ANNOTATIE. Datum vergadering: 28 november 2014 Agendapunt: 6 Financiële spelregels bij inbreng nieuwe taken. Datum:

Transcriptie

1 ANNOTATIE Vergadering: Algemeen Bestuur Datum vergadering: 28 november 2014 Agendapunt: 6 Onderwerp: Financiële spelregels bij inbreng nieuwe taken Opsteller: J.H. Poot Datum: Omschrijving: In deze annotatie worden de kaders geschetst voor de financiële consequenties bij uitbreiding van de ingebrachte taken Deze notitie wordt geagendeerd: ter kennisname Beslispunten: 1. Voorgestelde financiële spelregels voor inbreng van taken vaststellen 2. Voorgestelde financiële spelregels voor inbreng van taken ter vaststelling voorleggen aan het Algemeen Bestuur.

2 1. Inleiding Bij de start van de Omgevingsdienst hebben de deelnemers bewust gekozen voor het inbrengen van een bepaald takenpakket (Basistaken, Milieutaken, Wabo-taken en overige taken (zie bijlage. In relatie tot deze inbreng hebben deelnemers bijdragen geleverd in de exploitatie van de Omgevingsdienst en de oprichtingskosten. De bijdrage in de exploitatie is afhankelijk van aantal fte's en de loonsom die door de deelnemer werd ingebracht. De bijdrage in de oprichtingskosten was afhankelijk van het aantal fte's die door de deelnemer werd ingebracht. Deelnemers die meer dan alleen de basistaken inbrachten hebben daardoor relatief meer voor de oprichting van de Omgevingsdienst betaald. Thans overwegen enkele deelnemers meer taken in te brengen dan bij de start van de Omgevingsdienst is gedaan. In deze annotatie wordt ingegaan op de financiële spelregels bij deze extra inbreng. Met deze spelregels wordt enerzijds recht gedaan aan die deelnemers die op voorhand veel taken hebben ingebracht en dus veel hebben bijgedragen aan de oprichtingskosten en worden anderzijds geen onnodige drempels opgeworpen voor die deelnemers die nu overwegen om meer taken in te brengen. 2. Voorgeschiedenis In de opstartfase van de Omgevingsdienst heeft de projectgroep Financiën advies uitgebracht aan de Stuurgroep over de consequenties van de latere inbreng van taken ("Spelregels toekomstige inbreng taken", Projectgroep Financiën d.d. 11 april 2013, vastgesteld Stuurgroep 26 april 2013, vastgesteld Algemeen Bestuur 11 juni 2013 Bijlage 1). In de notitie van de projectgroep Financiën is niet ingegaan op de consequenties van het inbrengen van extra taken in relatie tot de exploitatiekosten van de Omgevingsdienst. Wel is ingegaan op de inbreng in relatie tot de projectkosten. In de notitie van de projectgroep Financiën is aangegeven dat als een deelnemer binnen vijf jaar het takenpakket wil uitbreiden, de verrekening van de eenmalige kosten onderdeel uitmaakt van het totale financiële pakket dat met de inbreng gemoeid is. In de notitie wordt een voorbeeld uitgewerkt, waarbij de bijdrage in de totale projectkosten bij uitbreiding van taken wordt verrekend met alle deelnemers. Ten aanzien van de projectkosten zijn twee opties uitgewerkt, te weten lineair afbouwen van de betalen extra bijdrage of het niet afbouwen van die bijdrage. De projectgroep Financiën heeft de Stuurgroep geadviseerd: a. de bijdrage in de projectkosten niet af te bouwen, omdat de deelnemers bij het Bedrijfsplan een bewuste keuze hebben gemaakt over het in te brengen takenpakket en dat zij weten dat bij latere inbreng de incidentele kosten worden verrekend. b. te overwegen om pas een standpunt in te nemen over de te plegen financiële bijdrage op het moment dat een deelnemer daadwerkelijk extra taken wil inbrengen, omdat dan meer informatie voorhanden is over bijvoorbeeld de extra kosten die gemaakt moeten worden voor inbedding van de extra taken.

