De werkkostenregeling Theorie, praktijk en uitvoering

Transcriptie

1 De werkkostenregeling Theorie, praktijk en uitvoering Reiswerk 1

2 Voorstelronde Armand Lahaije Senior adviseur Internationaal/fiscaal NOB Belastingadviseur Jan de Graaf Senior adviseur Internationaal/fiscaal Belastingadviseur Reiswerk 2

3 Rolverdeling beleid en uitvoering Programma Theorie van de werkkostenregeling (wijziging in loonbelasting) Inventarisatie en administratie Vragen Reiswerk 3

4 Rolverdeling uitvoerders Rol HR/directie: Voorstellen tot wijziging in vergoedingen en verstrekkingen Overleg met OR en werknemers Besluitvorming Deadline: 1 januari 2015 Reiswerk 4

5 Belaste vergoedingen > Payroll Rolverdeling uitvoerders De overige zakelijke betalingen worden door de financiële administratie geacht onbelast te zijn Opsplitsen factuur niet snel aan de orde Onder de WKR wijzigt dit omdat zakelijke kosten en bepaalde werkvoorzieningen soms belast zijn Reiswerk 5

6 Conclusie: Afstemming tussen Payroll en Finance Reiswerk 6

8 Geen loon of intermediaire kosten blijft Geen loon of intermediaire kosten (bijv. bloemetje of parkeergeld auto vd zaak) Vergoedingen, verstrekkingen en vervoer vanwege de werkgever. voorbeelden Loon van de werknemer Verplicht 19 cent per km. Kerstpakket ex-wkn OV-jaarkaart Loon van de werkgever Gerichte vrijstelling Verhuiskosten Auto van de zaak Fiets Vakbondscontributie Algemene vrijstelling 1,2% 80% over meerdere Reiswerk 8

9 Oud systeem Normeringen en voorwaarden per specifieke post en per werknemer Voorbeeld fiets van de zaak, voorwaarden: maximaal 749 eens per 3 jaar gebruik voor tenminste 50% woon-werk accessoires, verzekering, etc. Reiswerk 9

10 Nieuw systeem WKR per werkgever Hoofdregel: alles is loon De vergoedingen en verstrekkingen (inclusief BTW) worden belast bij de werkgever tegen een eindheffingstarief van 80% Met uitzondering van: de posten die geen loon zijn (fruitmand, e.d.) de intermediaire kosten de gerichte vrijstellingen noodzakelijkheidscriterium (2015) de verstrekkingen met een nihil waardering de vrije ruimte van 1,5% / 1,2% loonsom loon van de werknemer Reiswerk 10

11 Kleine geschenken Bij ziekte Bij in dienst Bij jubileum Zomaar Onbelast Onbelast? Belast? Belast Reiswerk 11

12 Geen loon als: persoonlijke attentie; geen geld of waardebon; maximaal 25 (inclusief BTW); bepaalde gelegenheid Kleine geschenken Reiswerk 12

13 Intermediaire kosten Werknemer is intermediair bijvoorbeeld door kosten voor de werkgever voor te schieten Bij aanschaf zaken blijft eigendom bij werkgever Kosten mogen in vaste kostenvergoedingen (besluit 29 november 2010) Reiswerk 13

14 Gerichte vrijstellingen Reiskosten 0,19 per kilometer (inclusief woon-werk) of kosten OV Tijdelijke verblijfskosten Cursussen, opleidingen en studiekosten, waaronder outplacement, vakliteratuur en registratie beroepsregister EVC-procedure Extraterritoriale kosten (o.a. 30%-regeling) Verhuiskostenvergoedingen Reiswerk 14

15 Nieuwe gerichte vrijstellingen (Belastingplan 2015) Producten eigen bedrijf / personeelskorting Maximale korting 20% en 500 per persoon per jaar Aantal werkplekgerelateerde voorzieningen waarvoor nu een nihilwaardering geldt, bijvoorbeeld: Arbo-voorzieningen Hulpmiddelen Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur die noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering Internet thuis? Vaste printer thuis? Ipad geen computer (Hof Amsterdam, september 2014) Reiswerk 15

