De Kern van de regeling Alles wat de werknemer krijgt van de werkgever is loon.

Transcriptie

1 Werkkostenregeling - WKR Als werkgever krijg je uiterlijk in 2015 te maken met de werkkostenregeling. Natuurlijk is het hierbij belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de werkkostenregeling. We willen met deze uitleg duidelijk maken dat het belangrijk is om als werkgever in actie te komen om tijdig met de werkkostenregeling aan de slag te gaan. De uitleg is niet toereikend als complete aanpak, maar beoogt slechts een globaal inzicht te geven in de werkkostenregeling. Wat houdt de regeling in De werkkostenregeling beoogt een vereenvoudiging te bieden voor de ingewikkelde regelingen die bestaan rondom het vraagstuk wat een werkgever (belast dan wel onbelast) aan zijn werknemers mag verstrekken en vergoeden. In 2015 is invoering van de werkkostenregeling voor alle werkgevers verplicht, vanaf 2011 kon al van de regeling gebruik worden gemaakt. In verband met de complexiteit van de regeling en de grote gevolgen hebben veel (kleine) werkgevers de overstap nog niet gemaakt. Veel grotere werkgevers hebben dat al wel gedaan. DEEL I De Kern van de regeling Alles wat de werknemer krijgt van de werkgever is loon. In de werkkostenregeling is alles wat de werknemer krijgt van de werkgever loon. Hieronder vallen dus in beginsel alle vaste kostenvergoedingen en ook incidentele vergoedingen die de werknemer krijgt. Door de invoering van de WKR is het loonbegrip veranderd. De nieuwe definitie luidt: "Loon is al het geen uit een dienstbetrekking of een vroegere dienstbetrekking wordt genoten, daaronder mede begrepen het geen wordt vergoed of verstrekt in het kader van de dienstbetrekking". Er is een centrale rol voor de werkplek; bijna alles wat op de werkplek gebeurt is belastingvrij. Andersom betekent dat dat veel dingen die betrekking hebben op gebeurtenissen buiten de werkplek, vrijwel altijd belast zijn. Vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen. Omdat vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen binnen de verschillende consequenties hebben, worden de termen hierna eerst uitgelegd. Vergoeden: de werknemer koopt iets (dus op zijn eigen naam), waarna de werkgever de kosten vergoedt (dit gebeurt bijvoorbeeld veel bij telefoonabonnementen). Verstrekken: de werkgever koopt iets (dus op naam van de werkgever) en geeft dit vervolgens aan de werknemer. Het gekochte wordt eigendom van de werknemer (dit is bijvoorbeeld het geval met kerstpakketten). Ter beschikking stellen: de werkgever koopt iets (dus op naam van de werkgever) en de werknemer mag dit gebruiken zolang hij/ zij in dienst is van de werkgever. Voornamelijk in de vergoedingensfeer kunnen de wijzigingen ingrijpend zijn, zoals je verderop kunt lezen onder het kopje verschillen oude en de nieuwe regeling. Uitzonderingen Op de regel dat alles wat de werknemer krijgt van de werkgever belast is, geldt een aantal uitzonderingen waarop we hieronder nader in gaan: - Intermediaire kosten - Gerichte vrijstellingen - Bijzondere verstrekkingen - Vrije ruimte (waaronder ook nihil waarderingen en lagere waarderingen) 1

2 Intermediaire kosten De vergoeding van intermediaire kosten door een werkgever is geen loon en valt daarom niet onder de WKR. Dit betekent dat ook intermediaire kosten naast de vrije ruimte kunnen worden vergoed. De vraag is dus wat 'intermediaire kosten' zijn? De wetgever heeft geen definitie van intermediaire kosten gegeven. Wel is aangegeven dat intermediaire kosten bij de werkgever thuishoren en die de werknemer heeft voorgeschoten. Bij intermediaire kosten geeft de werkgever als het ware opdracht aan de werknemer om namens en voor rekening van de werkgever uitgaven te doen. Het gaat om kosten die betrekking hebben op aanschaf of onderhoud van zaken die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren en om kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering. Bij intermediaire kosten speelt het element arbeidsbeloning geen rol. Denk hierbij aan kosten in verband met de auto van de zaak (ruitenwisservloeistof, motorolie, parkeerkosten, tolwegen, ijskrabber, kosten van autowassen, e.d.). Kortom, de