3 Het Algemeen Bestuur heeft besloten om pas een standpunt in te nemen op het moment dat een deelnemer daadwerkelijk extra taken wil inbrengen (voorstel b). De vraag tot welke hoogte een deelnemer een bijdrage zal moeten doen in de projectkosten bij uitbreiding van taken is daarmee nog open, aangezien het Algemeen Bestuur hierover nog geen besluit heeft genomen. De eenmalige kosten van de Omgevingsdienst zijn in 2013 afgerekend met de deelnemers op basis van ingebrachte formatie. Deze kosten bestonden uit de projectkosten (de kosten van oprichting), de kosten van het Sociaal Statuut, de frictiekosten en de desintegratiekosten. De kosten van het Sociaal Statuut hadden sec betrekking op de overgang van medewerkers van de deelnemers naar de Omgevingsdienst bij de start van de Omgevingsdienst. Ten aanzien van de frictie- en desintegratiekosten is in het Bedrijfsplan bepaald dat deze voor rekening van iedere deelnemer komen en daarom buiten beschouwing worden gelaten. 3. Spelregels bij inbreng extra taken Als een deelnemer extra taken wil inbrengen wordt een onderscheid gemaakt in: a. inbreng van een beperkt aantal taken (van een paar fte tot een tiental fte aan taken) b. inbreng van substantiële aard 3.1. Inbreng van een beperkt aantal taken Ingeval van inbreng van een beperkt aantal taken gelden de volgende uitgangspunten: 3.1.a. Bijdrage exploitatiekosten Voor de bijdrage in de exploitatiekosten wordt aangesloten bij de huidige begrotingssystematiek van de Omgevingsdienst. Dit betekent dat in de periode 2014/2015 de deelnemersbijdrage toeneemt met de ingebrachte formatie en loonsom. De loonsom wordt bepaald door uit te gaan van de inschaling van de functies van de over te dragen taken. Hierbij wordt uitgegaan van de maximale periodiek van de loonschaal minus 3%. Ook wordt rekening gehouden met een opslag voor sociale lasten. De overige kosten betreft een opslag voor de PIOFACH 1 taken, maar ook bijvoorbeeld materiele kosten, zoals vervoerskosten en technische apparatuur. Deze overige kosten zijn voor de begroting 2015 vastgesteld op per fte. Ingaande 2016 gaat de Omgevingsdienst werken op basis van het principe prijs per product. (Bedrijfsplan RUD Groningen, pagina 42). De inbreng van extra taken vertaalt zich in meer afgenomen producten en derhalve in een hogere deelnemersbijdrage. 3.1.b. Geen kostenverhoging in de exploitatie Mocht de inbreng van extra taken leiden tot een verhoging van de deelnemersbijdrage van de overige deelnemers, dan zijn de extra kosten voor rekening van de deelnemer die de taken inbrengt. Bij de vorming van de Omgevingsdienst is immers in de Intentieverklaring takenpakket en organisatievorm RUD Groningen afgesproken dat: het toevoegen van milieu-/wabo-taken niet mag leiden tot kostenverhoging van de partijen die alleen de basistaken inbrengen; een eventuele nevenvestiging niet mag leiden tot meerkosten voor de overige partijen. 1 PIOFACH = Personeel, Informatievoorziening, Organisatieontwikkeling, Financiën, Administratieve organisatie, Communicatie en Huisvesting 2

