeld heeft de werkgever de keuze om bepaalde vergoedingen en verstrekkingen aan te wijzen als eindheffingsloon. Over het eindheffingsloon is eindheffing verschuldigd voor zover deze het bedrag van de vrije ruimte overschrijdt. Deze vrije ruimte bedraagt 1,2% van de totale loonsom. In principe is dit de loonsom van het jaar waarin de regeling wordt toegepast. De staatssecretaris heeft onlangs in een brief aan de Tweede Kamer aangegeven dat met ingang van 2015 een jaarlijkse afrekensystematiek zal worden ingevoerd. Dat betekent dat werkgevers nog maar één keer per jaar hoeven vast te stellen wat hun verschuldigde belasting in het kader van de werkkostenregeling is. Hierdoor zal het niet meer nodig zijn om per aangiftetijdvak te toetsen of de vrije ruimte wordt overschreden. Dit neemt niet weg dat het van belang is om wijzigingen in de loonsom gedurende het jaar te blijven monitoren, zodat tijdig geanticipeerd kan worden op de (uiteindelijke) hoogte van de vrije ruimte. In dezelfde brief heeft de staatssecretaris aangegeven dat per 1 januari 2015 een concernregeling wordt ingevoerd binnen de werkkostenregeling. Binnen het concern ontstaat dan één generieke vrije ruimte waartoe alle daartoe door de betrokken inhoudingsplichtigen aangewezen vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij kunnen worden vergoed. Dit heeft tot gevolg dat binnen concernverhoudingen niet langer een splitsing hoeft te worden gemaakt. 4

6 Het bedrag van de vrije ruimte mag u naar eigen inzicht verdelen onder de werknemers binnen het bedrijf. Een belangrijke voorwaarde daarbij is dat de vergoeding niet meer dan 30% mag afwijken van wat gebruikelijk is. Bijvoorbeeld een kilometervergoeding voor zakelijke kilometers van 2,50 per kilometer of een kerstpakket ter waarde van is niet gebruikelijk. Overschrijden uw vergoedingen en verstrekkingen de vrije ruimte, dan is het meerdere belast met 80% eindheffing. De eindheffing komt volledig voor rekening van de werkgever. Er zijn geen premies werknemersverzekeringen verschuldigd. Voorbeeld: De loonsom van onderneming C is De vrije ruimte is 1,2% * = Stel dat de waarde van de vergoedingen en verstrekkingen is, dan bedraagt de af te dragen eindheffing 80% * ( ) = Arbeidsrechtelijke consequenties In het kader van de implementatie van de werkkostenregeling is het van belang dat de arbeidsrechtelijke consequenties in kaart worden gebracht. Mogelijk is het raadzaam de arbeidsvoorwaarden aan te passen, wanneer blijkt dat bepaalde contractuele toezeggingen onder de werkkostenregeling niet meer onbelast zijn. Dit speelt met name bij vaste onkostenvergoedingen. Arbeidsvoorwaarden kunnen niet zomaar éénzijdig gewijzigd worden. Mogelijk bent u gebonden aan een CAO die bepaalde vergoedingen kent. Ook als de CAO geen belemmering vormt, moet u voor een wijziging wel toestemming hebben van de werknemers of ondernemingsraad. Vraagt u de toestemming niet, dan kan de werknemer eventueel nakoming van de arbeidsvoorwaarden afdwingen voor de rechter. Stem daarom vooraf de wijzigingen af met uw ondernemingsraad of werknemers. Door tijdig te beoordelen welke consequenties de werkkostenregeling op het gebied van arbeidsrecht heeft, kunt u problemen voorkomen. 6. Hoe nu verder? Wij adviseren u om op korte termijn diverse acties te ondernemen: Nagaan welke financiële consequenties de werkkostenregeling voor uw bedrijf heeft Als uit de berekening volgt dat de waarde van de vergoedingen en verstrekkingen meer is dan 1,2% van de loonsom, dan kunt u mogelijk nog voor 1 januari 2015 acties ondernemen om de financiële gevolgen te beperken. Dit kan eventueel leiden tot een aanpassing van uw arbeidsvoorwaarden. Bepalen hoe om te gaan met vergoedingen en verstrekkingen van nieuw personeel U kunt overwegen om personeel dat u nu in dienst neemt geen vaste vergoedingen en verstrekkingen te geven of alleen onder de voorwaarde dat dit gewijzigd kan worden op het moment dat de werkkostenregeling toegepast gaat worden. Voorbereidingen treffen in uw financiële- en loonadministratie Toepassing van de werkkostenregeling heeft tot gevolg dat uw financiële administratie moet worden aangepast. De werkkostenregeling moet namelijk uit uw financiële administratie blijken. Dat kan bijvoorbeeld door tussenvoeging van rekeningregels, of door het aanpassen van grootboekrekeningen. 5

