Stappenplan invoering Werkkostenregeling

Transcriptie

1 Gepubliceerd op HR Praktijk Premium - voor alle HR-informatie ( Stappenplan invoering Werkkostenregeling Thema: Kostenvergoedingen Onderwerp: Werkkostenregeling Geschreven door: Jan Schouten Elke werkgever, zowel in de private als de publieke sector, moet per 1 januari 2015 de werkkostenregeling (WKR) toepassen. In dit artikel is voor alle andere werkgevers die hun WKR-keuze hebben uitgesteld, een stappenplan opgenomen voor een verantwoord WKR-traject. Van inventariseren en beoordelen tot implementeren, communiceren en evalueren. Voor werkgevers die in 2014 de WKR al toepassen is dit spoorboekje een leidraad om hun WKR-processen te toetsen. In dit artikel: Stap 1: Punt van vertrek Stap 2: Eerste stopplaats Stap 3: Arbeidsvoorwaarden Stap 4: Impact invoering beoordelen Stap 5: Communicatie Stap 6: Toetsing Bureaublad Werkkostenregeling vergoedingen en verstrekkingen Vraag en antwoord Werkkostenregeling Elke werkgever, zowel in de private als de publieke sector zal ingaande 1 januari 2015 verplicht zijn de werkkostenregeling (WKR) toe te passen. Past u de WKR al toe dan weet u wat u heeft moeten doen om die keuze verantwoord te kunnen maken: u heeft het niveau van uw werkkosten juist en volledig bepaald; daaruit is gebleken dat de WKR voor u en/of voor uw werknemers voordeliger is dan het fiscale regime van vergoedingen en verstrekkingen dat vroeger gold en optioneel nog kan worden toegepast tot en met 2014; u heeft uw financiële administratie zodanig aangepast dat daaruit per loontijdvak (de maand, vier weken) de hoogte van de gemaakte werkkosten kan blijken; u heeft uw arbeidsvoorwaarden in overleg met de (vertegenwoordiging van de) werknemers aangepast aan de mogelijke consequenties van de WKR; u heeft uw medewerkers die op de diverse afdelingen met de WKR in aanraking komen WKR-geschoold

2 (personeelszaken, financiële afdelingen, salarisadministratie); u heeft gezorgd voor een adequate managementinformatie, inclusief een periodieke toets naar de tussenstand van het niveau van uw werkkosten in relatie tot uw vrije 1,5%-werkkostenbudget. Een (onverwachte) overschrijding kost 80% eindheffing en dat wilt u te allen tijde voorkomen. Stappenplan invoering werkkostenregeling (wkr) Stap 1: Dit is het punt van vertrek. U beoordeelt welke bronnen van werkkosten uw organisatie heeft. Stap 2: Dit is de eerste stopplaats. U brengt de omvang van elke werkkostenbron in kaart en daarmee het totaal van uw werkkosten. U berekent uw vrije 1,5%-werkkostenbudget en u kent het bedrag dat u aan eindheffingen afdraagt onder het oude systeem van vrije vergoedingen en verstrekkingen. Zo inventariseert u de financiële impact van de WKR op uw organisatie. Stap 3: In dit stadium beoordeelt u de invloed van uw huidige arbeidsvoorwaarden op de WKR-omvang en bepaalt: welke arbeidsvoorwaarden aangepast moeten of zouden kunnen worden om daarmee de hoogte van de werkkosten te beperken en of dat strategisch, beleidsmatig wel/niet gewenst is. Streeft u naar kostenneutraliteit of wilt u kosten besparen? U weegt ook een eventueel effect op het nettoloon van uw medewerkers mee. Stap 4: De volgende halte. U beoordeelt welke impact de invoering van de WKR heeft op uw administratieve processen en op de inrichting van uw financiële administratie. Deze processen moeten niet alleen de juiste WKR-managementinformatie waarborgen, maar ook de juistheid en volledigheid van de in te dienen aangiften loonheffingen. Stap 5: U heeft voor 2015 dit op basis van de geldende wettelijke regelingen geen keuze meer om de WKR uit te stellen. U communiceert dit met uw medewerkers en OR. U schoolt uw medewerkers die met de WKR te maken kunnen krijgen. Indien u in het kader van Horizontaal Toezicht afspraken met de Belastingdienst heeft gemaakt, communiceert u ook met deze dienst. Stap 6: Na afloop van het jaar 2014 toetst u of de stappen A tot en met E de WKR hebben gemaakt tot een voor uw organisatie praktisch toepasbare fiscale regeling. U evalueert. Onderdeel van deze evaluatie kan zijn een steekproef in uw financiële administratie of WKR-uitgaven daadwerkelijk als werkkosten zijn geregistreerd en verwerkt. Stap 1: Punt van vertrek U beoordeelt welke bronnen van werkkosten uw organisatie heeft. Niet alleen de salarisadministratie of alleen de financiële administratie is een bron van werkkosten. Er zijn zeven mogelijke WKR-bronnen: 1. Kasbetalingen (werknemer levert een bonnetje in). 2. Werknemer declareert en wordt via de crediteurenadministratie betaald. 3. Werknemer declareert en wordt via de salarisadministratie betaald. 4. Kasbetalingen door werkgever aan derden. 5. Werkgever ontvangt factuur op zijn naam (crediteurenadministratie).

