REACTIES EN COMMENTAAR BESLUITEN GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING EN BEDRIJFSPLAN RUD. Stuurgroep/DB RUD Groningen 26 april 2013

Transcriptie

1 REACTIES EN COMMENTAAR BESLUITEN GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING EN BEDRIJFSPLAN RUD Stuurgroep/DB RUD Groningen 26 april

2 2

3 Inhoudsopgave 1. Inleiding 5 2. Reacties en commentaar 6 bladzijde 3

4 4

5 1. Inleiding Op 10 juli 2012 heeft de stuurgroep RUD de Gemeenschappelijke regeling RUD Groningen en het Bedrijfsplan RUD Groningen vastgesteld. Beide documenten zijn op 18 juli 2012 aan de colleges van B&W en GS gestuurd met het verzoek: 1. Uiterlijk 18 september 2012 een voorgenomen besluit te nemen inzake de instemming met het Bedrijfsplan en de Gemeenschappelijke regeling RUD Groningen. 2. De raden / PS te verzoeken toestemming te verlenen voor het aangaan van de Gemeenschappelijke regeling RUD Groningen en de Begroting 2013 van de RUD. 3. De ondernemingsraden om advies over het Bedrijfsplan RUD Groningen te vragen. Ook is de colleges gevraagd de projectleider uiterlijk 1 december 2012 te informeren over hun besluit. De besluitvorming heeft veel langer geduurd dan gepland. Oorzaken hiervoor zijn dat de totstandkoming van het Sociaal statuut en in het verlengde daarvan de advisering door de ondernemingsraden langer heeft geduurd en dat een aantal raden en colleges meer tijd heeft genomen om tot een besluit te komen. Op dit moment, medio mei 2013, is er nog geen besluit van het college van Vlagtwedde. In hoofdstuk 2 zijn de besluiten (reacties) van de colleges van B&W en GS samengevat en van commentaar voorzien. 5

6 2. Reacties en commentaar De besluiten van de deelnemers zijn genummerd op volgorde van binnenkomst. In onderstaande tabel staat in de eerste kolom het nummer van de deelnemer, in de tweede kolom een samenvatting van het besluit/de reactie en in de derde kolom de reactie van de stuurgroep RUD. 1 = Provincie Groningen 2 = Gemeente Stadskanaal 3 = Gemeente Ten Boer 4 = Gemeente Slochteren 5 = Gemeente Grootegast 6 = Gemeente Haren 7 = Gemeente Bedum 8 = Gemeente Oldambt 9 = Gemeente Marum 10 = Gemeente Leek 11 = Gemeente Groningen 12 = Gemeente Winsum 13 = De Kompanjie 14 = Gemeente Zuidhorn 15 = Gemeente Bellingwedde 16 = Gemeente Hoogezand-Sappemeer 17 = Gemeente De Marne 18 = Gemeente Menterwolde 19 = Werkorganisatie DEAL Nr. Reactie Commentaar Gemeenschappelijke regeling 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9, Stemmen in met aangaan gemeenschappelijke regeling. Data instemming raden, staten en colleges zijn toegevoegd, alsmede kaders voor de ondertekening van de GR 10, 11, 12, Regionale Uitvoeringsdienst Groningen is veranderd in 13, 14, 16, Omgevingsdienst Groningen. 17, 18, 19 Veendam is benoemd als vestigingsplaats. De artikelen 13 en 27 zijn administratief aangepast. Artikel 32 lid 2 is aangepast. Artikel 50 is uitgebreid met de datum van inwerkingtreding van de Gemeenschappelijke Regeling 8 Stemmen in met gemeenschappelijke regeling, mits deze getoetst en indien nodig aangepast wordt aan de Wgr. GR is getoetst aan de Wgr. Naar aanleiding van de memo van Oldambt d.d. 4 september 2012 zijn artikel 23 en artikel 43 tekstueel 6

