: Omgevingsdienst Groningen: Stand van zaken en ontwerpprogrammabegroting

Transcriptie

1 Raadsvoorstel Raadsvergadering d.d. : 24 september 2013 Agendapunt : 7 Portefeuillehouder Onderwerp : dhr. H.W. van Gelder : Omgevingsdienst Groningen: Stand van zaken en ontwerpprogrammabegroting 2013 en 2014 B&W besluit d.d. : 16 juli 2013 Leens, 10 september 2013 Aan de raad. Inleiding Op 16 oktober 2012 heeft de raad toestemming gegeven om een aantal taken op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving over te dragen aan de Regionale Uitvoeringsdienst Groningen (nu Omgevingsdienst Groningen (ODG)). In dit voorstel informeren wij u over de stand van zaken en leggen we de ontwerpprogrammabegroting 2013 en 2014 van de Omgevingsdienst voor zienswijzen aan u voor. Voorstel - Wij informeren u over de laatste stand van zaken met betrekking tot de overdracht van taken aan de Omgevingsdienst Groningen. Daarbij bespreken wij de nota reacties en commentaar, de financiële voortgangsrapportage en de Ontwerpprogrammabegroting 2013 en 2014 van de Omgevingsdienst (zie bijlagen) - Wij adviseren u de Ontwerpprogrammabegroting 2013 en 2014 Omgevingsdienst Groningen voor kennisgeving aan te nemen en geen zienswijzen in te dienen. Stand van Zaken 1. Oprichtingsvergadering: Op 11 juni 2013 heeft de ondertekening van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Groningen en aansluitend de oprichtingsvergadering van het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke regeling plaats gevonden. Namens het college is wethouder van Gelder benoemd tot lid en wethouder Berghuis benoemd tot plaatsvervanger voor het Algemeen Bestuur van de GR Omgevingsdienst Groningen. 2.Startdatum Omgevingsdienst: De Omgevingsdienst gaat op 1 november 2013 van start. De nieuwe medewerkers zijn vanaf die datum in dienst bij de ODG. De instroom van medewerkers zal getrapt verlopen. De verwachting is dat uiterlijk 1 december 2013 iedereen op de nieuwe werkplek zit.

2 3.Personele aspecten: Plaatsing Vanuit De Marne gaan er zeven mensen over naar de ODG. De plaatsingsprocedure is op dit moment in volle gang. Alle medewerkers hebben inmiddels een concept-plaatsingsbesluit ontvangen waar nog bedenkingen tegen in konden worden gebracht. Naar verwachting kan de plaatsing medio september 2013 worden afgerond. Het is de bedoeling dat alle medewerkers die overgaan naar de ODG voor 1 oktober gelijktijdig de aanstellingsbrief van de ODG en de ontslagbrief van de gemeente ontvangen. Vacature regisseur/opdrachtgever Op 9 juli jl. heeft het college besloten de vacature open te stellen voor opdrachtgever/regisseur voor de Omgevingsdienst. De inzet is om deze vacature zo snel mogelijk in te vullen. Rechtspositievergelijking In het Sociaal Statuut van de ODG en De Marne is afgesproken dat er ten behoeve van de medewerkers die overgaan naar de ODG een vergelijking tussen de arbeidsvoorwaardenpakketten van de gemeente en de ODG zal worden uitgevoerd. Verder zullen er bij verschillen nadere afspraken moeten worden gemaakt over eventuele afbouw of compensatie van aanspraken. Op 27 juni is hiervoor het Georganiseerd Overleg tussen bonden en werkgever voor het eerst bijeen geweest. Er is nog geen overeenstemming over een voorgestelde compensatieregeling. Op 30 september komt het GO weer bijeen om een nieuw voorstel te bespreken. 4.Dienstverleningsovereenkomst (DVO) en mandaatregeling: De afspraken tussen De Marne en de ODG worden vastgelegd in een Dienstverleningsovereenkomst. Ambtelijk vindt er inmiddels overleg plaats over de vorm en inhoud van de DVO. We trekken hierbij als gemeente gezamenlijk op met de andere gemeenten die ook hun Wabo(+)- taken inbrengen bij de ODG. De DVO omvat afspraken over te leveren produkten, leveringstermijnen, kwaliteit, afstemming en financiële aspecten. Na de zomervakantie zal een voorstel voor de DVO aan het college worden aangeboden. Hetzelfde geldt voor de mandaatregeling. Het idee is om in grote lijnen de huidige mandaatregeling van De Marne als basis te gebruiken waarbij het mandaat dat nu bij het afdelingshoofd VROM ligt wordt overgedragen aan de directeur van de Omgevingsdienst. Ook hierover zal aan het college een B&W-advies worden uitgebracht. 5.Financieel: Nota reacties en commentaar (zie bijlage) Op 29 mei 2013 hebben wij van de Omgevingsdienst de Nota en reacties en commentaar besluiten Gemeenschappelijke regeling en Bedrijfsplan RUD en de financiële voortgangsrapportage ontvangen (zie bijlage). De nota komt overeen met het besluit van het college van 5 maart, namelijk dat gemeente De Marne de Wabo+ taken inbrengt. Financiële voortgangsrapportage 29 mei 2013 (zie bijlage) De begroting uit het Bedrijfsplan RUD is naar aanleiding van de reacties van de colleges geactualiseerd. De reactie van het college van De Marne is overgenomen, waarmee aan de voorwaarden is voldaan die het college heeft gesteld in haar besluit van 5 maart 2013 (akkoord als de formatiecijfers zijn aangepast aan het in te brengen takenpakket (Wabo+, totaal 5,9 fte) In de financiële voortgangsrapportage is onderscheid gemaakt in eenmalige en structurele kosten: Actualisatie structurele kosten: Uit de prognose blijkt dat in 2013 en 2014 de actualisatie past binnen het financieel kader uit het Bedrijfsplan. Voor 2015 is een stijging van circa 1% van de uitgaven voorzien. De actualisatie laat vanaf 2016 een forse besparing op de kosten zien ten opzichte van de raming uit het Bedrijfsplan. Dit heeft vooral te maken met de bezuinigingstaakstelling van 10% vanaf Op basis van de uitgangspunten uit het bedrijfsplan en de actualisatie is er een Ontwerpprogrammabegroting 2013 en 2014 door het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst opgesteld (zie betreffende alinea).