3 6. Verstrekkingen in natura, inclusief producten uit eigen bedrijf (personeelskortingen). 7. Vaste kostenvergoedingen via de salarisadministratie. U beoordeelt het administratieve proces rondom elk van deze WKR-bronnen en u kunt de vraag stellen of deze bron niet drooggelegd kan of moet worden. Hoe minder bronnen, hoe minder WKR-toetsmomenten. Voor de hand liggende voorbeelden zijn het verbieden van kasbetalingen aan werknemers en het invoeren van één uniform declaratiesysteem. Bij voorkeur via de salarisadministratie - omdat daar de benodigde WKR-kennis aanwezig is - en niet (meer) via de crediteurenadministratie. Uiteindelijk voeden deze bronnen (het grootboek van) uw financiële administratie.er kunnen WKR-relevante vergoedingen en verstrekkingen zijn die niet direct via financiële boekingen in het grootboek worden vastgelegd. U zult deze op een andere wijze in kaart moeten brengen om ze te kunnen meenemen in het totale WKR-proces. Breng relevante vergoedingen en verstrekkingen in kaart Er kunnen WKR-relevante vergoedingen en verstrekking zijn die niet direct via financiële boekingen in het grootboek worden vastgelegd. U zult deze op een andere wijze in kaart moeten brengen om ze te kunnen meenemen in het totale WKR-proces. Stap 2: Eerste stopplaats U haalt uit uw financiële administratie de omvang van het totaal van uw werkkosten. U kent uw vrije 1,5%-werkkostenbudget en weet ook welk bedrag u aan eindheffingen afdraagt onder het oude systeem van vrije vergoedingen en verstrekkingen. Zo inventariseert u de financiële impact van de WKR op uw organisatie. Als u de financiële impact voor 2014 beoordeelt, kunt u uitgaan van 1,5% van de verwachte loonsom 2013 op basis van de fiscale loonsom. Het doorspitten van het grootboek op WKR-relevante posten zal niet altijd eenvoudig zijn. Hoe moeilijk of makkelijk het is, is mede afhankelijk van de aard en omvang van uw organisatie en van de graad van uw huidige financiële organisatie en processen. Vervuilingen De winst- en verliesrekeningen van bet grootboek kunnen niet zo maar de enige graadmeter zijn voor het juist en volledig in kaart brengen van uw werkkosten. Eerst is er het probleem dat voor de loonheffingen de werkkosten moeten worden beoordeeld inclusief btw. Indien in uw administratie de kosten exclusief btw worden geboekt, moet daarvoor een bijtelcorrectie worden toegepast van 21%, 6% of 0% (geen btw verrekend). Uw administratie moet in staat zijn deze bijtelling te bepalen.