7 Houdt u er rekening mee dat werkkosten inclusief btw geadministreerd dienen te worden voor toepassing van de werkkostenregeling. Mogelijk leidt toepassing van de werkkostenregeling tot aanpassing van uw interne werk- en overlegprocessen. Inventarisatieformulier Om een beeld te krijgen hoe de werkkostenregeling in uw situatie uitpakt, kunt u ons inventarisatieformulier gebruiken (zie bijlage 2) en deze aan ons mailen. Wij zullen vervolgens contact met u opnemen voor het maken van een afspraak. Bijlage 1. Niet-limitatieve opsomming van vergoedingen en verstrekkingen naar soort Onderstaand vindt u een niet-limitatieve opsomming van een aantal vergoedingen en verstrekkingen, ingedeeld naar soort. Posten binnen het forfait (vrije ruimte): Kerstpakketten Maaltijden in bedrijfskantines, vaste besparingswaarde 3,15 (2014) per maaltijd Bedrijfsfitness op een externe locatie Contributie van personeelsverenigingen (Elektrische) fiets Internet thuis (tenzij ARBO-thuiswerkplek) Personeelsfeesten op een externe locatie / personeelsreizen Vakliteratuur thuis (tenzij ARBO-thuiswerkplek) Werkkleding die mee naar huis gaat en geschikt is om ook thuis te dragen Posten die vanwege nihilwaardering niet ten koste gaan van de forfaitaire ruimte: Arbo-voorzieningen Vakliteratuur op het werk Consumpties tijdens werktijd die geen deel uitmaken van de maaltijd Werkkleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen en werkkleding die op het werk achterblijft Bedrijfsfitness op het werk Personeelsfeesten op het werk Noodzakelijkheidscriterium Gereedschappen Computers Mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur (mobiele telefoon, tablet, portable computer) Gerichte vrijstellingen Maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden, dienstreizen e.d. Reiskostenvergoeding, declaraties voor reizen met eigen vervoer van maximaal 0,19 per kilometer Studiekosten medewerkers Branche-eigen producten Voor de personenauto en bestelauto van de zaak blijven de huidige fiscale regels gelden. Representatiekosten en relatiegeschenken ten behoeve van externe relaties en klanten zijn intermediaire kosten. 6

8 Bijlage 2. Inventarisatie in verband met werkkostenregeling Bedrijfsnaam Contactpersoon ja/nee/n.v.t. Omschrijving Algemene vergoedingen Vaste onkostenvergoedingen. Zo ja, geef dan in de kolom omschrijving aan waar deze posten uit bestaan. Specifieke vergoedingen Zakelijke reizen, woonwerkverkeer, max. 0,19 per km of werkelijke kosten OV Reiskostenvergoedingen, declaraties voor reizen eigen vervoer van meer dan 19 cent/km OV-jaarkaart en voordeelurenkaart als deze ook voor het werk gebruikt worden Fiets, elektrische fiets, scooter e.d. Achtergestelde vliegvervoerbewijzen luchtvaartmaatschappijen en e.d. Parkeer-, veer- en tolgelden (bij niet auto van de zaak) Niet verhaalde verkeersboetes Extraterritoriale kosten (30%- regeling) Maaltijden, overnachtingen bij dienstreizen Maaltijden met zakelijke relaties of als gevolg van overwerk, koopavond e.d. Voeding, verlichting of verwarming i.v.m. onregelmatige diensten of continudiensten Maaltijden in kantines 7

9 Consumpties op de werkplek, niet deel uitmakend van een maaltijd Voorzieningen op de werkplek (niet een werkplek thuis) Arbo-voorzieningen Bedrijfsfitness op werkplek Bedrijfsfitness elders Werkkleding achterblijvend op het werk of (bijna) uitsluitend geschikt om op het werk te dragen Werkkleding die mee naar huis gaat en geschikt is om ook thuis te dragen Persoonlijke verzorging Representatiekosten en relatiegeschenken aan medewerkers Werkruimte bij werknemer thuis Apparatuur, gereedschappen en instrumenten voor gebruik thuis Mobiele telefoon, blackberry of smartphone Portable computer, notebook of laptop Internet thuis Vakliteratuur thuis Zakelijke cursussen, congressen, seminars, symposia, excursies en studiereizen Scholingsuitgaven Outplacement Contributie van vakverenigingen Bijdrage personeelsvereniging Kerstpakketten en andere kleine geschenken Personeelsfeesten, personeelsreizen, e.d. 8

10 Branche-eigen producten (personeelskortingen) Rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen (andere dan hypothecaire leningen) Huisvesting buiten woonplaats door permanente werkzaamheden elders Aan- of verkoopkosten woningen bij verhuizingen, niet bedrijfsverplaatsingen Verhuiskosten Schade wegens diefstal tijdens vervulling dienstbetrekking Schade door natuurrampen die niet pleegt te worden verzekerd Overige niet genoemde vergoeding/verstrekking: S.v.p. retour zenden aan of uw relatiebeheerder 9