4 Als ingeval van een beperkte inbreng van taken uit de business case blijkt dat dit financiële voordelen voor de Omgevingsdienst heeft, wordt dit voordeel gereserveerd voor ondersteuning in de extra aansluitkosten die alle gemeenten moeten maken bij aansluiting op het leefomgevingssysteem. 3.1.c. Toetredingskosten Indien de inbreng van extra taken tot gevolg heeft dat hiervoor substantiële incidentele kosten gemaakt moeten worden, dan worden deze kosten gedragen door de deelnemer die de extra taken inbrengt. Deze spelregel is conform de intentieverklaring RUD Groningen, waarin is bepaald dat het toevoegen van VTH-milieutaken c.a. WABO-taken niet mag leiden tot kostenverhoging voor de deelnemers die alleen de basistaken inbrengen. Activiteiten die samenhangen met de reguliere bedrijfsvoering, zoals het inwerken van nieuwe medewerkers, worden uitgevoerd binnen de begroting van de Omgevingsdienst 3.1.d. Verrekening oprichtingskosten De geraamde totale oprichtingskosten (exclusief de kosten van het sociaal plan) bedroegen Bij de start van de Omgevingsdienst is voor 145,7 fte aan taken ingebracht. Per ingebrachte taak-fte bedragen de oprichtingskosten , afgerond In het Bedrijfsplan is bepaald dat er verrekening van de oprichtingskosten plaatsvindt als deelnemers binnen vijf jaar na de start van de Omgevingsdienst het takenpakket willen uitbreiden. De projectgroep Financiën heeft bij de oprichting geadviseerd vast te houden aan deze termijn van vijf jaren, zonder afbouw van de bijdrage. Het belangrijkste argument van de projectgroep was destijds dat de deelnemers bewust een keuze hebben gemaakt over het in te brengen takenpakket en dat deelnemers weten (o.b.v. het Bedrijfsplan) dat bij latere inbreng alsnog een bijdrage in oprichtingskosten gedaan moet worden. Deze redenering is in onze ogen nog steeds steekhoudend. Voorgesteld wordt dan ook om het oorspronkelijke advies van de projectgroep Financiën te volgen. Consequentie hiervan is dat deelnemers die binnen vijf jaar na de start van de Omgevingsdienst extra taken inbrengen hiervoor eenmalig per ingebrachte taak-fte betalen. Als dit bedrag niet volledig gebruikt wordt, wordt het restant gereserveerd voor ondersteuning in de extra aansluitkosten die alle gemeenten moeten maken bij aansluiting op het leefomgevingssysteem. 3.1.e. Kosten Sociaal Plan In het Bedrijfsplan is rekening gehouden met de kosten van het Sociaal Plan. Deze hebben betrekking op de overgang van medewerkers van de deelnemers naar de Omgevingsdienst bij de start van de Omgevingsdienst. Kosten op grond van een Sociaal Plan in verband met de inbreng van extra taken komen voor rekening van de inbrengende deelnemer. 2 Alle bedragen zijn exclusief BTW 3

5 3.1.f. Frictie- en desintegratiekosten In het Bedrijfsplan is geen rekening gehouden met frictie- en desintegratiekosten van de deelnemers als gevolg van de inbreng van taken bij de Omgevingsdienst. Het is hierbij aan de deelnemers om een realistische inschatting te maken van de omvang en afbouw van deze kosten. Deze kosten blijven voor rekening van de inbrengende deelnemer Inbreng van substantiële aard Ingeval van inbreng van substantiële aard wordt een projectorganisatie opgericht, die een business-case maakt, waarin wordt ingegaan op alle gevolgen van de inbreng. Voor zover deze inbreng financiële voordelen voor de Omgevingsdienst heeft, wordt dit voordeel fair for all doorberekend aan alle deelnemers. 4. Werkwijze Indien een deelnemer het voornemen heeft extra taken in te brengen, bepaalt de Omgevingsdienst de exacte financiële consequenties door een business-case op te stellen. De aard en omvang van de business case zal zijn afgestemd op de aard en omvang van de over te dragen taken. Daarbij vormen de in deze notitie benoemde spelregels het kader waarbinnen de directie van de Omgevingsdienst de business-case uitwerkt. 5. Samengevat Bij de inbreng van extra taken, worden de volgende financiële spelregels voorgesteld: 1. Er wordt een onderscheid gemaakt in: a. inbreng van een beperkt aantal taken (van een paar fte tot een tiental fte aan taken) b. inbreng van substantiële aard 2. Ingeval van een beperkte inbreng van taken a. brengt de Omgevingsdienst de exploitatiekosten in rekening conform de gehanteerde begrotingssystematiek. Dit betekent dat in de periode de kosten worden bepaald op basis van de ingebrachte taak-fte's en loonsommen. Vanaf 2016 wordt er gerekend met een prijs per product; b. brengt de Omgevingsdienst een bijdrage in de oprichtingskosten in rekening van eenmalig per ingebrachte taak-fte. Deze opbrengst wordt verwerkt in de begroting; c. er substantiële toetredingskosten gemaakt moeten worden, zijn deze voor de deelnemer die de taken inbrengt. Activiteiten die samenhangen met de reguliere bedrijfsvoering worden betaald uit de begroting van de Omgevingsdienst; d. komen Desintegratiekosten conform het Bedrijfsplan voor rekening van de desbetreffende inbrengende deelnemer; e. worden Financiële voordelen uit de extra inbreng van taken als volgt bestemd: Restant bijdrage oprichtingskosten reserveren t.b.v. aansluitkosten LOS Exploitatievoordeel bij beperkte inbreng reserveren t.b.v. aansluitkosten LOS 3. Ingeval van inbreng van substantiële aard wordt een projectorganisatie opgericht, die een business-case maakt, waarin wordt ingegaan op alle gevolgen van de inbreng. Voor zover deze inbreng financiële voordelen voor de Omgevingsdienst heeft, wordt dit voordeel fair for all doorberekend aan alle deelnemers. 4