4 Balansposten En dan is er nog het andere probleem van de balansposten. Balansposten Voorbeeld 1: In de winst- en verliesrekening 2012 staat op een grootboekrekening de post Kosten personeelsfeest, Dit kunnen de kosten van een in 2012 gehouden personeelsfeest zijn het is dan een werkkost maar evengoed de jaarlijkse reservering van het driejarig grote personeelsfeest dat in 2014 zal plaatsvinden. In het laatste geval is de reservering 2012 van geén werkkost. U moet bij de beoordeling van de werkkosten 2012 deze post elimineren omdat in 2012 geen werkkostenpersoneelsfeest heeft plaatsgevonden. Dat geldt eveneens voor de reservering die in 2013 dan gemaakt wordt. Voorbeeld 2: Uw werknemers dienen in januari 2014 declaraties in van door hen in december 2013 gemaakte kosten. Hiertoe behoren ook werkkosten. U hebt de declaraties in uw financiële administratie 2013 gepassiveerd ( Te betalen kosten ). Zoals het hoort, zijn het voor u kosten Voor de WKR is deze declaratie echter een werkkost 2014, omdat het moment van betaling aan de werknemers in 2014 ligt. Balansposten In het grootboek 2014 staat in de winst- en verliesrekening de post Kosten personeelsfeest, De werkelijke uitgaven in dat jaar hebben bedragen, waarvan (2012 en 2013) is geboekt ten laste van de Voorziening personeelsfeest. U moet als werkkost meenemen - in dat jaar is het personeelsfeest georganiseerd - en niét de uit de winst- en verliesrekening berekende kost van Conclusie U moet bij de beoordeling van uw werkkosten de grootboekrekeningen van de winst- en verliesrekening in voorkomende gevallen corrigeren met boekingen op balansrekeningen. De bepaling van uw vrije werkkostenbudget (voor het jaar 2014) is redelijk eenvoudig. U neemt 1,5% van het totale fiscale loon 2013 van al uw medewerkers. U vindt dit loon in kolom 14 van de loonstaat. Er Is één (bijzondere) uitzondering. Loon uit vroegere dienstbetrekking mag u niet als 1,5%-grondslag meenemen, maar alleen niet indien u in méér dan bijkomstige mate (= 10%) loon uit vroegere dienstbetrekking verstrekt. Op grond van deze regeling mag bijvoorbeeld een pensioenfonds de pensioenuitkeringen niet als grondslag meenemen bij het WKR-budget voor de actieve medewerkers. De uitzondering van loon uit vroegere dienstbetrekking zal in de reguliere werkgeverspraktijk niet snel voorkomen. Hoogstens bij een massaal ontslag met toekenning van grote schadeloosstellingen (= loon uit vroegere dienstbetrekking) zou deze uitzondering in beeld kunnen komen. Dit loon past u aan de te verwachten loonontwikkeling aan, zoals die uiteindelijk in kolom 14 verantwoord wordt. Met de

5 WKR vervallen veel van de eindheffingen die onder het oude regime van vergoedingen en verstrekkingen konden of moesten worden toegepast. Bij toepassing van de WKR zijn deze vervallen eindheffingen een direct voordeel voor de werkgever. Vervallen eindheffingen Voorbeelden van vervallen eindheffingen zijn: Niet op werknemers verhaalde verkeersboeten. Niet vrijgestelde kantinemaaltijden, deel boven 2,30/ 4,45. Verstrekkingen van niet meer dan 136 per verstrekking en 272 per kalenderjaar. Extraterritoriale kosten naast het vrije foifaitbedrag van de 30%-regeling. Vergoeding en verstrekking van (dubbele) huisvesting buiten de woonplaats na twee jaar. Vergoedingen voor parkeer-, veer- en tolgelden. Niet vrijgestelde vergoedingen en verstrekkingen met een waarde van niet maar dan 200 per maand per werknemer. Geschenken, zoals kerstpakketten met een waarde van niet meer dan 70 (eindheffingstarief 20%). Eindheffingen onder WKR Eindheffingen die onder de WKR zijn blijven bestaan, zijn: De eindheffing bij naheffingsaanslagen. De 300-regeling voor bepaalde bestelauto s. Stap 3: Arbeidsvoorwaarden U beoordeelt in dit stadium de invloed van uw huidige arbeidsvoorwaarden op de WKR-omvang en bepaalt: welke arbeidsvoorwaarden aangepast moeten worden of zouden kunnen worden om daarmee de hoogte van de werkkosten te beperken; en of dat strategisch, beleidsmatig wel niet gewenst is. Streeft u naar kostenneutraliteit of wilt u kosten besparen? U weegt ook een eventueel effect op het nettoloon van uw medewerkers mee. Geen vrije fietsregeling in WKR Stel, uw organisatie heeft een keuzemodel arbeidsvoorwaarden. Daarin is opgenomen de traditionele fietsregeling op grond waarvan werknemers een bedrag van 749 van hun belaste