16 Noodzakelijkheid is een open norm Noodzakelijkheidscriterium De voorzieningen die de werkgever verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt in het kader van de bedrijfsvoering ( zonder meer nodig ) Noodzakelijk vervangt werkplek Privévoordeel bij de werknemer niet belast Beperkte invoering per 1 januari 2015 Geen toets meer op 90%/10% zakelijkheid Werkgever draagt de kosten Geen cafetariaregeling Reiswerk 16

17 Nihil waardering Voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek worden gebruikt. Voorbeelden: laptops (noodzakelijk) consumpties mobiele telefoons (noodzakelijk) arbo-voorzieningen (ook indien sprake is van een thuiswerkplek) werkkleding Groot aantal van deze voorzieningen worden overgeheveld naar de gerichte vrijstellingen Reiswerk 17

18 Werkplek Plek waar arbeid wordt verricht en Arbowet van toepassing is voor werkgever. Thuiswerkplek uitgezonderd Voorzieningen op de thuiswerkplek in het forfait vaste computer printer vergoeding internet thuis maar: noodzakelijkheid? Problematisch criterium parkeergelegenheid medische keuring Reiswerk 18

19 Algemene vrijstelling Alle andere vergoedingen en verstrekkingen komen tegen de factuurwaarde / waarde economisch verkeer in algemene forfait Gebruikelijkheidstoets Concernregeling (95% eis) De algemene vrijstelling bedraagt 1,5% (2014)/ 1,2% (2015) van de fiscale loonsom Gebaseerd op de fiscale loonsom van het kalenderjaar (jaarlijkse afrekensystematiek) Reiswerk 19

20 Hoe monitoren van het forfaitgebruik? Gebruik Ruimte Reiswerk 20

21 Tot slot Keuzeregime Jaarlijkse keuze Definitief Reiswerk 21

22 werkplek voorzieningen uitgelicht Reiswerk 22

23 Bedrijfsfitness Bedrijfsfitness op de werkplek is een werkplekvoorziening, dus nihil waardering Een vergoeding voor of verstrekking van fitness buiten de werkplek is belast loon Dit loon kan worden overgeheveld naar de forfaitaire ruimte Fitness en Arbo-plan? Reiswerk 23

24 Voorbeeld lage waardering Maaltijd op werkplek 3,15 (2014) Maaltijden op de werkplek In URLB 2011 geen uitzonderingen, maar maaltijden op koopavonden en bij overwerk onbelast (>10% zakelijk) Reiswerk 24

25 Werkplek en personeelsfeest Voor een personeelsfeest op één werkplek van een werkgever met meerdere vestigingen Goedkeuring staatsecretaris dat de feestlocatie werkplek is voor alle werknemers Voorwaarde: op feestlocatie geldt dat de Arbowet doorlopend van toepassing is Reiswerk 25

26 Praktisch Bespreekpunten HR en payroll belastingdienst werkplek parkeren bij of nabij de werkplek, auto van de zaak, zwevende plekken gerichte vrijstelling opleiding en studie, ook voor incentives? maaltijden, collectieve behandeling werkkleding gemiddeld BTW percentage Reiswerk 26