6 Bijlagen: Bijlage 1: Advies "Spelregels toekomstige inbreng taken (Projectgroep Financiën dd Spelregels toekomstige inbreng taken In het Bedrijfsplan RUD Groningen is bepaald dat deelnemers de incidentele kosten verdelen naar rato van het aantal formatieplaatsen dat wordt ingebracht. Deelnemers die meer dan alleen de basistaken inbrengen, betalen daardoor relatief meer voor de oprichting van de RUD. Dit is op zichzelf ook logisch aangezien zij ook meer diensten zullen afnemen van de RUD. De kans bestaat dat deelnemers later besluiten meer taken in te brengen. Het is reëel om dan een bijdrage in de incidentele kosten te vragen. In het Bedrijfsplan staat hierover: "Indien gedurende een periode van vijf jaar deelnemers het in te brengen takenpakket uitbreiden, maakt de verrekening van de eenmalige kosten onderdeel uit van het totale financiële pakket dat met de inbreng gemoeid is." De stuurgroep heeft de projectgroep Financiën gevraagd met een nadere uitwerking te komen van deze afspraak. Hoe werkt het principe? Bij taakuitbreiding zullen er meer formatieplaatsen ingebracht worden in de Omgevingsdienst. De Omgevingsdienst deelt in dat geval de reeds gemaakte incidentele kosten door een groter aantal formatieplaatsen. De deelnemer die extra taken inbrengt, betaalt zijn 'extra deel' aan de andere deelnemers. De andere deelnemers krijgen hiermee een incidentele meevaller. Zij hebben immers al betaald voor de incidentele kosten. Vraag is of de deelnemer die meer taken inbrengt gedurende de vijf jaar de volledige incidentele bijdrage moet betalen (niet afbouwen) of dat de bijdrage daalt naarmate de oprichting van de RUD verder in de tijd weg ligt (lineair afbouwen). De beide methoden zijn in het onderstaande figuur weergegeven. In beide gevallen vervalt de bijdrage na vijf jaar. 5

