Bijlage 2: Impactanalyse gemeente Leiderdorp voor SSC Leidse Regio. Context

Transcriptie

1 Bijlage 2: Impactanalyse gemeente Leiderdorp voor Leidse Regio Context Het Bedrijfsplan Leidse Regio (hierna ) bevat berekeningen van de benodigde middelen voor het. Deze worden uitgewerkt in een begroting voor de Gemeenschappelijke Regeling (hierna GR). De financiering van de begroting van de GR door de deelnemende gemeenten vindt plaats op basis van een bijdrage volgens de vastgestelde verrekeningsystematiek. Het Bedrijfsplan bevat ook de impactanalyse met de effecten van het instellen van het voor de deelnemende gemeenten. Hierbij zijn naast de effecten voor het (uitzetting, besparingen en transitiekosten) ook de effecten voor de gemeenten zelf (regiekosten en inkoopvoordelen) betrokken. Voor de onderlinge vergelijkbaarheid is het effect voor de gemeenten voor frictiekosten als pm gehouden. Deze informatie moet door de gemeenten zelf worden toegevoegd. Uit de impactanalyse blijkt dat in het derde jaar na het instellen van het voor de gemeenten inclusief een voordeel ontstaat van 3,2 miljoen, en dat in het vierde jaar alle aanloopkosten om het in te stellen volledig zijn terugverdiend (voordeel 4,8 miljoen). Het cumulatieve voordeel aan het eind van jaar 5 bedraagt 10,9 miljoen. Als afgeleide van de totale impactanalyse is ook per gemeente een impactanalyse gemaakt om te kunnen beoordelen of elke gemeente er met het instellen van het uiteindelijk op vooruit gaat. Voor de gemeente Leiderdorp wordt het omslagpunt voor de bijdrage aan het in het derde jaar (voordeel 0,2 miljoen) bereikt, en zijn de aanloopkosten na 4 jaar terugverdiend (voordeel 0,06 miljoen in het vijfde jaar). De analyse is in de paragraaf Uitwerking beeld gemeente Leiderdorp opgenomen. De impactanalyse per gemeente biedt de onderbouwing van het besluit om de voor het geoormerkte budgetten af te ramen en om te zetten in een post bijdrage aan het. Ook is de analyse de onderbouwing voor het besluit om een bestemmingsreserve Bijdrage Leidse Regio in te stellen, waarin extra middelen voor de opzet van het en de omgang met het door de gemeente bijeen worden gebracht. Alle berekeningen voor de begroting van het en de financiële impact van het zijn afgestemd met de verantwoordelijke medewerkers van uw organisatie. Alle keuzes voor uitgangspunten en uitkomsten van de berekeningen in het bedrijfsplan zijn goedgekeurd door de Stuurgroep. Dit geldt ook voor alle keuzes voor de verrekening van de kosten. Uitgangspunten berekening impact per gemeente In de paragraaf Context werd beschreven dat in de impactanalyse naast de effecten voor het (uitzetting, besparingen en transitiekosten) ook de effecten voor de gemeenten zelf (regiekosten en inkoopvoordelen) zijn betrokken. De berekeningen voor het bedrijfsplan zijn uitgevoerd op jaarbasis. Omdat de formele start van het voorzien is op 1 januari 2011, is het effect van verdere ambtelijke voorbereidingen na afronding van het bedrijfsplan in 2010 in jaar 1 meegenomen. Deze voorbereidingen hebben dus mogelijk al impact op begroting Effect inbreng in de kosten van het Het zal voor de standaarddienstverlening van start gaan met een begroting van 28,6 miljoen. Daarvan komt 24,9 miljoen uit de huidige begrotingen van de gemeenten en is daarnaast 3,7 miljoen nodig voor uitzettingen, een kwaliteitsimpuls voor inkoop, transitiekosten minus besparingen en inkoopvoordelen. In de paragraaf Uitwerking beeld gemeente Leiderdorp wordt duidelijk gemaakt wat het aandeel van uw gemeente is in deze totalen.