29 Alle vergoedingen, en verstrekkingen telewerkplek 19 cent per km. Openbaar vervoer OV-jaarkaart Verhuiskosten Auto van de zaak Computer/printer Fiets Loon van de werknemer (inhouding loonheffingen) Loon van de werkgever Onbelast of (deels) eindheffing AWVN rekentool ROOD GETAL= INVULEN ( zie kolommen D, E en optioneel de gele cellen in Q ) datum 21 januari 2013 Totalen Totalen Basisscenario Op basis loonbelasting 2010 Totaal per jaar waarvan à la Intermediaire vrijgesteld kosten of geen inclusief BTW carte (loon) loon loon belast loon eindheffingsloon eindheffing waarvan à la carte (loon) Intermediaire kosten of geen loon Op basis werkkostenregeling Gerichte Nihilwaardering belast loon Forfait post vrijstelling (eindheff. Loon) opmerking Alle vergoedingen of verstrekkingen (klik rechtermuis-knop voor toelichting) Aan- of verkoopkosten van eigen woning bij zakelijke verhuizingen (eindheffing) Aanspraken of uitkeringen op grond van een ziektekostenregeling in eigen beheer (eindheffing) Advocaatkosten werknemer bij ontslag Apparatuur, gereedschappen en instrumenten voor gebruik thuis Arbovoorzieningen (incl. werkruimte thuis) Bedrijfsfitness * op de werkplek (vrijgesteld gedeelte) * elders (vrijgesteld gedeelte) * belast gedeelte (loon) optioneel in forfait Beveiligingskosten * Kosten van persoonsbeveiliging van werknemers * Vergoeding belasting over de bijtelling privégebruik beveiligde auto (eindheffing) Computers/laptops/printers/mobiel internet (>= 90%) (vast) Internet en (vaste) telefoonaansluitingen (>10% zakelijk) internet thuis is belast Mobiele telefoons (>10%) nihilwaardering bij ombouw naar ter beschikkingstelling Inrichting werkruimte thuis (excl. arbo) persoonlijke kantoorbenodigdheden (thuis) % Extraterritoriale kosten (waaronder de 30%-regeling) * vrijgesteld gedeelte (waaronder internationale school) * belast gedeelte naast de 30% regeling (eindheffing) * belast gedeelte (bruto loon) optioneel in forfait Fiets van de zaak * vrijgesteld gedeelte * belast gedeelte optioneel in forfait Geschenken in natura tot 70 per (ex-)werknemer per jaar (eindheffing 20%) Kleine consumpties op werkplek tijdens of na werktijd (verstrekkingen) Koffiegeldvergoedingen Lunches en andere maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden en dienstreizen Kantinemaaltijden minus eigen bijdragen werknemers (deze post is veelal nihil) ,05 per maaltijd minus bijdrage wkn. Niet-verhaalde NL verkeersboetes (thans eindheffing) buitenlandse boetes kunnen wel in forfait Outplacementkosten Reiswerk 29

30 AWVN rekentool Basisscenario (bruto loon blijft bruto loon) 1. Totaal van de vergoedingen en verstrekkingen onder de werkkostenregeling waarvan: a. intermediare kosten/geen loon b. gerichte vrijstelling c. verstrekkingen met nihilwaardering d. forfaitposten wkr eindheffing ,99% e. forfaitposten bruto loon van de werknemer f. à la carte Eindheffingen 80% - 3. SV-lasten bruto loon 10% besparing op SV lasten door à la carte 10% Lasten werkgever onder de werkkostenregeling Extra lasten werkgever (negatief bedrag = besparing) Vrije ruimte wkr 1,4% Nog beschikbare fiscaal vrije ruimte Reiswerk 30

31 Uitkomst evaluatie Als werkgeverslasten gelijkblijven of afnemen Een op een overgang mogelijk Moderniseren arbeidsvoorwaardenpakket? Als werkgeverslasten toenemen Aanpassen arbeidsvoorwaardenpakket Werkkostenvergoeding? Reiswerk 31

32 Aandachtspunten (1) Welke processen worden geraakt door de werkkostenregeling? Salarisadministratie en financiële administratie Hoe zitten de processen in elkaar: wie beslist over de uitgaven? hoe wordt betaald? Via loonstrook? wie administreert? Reiswerk 32

33 Aandachtspunten (2) Wie zijn de grote forfaitslurpers en op welke posten ziet dat Inventariseer eerst op basis nulscenario integrale overgang van alle arbeidsvoorwaarden daarna kunnen alternatieven worden doorgerekend Reiswerk 33