3 Actualisatie eenmalige kosten: De eenmalige kosten zijn in het Bedrijfsplan geraamd op De prognose is dat deze kosten met stijgen naar De stuurgroep RUD heeft besloten om de hogere eenmalige kosten ( ) bij voorkeur te betalen uit het verwachte voordeel op de structurele kosten. Mocht na de afronding van het implementatietraject een tekort resteren, dan volgt hiervoor begin 2014 een eindafrekening. Op basis van deze actualisatie wordt vooralsnog rekening gehouden met een tekort van 1250,-- per ingebrachte fte.. Ontwerpprogrammabegroting 2013 en 2014 Omgevingsdienst Groningen (zie bijlage) Op 27 juni 2013 hebben we de Ontwerpprogrammabegroting 2013 en 2014 van de Omgevingsdienst ontvangen welke op 21 juni door het DB van de Omgevingsdienst is vastgesteld. De brief was gericht aan het college maar feitelijk had deze voor zienswijzen aan de raad moeten worden gestuurd. Op 16 oktober 2012 heeft de raad van De Marne de begroting 2013 van de ODG goedgekeurd met het voorbehoud dat de juiste formatiecijfers voor het basis- en milieutakenpakket en de formatiecijfers voor de overige Wabo-taken worden verwerkt in deze begroting. Dit is correct doorgevoerd in de onderliggende ontwerpprogrammabegroting. Voor wat betreft 2013 wijkt de begroting af van de eerdere begroting 2013 wat in de eerste plaats een gevolg is van de gewijzigde startdatum van de ODG. De bijdrage in de loonkosten is circa 1565 per jaar en ingebrachte fte hoger dan aanvankelijk begroot. De bijdrage van de Marne in de structurele kosten neemt hierdoor met circa 2,8% toe. Reden hiervoor is dat er veel van de medewerkers die overgaan naar de ODG aan het eind van hun schaal blijken te zitten. In de oorspronkelijke begroting bij het bedrijfsplan was dit lager ingeschat. De overige kosten (overhead) wijken niet noemenswaardig af van de oorspronkelijke begroting in het bedrijfsplan. Zoals gezegd wordt voor wat betreft de eenmalige kosten rekening gehouden met een tekort van per ingebrachte fte. In totaal zou dit voor De Marne ten opzichte van de eerdere begroting een nadeel van circa op de eenmalige kosten inhouden.. In de aanbiedingsbrief is aangegeven dat zienswijzen tot 13 september ingediend kunnen worden. Vanuit de ODG is aangegeven dat, vanwege de vakantieperiode, zienswijzen die voor 1 oktober 2013 binnen komen nog behandeld zullen worden. De onderliggende Ontwerpprogrammabegroting 2013 en 2014 geeft geen aanleiding tot het inbrengen van zienswijzen. Advies: De Ontwerpprogrammabegroting 2013 en 2014 Omgevingsdienst Groningen voor kennisgeving aan te nemen en geen zienswijzen in te dienen. 6.Werkprocessen: Er is steeds meer duidelijkheid over de werkprocessen bij de ODG. Op dit moment zijn van de meeste produkten concept-stroomschema s beschikbaar. Aan de deelnemende gemeenten en de provincie is gevraagd hierop te reageren waarna deze verder verfijnd worden. De stroomschema s en onderliggende werkprocessen worden onderdeel van het kwaliteitssysteem van de OGD. Intern zijn we bezig om onze eigen werkprocessen te herzien en aan te laten sluiten op de werkprocessen van de OGD. Het lijkt haalbaar dat er 1 november een goede basis ligt om mee van start te gaan. Zeker tijdens de beginfase zullen de processen regelmatig geëvalueerd worden en waar nodig bijgesteld. 7.ICT De ODG gaat eerst werken met het concept verlengde kabels. Dit houdt in dat de medewerkers die vanuit de gemeenten naar de ODG over gaan primair gaan werken in de vakapplicaties van de eigen gemeente (via een inbelverbinding). De ODG gaat pas per 1 januari 2015 werken met een eigen vakapplicatie (Squit XO of soortgelijk) Dit betekent dat de medewerkers wel per 1 november a.s. fysiek het pand verlaten, maar netwerk-technisch nog steeds onderdeel uitmaken van het gemeentelijk systeem. Hierdoor moeten de bestaande licenties komend jaar nog in stand blijven. Daarnaast heeft de ODG aangegeven niet alleen te willen werken met de individuele aangeboden telewerkverbinding van de gemeenten, maar rusten ze iedere gemeente uit met een zogenaamde VPN box. Deze box, die een beveiligde verbinding legt tussen het netwerk van de gemeenten en de ODG, wordt door de