2 De startformatie voor de standaarddienstverlening is 242,0 fte. Daarvan is 214,9 fte nodig om de huidige producten tegen huidige kwaliteit te kunnen leveren. Voor het instellen van een directie met staf, de kwaliteitsimpuls inkoop, de benodigde formatie voor de transitieperiode minus te realiseren besparingen is in totaal 27,1 fte gemoeid. Het aandeel van de gemeente Leiderdorp in de startformatie bedraagt afgerond 25,2 fte. De kosten van het bestaan uit de volgende groepen: de personele kosten van de formatie, die bestaan uit de personele kosten voor de dienstverlening tegen de huidige prijs en met de huidige kwaliteit, de te realiseren besparingen en de kosten voor de benodigde formatie in de transitieperiode plus de structurele extra formatie voor inkoop die benodigd is om de inkoopvoordelen te behalen; de materiële kosten, die bestaan uit de uitname, te weten de bestaande materiële kosten in de begroting van de gemeenten, de uitzetting voor noodzakelijke extra structurele uitgaven, de besparingen op de materiële kosten en de incidentele transitiekosten. In deze kosten zijn begrepen de kapitaallasten van de noodzakelijke investeringen. De door het zelf te behalen inkoopvoordelen komen hierop in mindering. De formatiekosten zijn gebaseerd op kostennormen per functie. Om de uit de gemeenten overkomende formatie met elkaar te kunnen vergelijken is er een omrekening toegepast. De functieopbouw per gemeente komt namelijk niet helemaal één op één overeen met de functieopbouw in het. Deze omrekening leidt tot een klein verschil dat naar rato van de ingebrachte formatie is toegerekend aan de gemeenten. De materiële kosten van het zijn berekend op basis van de huidige kosten voor de over te dragen bedrijfsvoeringstaken van de gemeenten, zoals die zijn opgenomen in het meerjarenbeeld. De verhouding van de kosten van de huidige formatie per gemeente is gebruikt voor de bijdrage per gemeente aan de versterking van de inkoopfunctie, de formatieve transitiekosten en de besparingen. De verhouding tussen de gemeenten van de som van de personele kosten voor de dienstverlening tegen de huidige prijs en met de huidige kwaliteit en de materiële kosten in de begroting van de gemeenten bepaalt het aandeel per gemeente in de kosten van uitzettingen en transitie, de besparingen en het door het zelf te realiseren inkoopvoordeel. Effect maatwerk Facilitaire Zaken De gemeenten Leiden en Leiderdorp nemen van het ook de dienstverlening op het gebied van facilitaire zaken af. Het effect van deze maatwerkafname is verwerkt in deze impactanalyse. Van de extra kosten om te komen tot stroomlijning van de facilitaire dienstverlening, bedraagt het aandeel van Leiderdorp in het eerste jaar van het op een totaal van Effect regie- en frictiekosten en inkoopvoordelen bij gemeenten Door het instellen van het krijgen de gemeente zelf ook te maken met specifieke kosten. Het gaat dan om regie- en frictiekosten. Daarnaast wordt het merendeel van het inkoopvoordeel door de gemeenten zelf gerealiseerd. De regiekosten zijn gezamenlijk door alle gemeenten bepaald. Bij het bepalen van de voor regietaken benodigde formatie is rekening gehouden met de verwachting dat in de eerste 2 jaar vanaf de start van het dubbel zoveel werk moet worden verricht. Vanaf jaar 3 is de formatie op regulier niveau ingeschat. Net als voor de formatie in het is de vastgestelde formatie voor regietaken omgerekend tegen de gemeenschappelijk norm per schaalniveau per fte. Het gewenste schaalniveau heeft iedere gemeente voor zich bepaald en voor uw gemeente is deze vastgesteld op 11. De inkoopvoordelen worden met behulp van de service eenheid Inkoop van het vooral gerealiseerd door en binnen de gemeenten. Het inkoopvoordeel per gemeente is met een zogenaamde spendanalyse berekend op basis van de omvang van de huidige beïnvloedbare gemeentelijke inkoop. Bij deze berekening is er van uit gegaan dat gebruik gemaakt wordt van de

