Voordracht voor de raadsvergadering van 11 maart 2015

Transcriptie

1 Gemeenteblad Voordracht voor de raadsvergadering van 11 maart 2015 Publicatiedatum 4 maart 2015 Agendapunt 24 Datum besluit enquêtecommissie 19 februari 2015 Onderwerp Kennisnemen van het voortgangsbericht van de enquêtecommissie naar de organisatie van de financiën van de gemeente Met deze voordracht stellen wij u voor het volgende besluit te nemen: Tekst van openbare besluiten wordt gepubliceerd De gemeenteraad van Amsterdam Gezien de voordracht van de enquêtecommissie naar de organisatie van de financiën van de gemeente, besluit kennis te nemen van het voortgangsbericht. Wettelijke grondslag Artikel 155a van de Gemeentewet en de Verordening inzake het recht van onderzoek Bestuurlijke achtergrond Inleiding Op 11 februari 2015 heeft de gemeenteraad ingestemd met de voordracht tot uitwerking van de onderzoeksvragen en bepaling van de scope van het onderzoek van de enquêtecommissie naar de organisatie van de financiën. In dit voortgangsbericht geeft de commissie nadere informatie over de subvragen per hoofdvraag en de onderzoeksaanpak. Uitwerking van de subvragen per hoofdvraag In de voordracht van 11 februari 2015 heeft de enquêtecommissie de centrale onderzoeksvraag voor de enquête als volgt gedefinieerd: Hoe zijn mogelijke structurele problemen in de financiële functie van de gemeente te verklaren en op te lossen? 1

2 Deze centrale onderzoeksvraag is onder te verdelen in de volgende hoofdvragen: 1. Welke problemen hebben zich voorgedaan in het presteren van de financiële functie van de gemeente? 2. Wat zijn de effecten van deze geconstateerde problemen? 3. Welke oorzaken liggen ten grondslag aan deze geconstateerde problemen op het niveau van college, ambtelijke organisatie en raad? 4. Welke initiatieven voor verbetering zijn voorgesteld voor de financiële functie op het niveau van college, ambtelijke organisatie en raad, op welke wijze zijn deze al dan niet uitgevoerd en tot welke resultaten hebben deze geleid? 5. Welke lessen en aanbevelingen zijn er voor het college, de ambtelijke organisatie en de raad om de financiële functie binnen de gemeente Amsterdam te verbeteren? De enquêtecommissie heeft per hoofdvraag de volgende subvragen gedefinieerd: 1. Welke problemen hebben zich voorgedaan in het presteren van de financiële functie van de gemeente? a. Vanuit welke visie en model is de financiële functie ingericht (geweest) in de gemeente Amsterdam? b. Hoe werkt de financiële functie in de praktijk? c. Welke prestatie-eisen zijn er volgens de eigen kaders en normen van de gemeente gesteld? d. In hoeverre is aan deze prestatie-eisen in de praktijk voldaan? e. In hoeverre sluiten de eigen kaders en normen aan op gebruikelijke kaders en normen voor de financiële functie? f. Zijn in de geconstateerde problemen structurele of wijdverbreide patronen (rode draden) te vinden en zo ja, wat zijn die patronen precies? 2. Wat zijn de effecten van deze geconstateerde problemen? a. In hoeverre heeft de financiële functie de ambtelijke organisatie in staat gesteld om haar taken adequaat uit te voeren? b. In hoeverre heeft de financiële functie het college in staat gesteld haar beleidsdoelen te realiseren? c. In hoeverre heeft de financiële functie bijgedragen aan tijdige, juiste, volledige en overzichtelijke informatievoorziening aan de raad, opdat hij zijn kaderstellende en controlerende taak heeft kunnen uitoefenen? d. Zijn gevallen aan te wijzen waarin geconstateerde problemen impact hebben gehad op financiële en/of andere belangen van de stad Amsterdam? e. Hoe heeft de ambtelijke organisatie, college en raad gereageerd om de impact van deze gevallen te beperken? 2