4 ODG bekostigd, geconfigureerd en uitgeleverd. Op dit moment is er een pilot koppeling met de gemeente Hoogezand, om de werking van deze vpn box te testen. De planning is dat na de zomervakantie wordt gestart met het uitleveren van deze VPN boxen. Tenslotte is het wenselijk dat er enkele flexplekken aanwezig zijn zodat de medewerkers in voorkomende gevallen werkzaamheden vanuit het gemeentehuis kunnen verrichten. 8.Digitalisering en archivering: Uitgangspunt is dat uitwisseling van stukken tussen ODG en gemeente digitaal verloopt. De technische hulpmiddelen zijn hiervoor binnen De Marne aanwezig (scanapparatuur, zakensysteem Squit). De uitwisseling van bestaande papieren dossiers is lastiger. Momenteel onderzoeken we op welke wijze we de meest geraadpleegde dossiers (milieu en omgevingsvergunning) toch digitaal beschikbaar kunnen maken. De kosten voor digitalisering bedragen circa ,--. Hier moet nog dekking voor worden gezocht. Qua planning zit hier een risico of het tijdig gerealiseerd kan worden. Mocht dit niet het geval zijn dan zal er in eerste instantie een alternatief worden bedacht voor de dossieruitwisseling. Dit speelt overigens bij meerdere gemeenten. Ook de (digitale) stukken die de ODG voor De Marne produceert, worden uiteindelijk weer (op papier) gearchiveerd in het archief van De Marne. Zolang de gemeente niet beschikt over een digitaal archief vraagt dit vooralsnog om een extra handeling. 9.KCC Het opzetten van een vergunningenbalie maakt onderdeel uit van het KCC-project in De Marne. Er is steeds meer duidelijkheid over welke werkzaamheden uiteindelijk bij het KCC komen te liggen. Het is nog onzeker of de vergunningenbalie van het KCC op 1 november is ingericht. Mocht dit niet het geval zijn zal gezocht worden naar een tijdelijk alternatief. 10. Veiligheidsregio Synchroon aan de ODG lopen de ontwikkelingen rond de takenoverdracht naar de Veiligheidsregio. Er is op dit moment nog onduidelijkheid over de exacte taakverdeling tussen deze twee organisaties voor wat betreft advisering brandveiligheid en vergunningverlening en toezicht op de gebruiksvergunningen. Over dit punt vindt overleg plaats tussen ODG en Veiligheidsregio. 11.Drank- en Horecawet Sinds 1 januari 2013 is het toezicht op de Drank- en Horecawet overgedragen aan de gemeenten. Dit is een nieuwe wettelijke taak die de gemeente uit moet voeren maar waarvoor vanaf 2014 nog geen capaciteit en financiële dekking beschikbaar is. Omdat er een directe relatie is met de ingebrachte Wabo+ -taken is de eerste voorkeur om ook deze nieuwe taak bij de ODG onder te brengen. Een voorstel met een schatting van de omvang van het takenpakket en de kosten hiervan wordt na de zomervakantie verder uitgewerkt. Beoogd effect Informatief en u de mogelijkheid bieden om zienswijzen in te brengen ten aanzien van de Ontwerpprogrammabegroting 2013 en 2014 van de Omgevingsdienst Groningen. Argumenten n.v.t. Uitvoering n.v.t.

5 Communicatie De (externe) communicatie wordt in eerste instantie verzorgd door de Omgevingsdienst Groningen. Na de zomervakantie zal er richting burgers en bedrijven een communicatietraject worden opgestart om bekendheid te geven aan de veranderde situatie vanwege de Omgevingsdienst. Evaluatie In de bestuursrapportages en de jaarstukken zal het verloop van de uitvoering van de maatregelen worden geëvalueerd. Het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente De Marne, de gemeentesecretaris, de burgemeester, dhr. B.W. Verwey dhr. F.H. Wiersma