Postreg.nr. Directeur: Tel.nr Y.C.M. de Rijk

Transcriptie

1 Voorstel voor de gemeenteraad Voorstelnummer V Datum: Behandelend R.M.Maris ambtenaar Postreg.nr. Directeur: Tel.nr Y.C.M. de Rijk ONDERWERP: Verordening budget en kredietbewaking Vertrouwelijk Openbaar besluit Datum openbaar besluit NEE JA GEVRAAGDE BESLISSING: De raad stelt de Verordening budget en kredietbewaking 2007 vast. GEVOLGEN VOOR JA/NEE ROUTING DATUM Communicatie NEE College Financieel NEE Presidium Juridisch NEE Cie. ABZ 19 juli 2007 Planning en Control JA Cie. Ruimte Cie. Zorg Gemeenteraad 3 sept SOORT RAADSVOORSTEL x Kaderstellend Informerend Meningvormend Controlerend Verordenend Toetsend Meegezonden stukken: Ter inzage

2 V Onderwerp Verordening budget en kredietbewaking Gevraagde beslissing De raad stelt de Verordening budget en kredietbewaking 2007 vast. 3. Voorstel en argumentatie In februari 2005 zijn de gemeentelijke spelregels ten aanzien van het beheer van budgetten en kredieten aangepast aan de dualisering, het BBV en de nieuwe organisatiestructuur. De projectgroep BEVER heeft geconstateerd dat de toen aangepaste regels inmiddels zijn achterhaald c.q. kunnen worden verbeterd. Op voorstel van de projectgroep reiken wij u een nieuwe regeling aan, die hanteerbaarder en (dus) effectiever is. Wij stellen u voor de uit 2005 daterende spelregels te vervangen door de Verordening budget en kredietbewaking Het oude protocol is in de geest gelijkluidend aan onderstaande verordening. Er zijn echter in het oude protocol dermate veel tierelantijnen toegevoegd, dat het protocol niet praktisch is. Het lijkt, met andere woorden, dat een kwartje wordt ingezet om een dubbeltje te bewaken. De nu voorgestelde verordening is in dat opzicht veel sterker, zonder dat die praktische insteek afdoet aan de geest van de spelregels. 4. Toelichting van het voorstel Wij stellen u voor om het uit 2005 daterende protocol voor budget en kredietbewaking te vervangen door de navolgende verordening: Hoofdstuk I: Masterbudgethouders, budgethouders en budgetbeheerders Artikel 1: 1. Voor ieder programma uit de programmabegroting is ambtelijk één budgethouder verantwoordelijk. 2. Voor ieder beheersproduct uit de productenraming is ambtelijk één budgethouder verantwoordelijk. 3. Voor ieder (investerings)krediet is ambtelijk één budgethouder verantwoordelijk. Artikel 2: 1. De bevoegdheden en verantwoordelijkheden met betrekking tot budget en kredietbewaking doorbreken de hiërarchische lijnen niet. Artikel 3: 1. De directeur Bedrijfsvoering en de directeur Producten en diensten worden door het college van burgemeester en wethouders aangewezen als masterbudgethouder voor alle programma s, beheersproducten en (investerings)kredieten. 2. De masterbudgethouders wijzen, niettegenstaande hun bevoegdheden en verantwoordelijkheden als masterbudgethouder, budgethouders aan voor de feitelijke uitoefening van het budgethouderschap. 3. Als budgethouder van programma s en beheersproducten wordt aangewezen: het hoofdvan de bij de desbetreffende programma s en beheersproducten meest betrokken afdeling. 2