7 Nr. Reactie Commentaar aangepast. 15 Stemmen in met gemeenschappelijke regeling en bedrijfsplan en hebben daar de volgende voorwaarden aan verbonden: De bestuurlijke invloed van Bellingwedde wordt geborgd; De dienstverleningsovereenkomst wordt op maat gemaakt; Nieuwe intreders in de RUD cq participanten die nieuwe taken inbrengen in de RUD leveren niet automatisch personeel aan de RUD; Overbruggingsafspraken inzake de aansluiting 'frontoffice' gemeente Bellingwedde en de RUD gedurende de realiseringsperiode van het KCC Bellingwedde; Afspraken over bezetting frontoffice door medewerkers van de RUD (om niet 'terugleveren'van medewerkers); Afspraken over de wijze van archivering en data-uiwisseling; De financiële gevolgen zijn in lijn met de Begroting in het bedrijfsplan en de doorekening hiervan door de gemeente Bellingwedde. Indien niet aan de voorwaarden wordt voldaan, ontstaat een nieuwe situatie en zullen wij ons opnieuw op ons te nemen besluit beraden. 13 Opmerkingen en vragen d.d. 10 september 2012 en december 2012 over de gemeenschappelijke regeling. 15 Opmerkingen en vragen d.d. 25 oktober 2012 over de gemeenschappelijke regeling. 14 Opmerking alerte burger 8 november 2012 over artikel 34 (jaarrekening) gemeenschappelijke regeling. De bestuurlijke invloed van de deelnemers wordt geborgd via het algemeen bestuur. Voor mandatering geldt te allen tijde de terugkoppelbepaling. De dienstverleningsovereenkomsten worden op maat gemaakt, evenals het mandaatbesluit. Deelnemers, die meer taken inbrengen in de RUD, leveren niet automatisch personeel aan de RUD Overbruggingsafspraken aansluiting frontoffice/bezetting frontoffice: Met iedere deelnemer worden afspraken gemaakt over de samenwerking tussen KCC/Frontoffice en de RUD. Vanuit de RUD worden hiervoor voorstellen geformuleerd. Er worden door de RUD met de deelnemers afspraken gemaakt over de wijze van archivering en data-uitwisseling. De begroting uit het Bedrijfsplan is bijgesteld naar aanleiding van de besluiten van de colleges. Doordat de startdatum van de RUD later wordt dan gepland, vallen de eenmalige kosten hoger uit dan geraamd. De bijgestelde Programmabegroting wordt voorgelegd aan het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Naar aanleiding van de vragen en opmerkingen is artikel 46 (wijziging gemeenschappelijke regeling) tekstueel aangepast en het DB van De Kompanjie ondertekent in mandaat namens de gemeenten Veendam en Pekela. Naar aanleiding van de vragen en opmerkingen zijn artikel 22 lid 4 (werkwijze van het dagelijks bestuur), artikel 26 (plaatsvervangende leden dagelijks bestuur) en artikel 29 (rechtpositie- en arbeidsvoorwaardenreglement) tekstueel aangepast. Artikel 34 is tekstueel aangepast. 7

8 Nr. Reactie Commentaar Algemeen 7 Uiten zorg over wijze waarop taken worden georganiseerd en de effecten daarvan op de bestuurlijke drukte en op de ontwikkeling van de kosten. Wij hebben de uitvoeringsorganisatie efficiënt ingericht. Voor het primaire proces wordt dezelfde capaciteit ingezet als in de huidige situatie en de personele overhead is zeer laag (18,5%). De ontwikkeling van de kosten houden wij nauwlettend in de gaten. Bedrijfsplan 2, 4, 8, 9, Stemmen in met Bedrijfsplan. 10, 13, 15, 16, 18, Stemmen in met Bedrijfsplan met een voorbehoud ten aanzien van de Begroting 2013 en met het voorbehoud van gelijkluidende besluiten door de colleges van de andere deelnemers. Het voorbehoud geeft de mogelijkheid het besluit te heroverwegen als besluiten van andere colleges daartoe aanleiding geven. Het gaat dan om aanmerkelijke afwijkingen van het Bedrijfsplan of onderdelen van de Gemeenschappelijke regeling. Financiën 2, 4, 14, 16, 18, 19 Stemmen in met Begroting , 12 Neemt Begroting 2013 voor kennisgeving aan. 1 De taakvelden vergunningverlening en toezicht/handhaving moeten een korting van 5% realiseren. Het RUD-gerelateerde van de taakstelling, die per 2015 moet zijn vervuld, wordt meegegeven aan de RUD. 11 Voorbehoud voor de begroting houdt met de herbezinning op de aan de RUD over te dragen taken bij de gemeente Oldambt en enkele andere gemeenten in Oost-Groningen. Daarmee verandert de basis voor de RUD-begroting. Wij vragen u te bevorderen dat er zo spoedig mogelijk inzicht ontstaat in de gevolgen van deze ontwikkeling van de RUD-begroting. 3 Stemt niet met het bedrijfsplan en de begroting Grote bezwaar is dat het bedrijfsplan onvoldoende helder maakt hoeveel het onderbrengen van het basistakenpakket kost. Duidelijk is dat alle betrokken overheden de basistaken in de RUD moeten onderbrengen. Een aantal gemeenten Alle gemeenten en de provincie hebben besloten tot het aangaan van de gemeenschappelijke regeling. Bij het afsluiten van de dienstverleningsovereenkomst met de provincie worden hier afspraken overgemaakt. Korting van het budget betekent minder diensten. De begroting uit het bedrijfsplan is bijgesteld naar aanleiding van de besluiten van de colleges. Het resultaat hiervan, de Programmabegroting, is op 26 april 2013 door de stuurgroep voorlopig vastgesteld en naar de colleges van B&W gestuurd. De Programmabegroting wordt voor 1 juli 2013 vastgesteld door het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling en uiterlijk 15 juli 2013 naar de minister van Binnenlandse Zaken gestuurd. In de 'Intentieverklaring organisatievorm en takenpakket RUD Groningen' staat "Het toevoegen van alle VTH-milieutaken dan wel alle WABO-taken mag niet leiden tot kostenverhoging voor de partijen die alleen de basistaken inbrengen." De stuurgroep heeft tijdens het opstellen van het bedrijfsplan besloten 8

