Voor leden van het College van Bestuur geldt een aparte regeling declaraties.

Transcriptie

1 MEMO Aan: CvB en OCD Van: Finance & Control / Staff Datum: 2 februari 2016 Onderwerp: Declaratievoorschriften Tilburg University 1. Inleiding Instellingen voor hoger onderwijs zijn vanaf 2012 verplicht om voor de hele organisatie geldende voorschriften te hebben voor het declareren van vergoedingen. Declaraties worden door OC&W gedefinieerd als vergoedingen voor gemaakte kosten of geleverde diensten. Het gaat daarbij om reis- en verblijfkosten (binnen- en buitenland), representatiekosten (waaronder lunch- en dinerkosten) en overige kosten. Het betreft zowel door een medewerker zelf voorgeschoten kosten als rechtstreeks door de universiteit betaalde kosten voor vervoer en verblijfkosten, etc. Onderstaande voorschriften zijn een uitwerking om aan de door het Ministerie gestelde verplichting te voldoen en vormen een aanvulling op de in deze notitie onder punt 4 genoemde regelingen. Gedeclareerde kosten moeten rechtmatig en doelmatig zijn. Dat wil zeggen in overeenstemming met wettelijke regelingen en verordeningen ten aanzien van de besteding van rijksbijdrage en daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van de organisatiedoelen en in verhouding staan tot de opbrengsten. Deze notitie is bedoeld om de huidige voorschriften te inventariseren, te verhelderen en daar waar nodig aan te vullen met het oog op de interne en externe verantwoording en de beheersing van frauderisico. De declaratievoorschriften gelden niet alleen voor personeel in loondienst maar - m.u.v. verhuiskosten - ook voor personeel niet in loondienst. De aanvullende declaratievoorschriften zijn een nadere uitwerking conform punt 6 en punt 7 van de mandaatregeling. Voor leden van het College van Bestuur geldt een aparte regeling declaraties. In geval de universiteit voor een product of dienst een gecontracteerde dienstverlener heeft geselecteerd zoals bijvoorbeeld bij buitenlandse reizen en boeken het geval is dient de medewerker via de geldende procedures het product / de dienst bij deze dienstverlener af te nemen. 2. Governance Declaraties vormen een gevoelig onderwerp en dit geldt zeker voor een universiteit waar gewerkt wordt met publiek geld. Gebrekkige voorschriften of onvoldoende handhaving kunnen verkwisting of (zelf)verrijking in de hand werken of de suggestie wekken. Gebrek aan integriteit leidt onherroepelijk tot reputatieschade en motivatieverlies bij medewerkers die hier kennis van dragen. Schandalen 1

