Nr: Schipluiden: 23 maart Onderwerp: Gemeenschappelijke Regeling en Bedrijfsplan Omgevingsdienst Haaglanden.

Transcriptie

1 Nr: Schipluiden: 23 maart 2012 Onderwerp: Gemeenschappelijke Regeling en Bedrijfsplan Omgevingsdienst Haaglanden Aan de Raad Wat willen we bereiken? Wij willen toetreden tot de Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Haaglanden. Hierm ee wordt een hogere kwaliteit van de uitvoering van de milieutaken bereikt, tegen lagere kosten. Inleiding In 2009 is er onder leiding van de stuurgroep in samenwerking met de provincie en gemeenten de notitie naar een RUD in Haaglanden opgesteld, die u eind januari 2010 is aangeboden. De provincie en de negen gemeenten van het stadsgewest Haaglanden hebben 3 juni 2010 de intentieovereenkomst ondertekend, waarbij zij verklaren dat zij zich zullen inspannen om een om gevingsdienst te realiseren die in januari 2012 operationeel is. Op basis van deze intentieovereenkomst is een bedrijfsplan en een gemeenschappelijke regeling gemaakt voor een Omgevingsdienst Haaglanden (hierna: ODH). Deze stukken zijn het resultaat van een intensief proces, waarin zowel bestuurlijk als am btelijk alle betrokken partijen nauw hebben samengewerkt. Raadsvoorstel van september 2011 De genoemde stukken zijn eerder behandeld in de commissie Grondgebied van 12 september 2011 en zouden besproken worden in uw vergadering van 27 september Vanwege de onzekerheid over de besluitvorming van het college van de gemeente Den Haag hebben wij het raadsvoorstel ingetrokken. Wij hebben dit nader toegelicht in onze brief van 23 september Gevolgen besluitvorming college Den Haag De advisering en besluitvorming zijn toen aangehouden in afwachting van de besluitvorming van het college van de gemeente Den Haag over de inbreng van deze gemeente. Deze besluitvorming heeft plaats gevonden. Het college van de gemeente Den Haag heeft besloten om toe te treden tot de Gemeenschappelijke Regeling van de Omgevingsdienst Haaglanden, maar met aanzienlijk minder inbreng dan daarvoor was opgenomen in het bedrijfsplan. Deze besluitvorming heeft geleid tot overleg tussen de gemeente Den Haag en de projectorganisatie. Het resultaat van dit overleg is dat er m aatwerkafspraken zijn gem aakt over de inbreng van de gemeente Den Haag en de maatregelen die nodig zijn om de kwaliteit van de uitvoering van de milieutaken in de gemeente Den Haag te waarborgen. Wij benadrukken dat deze afspraken geen gevolgen hebben voor de inbreng van de gemeente Midden- Delfland of de kwaliteit en de kwantiteit van de uitvoering van de milieutaken in onze gemeente. Evenwel was het noodzakelijk om de inhoud van het bedrijfsplan en de gemeenschappelijke regeling van de omgevingsdienst aan te passen vanwege de gewijzigde inbreng van de gemeente Den Haag. Deze aanpassingen betreffen de totale omvang van het aantal formatieplaatsen van de organisatie en de stemverdeling van de twee grootste deelnemers: de gemeente Den Haag en de provincie Zuid-Holland. Daarnaast is de uitzonderingspositie van de gemeente Den Haag benoemd in de gemeenschappelijke regeling.

