Richtlijnen budgetbeheer gemeente Stadskanaal

Transcriptie

1 Richtlijnen budgetbeheer gemeente Stadskanaal 2012 Deze regeling is in werking getreden op Wetstechnische informatie Gegevens van de regeling Overheidsorganisatie Officiële naam van de regeling Citeertitel gemeente Stadskanaal Richtlijnen budgetbeheer gemeente Stadskanaal 2012 Richtlijnen budgetbeheer gemeente Stadskanaal 2012 Deze versie is geldig tot (als de vervaldatum is vastgesteld) Vastgesteld door Onderwerp college van burgemeester en wethouders financiën en economie Opmerkingen m.b.t. de regeling In deze regeling worden de Richtlijnen budgetbeheer Gemeente Stadskanaal 2009 ingetrokken. Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd 1. Gemeentewet, art. 160 Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving) Geen Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen Datum inwerkingtreding Terugwerkende kracht t/m Betreft Datum ondertekening Bron bekendmaking Kenmerk voorstel nieuwe regeling De Kanaalstreek, BW, , nr. 18 Richtlijnen budgetbeheer gemeente Stadskanaal 2012 (versie: ) 1 / 6

2 Richtlijnen budgetbeheer gemeente Stadskanaal 2012 Deze regeling is in werking getreden op Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Stadskanaal; gelet op artikel 160 van de Gemeentewet, gelet op de wens om regels vast te stellen met betrekking tot het budgetbebeheer besluit: vast te stellen de navolgende Richtlijnen budgetbeheer gemeente Stadskanaal Definities In deze richtlijnen wordt verstaan onder: budget : De voor het uitvoeren van een taak beschikbare financiële middelen; budgethouder : de functionaris die ambtelijk eindverantwoordelijk is voor het beheer van de aan hem/haar toegewezen budgetten. deelbudgethouder : de afdelingmanager aan wie, door een budgethouder de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van bepaalde budgetten, is overgedragen; kredietbeheerder : de functionaris, door de deelbudgethouder zonder overdracht van verantwoordelijkheid aangewezen, hem/haar als inhoudelijk deskundige te ondersteunen bij het beheer van budgetten; afdelingmanager : geeft leiding aan en is als deelbudgethouder verantwoordelijk voor: - de bedrijfsvoeringbudgetten van zijn/haar afdeling; - de exploitaitiebudgetten (zie 1.1.1) die binnen zijn/haar afdeling worden uitgevoerd; programmamanager : de afdelingmanager die, onder eindverantwoordelijkheid van de directeur, verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een programma; product : een vastgesteld beleidsonderdeel waarin de te realiseren/gerealiseerde doelen, voorzien van middelen, zijn opgenomen; beheersproduct : een verdere onderverdeling van een product; (hulp)kostenplaats : kostengroepering ten behoeve van de bedrijfsvoering (bijvoorbeeld automatisering) Bevoegd- en verantwoordelijkheden (deel)budgethouder als budgetbeheerder budget budgetten zijn te onderscheiden in exploitatie- en bedrijfsvoeringsbudgetten. De exploitatiebudgetten Exploitatiebudgetten zijn de budgetten die direct beschikbaar zijn voor het uitvoeren van de programma s. Voor de ambtelijke uitvoering zijn de budgetten door het college op productniveau geautoriseerd (de Richtlijnen budgetbeheer gemeente Stadskanaal 2012 (versie: ) 2 / 6

