Voortgangsrapportage programma I&a 2018 november 2018

Transcriptie

1 November 2018 Voortgangsrapportage Programma I&A 2018

2 Van Bart Lamoré Datum rapportage: 20 november 2018 Aan: AB Periode rapportage: oktober-november 2018 Totaalbeeld programma: Overall Scope Planning Budget Kwaliteit Risico s / Issues F Verklaring symbolen 6 = Voor op of volgens plan, geen maatregelen nodig F = (Mogelijk) afwijkend van plan, beperkte maatregelen nodig J = Sterk afwijkend van plan, direct maatregelen nodig Vooraf Voor u ligt de voortgangsrapportage van het Programma I&A Deze rapportage gaat in op de rubrieken aangaande scope, planning, budget, kwaliteit en risico s binnen het programma. De voortgangsrapportage bevat altijd een managementsamenvatting over de afgelopen periode (zie rubriek Overall ). De groen geclassificeerde rubrieken lichten we in deze rapportage niet verder inhoudelijk toe, tenzij daar een bijzondere reden voor is. De gele krijgen altijd een korte en bondige toelichting; de rode zijn voorzien van een uitgebreide toelichting en verantwoording. Waar nodig licht de programmamanager de specifieke situatie mondeling aan u toe. De frequentie van rapporteren sluit aan bij de planning van de bestuursbijeenkomsten. De rapportage ontvangt u samen met de andere stukken ter voorbereiding op de bijeenkomst. Bij de afronding van een project stellen wij een special op met een presentatie van de gerealiseerde doelstellingen. Deze wijze van rapporteren wordt de nieuwe standaard. De rapportage is voorgelegd aan de Begeleidingsgroep Gemeenten en Provincie. 2

3 1. Managementsamenvatting Nadat het AB op 8 maart 2018 akkoord heeft gegeven op Masterplan ICT is het programma op 1 mei 2018 van start gegaan. In het afgelopen half jaar zijn belangrijke voorbereidende werkzaamheden uitgevoerd. In deze periode hebben we onder andere aandacht besteed aan de vorming van de programma- en projectorganisatie, de werving en selectie van de nieuwe teamleider I&A en het herstellen van de relatie tussen het team I&A en de medewerkers in de uitvoering. Belangrijke zaken die een voorwaarde zijn voor een goede uitvoering van het programma. Huidige periode 1. In samenspraak met de programmamanager Omgevingswet en andere betrokkenen binnen de RUD wordt op dit moment de positie van de RUD NHN bepaald. Hiervoor beschrijven we aan de hand van twee scenario s hoe de RUD NHN met gemeenten, provincie en andere instanties gaat communiceren over de uitvoering van haar taken. Dit alles met het oog op de Omgevingswet. Speciale aandacht gaat uit naar de uitwisseling van documenten en het beheer van de archieven. De scenario s richten zich op de volgende vragen: Wat doen te doen tot aan het in werking treden van het volledige Digitaal Stelsel? Wat doen te doen vanaf het moment dat het Digitaal Stelsel (inclusief omgevingsdossier) actief is? Aan de hand van deze scenario s kunnen we bestaande afspraken met gemeenten en provincie heroverwegen. Belangrijk hierbij is te bepalen bij welke taken wij front- of backoffice zijn. Wanneer we dit weten, is de RUD in staat om: proactief in overleg te treden met gemeenten en provincie; vanuit het Programma Omgevingswet de organisatie voor te bereiden op procesmatige veranderingen; vanuit het Programma I&A de ICT-gerelateerde voorbereidingen te treffen. 2. Belangrijke GAP-analyses (zie voor een toelichting bijlage 1) zowel ten aanzien van de AVG als van de Informatiebeveiliging zijn afgerond. De scope van de projecten is hiermee bepaald. We organiseren de eerste activiteiten projectmatig. Hierna is het de bedoeling de activiteiten in een continu proces aan de organisatie over te dragen. Dit geldt voor zowel de AVG als de Informatiebeveiliging. 3. Voor het vervangen van de kernapplicatie van Green Valley (het zaaksysteem) starten we nu een marktanalyse. Centrale vraag hierbij is wat andere omgevingsdiensten gaan kiezen en wanneer ze dat gaan doen. Zeker ook gezien de situatie rondom het Digitale Stelsel Omgevingswet. 4. Vanuit het project ICT-beheer bepalen we de functies en rollen die de uitvoering van de veranderende ICT-organisatie moeten ondersteunen. De RUD NHN gaat begin volgend jaar een Architect aanstellen. Naar verwachting zijn rond 1 april 2019 alle benodigde functies en rollen aangesteld/aangewezen. 3