intermediaire kosten worden als het ware door de werknemer 'voorgeschoten'. Dit zijn kosten die de werknemer voorschiet in opdracht en voor rekening van de werkgever. Dit is bijvoorbeeld het geval als de medewerker kosten voorschiet van etentjes met klanten of als de werknemer bijvoorbeeld een laptop koopt die eigendom wordt van de werkgever (factuur op naam van de werkgever). Gerichte vrijstellingen Daarnaast zijn bepaalde kosten aangewezen die onbelast mogen worden vergoed of verstrekt. Hieronder vallen bijvoorbeeld de reiskostenvergoeding van 0,19 per kilometer, studiekosten voor verbetering van kennis en vaardigheden voor het werk en vakliteratuur en maaltijden voor zover deze voor meer dan 10% zakelijk zijn. Met ingang van 2015 worden ook personeelskortingen op producten uit het eigen bedrijf onder de gerichte vrijstellingen gebracht, evenals verstrekkingen of vergoedingen van werkplek gerelateerde voorzieningen die bij ter beschikking stelling onder de nihil waardering vallen. Binnen de WKR heeft de wetgever een beperkt aantal vergoedingen en verstrekkingen aangewezen als de zogenaamde 'gerichte vrijstellingen'. Dit houdt in dat deze vrijstellingen dan niet ten koste gaan van de vrije ruimte van 1,2% van de fiscale loonsom van de werkgever. Deze gerichte vrijstellingen kunnen naast de vrije ruimte onbelast worden vergoed of verstrekt. Van belang is dat met ingang van 1 januari 2015 het 'noodzakelijkheidscriterium' als gerichte vrijstelling wordt geïntroduceerd. Werkplek gerelateerde gerichte vrijstellingen (voorheen 'nihil waarderingen'), behandelen wij in een afzonderlijke paragraaf). De reguliere gerichte vrijstellingen zijn: - ICT-middelen en gereedschappen; Met ingang van 1 januari 2015 wordt het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium als gerichte vrijstelling geïntroduceerd voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Hieronder vallen ook alle vergoedingen of verstrekkingen die daarmee verband houden, zoals een abonnement via een 4G-kaartje of een beschermhoes voor de telefoon. - Vervoer, bijvoorbeeld werkelijke kosten van abonnementen en losse kaartjes voor reizen met het openbaar vervoer, taxi, vliegtuig, alsmede vergoedingen voor reizen met eigen vervoer (maar ook lopend) van maximaal 0,19 (2014) per zakelijke kilometer (waaronder ook woon-werkverkeer); - Kosten voor tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking, bijvoorbeeld maaltijden, overnachtingen en dergelijke tijdens dienstreizen. Let op!: indien een werknemer meer dan twintig dagen op eenzelfde plek verblijft, geldt het zogeheten 20-dagencriterium, aldus de regelgever. De gerichte vrijstelling wijzigt dan in een belaste vergoeding. De werkgever kan de belaste vergoeding ten laste brengen van de vrije ruimte, dan wel de belaste vergoeding tot het loon van de werknemer rekenen; - Cursussen, congressen, seminars e.d. voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk; - Outplacement. Hieronder wordt verstaan de diensten en adviezen voor een (bijna ex-) werknemer om op zo kort mogelijke termijn een passende nieuwe werkkring te vinden door het verbeteren van kennis en vaardigheden. - Studie- en opleidingskosten en procedures tot erkenning van verworven competenties (EVCprocedures) met het oog op het verwerven van (meer) inkomen; de hierin begrepen reis- en verblijfkosten vallen onder de gerichte vrijstelling voor reis- en verblijfkosten; - Maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden of dienstreizen. Dit zijn de meer dan 10%- zakelijke-maaltijden. Ook maaltijden met zakenrelaties vallen hieronder, evenals maaltijden tijdens werklunches (wel goed documenteren). Let wel kantinemaaltijden vallen hier niet onder. 2

