Informatie notitie t.b.v. cie. Bestuur

Transcriptie

1 Informatie notitie t.b.v. cie. Bestuur Agendapunt Raadsvergadering Portefeuillehouder Begrotingsprogramma Onderwerp Businesscase IM/ICT CGT n.v.t. L. Verspuij Paragraaf bedrijfsvoering Businesscase IM/ICT CGT Aan de leden van de cie. Bestuur: Kennis te nemen van : 1. Het college besluit ten aanzien van de uitkomsten van de businesscase IM/ICT, met hierin: Ondervoorbehoud van het advies van de OR, de keuze voor het samenvoegen van de gezamenlijke IM/ICT functies (= scenario 3) en het laten uitvoeren van de geselecteerde projecten Inleiding In april 2012 hebben de colleges van Tiel, Geldermalsen en Culemborg het voornemen uitgesproken om op gebied van bedrijfsvoering, waar IMICT deel van uit maakt, met elkaar samen te werken. Op basis van de destijds ondertekende intentieverklaring en het goedgekeurde plan van aanpak het volgende besluit genomen: De gemeenten Culemborg, Tiel en Geldermalsen gaan samenwerken op het gebied van Informatiemanagement en ICT (IM/ICT). De samenwerking richt zich daarbij op conform de ondertekende intentieverklaring maximale standaardisatie voor het beleid, architectuur, infrastructuur, processen en programmatuur. Er wordt naar gestreefd de samenwerking per te concretiseren. De projectgroep IM/ICT heeft op verzoek van de stuurgroep CGT (bestaande uit 3 portefeuillehouders Bedrijfsvoering en de 3 gemeente-secretarissen) in maart 2013 mogelijke scenario s voor de CGT samenwerking in beeld gebracht; - Scenario 0: geen samenwerking / gemeenten individueel (terug naar af) - Scenario 1: gezamenlijke uitbesteding naar de markt - Scenario 2: alleen ICT samenvoegen - Scenario 3: zowel informatiemanagement (IM) als ICT samenvoegen - Scenario 4: aansluiten bij een ander regionaal of landelijk samenwerkingsverband De stuurgroep CGT heeft in maart 2013 de voorkeur uitgesproken voor scenario 3. Dit vanwege het feit scenario 3 de meeste voordelen biedt op de 4 K s (kosten, kwaliteit, kwetsbaarheid, kansen personeel). Voor scenario 3 is de businesscase nader uitgewerkt. Beoogd effect In het algemeen geldt dat de samenwerking tussen de CGT gemeenten wordt ingestoken op kosten (verlagen), kwaliteit (verhogen), kwetsbaarheid (verlagen) en kansen voor medewerkers. Voor IM/ICT in het bijzonder geldt dat in gezamenlijkheid wordt gewerkt aan een afdeling IMICT die toekomstbestendig is. Argumenten 1. Samenvoeging is goedkoper dan ieder voor zich: uitkomst businesscase Uit de businesscase blijkt dat de samenvoeging van de bedrijfsvoeringonderdelen IMICT van de drie gemeenten op termijn kan leiden tot structurele kostenbesparingen. Die zijn echter niet exact te berekenen omdat de huidige kosten nu per gemeente anders worden geadministreerd. Pagina 1 van 5