4 2. Scope Geen wijzigingen. 4

5 3. Planning De actuele projectenkalender vindt u hieronder. Aan het eind van deze rapportage is een bijlage opgenomen waarin u een beschrijving vindt van de achtergrond van de projecten. Project Start Einde Status Fase 1: GAP-analyse AVG-Privacy X l AVG-Privacy X X l GAP-analyse Informatiebeveiliging X l Informatiebeveiliging X X n.t.b. n.t.b. l Fase 2: Infrastructuur X X n.t.b l Architectuur X n.t.b l ICT-beheer X X l Objectregistratie X X l Schaduwarchieven X X l Bodeminformatiesysteem X l Fase 3: Bodemloket en -documenten Digitale Handtekening Omgevingswet (ICT) X X n.t.b. n.t.b. l Mobile Device Management Vervanging Green Valley ZS X X n.t.b. n.t.b. l Introductie Service Management Vervanging laptops en devices Inspectieview Mobiel Handhaven Omg. Dossier Office plug-in Beheer Zaaksysteem DMS Vervanging Hardware Telefonie Vervanging printers Vervanging/substitutie Digitaliseren post / BAR code Schoonschip DMS TMLO, metadata, e-depot Bewustwording / Zelfredzaamheid Verklaring symbolen l = Voorbereiding l = Loopt volgens plan l = Loopt, extra aandacht noodzakelijk l = Gereed 5

6 4. Budget De begroting : 2018 ( ) 2019 ( ) Initieel Structureel Initieel Structureel Budget Gepland Gerealiseerd Resultaat

7 5. Kwaliteit Geen bijzonderheden. 7

8 6. Risico s & Issues Geen programmarisico s. Issues: Issues Sterke toename vraag inzet medewerkers binnen projecten en activiteiten, ook voor projecten buiten het programma. Maatregel en besluit Opstellen centrale personeelsplanning en besluiten nemen in Programma Stuurgroep en MT over verdeling inzet. 8

9 Bijlage 1: Achtergronden bij de lopende- en afgeronde projecten Groen = gereed / Blauw = loopt / Grijs = in voorbereiding Project Fase 1: GAP-analyse AVG-Privacy Achtergrond Met een GAP-analyse wordt het gat bepaald tussen een huidige situatie en een noodzakelijk te realiseren situatie. Centraal hierbij staat de AVG-wetgeving die per mei van dit jaar in werking is getreden. Het gat bepaalt de afbakening van het project. Voor het project AVG is het gat bepaalt. Deze vormt de basis voor het aansluitende project AVG. Resultaat: GAP-analyse (gereed) AVG-Privacy Doelstellingen: -het opstellen van een verwerkingsregister; -het opstellen van privacy beleid; -het aanpassen van processen. Tussentijdse resultaten: Privacy beleid (gereed) GAP-analyse Informatiebeveiliging Waar AVG zich richt op de privacy, richt informatiebeveiliging zich op de volle breedte van de bedrijfsvoering: van huisvesting (toegang tot de locatie) tot en met autorisatie (toegang in de systemen). Met een GAP-analyse wordt het gat bepaald tussen een huidige situatie en een noodzakelijk te realiseren situatie. Het gat bepaalt de afbakening van het project. Voor het project Informatiebeveiliging is het gat bepaalt. Deze vormt de basis voor het aansluitende project Informatiebeveiliging. Informatiebeveiliging Resultaat: GAP-analyse (gereed) Projectplan is in voorbereiding. Doelstellingen volgen in volgende voortgangsrapportage. 9