3 - Verhuiskosten; mits wordt voldaan aan een aantal voorwaarden, mag de werkgever een onbelaste verhuiskostenvergoeding geven van maximaal EUR Deze vergoeding mag worden gegeven naast de vergoeding van kosten van het overbrengen van de inboedel; - Extraterritoriale kosten (30%-regeling), de 30%-regeling wordt in deze notitie onbesproken gelaten; - Vakliteratuur. Dit betreffen boeken, tijdschriften die een werknemer nodig heeft voor het onderhouden en verbeteren van zijn kennis en vaardigheden bij het werk. Onder omstandigheden kunnen ook dagbladen vakliteratuur zijn. - Kosten van inschrijving in een beroepsregister; Dit zijn veelal wettelijk voorgeschreven registraties die de beroepsgroep eist voor het veiligstellen en bewaken van kwaliteitsnormen, bijvoorbeeld de NIVRA voor registeraccountants die controller zijn. Overigens ook inschrijvingen in een register zonder een verplicht karakter kunnen door de werkgever onbelast worden vergoed. Voorwaarde daarbij is voldoende kwaliteitsborging, tuchtrecht e.d. door de beroepsvereniging, bijvoorbeeld de Nederlandse Orde van Belastingadviseurs voor bedrijfsfiscalisten. - Personeelskorting; Voor korting op branche-eigen producten van de werkgever of van een met de werkgever verbonden vennootschap is een gerichte vrijstelling is van toepassing, mits aan de volgende twee voorwaarden wordt voldaan: 1. Het voordeel (korting) bedraagt niet meer dan 20% van de waarde in het economische verkeer van de producten; en 2. Het voordeel bedraagt op jaarbasis niet meer dan 500. Bijzondere verstrekkingen Hieronder vallen cadeautjes met betrekking tot persoonlijke feestdagen; deze zijn vrijgesteld tot een bedrag van 25 per keer, waarbij het cadeautje niet geld of een waardebon mag zijn (die zijn belast). Onbelast zijn eveneens een rouwkrans bij overlijden en een fruitmand bij ziekte. Geen loon of geen belast loon Sommige aanspraken, uitkeringen of verstrekkingen worden niet als loon aangemerkt voor de werkkostenregeling. Hieronder vallen onder andere aanspraken op pensioen en bepaalde uitkeringen bij ziekte en arbeidsongeschiktheid, jubileumuitkeringen bij 25 en 40 jarig dienstverband ter grootte van een maandsalaris en éénmalige uitkeringen en verstrekkingen bij overlijden. Alles wat loon is, is belast Alles wat de werknemer krijgt van de werkgever en wat niet onder de bovengenoemde vrijstellingen valt is dus in beginsel belast. De vrije ruimte Echter, voor zover dit in totaal voor alle medewerkers niet meer is dan 1,2%(2015) (2014: 1,5%) van de totale loonsom, hoeft geen belasting te worden afgedragen. Dit heet de vrije ruimte. Binnen deze ruimte mag (bijna) alles worden verstrekt of vergoed wat je maar kunt bedenken, zonder dat er getoetst hoeft te worden of het zakelijk is. Boetes en kosten die verband houden met criminele activiteiten mogen niet in de vrije ruimte worden ondergebracht. Alle verstrekkingen/ vergoedingen die verband houden met de privé auto zijn loon. Deze kosten kunnen wel worden ondergebracht in de vrije ruimte. Te denken valt dan aan (zakelijke) parkeerkosten met de privé auto. Deze kunnen (en konden) niet belastingvrij worden vergoed en kunnen nu ook niet meer belastingvrij worden verstrekt. 80% eindheffing over het meerdere boven de vrije ruimte Het bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen dat buiten deze vrije ruimte valt en niet is vrijgesteld op basis van eerder genoemde vrijstellingen, wordt belast met een eindheffing van 80%. Dit lijkt heel veel, maar het is in de praktijk vaak gunstiger dan de oude regeling, waarbij de verstrekking als netto bedrag diende te worden beschouwd en waarbij de belasting teruggerekend moet worden (bruteren). 3

4 Waarde in (en buiten) de vrije ruimte Voorzieningen die in de vrije ruimte vallen worden in beginsel belast tegen de factuurwaarde inclusief BTW. Ook hierop zijn een aantal uitzonderingen waar we hieronder dieper op ingaan: - Loon in natura met nihil waardering - Loon in natura met een lagere waardering Gerichte vrijstelling voor werkplek gerelateerde zaken (voorheen loon in natura met nihil waardering) Sommige ter beschikking gestelde voorzieningen worden gewaardeerd op nul en worden daardoor niet belast. Dit geldt bijvoorbeeld voor koffie en thee op de werkplek en een mobiele telefoon die de werkgever noodzakelijk acht voor de uitoefening van de werkzaamheden. Belangrijk hierbij is dat dit uitsluitend geldt voor ter beschikking stellingen in natura en niet voor verstrekkingen of vergoedingen. Voor verstrekkingen of vergoedingen van werkplek gerelateerde voorzieningen die bij ter beschikking stelling onder de nihil