3 expertise van het en het schaalvoordeel dat het totale inkoopvolume van de gemeenten en het biedt. Om de onderlinge vergelijkbaarheid te vergroten, zijn de frictiekosten in het bedrijfsplan niet in beeld gebracht. Elke gemeente bepaalt deze kosten zelf. 3. Verrekeningsystematiek De verrekening van de kosten vindt plaats volgens de verhouding van de begrote inbreng van formatie en materiële kosten in het referentiejaar 2009 tussen de gemeenten in het. Voor de materiële kosten van ICT wordt na 2011 een verdeling per werkplek gehanteerd. Deze verrekening is eenvoudig en transparant. Aan de hand van de inbreng van de gemeenten kan direct worden afgeleid wat de kosten zijn voor elk van de gemeenten. De verschillen in huidige en begrote kostenniveaus van de vier gemeenten komen tot uiting komen in de verrekening. De kosten/investering van de implementatie van het, maar óók de efficiëntiewinsten van het worden evenredig verdeeld over de gemeenten. Door de eenvoud en transparantie is de gekozen systematiek zeer geschikt voor de start van het en ook daarna zeker nog een aantal jaren houdbaar. Later kan worden gedacht aan een model waarin wordt verrekend op basis van andere, verdeelsleutels. Op basis van de inbrengverhouding van de vier gemeenten in het jaar 2009 is de verdeling (afgerond) als volgt: Totaal Leiden ,5% Leiderdorp ,5% Oegstgeest ,7% Zoeterwoude ,2% De verhouding is in de jaren daarna nagenoeg gelijk ,0% Uitwerking beeld gemeente Leiderdorp De uitwerking van het beeld voor uw gemeente volgt de opbouw van het hoofdstuk over de financiën in het bedrijfsplan. Eerst wordt het totaaleffect per jaar en cumulatief weergegeven. Vervolgens wordt het effect van de bijdrage aan het toegelicht en daarna het effect van het op de gemeente. Totaaleffect Het totaaleffect per jaar en cumulatief ziet er als volgt uit: EFFECTEN - TOTAAL (+) Nadeel/ (-) Voordeel Leidse Regio zonder kwaliteitsimpuls overig (keuze) nvt (+) Nadeel/ (-) Voordeel Gemeenten nvt (+) Nadeel/ (-) Voordeel Maatwerk Facilitaire Zaken nvt (+) Nadeel/ (-) Voordeel nvt EFFECTEN - TOTAAL CUMULATIEF CUMULATIEF (+) Nadeel/ (-) Voordeel nvt tabel 1 Financieel beeld en gemeente Leiderdorp