3 3. Welke oorzaken liggen ten grondslag aan deze geconstateerde problemen op het niveau van college, ambtelijke organisatie en raad? a. Wat waren de verantwoordelijkheden van het college, de ambtelijke organisatie en de raad in de invulling van de taken behorende tot de financiële functie? b. In hoeverre heeft het college adequaat invulling gegeven aan deze verantwoordelijkheden? c. In hoeverre heeft de ambtelijke organisatie adequaat invulling gegeven aan deze verantwoordelijkheden? d. In hoeverre heeft de raad adequaat invulling gegeven aan deze verantwoordelijkheden (in ieder geval de kaderstellende en controlerende bevoegdheid)? e. Welke oorzaken zijn er voor de geconstateerde problemen op het niveau van onderliggende organisatie/structuur, processen/systemen, en mensen/cultuur? f. Zijn in de oorzaken structurele of wijdverbreide patronen (rode draden) te vinden en zo ja, wat zijn die patronen precies? 4. Welke initiatieven voor verbetering zijn voorgesteld voor de financiële functie op het niveau van college, ambtelijke organisatie en raad, op welke wijze zijn deze al dan niet uitgevoerd en tot welke resultaten hebben deze geleid? a. Welke initiatieven voor verbetering (adviezen, voorstellen, verbetertrajecten, etc.) van de financiële functie zijn er geweest? b. Hoe heeft het college gereageerd op deze initiatieven voor verbetering van de financiële functie en welke opvolging is hieraan gegeven? c. Hoe heeft de ambtelijke organisatie gereageerd op deze initiatieven voor verbetering van de financiële functie en welke opvolging is hieraan gegeven? d. Op welke wijze heeft de raad gereageerd op en opvolging gegeven aan met de raad gedeelde interne en externe initiatieven voor verbetering van de financiële functie? e. Waar hebben deze initiatieven voor verbetering toe geleid voor wat betreft het presteren van de financiële functie? f. Zijn er structurele succes- of faalfactoren aan te wijzen voor het al dan niet slagen van de genoemde initiatieven ter verbetering van de financiële functie? 5. Welke lessen en aanbevelingen zijn er voor het college, de ambtelijke organisatie en de raad om de financiële functie binnen de gemeente Amsterdam te verbeteren? a. Welke lessen en aanbevelingen zijn er voor het college en de ambtelijke organisatie voor een betere sturing op, beheersing van en verantwoording vanuit de financiële functie? 3

4 b. Zijn er voorbeelden van best practices voor de financiële functie binnen de gemeente Amsterdam en zo ja, zijn deze elders overgenomen? c. Welke lessen en aanbevelingen zijn er voor de raad om zijn kaderstellende en controlerende bevoegdheid beter aan te wenden? d. Hoe verhouden de aanbevelingen zich tot de huidige reorganisatie van de gemeente? De enquêtecommissie benadrukt dat de richtinggevende hoofdvragen, die de raad op 17 december 2014 heeft meegegeven bij de instelling van het vooronderzoek ten behoeve van de raadsenquête, worden meegenomen in het onderzoek. De enquête richt zich op de financiële functie van de gemeente Amsterdam in de periode 1 juni 2002 tot en met 17 december Tot de financiële functie worden in ieder geval de volgende taakgebieden en financiële processen gerekend: Operationele financiële taken (onder andere financiële administratie en kasbeheer) Financiële planning, verslaglegging en control (onder andere externe verantwoording) Beleidsadvisering (onder andere risicomanagement) Onderzoeksaanpak De enquêtecommissie heeft ten behoeve van haar vooronderzoek een groot aantal openbare stukken met betrekking tot de organisatie van de financiële functie uit de tijdsperiode verzameld, geselecteerd en geanalyseerd. Op basis van deze documenten heeft de enquêtecommissie een globaal beeld gekregen van de financiële functie en kon de enquêtecommissie de onderzoeksvragen uitwerken en de scope van het onderzoek bepalen. De enquêtecommissie zal tijdens het hoofdonderzoek de documenten die tijdens het vooronderzoek reeds zijn geselecteerd aanvullen met nieuwe bij onder andere het college van B&W op te vragen openbare en niet-openbare informatie. De werkafspraken tussen de voorzitter van de enquêtecommissie en de burgemeester worden uitgewerkt in het informatieprotocol. Om de feiten scherper te krijgen zullen oriënterende gesprekken gevoerd worden met personen die betrokken zijn of geweest zijn op het terrein van de organisatie van de financiële functie. De enquêtecommissie stelt zich voor de door middel van de documenten en oriënterende gesprekken verkregen informatie verder te onderzoeken om aldus een referentiekader te creëren voor de besloten en openbare verhoren. Volgend voortgangsbericht De enquêtecommissie verwacht de raad nader te informeren over de planning ten aanzien van de openbare verhoren. Onderbouwing besluit Zie bestuurlijke achtergrond. 4

5 Financiële paragraaf Grondexploitatie: Ja/Nee Totale omvang krediet: Financiële dekking: Investering: Ja/Nee Totale omvang krediet: Afschrijvingstermijn: Gebruikt rentepercentage: % Looptijd krediet: Is de regeling kredieten van Omvang aangevraagd toepassing: Ja/Nee krediet (excl BTW) egeling isicovolle Projecten van toepassing: Ja/Nee Zijn er risico s en zo ja, hoe worden deze beheerst? Financiële gevolgen Jaar T T+1 T+2 T+3 T+4 Volgnummer Kapitaallasten Overige exploitatielasten Baten Saldo ten laste van de algemene middelen Waarvan nog niet gedekt Toelichting Geheimhouding Meegestuurd Ter inzage gelegd Stukken Behandelend ambtenaar (naam, telefoonnummer en adres) P.. Miedema, De enquêtecommissie naar de organisatie van de financiën van de gemeente M. Pe, secretaris M.D. Shahsavari-Jansen, voorzitter 5