6 eindejaarsuitkering onder voorwaarden kunnen omzetten in een vrije vergoeding voor een fiets. De WKR kent geen vrije fietsvergoeding meer. De vergoeding van 749 vult het vrije 1,5%-werkkostenbudget. Indien de arbeidsvoorwaardelijke fietsregeling ongewijzigd in stand blijft, kunt u bij een toevallige samenloop van fietsaanvragen aanlopen tegen een grote werkkostenpost in enig jaar. Een overschrijding van de vrije ruimte van 1,5% kost u dan 80% eindheffing over het bedrag van de overschrijding. Deze eindheffing is een werkgeverslast die u niet op werknemers mag verhalen. De methodiek binnen de werkkostenregeling is, dat de wetgever de uitgaven aanwijst die hij ten laste van het vrije 1,5%-werkkostenbudget brengt. Eenmaal als zodanig aangewezen is de werkgever de belastingplichtige voor de 80%-eindheffing. De arbeidsvoorwaarden zullen mede bepalen of een werkgever de mogelijkheid heeft een vergoeding of verstrekking niet als werkkost aan te wijzen, maar te belasten als individueel werknemersloon. Als in de arbeidsvoorwaarden staat dat een werknemer een bepaalde vergoeding netto ontvangt, staat daarmee vast dat hij: deze vergoeding als werkkost mag aanwijzen (met het risico van budgetoverschrijding); dan wel hij voor zijn rekening de netto vergoeding op de loonstrook van de individuele werknemer moet bruteren. Tijdig arbeidsvoorwaarden aanpassen Aanpassing van arbeidsvoorwaarden is vanwege het noodzakelijke overleg met werknemers (OR) vaak een kwestie van lange adem. Begin tijdig daarmee en schakel uw werkgeversorganisatie in - of licht de organisatie in leder geval in - als op uw onderneming een cao van toepassing is met arbeidsvoorwaarden die niet WKR-proof zijn. Cao-arbeidsvoorwaarden kunnen alleen door de cao-partners worden aangepast. Stap 4: Impact invoering beoordelen U beoordeelt welke impact de invoering van de WKR heeft op uw administratieve processen en op de inrichting van uw financiële administratie. Daze processen moeten niet alleen de juiste WKR-managementinformatie waarborgen, maar ook de juistheid en volledigheid van de in te dienen aangiften loonheffingen. Uw financiële administratie en de processen er omheen worden vooral bepaald door de aard en omvang van uw organisatie. Die administratie en die processen moeten in staat zijn de omvang van de werkkosten in elk Ioontijdvak boven water te krijgen en te rapporteren. U moet immers steeds de vinger aan de pols houden van de stand van uw werkelijke werkkosten. Hat zwaard van Damocles van overschrijding van het vrije 1,5%-werkkostenbudget hangt boven u. U kunt de 80%-eindhefflng niet op uw medewerkers verhalen. Daanaast is het natuurlijk een wettelijk voorschiift dat u periodiek juiste en volledige aangiften loonheffingen bij de belastingdienst indient. Uw grootboekrekeningschema moet worden afgestemd op een juiste en volledige registratie van WKR-relevante uitgaven. Een juist proces van WKR-registratie vereist een splitsing van alle werknemersgerelateerde uitgaven in:

7 vergoedingen en verstrekkingen die geen loon zijn (bijvoorbeeld hat bloemetje bij ziekte); intermediaire kosten; gerichte vrijstellingen; uitgaven die voor de WKR op nihil kunnen worden gewaardeerd; belaste werkkosten ten taste van de vrije ruimte van 1,5% van de totale loonsom; werkkosten die via de loonstrook bij de individuele werknemer worden belast. Scholing Een juiste registratie van WKR-relevante uitgaven vereist fiscale kennis op andere plaatsen in uw organisatie. De medewerker die de primaire boekingen in het grootboek verricht moet op de hoogte zijn waarom hij wat waar moet boeken. Die medewerker moet WKR-geschoold worden. Stap 5: Communicatie U stapt op 1 januari 2015 over op de werkkostenregeling. Communiceer dit tijdig in 2014 met uw medewerkers en ondernemingsraad (OR). School uw medewerkers die met de WKR te maken kunnen krijgen. Indien u in het kader van Horizontaal Toezicht afspraken met de belastingdienst hebt gemaakt, communiceert u ook met deze dienst. Nadat u een verantwoorde WKR-keuze hebt gemaakt, ligt het voor de hand dat u uw werknemersorganisatie informeert over de wijze waarop de vrije ruimte van 1,5% wordt besteed. Een belangrijk ander aspect is de scholing van medewerkers die in het totale administratieve proces te maken krijgen met de administratieve vastlegging van (mogelijke) werkkosten. Als u de werkkosten niet juist of onvolledig worden beoordeeld of geadministreerd, bent u niet in control en loopt u financiële risico s. Hebt u afspraken met de belastingdienst gemaakt in het kader van Horizontaal Toezicht sein deze dienst ook in en treedt met de fiscus in overleg als u ergens in het WKR-traject obstakels tegenkomt. Stap 6: Toetsing Na afloop van het jaar van invoering van de WKR toetst u of het doorlopen van de stappen 1 tot en met 6 de WKR hebben gemaakt tot een voor uw organisatie praktisch toepasbare fiscale regeling. U evalueert. Onderdeel van de evaluatie is een steekproef in uw financiële administratie waarmee u achterhaalt of de WKR-uitgaven daadwerkelijk als werkkosten zijn geregistreerd en verwerkt. Het toepassen van een steekproef als controlemaatregel kan heel goed passen in een 'Tax Control Framework'. Dit kan onderdeel zijn van afspraken met de belastingdienst in bet kader van Horizontaal Toezicht. Het eindresultaat kan zijn dat uw processen rondom de WKR niet alleen ervoor zorgen dat u in control bent en blijft, maar ook dat de belastingdienst zich in uw aanpak kan vinden. Zo voorkomt u financiële risico s. U toetst of door u aangewezen werkkosten inderdaad ten laste van het 1,5%-werkkostenbudget gebracht kunnen worden. In beginsel kan dit met alle loonbestanddelen, maar er zijn twee belangrijke uitzonderingen: Bepaalde loonbestanddelen zijn verplicht individueel werknemersloon (zoals de auto van de zaak, geldboeten en gratis wonen). De tweede uitzondering is dat aangewezen werkkosten moeten voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. De gebruikelijkheidstoets moet voorkomen dat vergoedingen en verstrekkingen aan één of enkele werknemers ten laste van de van de vrije ruimte worden gebracht. Een voorbeeld is de directeur die in december besluit de resterende vrije ruimte (alleen) aan zichzelf uit te keren als eenmalige bonus. Dit soort ongebruikelijke

8 vergoedingen mogen niet als werkkost worden aangewezen. Of een vergoeding/verstrekking ongebruikelijk is, moet de belastinginspecteur bewijzen. Ongebruikelijk betekent in dit verband dat de vergoeding/verstrekking niet meer dan 30% mag afwijken van hetgeen in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Vrije ruimte van 1,5% Het 1,5% werkkostenbudget is geen budget in de zin van besteedbaar geld. Het is de drempel om verschoond te blijven van de 80%-eindheffing. Bureaublad Werkkostenregeling vergoedingen en verstrekkingen Bureaublad Werkkostenregeling vergoedingen en verstrekkingen Download: Bureaublad werkkostenregeling vergoedingen en verstrekkingen In het volgende overzicht is per post in de rechterkolom opgenomen op welke wijze de werkgever de vergoeding/verstrekking bij gebruikmaking van de werkkostenregeling dient te kwalificeren/waarderen. Aan- of verkoopkosten van woningen bij verhuizingen, niet zijnde bedrijfsverplaatsing Achtergestelde vliegvervoerbewijzen door luchtvaartmaatschappijen en aanverwante bedrijven Kerstpakketten en andere kleine geschenken Maaltijden op de werkplek ( inclusief in kantines), met een zakelijk belang van minder dan 10% Niet-verhaalde verkeersboetes Parkeer-, veer- en tolgelden Schade wegens diefstal tijdens de vervulling van de dienstbetrekking Schade door overstromingen, aardbevingen en dergelijke, die niet plegen te worden verzekerd * met een forfaitaire besparingswaarde (niet zijnde auto van de zaak) * Tenzij anders vermeld geldt als waarde voor verstrekkingen de hoofdregel (hetgeen in rekening is gebracht (de factuurwaarde) dan wel de waarde in het economische verkeer). Overige posten die onder het algemeen forfait vallen Apparatuur, gereedschappen en instrumenten voor gebruik thuis Bedrijfsfitness elders Contributie van personeelsverenigingen Contributie van vakvereniging Fiets, elektrische fiets, scooter en dergelijke (terbeschikkingstelling) Huisvesting buiten de woonplaats door permanente werkzaamheden elders Internet thuis en dergelijke communicatiemiddelen Personeelsfeesten, personeelsreizen en dergelijke Persoonlijke verzorging (factuurbedrag) (tenzij op de werkplek gehouden)