10 Fase 2: Infrastructuur De huidige infrastructuur (netwerk, servers, kantoorautomatisering) wordt ondersteunt door gemeente Alkmaar. De ondersteuning voldoet niet meer aan de eisen en wensen van de RUD. Op initiatief van gemeente Alkmaar wordt in overleg de samenwerking beëindigd. Het project Infrastructuur bevat 3 onderdelen: 1. Programma van Eisen 2. Europese Aanbesteding 3. Realisatie Nog dit jaar start de eerste fase waarbij de eisen en wensen rondom de infrastructuur in kaart worden gebracht. 10 Architectuur ICT beheer Objectregistratie Schaduwarchieven Bodeminformatiesysteem (BIS) Projectplan is in voorbereiding. Doelstellingen volgen in volgende voortgangsrapportage. De RUD werkt na dit project onder architectuur. Veranderingen worden beoordeeld op de impact en de mogelijke aanpassingen worden volgens de leidende principes ingevoerd. Door het werken onder architectuur weet iedere medewerker wat wel en wat niet kan. Het opstellen van bijvoorbeeld procesveranderingen of het opstellen van een Programma van Eisen van een applicatie of infrastructurele wijzingen worden volgens de afgesproken en vastgelegde procedures uitgevoerd. Projectplan is in voorbereiding. Doelstellingen volgen in volgende voortgangsrapportage. De huidige bezetting op ICT is niet voldoende ingericht. Het functioneel applicatiebeheer moet ingericht gaan worden aan de businesszijde van de organisatie en niet bij ICT. Gedurende het project moeten worden bepaald welke functies vanuit de I&A-organisatie ingevuld gaan worden, welke functies of gezamenlijk binnen de regio deeltijd ingevuld zullen worden of op basis van externe expertise ingehuurd zullen worden. In een ingroeimodel zullen de huidige functies van de I&A-medewerkers van een hands-on naar een regiefunctie worden omgezet. Het project Objectregistratie brengt in kaart de minimale set aan gegevens die we voor de uitvoering van de taken willen registreren. Het project Schaduwarchieven brengt in kaart waar en hoe documenten worden gebruikt, waar archieven staan, welke impact de AVG wetgeving heeft op de opslag. Met het project Schaduwarchieven wordt voorgesorteerd op: -de uitkomsten uit de positiebepaling; -de aanschaf van het nieuwe centrale systeem ter vervanging van Green Valley. Tussentijdse resultaten: -Rapportage met aanbevelingen (gereed) Resultaat: -BIS en bodemloket zijn gekoppeld (gereed) -Toezichthouders hebben realtime toegang tot informatie (gereed)

11 Fase 3: Omgevingswet (ICT) Naast het programma Omgevingswet is binnen het programma I&A ook nog een project Omgevingswet opgenomen. Afbakening tussen programma en project is in grote lijnen als volgt: Programma: Het bepalen van de positie van de RUD binnen het Digitale Stelsel Omgevingswet. Het maken van werkafspraken met gemeenten en provincie over o.a. het uitwisselen van informatie, documenten en het de positionering van het archief. Het vertalen van werkafspraken in processen en het implementeren van deze processen bij de vakafdelingen. Vervanging Green Valley ZS Project: Realiseren alle ICT georiënteerde aspecten rondom de Omgevingswet en het Digitale Stelsel. Het project is afhankelijk van de uitkomsten uit de positiebepaling. Kernapplicatie vormt nu het Green Valley zaaksysteem. Dit systeem ondersteunt onvoldoende het primaire proces van de RUD. Daarom wordt binnen het programma I&A het zaaksysteem vervangen. RUD gaat zoeken naar een applicatie voor ondersteuning op de primaire VTH processen, met een object / locatie georiënteerde structuur, met kaart functionaliteit en een integratie naar de bedrijfsondersteunende processen zoals het financieel systeem. 11

12 ContaCt Postadres Postbus EB HoorN Bezoekadres Dampten Nr HoorN T E postbus@rudnhn.nl W MEER WETEN? op vindt u veel meer informatie. U kunt natuurlijk ook bellen naar