34 WERKKOSTENREGELING inventarisatie OUD OUD WKR WKR 2011 Eindheffing 2012 SV-lasten FORFAITPOSTEN of SV-lasten Kerstpakket Bedrijfsfitness 0 0 PV-werkgeversbijdrage 0 0 Vakbondscontributie 0 0 Fiets Internet (thuis) 0 0 Personeelsfeesten etc. 0 0 Producten eigen bedrijf 0 0 Representatievergoeding 0 0 Onkostenvergoeding 0 0 Telefoonvergoeding Werkruimte thuis 0 0 TOTAAL % kerstpakket 80% van 800 Reiswerk 34

35 BRUTO LOON (20% wg lasten) Parkeergelden >19cent Reiskostenvergoeding (0,19+) Belaste vergoedingen TOTAAL NIHIL Arboverstrekkingen Consumpties 0 0 Maaltijden op werkplek, mits eigen bijdrage 0 0 Mobiele telefoon (verstrekking) Computers e.d. (verstrekking) 0 0 OV-jaarkaart (tbs) 0 0 Werkkleding (tbs) TOTAAL Reiswerk 35

36 GERICHT vrijgesteld Reiskosten (0,19-) OV-kaartjes 0 0 Vakliteratuur 0 0 Cursussen, scholing etc Maaltijden en verbijfkosten onderweg 0 0 Outplacement 0 0 Reiskosten (0,19-) 0 0 Verhuiskosten 0 0 Extraterritoriale kosten 0 0 TOTAAL INTERMEDIAIRE KOSTEN intermediaire kosten 0 0 TOTAAL TOTALE KOSTEN WERKGEVER Reiswerk 36

37 Conclusie inventarisatie Fiscale loonsom Forfait 1,4% (1,5% / 1,2%) Totaal forfait Eindheffing 80% van Werkgeverslasten oud Werkgeverslasten WKR Reiswerk 37

38 Inrichting administratie Geen specifiek wettelijke voorschriften moet blijken Financiële administratie moet worden aangepast Rekening houden met loonadministratie (posten waarvan vooraf is vastgesteld dat die worden verloond op loonstrook) Extra comptabel (geheel of deels) Maak koppeling in administratie met het cumulatieve fiscale loon Reiswerk 38

39 Specificeren noodzakelijk? Gerichte vrijstellingen Intermediaire kosten Geen loon Nihilwaarderingen Samenvoegen mag Forfaitposten Overige personeelskosten (bijv. autokosten) Reiswerk 39

40 Uitbreiding rekeningschema (WKR code) 451 (1) reiskosten max 19 cent 452 (2) reiskosten forfait 453 (1) parkeerkosten gericht vrijgesteld 454 (4) parkeerkosten intermediair 454 (3) parkeerkosten verstrekking nw 1 = gericht vrijgesteld 2 = forfait 3 = nihilwaardering 4 = intermediair Reiswerk 40

41 Beheersproces (1) Forfaitposten uit salarisadministratie Forfaitposten uit financiële administratie (inclusief BTW) Actuele data: - fiscale loonsom t/m maand - 1,2% forfait t/m maand - forfaitposten t/m maand - ruimte/tekort t/m maand - eindheffing t/m maand Reiswerk 41

42 Beheersproces (2) Instructie set WKR Reiswerk 42

43 Praktijkvoorbeeld ombouw bovenmatige vergoeding Reiswerk 43

44 Voorbeeld van bovenmatige kilometervergoeding Praktijkvoorbeeld 29 cent dus 10 cent bovenmatig voor een werknemer met een belastingtarief van 50 Reiswerk 44

45 Voorbeeld in centen SV= 0% LH = 50% Huidige situatie WKR Vrije ruimte WKR tegen 80% Alternatief WKR KWG Tussen 5 en 9 Voorbeeld kilometervergoeding boven de 19 cent Tabel geeft de opties voor de 10 cent Bruto loon Netto loon Reiswerk 45

47 Vragen Reiswerk 47