7 Rekenvoorbeeld op basis van het Bedrijfsplan Voorbeeld waarbij een deelnemer na drie jaar meer taken, ter grootte van vijf formatieplaatsen, inbrengt. Bedrijfsplan: de incidentele kosten zijn geraamd op 2,9 miljoen. Het aantal ingebrachte fte's is 151. Per fte zijn de incidentele kosten Niet afbouwen: de kosten van 2,9 miljoen worden gedeeld door 156. Per fte dalen de incidentele kosten naar De deelnemer betaal t dan eenmalig om taken over te dragen aan de Omgevingsdienst Groningen. De omgevingsdienst verdeelt dit bedrag over alle deelnemers naar rato van de ingebrachte formatie. Lineair afbouwen: de kosten worden met vermenigvuldigd met een factor van 0,6. Dit is 1,74 miljoen. Per in te brengen fte zijn de kosten dan De deelnemer betaalt dan eenmalig aan de Omgevingsdienst Groningen. De Omgevingsdienst verdeelt dit bedrag over alle deelnemers naar rato van de ingebrachte formatie. Argumenten Beide methoden kennen voor- en nadelen. De argumenten zijn geïnventariseerd en in de tabel hierna weergegeven: Niet afbouwen 1. De deelnemers hebben bij het Bedrijfsplan een bewuste keuze voor het in te brengen takenpakket gemaakt en wisten dat bij latere inbreng de incidentele kosten verrekend worden. 2. Partijen die besloten hebben veel taken in te brengen, worden bij deze methode meer beloond voor hun bereidheid om bij de start te investeren in de Omgevingsdienst. Lineair afbouwen 1. De toetredingsdrempel wordt lager, waardoor de Omgevingsdienst een aantrekkelijker alternatief is. Hier profiteren waarschijnlijk alle deelnemers van, want de overheadkosten kunnen over meer formatie worden 'verdeeld', waardoor de kostprijs daalt. 2. Mogelijk dat de aanvullende inbreng tot nieuwe incidentele kosten leidt om de extra taken ook daadwerkelijk in de Omgevingsdienst te organiseren. De Omgevingsdienst zal deze kosten bij de deelnemer in rekening brengen. De deelnemer betaalt dan twee keer. Door lineair af te bouwen wordt dit verzacht. 3. Het is gebruikelijk om op investeringen af te schrijven. De oprichting kun je ook als een investering zien. Advies projectgroep De projectgroep adviseert om de bijdrage niet af te bouwen. Doorslaggevend in het advies is het argument dat de deelnemers bij het Bedrijfsplan een bewuste keuze hebben gemaakt over het in te brengen taken pakket en dat zij weten dat bij latere inbreng de incidentele kosten worden verrekend. De projectgroep geeft ter overweging mee om pas een standpunt in te nemen op het moment dat een deelnemer daadwerkelijk extra taken wil inbrengen. Op dat moment is er meer informatie voor handen, zoals bijvoorbeeld inzicht in de hoogte van de extra kosten die de Omgevingsdienst maakt voor de inbedding van de extra taken. Projectgroep Financiën, 11 april

8 Bijlage 2: Overzicht ingebrachte taken en formatie Deelnem er for m atie basis m ilieu Wabo over ig volgens takenpakket takenpakket takenpakket taken begr oting Provincie Groningen x x x 68,26 Gemeente Appingedam x 0,54 Gemeente Bedum x 0,30 Gemeente Bellingwedde x x x x 3,00 Gemeente Delfzijl x 1,47 Gemeente Eemsmond x 0,61 Gemeente Groningen/Ten Boer x 5,40 Gemeente Grootegast x 0,40 Gemeente Haren x 0,50 Gemeente Hoogezand-Sappemeer x x x x 16,62 Gemeente Leek x x 4,60 Gemeente Loppersum x 0,58 Gemeente de Marne x x x x 5,90 Gemeente Marum x 0,45 Gemeente Menterwolde x x x x 4,70 Gemeente Oldambt x 2,45 Gemeente Pekela x x 0,70 Gemeente Slochteren x 0,98 Gemeente Stadskanaal x x x x 13,10 Gemeente Veendam x x 5,65 Gemeente Vlagtwedde x x x x 6,90 Gemeente Winsum x 0,20 Gemeente Zuidhorn x x 2,39 145,70 7

9 Inhoudsopgave 1. Inleiding Voorgeschiedenis Spelregels bij inbreng extra taken Inbreng van een beperkt aantal taken a. Bijdrage exploitatiekosten b. Geen kostenverhoging in de exploitatie c. Toetredingskosten d. Verrekening oprichtingskosten e. Desintegratiekosten Inbreng van substantiële aard Werkwijze Samengevat... 4 Bijlagen:... 5 Bijlage 1: Advies "Spelregels toekomstige inbreng taken (Projectgroep Financiën dd Bijlage 2: Overzicht ingebrachte taken en formatie