9 Nr. Reactie Commentaar heeft aangegeven meer taken in de RUD in te brengen. Dat varieert van alle milieutaken tot alle Wabotaken. Een dergelijk versnipperd beeld vinden wij onwenselijk voor de kostenberekening van het basistakenpakket. In besprekingen die voorafgaand aan de intentieverklaring zijn gevoerd is onder andere door de voorzitter van de stuurgroep aangegeven dat er een waterdichte scheiding tussen de basistaken en de overige taken zal worden gemaakt. Die scheiding is in het bedrijfsplan niet waarneembaar. Sterker nog, de omvang van de RUD, bepaald aan de hand van de inbreng van de onderscheiden deelnemers, bestaat uit één getal. Volstrekt onduidelijk is ook wat de omvang van de RUD zou zijn als alleen de basis taken waren ingebracht. Het bedrijfsplan gaat daarentegen uit van inputfinanciering op grond van fte's. Dit zijn fte's die niet gekoppeld zijn aan uitsluitend basistaken maar aan alle niveaus van in te brengen taken. Hierdoor zullen de later in de tijd op te stellen tarieven voor af te nemen producten niet meer te linken zijn aan de ingebrachte waarde van de formatie van basistaken. De gemeente Ten Boer heeft dit meermaals te kennen gegeven, ook in het gesprek met het ministerie van Infrastructuur en Milieu. Ook in het daaruit voortvloeiende gesprek tussen onze gemeentesecretaris met de kwartiermaker is op deze kwestie geen bevredigend antwoord gekregen en uitsluitend verwezen naar in 2015 vast te stellen productencatalogus en tarievenstelsel. Op grond van deze onduidelijkheden kunnen wij niet in stemmen met het bedrijfsplan en bijgevolg niet met de begroting Deze is immers een afgeleide van de uitgangspunten in het bedrijfsplan. Kwaliteit 1 Uitgangspunt bij vorming RUD is dat kwaliteit centraal staat. Resultaten Nulmeting producten en diensten RUD moeten worden vertaald in ontwikkelplan. Maatregelen treffen indien nodig ten behoeve van gewenste kwaliteitsniveau. te gaan werken met een integrale kostprijs voor de uitvoering van basis-, overige milieu- en Wabo-taken. Een afzonderlijke kostprijs per takenpakket zou onevenredig veel inspanning vragen en zou ook op ingebrachte formatie gebaseerd worden, omdat de kengetallen bij de deelnemers een zeer grote variatie vertonen. Bovendien als de RUD zou werken met een kostprijs voor alleen de basistaken, zou die hoger zijn, omdat de een aantal vaste kosten (bijvoorbeeld informatievoorziening en automatisering) hetzelfde zijn ongeacht de formatieomvang van de RUD. De gemeenten die alleen de basistaken inbrengen, hebben er dus financieel voordeel van dat er deelnemers zijn, die meer taken inbrengen, omdat daardoor de kosten van de overhead per fte afnemen. De eerste maximaal drie jaar verrekent de RUD de kosten naar rato van ingebrachte formatie. Zo snel mogelijk wordt toegewerkt naar een situatie waarin de kosten per product worden in rekening worden gebracht. Dat is bij de start van de RUD helaas nog niet mogelijk. De resultaten van de nulmeting neemt de kwartiermaker c.q. de directeur mee bij het opstellen van het ontwikkelplan Het is onze intentie dat de RUD uiterlijk 1 januari 2015 voldoet aan de kwaliteitscriteria 2.1. Takenpakket 1 Er is meer duidelijkheid over transitie van huidige De provincie heeft inmiddels aangegeven dat zij 68,26 fte in de RUD 9