9 Producten van het eigen bedrijf Reiskostenvergoedingen, declaraties, voor reizen met eigen vervoer van meer dan 0,19 per kilometer Rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen (met uitzondering van leningen voor fiets en dergelijke en eerste eigen bewoonde woning; nihil waardering) Representatiekosten en relatiegeschenken (aan medewerkers) ten behoeve van interne relaties Verhuiskosten, niet in het kader van bedrijfsverplaatsing/of zakelijke verhuizing werknemer Voeding, verlichting of verwarming in verband met onregelmatige diensten of continudiensten Werkkleding die mee naar huis gaat en geschikt is om ook thuis te dragen Werkruimte bij de werknemer thuis Posten met nihilwaardering, die geen forfaitaire ruimte innemen Bedrijfsfitness op de werkplek Arbovoorzieningen Consumpties tijdens werktijd die geen deel uitmaken van de maaltijd/maaltijden met een zakelijk belang van meer dan 10% (geen kantinemaaltijden) Inrichting van de werkplek, niet zijnde de werkplek in de eigen woning Mobiele telefoons (zakelijk gebruik > 10%) Openbaarvervoerkaart (mede zakelijk gebruik) Portable computers, zoals notebooks en laptops (zakelijk gebruik 90% of meer) Uniformen, werkkleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen en werkkleding die op het werk achterblijft en kleding met logo van 70 cm2 Voordeelurenkaart (mede zakelijk gebruik) Posten met een gerichte vrijstelling (bestaande wettelijke regelingen) Abonnementen voor reizen met openbaar vervoer (inclusief woon-werkverkeer) Opleidingskosten, kosten van onderhoud en verbetering van kennis en vaardigheden ter vervulling van de dienstbetrekking, inclusief kosten van inschrijving beroepsregister en vakliteratuur Maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden, dienstreizen en dergelijke Outplacement Reiskostenvergoedingen, declaraties, voor reizen met eigen vervoer van maximaal 0,19 per kilometer Studiekosten van medewerkers Verblijfskostenvergoeding door tijdelijke werkzaamheden elders (let op 20-dagencriterium) Extraterritoriale kosten Losse kaartjes voor zakelijke reizen met openbaar vervoer Fiets, elektrische fiets, scooter en dergelijke (per afgelegde zakelijke reiskilometer) ** ** Tot en met 0,19 per kilometer: zie bij reiskostenvergoedingen. Overige posten Dienstwoning. Uitgezonderd zijn weer de kosten van buitengewone beveiliging van de eigen woning van de werknemer. De werkgever kan ook deze kosten als werkkosten aanwijzen Personenauto en bestelauto. De kosten van buitengewone beveiliging (zoals bepantsering) zijn hiervan uitgezonderd. De werkgever kan ook deze kosten aanwijzen als werkkosten Individuele heffing bij werknemer Bestaande wettelijke regeling

10 Rentevoordeel hypothecaire leningen (eerste eigen woning, door werknemer zelf bewoond) en renteloze leningen voor fiets en dergelijke Representatiekosten en relatiegeschenken ten behoeve van externe relaties en klanten Intermediaire kosten