2 met declaraties bij overheid en publiek gefinancierde instellingen maken dat het maatschappelijk afbreukrisico toeneemt. Dit betreft niet alleen de reputatie van de instelling maar ook bestuurders en medewerkers, zowel individueel als collectief. Teneinde het frauderisico te beheersen is het noodzakelijk om declaratievoorschriften in te bedden in de governance van de instelling, duidelijke normen te stellen, de uitvoering periodiek tegen het licht te houden en de norm zo nodig bij te stellen. Met ingang van het jaarverslag 2011 worden declaraties en onkosten van individuele leden van het College van Bestuur verantwoord in het jaarverslag. Met ingang van 2016 zal het overzicht eveneens op de website van de instelling worden gepubliceerd. Het College wil jaarlijks vóór 1 juni worden geïnformeerd over de declaraties en onkosten per persoon van decanen, directeuren en hoogleraren in het voorafgaande kalenderjaar. Voor decanen en directeuren gespecificeerd in de categorieën representatiekosten, reiskosten binnenland, reiskosten buitenland en overige kosten. Voor hoogleraren wordt deze specificatie gevraagd indien het totaal van de declaratie k 10 of hoger is; onder dit bedrag kan worden volstaan met een opgave van het totaalbedrag. 3. Relatie landelijke werkkostenregeling De werkkostenregeling is een fiscale regeling voor vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Deze regeling houdt in dat een werkgever op jaarbasis maximaal 1,2% van de totale fiscale loonsom van alle werknemers belastingvrij mag verstrekken (inclusief ter beschikking stellen) of vergoeden. Dit is de zgn. vrije ruimte. Daarboven worden vergoedingen of verstrekkingen met uitzondering van een aantal specifiek genoemde vrijstellingen en nihil waarderingen belast met een eindheffing van 80%. Deze belasting komt voor rekening van de werkgever. Ook in het kader van de werkkostenregeling is het dus van groot belang om alle vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers te monitoren, teneinde de eindheffing van 80% te voorkomen en richting fiscus verantwoording te kunnen afleggen. Daarom zijn de concernsystemen voor finance, HR en de salarissen heringericht zodat alle relevante informatie kan worden gegenereerd. Alle vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers kunnen worden geïnventariseerd zonder financiële gevolgen in de vorm van een mogelijke eindheffing van 80% bij overschrijding van de vrije ruimte. 4. Relatie met bestaande TiU-regelingen Tilburg University heeft diverse regelingen voor de vergoeding van kosten aan medewerkers. Dit betreft de faciliteitenregeling en keuzemodel, woon-werkverkeer, verhuiskosten, dienstreizen (reis- en verblijfkosten), scholingskosten en declaratie werkzaamheden en betaalopdrachten Deze regelingen zijn te vinden op intranet. 5. Verduidelijking en aanscherping van bestaande regelingen 5.1 Administratieve organisatie declaraties Het is van belang dat de tekenbevoegdheid van de budgethouder voor declaraties van door een medewerker zelf voorgeschoten kosten vastligt. Formulieren voor declaraties van door een medewerker voorgeschoten kosten worden, voorzien van alle relevante schriftelijke bewijsstukken, goedgekeurd door de hiërarchisch leidinggevende (voor declaraties personeel in loondienst en personeel niet in loondienst) volgens onderstaand schema: 2

3 Declaraties van Secretaris Universiteit Directeur Netspar Directeur Stichting Universiteitsfonds Decaan (m.u.v. TIAS Business School) Directeur faculteit Voorzitter Departement Overig WP, OBP en Student Assistenten Directeur divisie Directeur KUB Holding BV Directeur werkmaatschappij KUB Holding BV Goedkeuring door Decaan, medeparaaf voorzitter CvB Decaan Hiërarchisch leidinggevende Directeur KUB Holding BV Daarna wordt het declaratieformulier gecontroleerd en verder ingevuld door de administrateurs van de divisie Finance & Control en voor betaalbaarstelling ondertekend door de directeur van de faculteit/divisie of door een door hem daartoe bevoegde mandataris. 5.2 Reis- en verblijfkosten Indien reis- en verblijfkosten van meereizende partners of familieleden samen met de kosten van de medewerker op één rekening worden geboekt, dan worden de kosten van de medewerker naar rato gedeclareerd en vergoed. Bij rechtstreeks door de universiteit betaalde rekeningen dient de medewerker het aan meereizende partners of familieleden toe te rekenen deel van de reis- en verblijfskosten terug te betalen aan de universiteit. 5.3 Reiskosten binnenland en buitenland Het gebruik van een leaseauto waarvan de kosten rechtstreeks door de universiteit worden betaald is niet toegestaan. Kosten van vliegreizen worden vergoed op basis van economy class. 5.4 Representatiekosten Decanen en de secretaris ontvangen een door de belastingdienst goedgekeurde forfaitaire onkostenvergoeding van netto 225 per maand. Hieruit worden de kosten gedekt van interne en externe representatie, lokale dienstreizen, parkeerkosten, het gebruik van kantoor en computer thuis, het gebruik van privé telefoon, vakliteratuur en lidmaatschap van beroepsorganisaties. De werkelijke kosten voor deze categorieën komen niet voor vergoeding in aanmerking. 5.5 Overige kosten Verhuiskosten Tijdelijke vergoeding van de huur van woonruimte in Tilburg naast de woonlasten in de oorspronkelijke woonplaats is toegestaan mits doelmatig en met goedkeuring vooraf. Huur van woonruim- te in de oorspronkelijke woonplaats of hypotheeklasten waar dan ook worden niet vergoed Aanschaf boeken De kosten van aanschaf van boeken kunnen worden vergoed voor zover noodzakelijk voor de uitoefening van de functie. Door de universiteit betaalde boeken zijn eigendom van de universiteit en mogen alleen tijdelijk privé worden bewaard. 3

