Geachte commissieleden,

Transcriptie

1 Griffie Martinus Nijhofflaan ES Delft Retouradres : Gemeente Delft, Postbus 78, 2600 ME Delft Aan: raadscommissies Rekening & Audit en gelijksoortige commissies van de gemeenten Den Haag, Leidschendam-Voorburg, Midden-Delfland, Pijnacker-Nootdorp, Rijswijk, Wassenaar, Westland en Zoetermeer Behandeld door Griffie Telefoon Fax griffie@delft.nl Telefoon Fax Internet Datum Onderwerp Optimalisering sturing raden op gemeenschappelijke regelingen Ons kenmerk Uw brief van - Uw kenmerk - Bijlage - Geachte commissieleden, In afgelopen jaren is de financiële impact van regionale samenwerkingsverbanden in gemeentelijke begrotingen substantieel toegenomen, onder meer als gevolg van de decentralisaties in het sociaal domein. Daarmee neemt ook het belang van optimalisering van sturing op verbonden partijen verder toe. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken is daartoe bijvoorbeeld het landelijke programma Grip op gemeentelijke Samenwerking gestart. Daarnaast worden lokaal initiatieven ontplooid om de kaderstellende en controlerende rol bij gemeenschappelijke regelingen te versterken. Hierbij spelen ook de democratische legitimiteit van en het toezicht op deze vormen van verlengd bestuur een belangrijke rol. In dit kader peilt de Delftse raadscommissie Rekening & Audit draagvlak bij u om vanaf 2017 in regionaal verband te starten met enigerlei vorm van evaluaties van (een selectie van) gemeenschappelijke regelingen. Daartoe worden soortgelijke commissies aangeschreven van gemeenten waarvan colleges in afgelopen jaren ook al gezamenlijk een (financiële) kaderbrief aan onderstaande gemeenschappelijke regelingen hebben gericht: - Veiligheidsregio Haaglanden (VRH); - Omgevingsdienst Haaglanden (ODH); - Avalex; - Dienst Sociale Werkvoorziening; - Metropoolregio Rotterdam Den Haag; - lnkoopbureau H10 Jeugd; - GGD Haaglanden.

2 Datum Ons kenmerk Om bedrijfsvoerings- en/of beleidsinhoudelijke evaluaties invulling te geven kan bijvoorbeeld gedacht worden aan onderstaande vormen: - Door verzoeken tot evaluatieonderzoeken aan (een combinatie van) rekenkamers 1, waarbij bijgaand stramien uit de regio West-Brabant valt te overwegen (zie bijlage 1); - Quick Scans door (individuele of een combinatie van) Rekening & Auditcommissies (zie bijlage 2); - Art. 213a (doelmatigheids)onderzoeken (via colleges en algemeen besturen) bij specifieke gemeenschappelijke regelingen; - Opdrachten/verzoeken tot periodieke bedrijfsdoorlichting en/of beleidsinhoudelijke evaluaties (via opname in zienswijzen op begrotingen) aan besturen van gemeenschappelijke regelingen; - Via het meegeven van aandachtspunten voor de jaarlijkse interimcontroles door de accountant (via de rekeningencommissies) van gemeenschappelijke regelingen. Bovenstaande mogelijkheden vormen uiteraard nog geen blauwdrukken. Verder hoeft niet noodzakelijkerwijs elke gemeenschappelijke regeling in dezelfde frequentie te worden geëvalueerd. Ook kan gedacht kan worden aan een roulatie-model (zie daartoe pag. 21 van de Kadernota Verbonden Partijen uit Apeldoorn) of een jaarlijkse gerichte keuze voor een nadere focus op een beperkt aantal gemeenschappelijke regelingen, zoals in Groningen plaatsvindt. Tevens zijn kleinere evaluaties op verzoek van een selecte groep van deelnemende gemeenten denkbaar, waardoor tevens een gerichtere vraagstelling mogelijk is. De Delftse R&A-commissie is benieuwd naar uw reactie op bovengenoemde gedachten en uw (aanvullende) ideeën daarover. In dit kader wordt u vriendelijk verzocht de reactie van uw commissie uiterlijk 27 mei a.s. te laten verzenden naar: griffie@delft.nl. Na ontvangst van de reacties worden deze teruggekoppeld aan uw commissiegriffier. Het lijkt zinvol daarna een ambtelijk afstemmingsoverleg tussen griffies te laten plaatsvinden over een vervolgtraject en daarbij ook de (voorzitters van) rekeningcommissies van gemeenschappelijke regelingen te betrekken. In zo n overleg zouden ook praktische mogelijkheden kunnen worden verkend over hoe raadsleden (actueel) kennis kunnen nemen van begrotingszienswijzen in andere gemeenten. Dit, opdat raadsleden tijdig contact met elkaar kunnen zoeken voor afstemming in regionaal verband over gewenste bijsturing. Met vriendelijke groet en alvast hartelijk dank voor uw reactie, namens de Delftse raadscommissie Rekening & Audit, Mevrouw D.A. Derksen, voorzitter. 1 Hierbij geldt dat verzoeken aan (een) rekenkamer(s), gelet op hun onafhankelijke positie, afhankelijk zijn van beoordeling door de rekenkamer(s). 2 /2