3 V Niettegenstaande zijn verantwoordelijkheid als budgethouder, kan de budgethouder één of meerdere budgetbeheerder(s) aanwijzen, die belast worden met de uitvoering van (delen van) het budgetbeheer. De budgetbeheerder is over deze werkzaamheden verantwoording schuldig aan de budgethouder. 5. Medewerkers die in dienst van externe organisaties werkzaamheden verrichten voor de gemeente worden niet als budgethouder of budgetbeheerder aangewezen. 6. Bij afwezigheid wordt een budgetbeheerder vervangen door de budgethouder. 7. Bij afwezigheid wordt een budgethouder vervangen door degene die hem ook in zijn andere werkzaamheden als afdelingshoofd of projectleider vervangt, of door een masterbudgethouder. Artikel 4: 1. In afwijking van het gestelde in artikel 3, derde lid, wijzen de masterbudgethouders de voorzitter van de Ondernemingsraad aan als budgethouder van specifieke budgetten die behoren bij het werk van de Ondernemingsraad. Artikel 5: 1. In afwijking van het gestelde in artikel 3, laat het college van burgemeester en wethouders het masterbudgethouderschap en budgethouderschap van het programma Raad en de bijbehorende beheersproducten over aan de griffie van de gemeenteraad. 2. In afwijking van het gestelde in deze verordening is de griffie van de gemeenteraad over het uitgeoefende budgethouderschap uiteraard geen verantwoording schuldig aan het college. Artikel 6: 1. De budgethouder is ambtelijk bevoegd en verantwoordelijk voor alle onder het programma, beheersproduct of krediet begrepen lasten en baten. 2. De budgethouder is over zijn in het eerste lid bedoelde bevoegdheid en verantwoordelijkheid verantwoording schuldig aan de masterbudgethouders. 3. De masterbudgethouders zijn over hun bevoegdheid en verantwoordelijkheid verantwoording schuldig aan het college van burgemeester en wethouders. Hoofdstuk II: Bevoegdheden en verantwoordelijkheden Artikel 7: 1. De budgethouders zijn ambtelijk verantwoordelijk voor wat betreft de financiële aspecten van de inhoud van planning & control documenten. 2. De budgethouders hebben een actieve informatieplicht ten overstaan van de masterbudgethouders en het college van burgemeester en wethouders. 3. De budgetbeheerders hebben een actieve informatieplicht ten overstaan van de budgethouder door wie zij als budgetbeheerder zijn aangewezen. Artikel 8: 1. De budgethouder is bevoegd om, met inachtneming van het gestelde in deze verordening en hetgeen daaruit voortvloeit, voor de hem toegewezen beheersproducten en kredieten financiële verplichtingen aan te gaan. 2. De in het eerste lid bedoelde bevoegdheid wordt begrensd door de hoogte van het beschikbare budget. 3

4 V Op de in het tweede lid bedoelde beperking is voor wat betreft investeringsuitgaven een uitzondering mogelijk op basis van bepalingen uit de Verordening activerings en afschrijvingsbeleid Het college stelt in het kader van het inkoop en aanbestedingsbeleid nadere regels voor het aangaan van financiële verplichtingen. Artikel 9: 1. Inkoopfacturen worden door de bevoegde budgethouder of budgetbeheerder voorzien van een volledig ingevuld en een door de budgethouder van een paraaf voorzien mutatieformulier voor inkopen. De originele inkoopfactuur en het mutatieformulier worden onverwijld aan de afdeling PIF gezonden. 2. De budgethouder of budgetbeheerder toetst of de gefactureerde goederen of diensten geleverd zijn alsmede of het in rekening gebrachte bedrag correct is. 3. De budgethouder bepaalt binnen de grenzen van wet en regelgeving en binnen de grenzen van de hem toegewezen budgetten op welke begrotingspost c.q. op welk krediet de factuur verantwoord moet worden. Artikel 10: 1. De afdeling PIF gaat op basis van het mutatieformulier voor inkopen over tot het betaalbaar stellen en het boeken van het betreffende bedrag. 2. De afdeling PIF controleert steekproefsgewijs de juistheid en consistentie van de op het formulier ingevulde gegevens en de paraaf. 3. Na betaling wordt het mutatieformulier met originele inkoopfactuur door de afdeling PIF gearchiveerd. 4. In afwijking van het gestelde in het eerste lid worden administratieve verwerkingen, zoals bijvoorbeeld de boeking van de kapitaallasten van gedane investeringen en doorbelastingen van kosten als gevolg van ureninzet door medewerkers, door de afdeling PIF geboekt zonder tussenkomst van budgethouder of budgetbeheerder. 5. In afwijking van het gestelde in het eerste lid worden periodieke automatische incasso s, zoals die voor energiekosten, na een eerste opgave door de budgethouder of budgetbeheerder door de afdeling PIF geboekt zonder verdere tussenkomst van budgethouder of budgetbeheerder. Artikel 11: 1. Verkoopfacturen worden door de bevoegde budgethouder of budgetbeheerder voorzien van een volledig ingevuld en een door de budgethouder van een paraaf voorzien mutatieformulier voor verkopen. Het mutatieformulier wordt onverwijld aan de afdeling PIF gezonden. 2. De budgethouder of budgetbeheerder toetst of de gemeente de gefactureerde goederen of diensten geleverd heeft en of het in rekening gebrachte bedrag correct is. 3. De budgethouder of budgetbeheerder geeft aan op welke begrotingspost c.q. krediet de factuur verantwoord moet worden. 4. Het mutatieformulier voor verkopen dient ook te worden gebruikt voor het boeken van subsidies en andere bijdragen van derden. 4