10 Nr. Reactie Commentaar milieuafdelingen naar nieuwe situatie. Dat betekent dat de inbrengt. inbreng van de provincie in de RUD-begroting iets zal worden verhoogd. 3, 4, 5, 6, Brengen basistakenpakket in. 7, 8, 9, 11, 12, 19 10, 13, 14 Brengen milieutakenpakket in. 2, Brengen Wabotakenpakket in. 16, 17 Brengen Wabo+-takenpakket in. Formatie 5 Omvang vastgesteld op maximaal 0,4 fte. In het voorjaar van 2012 is - op basis van de inventarisatie van inrichtingen bij alle gemeenten en de provincie - bepaald hoeveel formatie-overdracht primair proces per deelnemer gehanteerd gaat worden. Deze inventarisatie is nauwkeurig en nauwgezet uitgevoerd en is afgerond in het Bedrijfsplan. Een aantal gemeenten heeft vervolgens aangekaart dat de hoeveelheid werk, behorende bij deze grondslag aan verandering onderhevig is, omdat steeds meer activiteiten onder het activiteitenbesluit vallen en niet meer vergunningplichtig zijn. Dat klopt. Maar dit is voor alle deelnemers hetzelfde en betreft veel meer een verschuiving van werkzaamheden (van vergunningverlening naar toezicht), waardoor de netto hoeveelheid werk uitgevoerd door de RUD in eerste instantie niet zal verminderen. In de eerste jaren dat de RUD actief is zal duidelijk worden of dit ook effect heeft op de hoeveelheid uren inzet daarvoor. In de stuurgroep RUD is dan ook besloten dat de verschuiving van de werkzaamheden bij aanvang van de RUD geen reden is om de over te dragen formatie, uitgedrukt in fte primair proces, niet aan te passen. 19 Uitgangspunt bij de formatie-inbreng is steeds geweest: "Mens Zie commentaar hierboven. Dat betekent dat in de bijgestelde (programma)begroting de formatiegrondslag per deelnemer niet wordt aangepast, tenzij deelnemers meer werkzaamheden inbrengen (Wabo(+)) dan wel de het college heeft besloten om een ander, kleiner takenpakket in te brengen. Dat laatste geldt alleen voor de gemeenten Bedum, Oldambt en Winsum. 10

11 Nr. Reactie Commentaar volgt werk". Het werk wordt bepaald door de in te brengen taken. Op basis van de afgesproken kengetallen hebben wij vervolgens de in te brengen formatie bepaald. In eerste instantie leverde deze berekening 3,2 fte aan in te brengen formatie op; hierbij is uitgegaan van het basistakenpakket. In het Bedrijfsplan RUD Groningen staat dit formatiegetal dan ook vermeld. Het basistakenpakket heeft betrekking op de (milieu)vergunningplichtige bedrijven en een aantal specifiek aangewezen categorieën bedrijven. Deze aangewezen categorieën bestaan zowel uit vergunningplichtige- als meldingsplichtige bedrijven. Per 1 januari 2013 is het activiteitenbesluit. Gevolg van deze wijziging is dat voor veel bedrijven de vergunningplicht is vervallen, waarvoor nu een meldingsplicht geldt. Voor deze bedrijven hebben wij opnieuw de beoordeling gemaakt of ze al dan niet tot het basistakenpakket gerekend moeten worden. Gebleken is dat een deel van deze bedrijven nu niet meer onder het basistakenpakket valt. Deze bedrijven zijn niet meer vergunningplichtig en ze vallen ook niet binnen de aangewezen categorieën. Aangezien bedoelde bedrijven dus niet in het basistakenpakket vallen, gaan ze niet over naar de RUD. De formatie behorende bij deze bedrijven gaat als gevolg daarvan ook niet over naar de RUD. Het "werk" voor deze bedrijven (meldingen en toezicht) blijft namelijk achter bij de Werkorganisatie DEAL-gemeenten. Een ander effect van deze wijziging van het activiteitenbesluit is dat er ook geen vergunningen meer hoeven te worden gemaakt voor de bedrijven waarvan de vergunningplicht is vervallen. Het kengetal voor de afhandeling van een melding is aanzienlijk kleiner dan voor het verlenen van een vergunning. Ook dat maakt dat het aantal in te brengen uren in de RUD kleiner is dan voorzien. Rekening houdend met bovenstaande hebben wij de in te brengen formatie bepaald op 2,9 fte. 16 De gemeente Hoogezand-Sappemeer brengt minder Wabotaken in (formatie primair proces 16,62 fte). De aangepaste fte-cijfers van de gemeente Hoogezand-Sappemeer zijn meegenomen in de bijgestelde begroting. 16 De stuurgroep heeft de kwartiermaker op 26 november 2012 De stuurgroep RUD heeft op 26 april 2013 de notitie 'Spelregels 11

12 Nr. Reactie Commentaar gevraagd een financiële instapregeling uit te werken voor de deelnemers, die later meer taken willen inbrengen. Wij zien uw voorstel voor de tekening van de gemeenschappelijke regeling tegemoet. inbreng toekomstige taken' vastgesteld. 12