2 Wel kan worden vergeleken het bedrag dat Tiel volgens de landelijke benchmark autonoom zou moeten ramen per werkplek met de kosten voor een werkplek die in samenwerking is te realiseren. Kosten Tiel obv benchmark ,00 In samenwerking CGT ,00 Voordeel Tiel bij samenwerking CGT ,00 De landelijke trend uit de benchmark is dat kosten blijven toenemen door toenemend belang van digitalisering. Door te kiezen voor een vergaande vorm van samenwerking wordt er naar gestreefd deze meerkosten te minimaliseren. De potentiële besparingen zijn in samenwerkingsprojecten gevonden en worden grotendeels behaald door: o het standaardiseren van de technische infrastructuur; o het delen van uitwijkvoorzieningen en beperken van onderhoud-/huurcontracten o gezamenlijk inkopen van hardware en software licenties o het delen van kennis waarmee de noodzaak voor inhuur afneemt o het verminderen van het aantal applicaties en verhogen van de kwaliteit van informatie o het efficiënter en effectiever samenwerken in één ambtelijke organisatie Randvoorwaarde om inkoopvoordeel te verkrijgen is de intentie om voor IM/ICT, 1 juridische eenheid te ontwikkelen die voor alle gemeenten alle nodige softwarelicenties in zal kopen. 2. Samenvoeging leidt tot verhoging van de kwaliteit Competenties, kennis en vaardigheden van medewerkers vullen elkaar aan. Twee weten er meer dan één. De combinatie van IM en ICT kennis leidt tot synergie. Door herverdeling van taken kan een betere balans in specialisten en generalisten worden verkregen en wordt de uitwisseling/mobiliteit vergroot waardoor sneller en flexibeler kan worden ingespeeld op de veranderende behoefte van de interne klant. 3. Samenvoeging leidt tot verlaging van de kwetsbaarheid In technische zin delen drie gemeenten twee computerfaciliteiten, verbindingen en hun backup voorzieningen. Door standaardisatie neemt de kans op storingen bij veranderingen af. In personele zin zal deskundigheid beter worden gedeeld waardoor inhuur af kan nemen. Er zal geen of minder sprake zijn van solofuncties. Bij ziekte en verlof kan vervanging sneller en beter worden geregeld. 4. Samenvoeging leidt tot meer kansen voor medewerkers Een grotere afdeling geeft medewerkers meer kansen om (horizontaal of verticaal) door te groeien en/of medewerkers te herplaatsen. Voor het dynamische werkveld IM/ICT wordt het belang van opleidingen daarbij expliciet gemaakt en vertaalt naar een daarbij passend opleidingsbudget (>1,5%). Voor IM/ICT moeten de besparingen feitelijk weer terugvloeien in het werkveld om de kwaliteit ook in de toekomst te kunnen garanderen. 5. Samenvoeging leidt tot meer flexibiliteit In de regio Rivierenland worden steeds meer uitvoeringstaken in regionaal verband opgepakt. Denk aan de BSR, de brandweer en de ODR. Actuele dossiers zijn de RIW, BTH en BOR. De samenvoeging van de IM/ICT maakt de daarbij behorende veranderingen in de informatievoorziening mogelijk. De beoogde samenwerking Financiën en Personeel & Organisatie is alleen haalbaar indien er 1 technische infrastructuur wordt gerealiseerd door IM/ICT. 6. Keuze samenwerkingsprojecten In scenario 3 is de bijdrage aan Kwaliteit, Kosten, Kwetsbaarheid en Kansen het hoogst. Voor 2013 zijn samenwerkingsprojecten gekozen die randvoorwaardelijk zijn en voordeel opleveren,. Dit betreft voornamelijk projecten om de technische infrastructuur te vervangen, de standaardisatie van hardware / software / applicaties / zaken / documentbeheer voor te bereiden en de wettelijke verplichtingen (inup) samen uit te voeren. De uitvoering vindt plaats in 2013 naast de vorming van de eenheid en wordt wat betreft planning afgestemd op het implementatieplan Financiën, Personeel & Organisatie. Pagina 2 van 5