3 gemeenteraad heeft het college op programmaniveau geautoriseerd de budgetten te besteden). De budgetten op productniveau zijn verder onderverdeeld op beheersproductniveau. De bedrijfsvoeringbudgetten Een bedrijfsvoeringbudget betreft altijd apparaatskosten Het gaat primair om personeelskosten en deze budgetten zijn volledig te besteden binnen het eigen afdeling. Er is in geen enkel geval sprake van afdelingoverstijgende bestedingen. Daarnaast is in een aantal afdelingen sprake van bedrijfsvoeringbudgetten (kostenplaatsen) voor activiteiten waarmee medewerkers in de uitvoering van hun werkzaamheden worden gefaciliteerd (automatisering, porto, archief, catering etc.) budgethouder Budgethouder is de gemeentesecretaris/algemeen directeur Deelbudgethouder/programmamanager De budgethouder kan de in deze richtlijnen genoemde bevoegdheden en plichten overdragen aan een deelbudgethouder en kan nadere voorwaarden verbinden aan deze overdracht. Als deelbudgethouder kunnen worden aangewezen: de afdelingmanagers de directeur van het theater Geert Teis Een afdelingmanager wordt als deelbudgethouder aangewezen voor: - de voor zijn/haar afdeling geraamde bedrijfsvoeringbudgetten - de exploitatiebudgetten die binnen zijn/haar afdeling worden uitgevoerd Een uitzondering is gemaakt voor de teamleider beheer infrastructuur binnen de afdeling ROB. Voor een deel van de budgetten van deze afdeling heeft de teamleider beheer infrastructuur de bevoegdheden van deelbudgethouder. Tijdens de maandelijks te houden planning & control gesprekken worden de voortgang en de verwachte ontwikkeling van de budgetten besproken tussen de budgethouder en deelbudgethouder. Conclusies en afspraken worden vastgelegd in een daarvoor vastgestelde format. Als programmamanagers zijn aangewezen de afdelingmanager van de afdeling: Werk en inkomen: 4 Economie en Arbeidsmarkt Samenleving: 1 Welzijn en zorg, 3. Jeugd en Educatie ROB: 2. Wonen en voorzieningen, 5. Ruimte en Milieu Bedrijfsbureau: 6. Bestuur en Dienstverlening Middelen: Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien Kredietbeheerder De afdelingmanager kan ter ondersteuning van zijn taak als deelbudgethouder, een medewerker als kredietbeheerder aanwijzen en kan nadere voorwaarden verbinden aan deze aanwijzing. Het is niet toegestaan verantwoordelijkheden van de deelbudgethouder over te dragen aan een kredietbeheerder. per product/kostenplaats kan maximaal 1 kredietbeheerder worden aangewezen. Richtlijnen budgetbeheer gemeente Stadskanaal 2012 (versie: ) 3 / 6

4 een functionaris kan voor meer dan 1 product/kostenplaats als kredietbeheerder worden aangewezen. Een afdelingmanager kan door een collega afdelingmanager niet als kredietbeheerder worden aangewezen. Uitgangspunt is dat het accorderen van de facturen door de kredietbeheerder voldoende is voor de betaling (de paraaf van de (deel)budgethouder vervalt dus). Tijdens de maandelijks te houden planning & controlgesprekken worden de voortgang en de verwachte ontwikkeling van de budgetten besproken tussen de deelbudgethouder en kredietbeheerder. Conclusies en afspraken worden vastgelegd in een daarvoor vastgestelde format. Verantwoordelijkheid De (deel)budgethouder/kredietbeheerder is verplicht alles te doen wat voor een goede uitoefening van de functie nodig is. Bij het nalaten van wat naar redelijkheid tot de functie mag worden gerekend, kan de (deel)budgethouder/kredietbeheerder zich niet beroepen op onvolledigheid van deze richtlijnen of een ander voorschrift. De (deel)budgethouder/kredietbeheerder dient de toevertrouwde budgetten doelmatig en doeltreffend te beheren en is verantwoordelijk voor de administratieve afhandeling van zowel de lasten als baten behorende tot deze budgetten Bevoegdheden van de (deel)budgethouder/kredietbeheerder als opdrachtgever (deel)budgethouder/kredietbeheerder als opdrachtgever De (deel)budgethouder/kredietbeheerder is binnen het kader van deze richtlijnen opdrachtgever zodra hij een opdracht verstrekt voor een levering van goederen, diensten of uitvoering van werken. Bij het geven van een opdracht neemt de opdrachtgever het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van onze gemeente in acht opdrachten De (deel)budgethouder/kredietbeheerder is bevoegd om opdrachten te verstrekken aan of contracten te sluiten met een opdrachtnemer voor leveringen, diensten of uitvoering van werken, uitsluitend binnen de budgetten waarvoor hij als (deel)budgethouder/kredietbeheerder bevoegd is. De (deel)budgethouder is eindverantwoordelijk voor het inkoopproces en controleert de voortgang beschikbaar budget De (deel)budgethouder/kredietbeheerder mag alleen verplichtingen aangaan nadat hij heeft geconstateerd dat er voldoende budget beschikbaar is. Het beschikbare budget wordt bepaald door het saldo van het geraamde budget verminderd met de werkelijke uitgaven en lopende aangegane verplichtingen Binnen één product (dus binnen en tussen beheersproducten) kan (een kredietbeheerder na overleg met) een (deel)budgethouder met middelen schuiven mits gestelde doelen worden bereikt. Het schuiven in budgetten tussen producten is alleen toegestaan nadat het college hiervoor toestemming heeft gegeven en alleen voor zover het bestedingen binnen één programma betreft. Deze wijzigingen worden vastgelegd in de afdelingsrapportage. Het schuiven in budgetten tussen producten uit verschillende programma s zijn alleen na toestemming van de gemeenteraad toegestaan. De (deel)budgethouder neemt het initiatief tot het verkrijgen van aanvullend budget Meerjarige contracten Wanneer de (deel)budgethouder/kredietbeheerder een contract wil sluiten voor leveringen, diensten of werken Richtlijnen budgetbeheer gemeente Stadskanaal 2012 (versie: ) 4 / 6

