Bijgaand treft u het jaarverslag 2018 aan van de rekenkamercommissie gemeente Coevorden.

Transcriptie

1 Postadres: Postbus AA Coevorden Telefoon Fax rekenkamer@coevorden.nl Bezoekadres: Kasteel GC Coevorden Aan de raad van de Gemeente Coevorden C.C.: College van B&W Ambtelijke organisatie Uw bericht Burgerservicenr Afdeling/Team Rekenkamercommissie Behandeld door J. Kok Kenmerk Bijlage(n) Coevorden 12 april 2019 Verzenddatum: 18 april 2019 Onderwerp Rekenkamerbrief 18: Jaarverslag 2018 Geachte leden van de raad, Bijgaand treft u het jaarverslag 2018 aan van de rekenkamercommissie gemeente Coevorden. Met dit jaarverslag bieden wij u een overzicht van onze activiteiten voor uw raad in In dit jaarverslag besteden wij aandacht aan de onderzoeken, personele zaken, overige activiteiten en tot slot het budget van de rekenkamercommissie. Met het aanbieden van het jaarverslag aan de gemeenteraad voldoet de rekenkamercommissie aan artikel 3.3 lid 2 van de Verordening op de rekenkamercommissie gemeente Coevorden en artikel 185 lid 3 van de Gemeentewet. Met vriendelijke groet, Namens de rekenkamercommissie Coevorden De voorzitter, Roel de Boer

2 Jaarverslag

3 Inhoud 1 Onderzoeken Onderzoek Handhaving en Toezicht fysiek domein Personele zaken Overige activiteiten Vaststelling jaarverslag Inventarisatie onderzoeksonderwerpen Vaststelling jaarplan Reguliere vergaderingen Raadswerkgroep Grip op regionale samenwerking Kennismaking gemeenteraad Begroting en rekening

4 1 Onderzoeken Onderzoek Handhaving en Toezicht fysiek domein Wij hebben onderzoek gedaan naar toezicht en handhaving in het fysieke domein. Wij wilden daarmee inzicht krijgen in de wijze waarop de gemeente Coevorden toezicht houdt en handhavend optreedt. Ook de samenwerking met andere organisaties is onder de loep genomen. Aanleiding voor dit onderzoek was dat meerdere raadsfracties bij de rekenkamercommissie hadden aangegeven zich zorgen te maken over het handhavingsbeleid. Zij vragen zich af hoe consequent en dus effectief de gemeente handhavend optreedt. Een aantal raadsfracties vroeg zich af of voldoende capaciteit beschikbaar is voor een goed toezicht en een goede handhaving. Verloop onderzoek In 2018 is het onderzoek gestart. De uitvoering daarvan liep vertraging op. Het bleek zeer moeilijk om de dossiers compleet te krijgen. De dossierstudie kon daardoor niet binnen de geplande tijd afgerond worden. Wij hebben de raad daarover per brief van 11 december 2018 geïnformeerd. Oorzaak van deze vertraging was gelijk een van de gesignaleerde knelpunten op het punt van dossiervorming, digitalisering en archivering. In het eerste kwartaal 2019 is het onderzoek afgerond en zijn conclusies en aanbevelingen geformuleerd. 2 Personele zaken De rekenkamercommissie bestaat uit twee interne leden, die afkomstig zijn uit de gemeenteraad, en drie externe leden. De rekenkamer wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris/onderzoeker (0,4 fte), die ondergebracht is bij de raadsgriffie. De samenstelling van de rekenkamercommissie is als gevolg van de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2018 gewijzigd. In de ontstane vacature van mevrouw Betty Hoogeveen is in april 2018 voorzien door de benoeming van de heer Derk ten Berge. Daarnaast liep de benoemingstermijn van de heer Jasper Riddersma in 2018 af. In deze vacature is voorzien door de benoeming van de heer Mark Rouw te Zwolle. In het derde kwartaal 2018 heeft mevrouw Paulien Nakken van de bestuursdienst Ommen-Hardenberg het secretariaat van de rekenkamercommissie waargenomen aangezien de heer Carel Horstmeier toen een opdracht voor de gemeente Emmen uitvoerde. Eind 2018 is mevrouw Anne Meijerink als stagiaire verbonden aan de rekenkamercommissie om in samenhang met haar studie Rechtsgeleerdheid aan de Rijksuniversiteit Groningen, praktische ervaring als extern lid op te doen. Eind 2018 was de samenstelling: - Derk ten Berge (intern lid) - Roel de Boer (extern lid, voorzitter) - Henk Bouwers (intern lid) - Jeroen Kos (extern lid) - Mark Rouw (extern lid) - Anne Meijerink (stagiaire) - Carel Horstmeier ( secretaris/onderzoeker) 3 Overige activiteiten 3.1 Vaststelling jaarverslag 2017 In maart 2018 hebben wij het jaarverslag 2017 met een overzicht over onze activiteiten in dat verslagjaar aan de gemeenteraad toegezonden. 3.2 Inventarisatie onderzoeksonderwerpen Zoals gebruikelijk heeft de rekenkamercommissie in de voorbereiding van het onderzoeksprogramma de raadsfracties de mogelijkheid geboden om onderzoeksonderwerpen aan te dragen. Een vertegenwoordiging van de rekenkamercommissie heeft daarover met de fracties gesproken. Deze bijeenkomsten hebben veel input opgeleverd voor het onderzoeksprogramma Vaststelling jaarplan 2018 In maart 2018 hebben wij het jaarplan 2018 aan de gemeenteraad toegezonden. Daarin staan de voor 2018 geplande activiteiten en de afwegingen, hoe wij tot de selectie van onderzoeksonderwerpen zijn gekomen. 4