waardering vallen, komt een gerichte vrijstelling. Zoals al eerder geschreven is alles wat een werkgevers hun werknemers vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen loon. Om te voorkomen dat ook voorzieningen op de werkplek als loon in aanmerking moet worden genomen of in de vrije ruimte vallen, zal met ingang van 1 januari 2015 een nieuwe gerichte vrijstelling worden ingevoerd voor een aantal werkplek gerelateerde voorzieningen waarvoor thans (t/m 2014) een 'nihil waardering' geldt. Bij ministeriële regeling zullen bepaalde voorzieningen voor deze gerichte vrijstelling aangewezen. Dat betekent dat deze werkplek gerelateerde voorzieningen niet alleen belastingvrij kunnen worden ter beschikking gesteld, maar ook verstrekt (eigendom gaat over naar de werknemer) of vergoed aan de werknemer. Het is de verwachting dat dit vooral Arbo-gerelateerde voorzieningen zullen zijn. Te denken valt aan: - Voorzieningen op de werkplek zoals bedrijfsfitness, de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon, fietsenstalling, pennen en papier e.d.; - Arbovoorzieningen, bijvoorbeeld geneeskundige keuringen, inentingen in het kader van preventieen verzuimbeleid, veiligheidsbril met geslepen glazen voor bijv. een laborant of lasser, beeldschermbril, EHBO-cursus e.d.; - Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd. Denk hierbij aan fruit, koffie, thee, frisdrank, soep en andere kleine versnaperingen; - Kleding die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen, zoals uniformen en overalls en werkkleding die op het werk achterblijft, alsmede kleding met een of meerdere logo's van ten minste 70 cm2 per kledingstuk; - Renteloze personeelslening, mits de werknemer daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter voor woon-werkverkeer koopt; - Ov-jaarkaart en voordeelurenkaart, mits de werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt. Lagere waarderingen Hieronder vallen bijvoorbeeld ter beschikking gestelde maaltijden in bedrijfskantines ( 3,15 per maaltijd) of huisvesting/ inwoning of kinderopvang op de werkplek. DEEL II Verschillen oude en nieuwe regeling Een aantal belangrijke verschillen tussen de oude en de nieuwe regeling willen we graag toelichten omdat ze vaak zullen voorkomen. Deze verschillen zijn niet uitputtend. Reiskosten/ ov (jaar)kaart/ kosten eigen auto werknemer Op dit moment is er sprake van een onbelaste vergoeding van 0,19 per (zakelijke) kilometer, inclusief woon-werk kilometers. Deze vergoeding blijft vrijgesteld (gerichte vrijstelling). Dit houdt in dat het niet ten laste van uw forfaitaire ruimtekomt. U kunt de werknemers die met de auto of het openbaar vervoer komen nog steeds voorzien van een gunstige compensatie! Mocht u in de cao of de arbeidsovereenkomst een 4

5 hoger bedrag per kilometer hebben afgesproken, dan heeft u nog steeds een keuze. U kunt de reiskostenvergoeding als loon aanmerken, natuurlijk met alle gevolgen van dien. Maar het is ook mogelijk de reiskostenvergoeding in de forfaitaire ruimte van de WKR in te delen. Hier wordt dus geen belasting over betaald, zolang u binnen uw budget blijft. Een OV (jaar)kaart mag belastingvrij worden vergoed of verstrekt. De kosten moeten wel redelijk zijn ten opzichte van het werkelijk zakelijk gebruik. Ook hier in de meeste gevallen weinig verandering ten opzichte van de oude situatie. Alle kosten die samenhangen met de eigen auto van de werknemer mogen niet onbelast worden vergoed of verstrekt; de vergoeding of verstrekking van deze kosten mag wel worden ondergebracht in de vrije ruimte. Dit geldt ook voor parkeerkosten in geval van parkeren bij of voor het werk. In het verleden mochten deze kosten niet onbelast worden vergoed. De werkgever mocht deze kosten wel (onbelast) voor de werknemer betalen (verstrekken). Dit punt stuit nog op veel weerstand in de praktijk. Het zou kunnen zijn dat hier nog aanpassingen op komen. Lap-tops en computers Onder de oude regeling konden computers thuis (vast en laptop) onder bepaalde voorwaarden belastingvrij worden vergoed. Onder de nieuwe regeling kunnen vaste computers thuis niet meer belastingvrij worden vergoed. Een laptop kan nog wel belastingvrij