2 Wijzigingen ten opzichte van het raadsvoorstel van september 2011 Wij hebben ingestemd met het aangepaste bedrijfsplan en de aangepaste gemeenschappelijke regeling en stellen u voor om kennis te nemen van het aangepaste bedrijfsplan, in te stemmen met de aangepaste gemeenschappelijke regeling en ons toestemming te geven om toe te treden tot deze gemeenschappelijke regeling. Aangezien de besluitvorming van de gemeente Den Haag en de afspraken tussen die gemeente en de projectorganisatie van de Omgevingsdienst Haaglanden geen gevolgen hebben voor onze gemeente, verschilt het raadsvoorstel nauwelijks van het voorstel, zoals wij dat eerder aan u hebben voorgelegd. Een uitzondering is de stemverhouding tussen de twee grootste deelnemers: de provincie Zuid-Holland en de gemeente Den Haag. De gemeente Den Haag zou 30 stemmen krijgen en heeft er nu 27. De provincie Zuid-Holland zou 26 stemmen krijgen en heeft er nu 29. Het aantal stemmen van de andere deelnemers wijzigt niet. Omdat de verdeling van de projectkosten samenhangt met de stemverdeling, betekent dit dat de provincie een deel van de projectkosten overneemt van de gemeente Den Haag. Doel van de ODH De realisatie van de ODH draagt bij aan het bereiken van de volgende doelen: Het bereiken van een hogere kwaliteit van de uitvoering van milieutaken (vergunningverlening en handhaving) tegen lagere kosten. Dit wordt bereikt door een bundeling van de milieutaken van de de negen gemeenten in Haaglanden en de provincie Zuid-Holland; Het voldoen aan de wettelijke verplichting ten aanzien van het vormen van regionale uitvoeringsdiensten. De vorm ing van de ODH sluit aan bij de afspraken die zijn gemaakt tussen Rijk, IPO en VNG om te komen tot ongeveer 25 regionale uitvoeringsdiensten op het niveau van de veiligheidsregio; Het voldoen aan de wettelijke kwaliteitseisen op grond van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) en het Besluit omgevingsrecht (Bor). Door de bundeling van milieutaken zijn de deelnemers gezamenlijk in staat te voldoen aan deze eisen; Het beter bestrijden van m ilieucrim inaliteit sam en m et het Openbaar Ministerie en de Politie en het beter vormgeven van de samenwerking met de veiligheidsregio rond milieucalamiteiten. Dit wordt bereikt door de milieutaken op hetzelfde niveau te organiseren als de taken van de veiligheidsregio. Planning In de intentieovereenkomst is als startdatum 1 januari 2012 opgenomen. Deze datum wordt niet gehaald en is verplaatst naar 1 januari Daarmee wordt voldaan aan de wens van het kabinet. Lo ca tie De vestiging van de ODH moet ergens centraal in de regio Haaglanden plaats vinden. Er is nog geen keuze gemaakt met betrekking tot deze locatie. Takenpakket De uitvoerende milieutaken van Midden-Delfland worden nu uitbesteed aan de gemeente Westland. Het uitgangspunt is dat het takenpakket dat wordt uitbesteed aan de omgevingsdienst gelijk is aan het takenpakket dat nu wordt uitbesteed aan de gemeente Westland en dat dit met minimaal dezelfde kwaliteit wordt uitgevoerd. De individuele gemeenten blijven het loket voor de vergunningaanvragen voor locaties op het eigen grondgebied. Ook de beleidstaken blijven bij de gemeenten. Organisatie en sturing De gemeenten en de provincie blijven het bevoegd gezag. Alleen de uitvoering van de taken wordt uitbesteed aan de ODH. De gemeente bepaalt het beleid. De politieke verantwoordelijkheid blijft bij de colleges. Het college kan de directeur van de ODH mandateren om uitvoeringsbesluiten te nemen. De rechtsvorm van de ODH is een gemeenschappelijke regeling (hierna: GR) van negen gemeenten en de provincie. Het bestuur van de GR wordt gevormd uit de colleges van de deelnemende organisaties, omdat het een uitvoerende verantwoordelijkheid van de colleges betreft.

3 De samenstelling en de stemverhouding van het algemeen bestuur (hierna: AB) is gebaseerd op de inbreng (personeel en geld) van de verschillende deelnemers en is als volgt: Stemverdeling Algemeen Bestuur ODH aantal leden AB stemm en per lid totaal procentueel Den Haag % Provincie Zuid- Holland % We stland % Zoetermeer % Delft % Rijswijk % Pijnacker-Nootdorp % Leidschendam- Voorburg % Midden-Delfland % Wassenaar % Totaal % Om te voorkomen dat de gemeente Den Haag en de provincie Zuid-Holland de besluitvorming bepalen is in de GR de regel opgenomen dat besluiten alleen tot stand kunnen komen als een meerderheid van stemmen wordt uitgebracht door minimaal drie deelnemers. De stemverdeling wordt eens per vier jaar geëvalueerd of eerder als er aanzienlijke verschuivingen optreden in de inzet van formatie en bijdrage in de begroting door deelnemers. Het dagelijks bestuur (hierna: DB) bestaat, de voorzitter inbegrepen, uit de volgende 5 leden: a) De provincie Zuid-Holland, 1 lid; b) De gemeente Den Haag, 1 lid; c) De gemeente Westland, 1 lid; d) De overige zeven gemeenten, 2 leden (door het AB aangewezen). Aansturing vanuit de deelnemers De colleges maken meerjarige afspraken met de ODH over de producten en diensten die worden afgenomen. De afspraken worden jaarlijks per deelnemer beschreven in een werkplan. Het is m ogelijk om in het werkplan maatwerkafspraken vast te leggen. De financiële en inhoudelijke kaders worden door het college en de raad jaarlijks vastgelegd in de gemeentebegroting. Het bestuur van de ODH stelt jaarlijks een begroting en een jaarverslag vast, nadat de raden / staten hun zienswijze daarop hebben kunnen geven. De colleges en raden / staten ontvangen na vaststelling deze stukken ter kennisname. Wat gaan we daarvoor doen? Na vaststelling van het bedrijfsplan en de GR zal onder verantwoordelijkheid van het AB en DB van de ODH een inrichtingsplan en een sociaal plan worden gemaakt. Er wordt een kwartiermaker aangesteld die deze vervolgstappen voorbereid. Daarnaast wordt er een beoogd directeur voor de ODH geworven die het plaatsingsproces ter hand neemt en de dienst gaat leiden. Het sociaal plan is voor de medewerkers van de gemeente Midden-Delfland niet relevant, omdat alleen medewerkers van de gemeente Westland worden overgeplaatst naar de organisatie van de ODH.