4 Effect kosten Het meerjarenbeeld van het aandeel van uw gemeente in de kosten van het ziet er als volgt uit: - TOTAAL Formatie: huidige producten en kwaliteit Formatie: besparing nvt Formatie: kwaliteitsimpuls inkoop nvt Formatie: transitiekosten nvt Totaal Formatie Materiële kosten: uitname Materiële kosten: uitzetting nvt Materiële kosten: besparing nvt Materiële kosten: transitiekosten nvt Totaal Materiële kosten Inkoopvoordelen nvt Totaal Inkoopvoordelen Totaal Af: opgenomen in huidige begroting (+) Nadeel/ (-) Voordeel nvt tabel2 Uitwerking van het effect Formatie De formatie van het is gebaseerd op de voor de dienstverlening in de huidige situatie beschikbare formaties. De kosten van het aandeel in de formatie en in het omrekenverschil zijn hieronder in beeld gebracht: - FORMATIE Formatie: beschikbaar Formatie: verschil nvt Formatie: huidige producten en kwaliteit Formatie: besparing nvt Formatie: kwaliteitsimpuls inkoop nvt Formatie: transitiekosten nvt Totaal huidig minus besparing Bij: kwaliteitsimpuls formatie overig nvt Totaal formatie tabel2.1 Uitwerking effect van bijdrage formatie Toelichting: Huidige productie, huidige kwaliteit: dit is het aandeel in de kosten van de formatie die nodig is om de huidige productie tegen de huidige kwaliteit te kunnen leveren; Besparing: dit is het aandeel in de uitzetting en besparing op de formatie, berekend tegen de norm voor salariskosten van het ; Inkoop:dit is het aandeel in de versterking van de inkoopfunctie; Transitie: dit is het aandeel in de kosten van de tijdelijke extra formatie die is benodigd voor de transitiefase.

5 Materieel Het bedrag van de uitname van de materiële kosten dat beschikbaar is per jaar in de begroting voor het en van de uitzetting, besparingen en transitiekosten geeft het volgende beeld: - UITNAME Materiële kosten: uitname Totaal uitname UITZETTING, BESPARING, TRANSITIE Materiële kosten: uitzetting nvt Materiële kosten: besparing nvt Materiële kosten: transitiekosten nvt Totaal uitzetting, besparing en transitie tabel 2.2 Uitwerking effect van bijdrage materiële kosten Toelichting: Uitname: dit zijn de op basis van de huidige begroting de voor het beschikbare middelen; Uitzetting: dit is het aandeel in de uitzettingen van het ; Besparing: dit is het aandeel in de besparingen op materiële kosten van het ; Transitie: dit is het aandeel in de tijdelijke transitiekosten ten behoeve van het ; Inkoopvoordelen: dit is het aandeel in de door het zelf te behalen inkoopvoordeel. Het aandeel in de inkoopvoordelen die het zelf heeft ingeboekt in de begroting is hieronder bij het effect van de gemeente in beeld gebracht. Effect eigen gemeente: De met het gemoeide frictiekosten: deze zijn in de berekeningen voor het bedrijfsplan niet meegenomen en moeten zelf worden bepaald. De regiekosten zijn voor de gemeente Leiderdorp bepaald op 2,0 fte in schaal 11. De verwachting is dat het aantal fte en daarmee de kosten in het derde jaar voor de helft zijn afgenomen. De inkoopvoordelen zijn over de jaren verdeeld. Het verloop van het mogelijke voor uw gemeente te behalen voordeel is voor het bedrijfsplan in beeld gebracht. De regiekosten en inkoopvoordelen geven het volgende beeld: GEMEENTEN (EXCLUSIEF ) - TOTAAL Frictiekosten nvt pm pm pm pm pm Regiekosten nvt Inkoopvoordelen nvt Totaal Gemeenten (exclusief ) tabel 3 Uitwerking effect gemeente Leiderdorp

6 Effect maatwerk facilitaire zaken Onderstaande tabel geeft inzicht in de opbouw van Facilitaire Zaken en het effect op de impactanalyse: MAATWERK FACILITAIRE ZAKEN Formatie: beschikbaar Formatie: verschil nvt Formatie: huidige producten en kwaliteit Formatie: besparing nvt Formatie: kwaliteitsimpuls inkoop nvt Formatie: transitiekosten nvt Totaal huidig minus besparing Totaal formatie Materiële kosten: uitname Materiële kosten: uitzetting nvt Materiële kosten: besparing nvt Materiële kosten: transitiekosten nvt Totaal materiële kosten TOTAAL KOSTEN MAATWERK Opgenomen in huidige begroting (+) Nadeel/ (-) Voordeel tabel4 Maatwerk Facilitaire Zaken Leiderdorp