3 Kanttekeningen 1. De samenvoeging van de IM en ICT functies leidt tot standaardisatie van processen en beleid. Er zal door alle partijen water bij de wijn moeten worden gedaan. Het gemeentelijk management moet mede sturen op standaardisatie en het gemeenschappelijke beleid IM/ICT handhaven. In scenario 3 blijft er alleen ruimte voor couleur locale in de bemensing van werkprocessen door afdelingen; de werkprocessen worden meer uniform. Aanschaf of inhuur wordt centraler uitgevoerd; de keuzevrijheid wordt beperkt en dat wordt doorgaans alleen geaccepteerd als voldoende kwaliteit kan worden geboden, wat gegeven een toenemend takenpakket om professionalisering van de medewerkers vraagt. 2. Door kostenbeheersing worden de besparingen als minder meerkosten verkregen. Besparingen in tijd worden door opleidingen omgezet in kwaliteitsverbetering en nieuwe vacatures worden voorkomen terwijl het takenpakket wel breder wordt. 3. Risico voor de voortgang bestaat als de besluiten op het kritieke pad niet tijdig worden genomen. De aanbesteding van de glasvezel dient direct na goedkeuring door de colleges uiterlijk 8 mei te worden aangekondigd op de aanbestedingskalender. 4. De samenvoeging betekent een grote verandering voor de medewerkers van de afdelingen ICT, IM, DIV. Zij krijgen nieuwe collega s, een nieuwe leidinggevende, nieuwe klanten en een nieuwe werkplek. Het tempo waarin kan worden overgegaan tot het samenvoegen/integreren van de functies tot een eenheid IMICT is mede afhankelijk van de uitkomsten van de governance discussie. De uitwerking daarvan binnen het werkveld kan wel doorlopen na de afronding van die discussie, evenals het opleiden en toetsen van de kennis van de medewerkers. 5. De samenvoeging van de functies IMICT staat niet op zichzelf. Het hangt samen met de strategische keuze voor (in ieder geval) de samenvoeging van de PIOFACH taken op termijn. Draagvlak De medewerkers van de projectgroep IM/ICT onderschrijven scenario 3. Mede namens hen, is de businesscase aangeboden aan het programmateam CGT (bestaande uit de 3 hoofden Bedrijfsvoering en 3 controllers. Voor Tiel K. van Moosel manager Facilitair Bedrijf en S. Reijmer Concern Staf). Het programmateam heeft positief geadviseerd de businesscase (incl. projectenkalender) ter besluitvorming aan te bieden aan de stuurgroep CGT. De beslispunten zijn afgestemd en akkoord bevonden in de stuurgroep CGT van 11 april Aanpak/uitvoering De realisatie bestaat uit de uitvoering van de realisatie projecten die hiertoe zijn geselecteerd in overleg met de hoofden bedrijfsvoering en de kwartiermakers van de projecteenheid IMICT. Het zijn: - de glasvezelverbinding - vervangen office2003, servers, werkplekken en uitwijk (twindatacenter) in relatie tot het nieuwe werken - 1 informatiebeleid - 1 applicatiearchitectuur - 1 ZaakType Catalogus tbv zaakgericht werken. - Wettelijke verplichtingen 2013 (NUP): BAG-WOZ, BGT, BRP, impact NHR. Voor de samenvoeging tot één organisatieonderdeel is een houtskoolschets opgesteld. Deze schets wordt verder uitgewerkt en gerealiseerd. Dat leidt tot de volgende resultaten: een nieuwe eenheid IMICT die de drie gemeenten bediend, uitwerking samenwerking op documentaire informatievoorziening (substitutie) en een update van de projectenkalender voor het jaar 2014 en Pagina 3 van 5

4 Randvoorwaardelijk voor de uitvoering is het beschikbaar stellen van de nodige mensen en financiële middelen voor samenwerking en samenvoeging. Hierbij wordt uitgegaan van de bestaande formatie en reguliere budgetten (zie ook financiën). Communicatie De medewerkers van de afdelingen IM/ICT zijn na de besluitvorming in het colleges geïnformeerd d.m.v. een werkbijeenkomst. In de zomer is het voornemen om met de medewerkers een zomeruniversiteit te doen, waarbij de betrokken medewerkers de nieuwe technieken en werkwijze van de nieuwe eenheid gaan leren kennen en een beeld ontstaat van het kennisniveau (en de opleidingsbehoefte) van de medewerkers. Ook de overige medewerkers zijn na de besluitvorming in mei geïnformeerd over de voortgang van de samenwerking CGT. Financiën In de gezamenlijke IM/ICT projecten bedraagt het 'tielse aandeel' voor 2013 het bedrag van en voor Deze bedragen zijn verwerkt in de businesscase en gebaseerd op de reeds aanwezig budgetten binnen de meerjarenbegroting (en dus geen extra kosten). Bijlage(n) - Samenvatting businesscase IM/ICT - Houtskoolschets IM/ICT Bijlage(n) n.v.t. Burgemeester en wethouders van Tiel, de secretaris, de burgemeester, Pagina 4 van 5

5 Advies commissie(s) d.d.: Tiel, d.d. de commissiegriffier, Beslissing raad d.d.: de griffier, Meer informatie: Afdeling: Facilitair Bedrijf Contactpersoon: R. vd Berg Telefoon: Pagina 5 van 5