4 Wat mag het kosten? De kosten betreffen exploitatiekosten, opstartkosten en frictiekosten. Exploitatiekosten Bedrijfsplan De vorming van de ODH vindt budgetneutraal plaats. Dit betekent dat gemeenten en provincie hun huidige personeel en huidige budgetten inbrengen. In vier jaar wordt toegewerkt naar een efficiencywinst van 10%. Voor het overzicht van de exploitatiekosten over de periode wordt verwezen naar bijlage 1. Er wordt uitgegaan van een personele overhead van 23,6% bij de start van de ODH, in vier jaar af te bouwen naar 21,1%. De overhead is het ondersteunend personeel, zoals management, secretarieel, financieel, personeel en ICT. Dit percentage is bewust laag gehouden, omdat de ODH een uitvoeringsdienst is. Uit ervaringscijfers blijkt dat dergelijke diensten een relatief laag overheadpercentage kennen. In het geval van Midden-Delfland wordt alleen budget ingebracht. Het personeel dat deze milieutaken nu uitvoert, is in dienst van de gemeente Westland. Exploitatiekosten onvoorzien De geraamde exploitatiekosten van de ODH zijn aanzienlijk lager dan de geraamde kosten van de uitvoering door de gemeente Westland. De ramingen van de uitvoering door Westland zijn bewust hoger ingeschat dan de gerealiseerde bedragen uit het verleden. De verwachting is dat het aantal manuren toeneemt als gevolg van de ontwikkeling van het bedrijventerrein Harnaschpolder. Daarnaast is de achterliggende gedachte dat er bij milieutaken rekening gehouden moet worden met onvoorziene omstandigheden die relatief veel manuren kosten, zoals een milieucalamiteit of het handhaven van een ernstige m ilieuovertreding. Wij stellen voor om in de begroting voor de periode een post onvoorzien op te nemen die 10% bedraagt van de exploitatiekosten die in het bedrijfsplan van de ODH voor dat jaar zijn opgenomen. Projectkosten Voor de vorming van de ODH worden projectkosten gemaakt. Deze kosten betreffen onder andere de projectorganisatie ten behoeve van de realisatie van de ODH, het inrichten van de huisvesting, de inrichting van de ICT en de verhuiskosten van dossiers. In het bedrijfsplan is opgenomen dat deze kosten in maximaal vier jaar worden terug verdiend, omdat er sprake is van efficiencywinst door het bundelen van taken. De opstartkosten zijn verdeeld over de deelnemers. De bijdrage van Midden-Delfland bedroeg ,-. Dit is 2% van de geraamde projectkosten. Deze bijdrage is in 2011 betaald. In het gewijzigde bedrijfsplan is het bedrag met 180,- toegenomen. Dit bedrag wordt in 2012 betaald uit het budget voor het contract Westland. Frictiekosten De m ilieutaken worden nu uitgevoerd door medewerkers van de gemeente Westland op basis van een dienstverleningsovereenkomst. Deze overeenkomst wordt beëindigd. De gemeente Westland ondervindt frictiekosten als gevolg van de vorming van de ODH. Deze kosten worden onder andere veroorzaakt door boventallig ondersteunend personeel dat niet over gaat naar de ODH. Ongeveer 10% van die frictiekosten is gerelateerd aan de taken die worden uitgevoerd voor de gemeente Midden-Delfland. Ten behoeve van een zorgvuldige beëindiging van de overeenkomst zijn de colleges van Midden-Delfland en Westland overeengekomen dat de gemeente Midden-Delfland de helft van de frictiekosten die gerelateerd zijn aan de uitvoering van milieutaken voor de gemeente Midden- Delfland (ad ) betaalt. De totale frictiekosten voor de gemeente Westland zijn vele malen hoger dan dit bedrag. Dit komt neer op een bedrag van ,-. In de begroting 2011 zijn deze kosten geraamd. Aangezien de gemeente We stland verzoekt om betaling van dit bedrag bij de start van de ODH (1 januari 2013) is het budget door u bij de najaarsnota 2011 doorgeschoven naar 2012.

5 Overzicht Kostenplaatje Contract Westland Frictiekosten Exploitatie ODH Onvoorzien Totaal Resumerend stellen wij u voor Kennis nemen van het bedrijfsplan voor de Omgevingsdienst Haaglanden. Instemmen met de gemeenschappelijke regeling voor de Omgevingsdienst Haaglanden. Toestemming geven aan het college tot het treffen van de gemeenschappelijke regeling voor de Omgevingsdienst Haaglanden. ADVIES van de raadscommissie Grondgebied d.d. 2 april 2012 De comm issie stemt in met het voorstel. Burgemeester en wethouders van Midden-Delfland, de secretaris, de burgemeester, P.T. Veenman A.J. Rodenburg Bijlagen: zie stukken commissie Grondgebied d.d. 2 april 2012