ter beschikking worden gesteld (nihil waardering), mits de werkgever deze voor de uitoefening van de werkzaamheden noodzakelijk acht en deze ook op de werkplek wordt gebruikt (dus niet uitsluitend thuis). Let wel: een kantoor aan huis zonder eigen ingang en toilet kwalificeert niet als werkplek. De eis dat de computer voor minimaal 90% zakelijk moet worden gebruikt, komt te vervallen. Door een verwachte wijziging in de regeling kunnen lap-tops waarschijnlijk met ingang van 2015 ook belast worden vergoed. Mobiele telefoons Voor telefoons geldt hetzelfde als hierboven is beschreven ten aanzien van computers. De eis geldt dat de telefoon minimaal 10% zakelijk moet worden gebruikt, komt te vervallen. Telefoon en internetabonnementen Onder de oude regeling konden mobiele telefoon en internetabonnementen worden vergoed, mits voor meer dan 10% respectievelijk 90% zakelijk. Zakelijke gesprekken met de vaste telefoon konden eveneens onbelast worden vergoed. Mobiele telefoon en mobiele internet abonnementen mogen worden ter beschikking worden gesteld (mits de werkgever deze voor de uitoefening van de werkzaamheden noodzakelijk acht en deze ook op de werkplek wordt gebruikt). Het vergoeden van mobiele telefoonkosten zoals dat nu in veel bedrijven gebruikelijk is, zal door een wijziging in de werkkostenregeling ook per 2015 weer mogelijk zijn. Hiervoor wordt een aparte gerichte vrijstelling gecreëerd. Vaste internet en telefoonabonnementen kunnen niet binnen de vrijstelling belastingvrij worden vergoed of verstrekt. Als er voldoende vrije ruimte is kunnen vergoedingen van vaste internet en telefoonabonnementen binnen deze ruimte wel belastingvrij worden vergoed. Bij overschrijding van de vrije ruimte is het meerdere belast. Tablets Een tablet kan onder de oude regeling als telefoon of als computer worden aangemerkt. Of een tablet als telefoon of als computer wordt aangemerkt is afhankelijk van de afmetingen van het beeldscherm. De meeste tablets zoals de IPad, worden aangemerkt als computer en kunnen dus uitsluitend belastingvrij ter beschikking worden gesteld (nihil waardering) als ze voor meer dan 90% zakelijk worden gebruikt. Door aanpassing van de regeling kunnen tablets vanaf 2015 waarschijnlijk zowel ter beschikking worden gesteld (nihil waardering) als worden verstrekt of vergoed (gerichte vrijstelling). De tablet moet dan door de werkgever voor de uitoefening van de werkzaamheden noodzakelijk worden geacht en moet op de werkplek worden gebruikt. 5

6 Kerstpakketten Voorheen gold hiervoor een regeling waarbij per werknemer per jaar 70 mocht worden verstrekt tegen 20% eindheffing. Geschenken met een maximale waarde van 136 per geschenk en 272 per jaar werden bij de werkgever belast met eindheffing. Duurdere geschenken werden via de loonstrook van de werknemer gebruteerd. Bezwaarlijk is dat de waarde van het geschenk op de loonstrook wordt vermeld en dat de werknemer hierover zelf (fors) belasting moest betalen. In de nieuwe regeling zijn alle geschenken (behalve bijzondere verstrekkingen, welke eerder zijn genoemd) in beginsel belast. Als ze binnen de vrije ruimte passen, blijven ze onbelast. Als ze belast zijn, loopt dit via de werkgever en ziet de werknemer daarvan niets terug op zijn loonstrook. Personeelsuitjes Tegenwoordig worden personeelsfeesten gezien als loon voor de werknemer, tenzij u het in de forfaitaire ruimte onderbrengt natuurlijk. In feite is dit dus een verslechtering ten opzichte van de oude situatie, want uw forfaitaire ruimte is beperkt. Deelt u het als loon voor de werknemer in, dan betaalt u er alle daarbij behorende loonbelasting overheen, brengt u het onder in uw forfaitaire ruimte, dan kunt u een personeelsfeest, als vanouds, belastingvrij geven. Er is een uitzondering op deze regel. Wanneer u namelijk het personeelsfeest op de werkplek geeft, wordt het vrijgesteld. Dit houdt dus in dat u er geen belasting over betaalt en dat het ook niet ten laste van uw forfaitaire ruimte komt. Het begrip werkplek is in deze zin vrij breed; een plaats waar u arbo verantwoordelijk voor bent. Dit mag dus ook een andere vestiging, kantoor of locatie van uw bedrijf zijn. Geeft u uw