3 Bijlage 1 (bron: gemeente Breda / regio West-Brabant) Meerjarenbeleidsplan en evaluatie gemeenschappelijke regelingen Vierjaarlijks is de gemeenschappelijke regeling verplicht om een meerjarenbeleidsplan op te stellen. Het meerjarenbeleidsplan, dat bij aanvang van een nieuwe raadsperiode wordt opgesteld, is samen met de jaarrekening de basis om de resultaten van de gemeenschappelijke regeling over een periode van vier jaar te evalueren. Toelichting Vierjaarlijks stelt de gemeenschappelijke regeling een meerjarenbeleidsplan op waarin de financiële en inhoudelijke vooruitzichten worden uiteengezet. De jaarlijkse begroting moet binnen deze kaders passen. De gemeenschappelijke regeling worden raadsbreed besproken, waarbij de afspraken, de werkwijze en ook nut en noodzaak ten aanzien van verbonden partijen aan de orde zijn. Mogelijke invulling Elementen van deze meerjarige beleidskaders zijn: de gemeentelijke doelen en/of prestaties die de gemeenschappelijke regeling de deelnemende gemeente zal leveren; die kosten die daaraan voor de gemeenten gezamenlijk en voor elke gemeente afzonderlijk verbonden zullen zijn; een overzicht van de risico s van de gemeenschappelijke regeling en een uiteenzetting over de wijze waarop deze risico s worden beheerst. Op basis van deze stukken worden gemeenschappelijke regelingen geëvalueerd. Voor een toelichting op het evaluatieproces, zie de handreiking van de VNG. Een onafhankelijke partij zoals de rekenkamer kan een rol vervullen in dit proces. Om deze rol te kunnen vervullen, worden de volgende afspraken vastgelegd: 1. Bij elke aanbesteding en dienstverleningsovereenkomst die een gemeentebestuur afsluit met bijvoorbeeld een zorgaanbieder respectievelijk samenwerkingsverband of centrumgemeente wordt in de bepalingen van het contract standaard een verplichting tot medewerking aan rekenkameronderzoek opgenomen. Deze verplichting moet zodanig geformuleerd zijn dat elke rekenkamer of rekenkamercommissie van de betrokken gemeenten al dan niet in samenwerking onderzoek kan uitvoeren. 2. Voor elke gemeenschappelijke regeling geldt dat de rekenkamer(commissie)s van de deelnemende gemeenten afzonderlijk en in samenwerking in staat worden gesteld om alle informatie te verkrijgen die voor de wettelijke taakuitoefening nodig is. De evaluatie van gemeenschappelijke regeling vindt plaats rondom de gemeenteraadsverkiezingen, zodat de oude gemeenteraad advies mee kan geven aan de nieuwe gemeenteraad. Tevens kan de nieuwe gemeenteraad gewenste kaders voor de nieuwe raadsperiode opstellen. Wat Wanneer Wie Adviserende evaluatie najaar 2017 (oude) gemeenteraad (terugkijken) Meerjaren(beleids)kaders 1 mei 2018 gemeenschappelijke rege-ling Kaderstellende evaluatie (vooruitkijken) najaar 2018 (nieuwe) gemeenteraad

4

5

6

7

8