5 met een tijdsduur van minimaal drie jaar of een meerjarig contract met een verplichting van minimaal ,00 per jaar moet vooraf toestemming worden gevraagd aan het college van b&w Plichten van de (deel)budgethouder als opdrachtgever Aangegane verplichting en administratieve verwerking De (deel)budgethouder/kredietbeheerder zorgt voor het vastleggen en afwerken van verplichtingen volgens de daarvoor geldende werkinstructie. Het vastleggen van een verplichting is niet nodig wanneer het gaat om: - incidentele verplichtingen beneden 1.000,00; - abonnementen op tijdschriften en losbladige uitgaven; - voorschotten en afrekeningen van nutsbedrijven; - abonnement- en gesprekskosten telefoon, verzekeringen en belastingen; - betaling loonheffing en sociale lasten en sociale uitkeringen; - declaraties van reis- en verblijfkosten; - goederen die binnen een mantelcontract worden geleverd; - afdrachten van rijksleges en rijkskostencomponenten. - Uitbetalen van subsidies - Wettelijke verplichtingen waarvan de parameters die de basis zijn voor de lasten, niet of nauwelijks door de gemeente beïnvloedbaar zijn (i.c. vervoer van leerlingen) In het geval de verplichting betrekking heeft op een standaard- of verzamelfactuur of personeel van derden wordt de aangegane verplichting door de financiële administratie aangemaakt en geautoriseerd door de (deel)budgethouder/kredietbeheerder Kleine attenties en relatiegeschenken Voor kleine attenties en relatiegeschenken die op rekening worden aangeschaft wordt na overleg, door de afdeling middelen (personeelsadministratie) een opdracht aan de leverancier verstrekt Voorwaarden en richtlijnen inkoop De (deel)budgethouder hanteert bij het verstrekken van opdrachten de voorwaarden en richtlijnen zoals die zijn vastgesteld in het inkoopbeleid en zoals dit is toegelicht en uitgewerkt in het inkoophandboek gemeente Stadskanaal 1.4. Overige plichten van de (deel)budgethouder Geraamde inkomstenbudgetten De (deel)budgethouder/kredietbeheerder draagt op eigen initiatief zorg voor de geraamde en niet-geraamde (te ontvangen) inkomsten door invorderingsgegevens voorzien van de betreffende codering te verstrekken aan de financiële administratie. De afdeling middelen (financiële administratie) zorgt (indien nodig) voor het opstellen en verzenden van de nota s planning & controlcyclus Voor het opstellen van de verschillende documenten die worden opgesteld binnen de planning & controlcyclus is de (deel)budgethouder verplicht zowel de beleidsmatige als financiële informatie aan te leveren. Dit betreft voor de: perspectiefnota (voorafgaand aan jaar n): eventuele nieuwe beleidswensen t.b.v. de komende begroting c.q. meerjarenraming en de financiële Richtlijnen budgetbeheer gemeente Stadskanaal 2012 (versie: ) 5 / 6

6 consequenties hiervan. begroting (jaar n): op basis van bestaand en (via de perspectiefnota) vastgesteld nieuw beleid het bepalen van de noodzakelijke budgetten ten behoeve van het programmaplan, het opstellen van de producten ten behoeve van de productenraming en het opstellen van de programma s ten behoeve van de programmabegroting en paragrafen voorjaarsnota (tijdens jaar n): op basis van voortgang en ontwikkeling van beleid (vastgelegd in de prorap) de financiële en beleidsmatige bijstellingen van dit beleid in beeld te brengen najaarsnota (tijdens jaar n): op basis van voortgang en ontwikkeling van beleid (vastgelegd in de prorap) de financiële en beleidsmatige bijstellingen van dit beleid in beeld te brengen jaarrekening (na afloop van jaar n): het analyseren van de werkelijke uitgaven versus de geraamde budgetten en het vorige begrotingsjaar, het opstellen van de producten ten behoeve van de productenrealisatie en het opstellen van de programma s en paragrafen ten behoeve van het jaarverslag en jaarrekening. 1.5 Slotbepaling Deze richtlijnen treden in werking één dag na bekendmaking en werken terug naar 1 januari De "Richtlijnen budgetbeheer gemeente Stadskanaal 2009", vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders bij besluit van 27 januari 2009, komt gelijktijdig te vervallen met de inwerkingtreding van deze richtlijn. Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders op 24 juli Secretaris Burgemeester De heer G.J. van der Zanden mevrouw B.A.H. Galama Richtlijnen budgetbeheer gemeente Stadskanaal 2012 (versie: ) 6 / 6