Jaarverslag 2010 Delftse Rekenkamer (DRK)

Transcriptie

1 Jaarverslag

2 Jaarverslag 2010 Delftse Rekenkamer (DRK) Met dit jaarverslag informeert de Delftse Rekenkamer (DRK) de gemeenteraad, het college en de inwoners over wat zij in 2010 wilde bereiken, wat ze daarvoor heeft gedaan en wat dat heeft gekost. Daarmee legt DRK verantwoording af over haar doen en laten. Het jaarverslag is als volgt opgebouwd: 1. Introductie; 2. Doel van de Delftse Rekenkamer; 3. Onderzoeken in 2010; 4. Budget; 5. Werkwijze en communicatie; 6. Vooruitblik Introductie Het jaar 2010 stond voor de Delftse Rekenkamer in het teken van vernieuwing. Allereerst in samenstelling: in de zomer van 2010 nam de DRK afscheid van Arie Langstraat, Vincent van Stipdonk en Maik van Veldhoven. DRK verwelkomde na een sollicitatieprocedure vervolgens een nieuwe voorzitter, Tanja Groenendijk de Vos, en twee nieuwe leden, Bram Voermans en Ester Weststeijn. Ten tweede vernieuwing in onderzoeksmethoden. Voor het eerst participeerde de DRK in regionaal verband in een onderzoek met de rekenkamers van Leidschendam Voorburg, Pijnacker Nootdorp, Rijswijk en Wassenaar naar Avalex (uitgevoerd in 2009 in februari 2010 besproken in de raad); voor het eerst voerde de DRK een exante onderzoek uit naar de Spoorzone (in september 2010 besproken in de raad); voor het eerst onderzocht de DRK de doorwerking van aanbevelingen uit eerdere onderzoeken in het rapport Impact Rekenkamer (in november 2010 besproken in de R&A commissie) en voor het eerst voerde de DRK een herhalingsonderzoek uit: Delft als centrum voor Kennis en Innovatie (uitgevoerd in 2010, aan de raad aangeboden in februari 2011), in vervolg op het in 2005 uitgevoerde rekenkameronderzoek Delft Kennisstad. In hoofdstuk 3 wordt verder ingegaan op deze onderzoeken. Ten derde vernieuwing in werkwijze. De DRK heeft in 2010 ingezet op transparantie en op interactie met betrokkenen bij het opstellen van plannen en onderzoeken. Zo heeft de DRK via een oproep in de krant inwoners gevraagd onderwerpen voor nieuw onderzoek aan te leveren. Deze oproep heeft geleid tot een aantal suggesties voor de onderzoeksgroslijst van de DRK. Ook heeft de nieuwe voorzitter in de herfst van 2010 met alle fractievoorzitters gesproken over het werk en werkwijze van de DRK. Dit past bij de evaluatie die de DRK in 2010 gestart is van haar eigen werkwijze en procedures, om de meerwaarde van rekenkameronderzoek voor de raad (verder) te laten groeien. Deze discussie wordt in 2011 voortgezet, passend bij een rekenkamer die zich voortdurend wil ontwikkelen. 2. Doel van de DRK De rekenkamer onderzoekt het beleid van de gemeente Delft. De effectiviteit (worden problemen opgelost?) en de efficiëntie (staan tijd en geld in verhouding tot het doel?) staan daarbij centraal. Elk jaar worden twee tot drie beleidsthema s onderzocht. Via deze onderzoeken wil de DRK bijdragen aan het versterken van de kaderstellende en controlerende rol van de raad. De DRK rekent partijen niet af op het verleden, maar biedt via haar onderzoek handreikingen aan raad (en college) om te leren voor de toekomst. Uiteindelijk streeft de DRK via onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van beleid naar kwaliteitsverbetering van het bestuurlijk handelen in belang van de Delftse gemeenschap. De DRK is onafhankelijk, stelt haar eigen onderzoeksagenda op en draagt verantwoordelijkheid voor de inhoud en totstandkoming van de onderzoeksrapporten. 3. Onderzoeken in 2010 In 2010 heeft de DRK drie onderzoeksrapporten uitgebracht: 1. Gemeenschappelijke regeling Avalex; 2. Spoorzone: hoe de Delftse gemeenteraad beter grip houdt op het Spoorzone project ; 3. Impact Delftse Rekenkamer