5 V Artikel 12: 1. De budgethouder en budgetbeheerder worden in hun verantwoordelijkheden en bevoegdheden ondersteund door de bij hun afdeling werkzame bedrijfskundig consulent en door de afdeling PIF. 2. De in het eerste lid bedoelde ondersteuning doet niet af aan de integrale verantwoordelijkheid van de budgethouder of budgetbeheerder. Hoofdstuk III: Richtlijnen voor het uitoefenen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden Artikel 13: 1. In voorstellen aan de gemeenteraad of het college van burgemeester en wethouders wordt expliciet aandacht besteed aan de financiële aspecten van deze adviezen alsmede de financiële dekking van de adviezen en de aan de adviezen verbonden financiële risico s. 2. In het dictum van besluiten van gemeenteraad of het college van burgemeester en wethouders wordt het gevraagde budget alsmede de financiële dekking ervan expliciet vermeld, tenzij de vertrouwelijkheid en geheimhouding anders vereisen. 3. Voorstellen aan de gemeenteraad of het college van burgemeester en wethouders waaraan financiële aspecten zijn verbonden, worden ter toetsing voorgelegd aan de controller (afdeling PIF, team P&C), voor zover de financiële lasten niet conform eerdere besluitvorming worden afgedekt door budgetten binnen beheersproducten of bestaande (investerings)kredieten. 4. De in het derde lid bedoelde toetsing treedt niet in de plaats van de, uit het oogpunt van integraal werken vereiste, betrokkenheid en medeparaaf van de beleidsmedewerker verantwoordelijk voor het financiële concernbeleid (afdeling PIF, team FIN). Artikel 14: 1. In voorstellen aan de gemeenteraad of het college van burgemeester en wethouders met betrekking tot het beschikbaar stellen van investeringskredieten, worden de aan de investering verbonden toekomstige exploitatiekosten (kapitaallasten, onderhoudskosten e.d.) alsmede de financiële dekking daarvan expliciet vermeld. Artikel 15: 1. Alle interne en externe apparaatskosten voor voorbereiding, toezicht en uitvoering worden in principe aan een investeringsproject toegerekend. Met de investeringsraming in voorstellen aan de gemeenteraad of het college van burgemeester en wethouders moet hiermee expliciet rekening worden gehouden. 2. In voorstellen aan de gemeenteraad of het college van burgemeester en wethouders met betrekking tot het beschikbaar stellen van nieuwe of het verhogen van bestaande (investerings)kredieten wordt het gevraagde budget uitgesplitst onderbouwd, waarbij in ieder geval de apparaatskosten inzichtelijk worden gemaakt. 5

6 V Artikel 16: 1. Indien op voorhand bekend is dat investeringsprojecten veel overleg en inspraak vergen, moet hiervoor voorbereidingskrediet worden aangevraagd. 2. Voorbereidingskredieten tot worden verleend door de directie. 3. Voorbereidingskredieten vanaf tot worden verleend door het college van burgemeester en wethouders. 4. Voorbereidingskredieten vanaf worden verleend door de gemeenteraad. Artikel 18: 1. Interne en externe voorbereidingskosten die drukken op een mogelijk investeringsproject waarvoor nog geen krediet bij de gemeenteraad is aangevraagd en verkregen, worden verantwoord op de exploitatie. Ten behoeve van het inzicht worden deze zogenaamde voorvoorbereidingskosten per project afzonderlijk bijgehouden. 2. Indien een project daadwerkelijk leidt tot een investering worden de zogenaamde voorvoorbereidingskosten opgenomen in de eerste kredietaanvraag. Indien aan het eind van het jaar nog voorvoorbereidingskosten voor mogelijke investeringsprojecten op de exploitatie zijn opgenomen, komen deze lasten in principe ten laste van het exploitatieresultaat tenzij de investering het jaar daarop gepland staat. In dat geval worden de kosten als nog te ontvangen naar het volgende jaar overgeheveld. Artikel 19: 1. De indeling van de raadsrapportages en jaarrekening is identiek aan de indeling van de programmabegroting. 2. In de raadsrapportages en de jaarrekening wordt gereageerd op de tekst van de programmabegroting. 3. Aan de raadsrapportages wordt een bijlage toegevoegd, waarin de openstaande (investerings)kredieten worden toegelicht. Artikel 20: 1. Deze verordening treedt in de plaats van de het protocol krediet en budgetbewaking. 6

7 V Risico's 6. Financiële gevolgen 7. Tijdpad 8. Bijlage 9. Gevolgen voor de programmabegroting Wat willen we bereiken Wat gaan we daar voor doen Wat mag het kosten 7

8 V RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Leerdam, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 12 juni 2007 b e s l u i t: De Verordening budget en kredietbewaking 2007 vast te stellen. 8