4 5.6 Gebruik creditcards Uitgangspunten De Secretaris van de Universiteit en de directeuren van faculteiten en divisies kunnen bij de Treasurer een business creditcard aanvragen. De creditcards van de directeuren liggen in de centrale kluis en hebben een limiet van of per maand. Directeuren beschikken alleen over het creditcardnummer ten behoeve van online aankopen. De Treasurer is de eerste contactpersoon bij de creditmaatschappij. Administratieve organisatie Aanvragen Aanvragen voor nieuwe creditcards worden schriftelijk ingediend bij de Treasurer. Indien de aanvraag binnen het bestaande beleid past, wordt schriftelijk goedkeuring gevraagd bij divisiedirecteur Finance & Control. Een creditcard aanvraag van de divisiedirecteur Finance & Control dient goedgekeurd te worden door de Secretaris van de Universiteit. Wanneer een creditcard aanvraag niet binnen het bestaande beleid past, dient goedkeuring gevraagd te worden bij het College van Bestuur. Een goedgekeurde aanvraag wordt bij de creditcardmaatschappij ingediend en gearchiveerd door de Treasurer. Uitgifte Een creditcard wordt door de creditcardmaatschappij verzonden naar de creditcardhouder zelf. De directeuren maken voor zichzelf een kopie van de gegevens op de creditcard en de originele creditcard worden overhandigd aan de Treasurer, welke deze in de centrale kluis (alleen toegang door medewerker Financiële Administratie) laat bewaren. De pincode behorende bij de creditcard blijft alleen in het bezit van de creditcardhouder. Inname Wanneer een creditcardhouder uit dienst gaat of een andere functie gaat bekleden, wordt de creditcard door de Treasurer bij de creditcardmaatschappij stopgezet. De bewuste creditcard wordt (indien van toepassing voor datum uitdiensttreding ingeleverd en) door de Treasurer vernietigd. Administratie van uitgaven Maandelijks ontvangt het Service Center Finance de door de betreffende eenheid gecodeerde uitgaven overzichten van de creditcard. De uitgaven dienen geautoriseerd te zijn volgens het geldende mandateringsbesluit. De uitgaven worden maandelijks door de creditcardmaatschappij geïncasseerd van de hoofdrekening van de universiteit. Goedkeuring Het Service Center Finance controleert bij verwerking op juistheid en volledigheid van de ingediende uitgaven overzichten als ook de juiste autorisaties. Deze overzichten worden achteraf volgens onderstaand schema goedgekeurd d.m.v. een handtekening. 4

5 Credit card overzichten van: Secretaris Universiteit Directeur faculteit Directeur divisie Goedkeuring door: Decaan faculteit, medeparaaf voorzitter CvB Beheersing frauderisico De kring van creditcardgebruikers wordt zo beperkt mogelijk gehouden. Voor het aanvragen van nieuwe creditcards geldt een strikte procedure. De directeuren bezitten geen fysieke creditcards waardoor het risico van onrechtmatig gebruik na diefstal wordt beperkt. Alle creditcard hebben een limiet. Alle uitgaven met creditcards worden achteraf gecontroleerd en gefiatteerd door andere functionarissen dan de creditcardhouders zelf. Hiervoor gelden de algemene interne richtlijnen m.b.t. declaraties en facturen zoals beschreven in de Mandaatregeling van de universiteit. De afdeling Internal Auditing controleert de uitgaven met creditcards achteraf op doelmatigheid en rechtmatigheid. 5