5 3.4 Reguliere vergaderingen De commissie vergaderde in keer. Daarbij kwamen onder meer de volgende onderwerpen aan de orde: - evaluatie onderzoek Digitale dienstverlening; - raadsverkiezingen: Introductieprogramma nieuwe raad; - Verbonden Partijen: Raadswerkgroep Grip op regionale samenwerking ; - jaarverslag 2017/voorbereiding Jaarplan 2018; - budget rekenkamercommissie; - voortgang systeem Nazorg: uitvoering, monitoring en rapportage aanbevelingen; - nieuwe privacyregelgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG); - voorbereiding en uitvoering onderzoek Toezicht en handhaving fysiek domein; - invulling vacature rekenkamercommissie. 3.5 Raadswerkgroep Grip op regionale samenwerking Dit is geen regulier onderzoek. De rekenkamercommissie loopt mee met de raadswerkgroep Grip op samenwerking. De ambtelijk secretaris van de rekenkamercommissie fungeert als secretaris van deze werkgroep. De werkgroep heeft in maal vergaderd. In de voorjaarsvergadering zijn met de accounthouders de cyclische stukken van de geselecteerde verbonden partijen beoordeeld. Daarbij is gebruik gemaakt van de opgestelde checklist. Daarnaast is ondersteuning geleverd bij een themabijeenkomst met twee gemeenschappelijke regelingen: de VRD en de GGD. Daarbij is ter voorbereiding daarvan een aantal vraagpunten aan deze gemeenschappelijke regelingen voorgelegd. Voor de raadsperiode heeft de raad besloten deze werkgroep te continueren. 3.6 Kennismaking gemeenteraad De rekenkamercommissie heeft een bijdrage geleverd aan het introductieprogramma van de nieuwe gemeenteraad. Daarbij is een toelichting gegeven op de werkwijze van de rekenkamercommissie. 4 Begroting en rekening Onderstaand overzicht toont de uitgaven ten laste van het budget over Kosten begroot werkelijk verschil Begroting 2019 Vergoedingen externe leden Onderzoek Overige kosten Totaalbudget Toelichting 1. Salarissen en sociale lasten van de secretaris zijn niet in dit verslag verantwoord. Deze vallen binnen het budget van de griffie en worden daar via de jaarrekening verantwoord. 2. De post Vergoedingen externe leden wordt structureel overschreden. In de begroting 2019 wordt deze post in overeenstemming gebracht met het budget dat gebaseerd is op 11 vergaderingen per jaar. 3. De gemeenteraad heeft bij de begrotingsbehandeling 2019 besloten het budget voor de rekenkamercommissie Coevorden structureel te verhogen met 10,000. Daarmee zal het probleem van budgetoverschrijding zijn opgelost. 4. Ter toelichting is ook de begroting 2019 zoals opgenomen in het Jaarplan 2019 van de rekenkamercommissie toegevoegd. Coevorden, 8 april De rekenkamercommissie van de gemeente Coevorden, voorzitter, secretaris, Roel de Boer Johan Kok 5