feest met meerdere bedrijven, dan splitst u de kosten evenredig naar deelnemende werknemers op. Feesten op externe locaties moeten dus wel als loon worden beschouwd, of in de forfaitaire ruimte worden ingedeeld. Maar ook hier bestaat een uitzondering op, wanneer het zakelijke karakter het feestelijke karakter overstemt (bijvoorbeeld in het geval van een borrel met uw klanten) hoeft u de totale kosten niet te splitsen in zakelijke en consumptieve kosten. De consumpties zijn dan onbelast. Voor personeelsreizen geldt eigenlijk hetzelfde als het bovenstaande. De kosten kunnen worden beschouwd als loon voor de werknemer, maar kunnen ook ondergebracht worden in de forfaitaire ruimte. Qua consumpties gelden dezelfde maatregelen als met feesten; wanneer het zakelijke karakter overheerst zijn de uitgaven onbelast, overheerst het feestelijke karakter dan moeten ze als loon worden beschouwd, of in de forfaitaire ruimte worden ondergebracht. Maaltijden Onder de oude regeling waren de volgende normbedragen (2014) belast: per lunch/ontbijt 2,40 per warme maaltijd 4,60 belast. Er moest bijgehouden worden wie hoeveel maaltijden genoot, op basis daarvan werd de bijtelling berekend. Maaltijden bij overwerk en met zakelijke relaties waren hiervan uitgesloten. Onder de nieuwe regeling wordt elke maaltijd gewaardeerd op 3,15. Deze kan bij de werknemer worden belast of in de vrije ruimte worden gebracht, waarbij het meerdere bij overschrijding van de vrije ruimte belast is. Ook hier zijn maaltijden bij overwerk en met zakelijke relaties uitgesloten en dus onbelast. Consumpties Alle consumpties (niet zijnde maaltijden) die op de werkplek worden gebruikt, zijn voortaan onbelast. Ambulante medewerkers kunnen onderweg onbelast consumpties gebruiken op kosten van de werkgever. Onder de oude regeling gold hiervoor een maximum voor niet ambulante werknemers van 0,55 per dag en 2,75 per week. De belastbaarheid is in de nieuwe regeling gekoppeld aan de werkplek. Een vrijdagmiddagborrel op het werk is onbelast, een vrijdagmiddagborrel bij een café om de hoek wordt belast. Deze kosten worden in de vrije ruimte meegenomen en worden dus belast als de vrije ruimte volledig benut is. Vakliteratuur Vakliteratuur mag onbelast worden verstrekt, vergoed of ter beschikking gesteld. Eerder was er sprake van dat vakliteratuur alleen onbelast verstrekt, vergoed of ter beschikking gesteld als deze op de werkplek werd gelezen. Deze beperking is komen te vervallen. 6

7 DEEL III Waarop letten bij overstappen Als je de overstap gaat maken, moeten er een aantal zaken geregeld zijn. Zo moeten er soms dingen in de arbeidsvoorwaarden worden aangepast om de regeling te kunnen invoeren. Als er vaste kostenvergoedingen met medewerkers zijn afgesproken dan moet bekeken worden hoe daar in de nieuwe regeling mee moet worden omgegaan. Eventueel moeten afspraken tussen werknemer en werkgever worden aangepast. Vaste (onbelaste) kostenvergoedingen (die niet in de vrije ruimte vallen) moeten (vooraf!) worden onderbouwd. Hierin moeten medewerkers worden begeleid en geïnstrueerd welke kosten wel en welke niet voor (belastingvrije) vergoeding in aanmerking komen. Als de werkkostenregeling wordt ingevoerd komen eventuele bestaande afspraken met de Belastingdienst te vervallen. Mogelijk moeten er nieuwe afspraken worden gemaakt. Het is belangrijk om als werkgever een visie te ontwikkelen op de wijze waarop in de toekomst met vergoedingen en verstrekkingen wordt omgegaan. Jaarlijks moet in de gaten worden gehouden of de vrije ruimte wordt overschreden en of er belasting betaald moet worden. De financiële administratie en de salarisadministratie moeten er klaar voor zijn om hiervoor de juiste gegevens te produceren. Inclusief BTW Bij de toerekening van kosten aan de vrije ruimte, moet er rekening mee worden gehouden dat de bedragen inclusief BTW moeten worden meegenomen. In de administratie worden de kosten veelal zonder BTW geregistreerd, dus dit vraagt wat aandacht. Jaarlijks bijhouden Jaarlijks moet bij de aangifte loonheffing worden bekeken of je binnen de vrije ruimte blijft. Dit vereist planning van de kosten en afstemming met de loonadministratie. 7