3 De onderzoeken zijn te downloaden via de website van de DRK In 2010 zijn tevens twee nieuwe onderzoeken opgestart: 4. Delft als centrum voor kennis en innovatie (herhalingsonderzoek Delft Kennisstad uit 2005); 5. de Delftse Wijkaanpak. In het hierna volgende gedeelte van dit hoofdstuk worden deze vijf onderzoeken kort besproken. 1) Avalex In 2009 heeft DRK in samenwerking met de rekenkamer(commissie)s van de gemeenten Leidschendam Voorburg, Pijnacker Nootdorp, Rijswijk en Wassenaar een onderzoek (met behulp van bureau Berenschot) uitgevoerd naar Avalex. De Gemeenschappelijke Regeling (GR) Avalex is een overheidsgedomineerde onderneming die afval inzamelt voor de genoemde gemeenten. De samenwerkende rekenkamer(commissie)s wilden weten in hoeverre Avalex voor de gemeenten de voordelen heeft opgeleverd die werden beoogd bij de toetreding tot de GR. Tevens vormde de sturingsmogelijkheden van de raden op de GR een belangrijk thema in het onderzoek. Het onderzoeksrapport, op 18 februari 2010 besproken in de raad, bevat negen conclusies en aanbevelingen voor de gemeentebesturen (colleges en raden) en het bestuur van Avalex. De DRK beveelt onder meer aan om in regionaal verband een expliciete afweging te maken tussen maatwerk in de dienstverlening en efficiency via harmoniseren van de werkzaamheden. Ook beveelt de DRK aan dat de gemeentebesturen meer werk moeten maken van het monitoren van doelstellingen voor Avalex, doelstellingen die nu nog weinig specifiek en meetbaar zijn. Een aantal aanbevelingen betreft het optimaliseren van de (sturings)relatie tussen gemeente en GR, onder meer via het instellen van een beleidsoverleg, het aanstellen van een accountmanager en het onderzoeken van de optimale governance structuur, inclusief een helder relatiemodel. In het relatiemodel dienen de verantwoordelijkheden van eigenaar en klant van de GR scherp gemaakt te worden. De raad heeft alle aanbevelingen overgenomen en het college gevraagd om in september 2010 te rapporteren over de stand van zaken rond de opvolging van de aanbevelingen. In november 2010 geeft het college hier gehoor aan via een brief aan de raad. Deze heeft de commissie Bestuur, Leefomgeving en Duurzaamheid op 18 november 2010 besproken. 2) Spoorzone De DRK wilde onderzoeken hoe de gemeenteraad gedurende het Spoorzoneproject zijn verantwoordelijkheden kan waarmaken. Hoe kan bijvoorbeeld vermeden worden dat de raad min of meer machteloos tegenvallers moet aanhoren en accepteren zoals in Den Haag bij de tramtunnel en in Amsterdam bij de Noord/Zuidlijn. Centraal in het onderzoek stond de vraag hoe de raad de controle en bijsturing van complexe langetermijnprojecten met de bijbehorende grote (financiële) risico s kan optimaliseren. Het onderzoek richtte zich ook op het functioneren en de organisatie van de gemeenteraad van Delft zelf. De Spoorzone is een project dat zich uitstrekt over meerdere raadsperioden. De kennis over het project bij de huidige raadsleden moet overgedragen worden en actueel blijven. De DRK wilde om die reden bekijken hoe de raad gedurende het project actief aan risicomanagement kan doen. Is en blijft de gemeenteraad zich bewust van de risico's? In hoeverre kan zij de voortgang van het project en het management van de risico s monitoren en bijsturen? Voor de uitvoering van dit onderzoek is gebruik gemaakt van externe ondersteuning, in de vorm van het Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement (NAR) uit Enschede. Op basis van de onderzoeksresultaten, maart 2010, stelt de DRK dat de gemeenteraad niet in staat is om adequaat te controleren. Zij beschikt niet over essentiële informatie (business case, risicoprofiel) die benodigd is om te kunnen controleren. Dit versterkt de noodzaak voor de gemeenteraad om haar controlerende taak zeer serieus te nemen en grondig uit te voeren. Het rapport biedt de raad zeven aanbevelingen om risico s te managen bij een project ná de besluitvorming, maar vóór oplevering van het project. De aanbevelingen draaien om het verbeteren van rapportages, het versimpelen van de besturingsstructuur en verbeteren van de risicobeheersing. Daarnaast is het rapport een handreiking voor de raad om haar controlerende rol te optimaliseren als het gaat om complexe langetermijninvesteringprojecten in het algemeen. De conclusies en aanbevelingen zijn op 2 september in de commissie Spoorzone, Verkeer en Ruimte, en op 23 september 2010 in de voltallige raad besproken. De raad heeft de conclusies en aanbevelingen overgenomen, met uitzondering van de aanbeveling om directeur van het OBS eens per half jaar actief uit te nodigen in de commissie Spoorzone, Verkeer en Ruimte voor een toelichting op de stand van zaken (aanbeveling 3). 3

4 Tevens heeft de raad de DRK verzocht om, naar aanleiding van het DRK onderzoek Spoorzone, vorm te geven aan een (jaarlijks) vervolgonderzoek naar één of meerdere aspecten van het Spoorzoneproject. De DRK heeft dit verzoek zorgvuldig gewogen en de mogelijkheden verkend. De commissie Spoorzone, Verkeer en Ruimte is begin april 2011 per brief geïnformeerd over de uitkomsten van deze oriëntatie. 3) Impact Rekenkamer Met de wisseling van de wacht bij de DRK, in de vorm van de nieuwe voorzitter en twee nieuwe leden, ontstond de behoefte aan inzicht in de doorwerking van de adviezen van de DRK in de afgelopen jaren. Wat is met de aanbevelingen uit rekenkameronderzoeken gedaan? Op welke punten kan de DRK de gemeenteraad nog beter ondersteunen? Ook de gemeenteraadsverkiezingen die toen aanstaande waren en naar verwachting tot een nieuw college en een nieuwe gemeenteraad zouden leiden, maakte een bepaling van de impact van de rekenkamer opportuun. Voor de uitvoering van deze evaluatie is gekozen voor externe ondersteuning. Er is een viertal rekenkameronderzoeken uit de periode ingebracht in het DoeMee onderzoek naar de impact van rekenkameronderzoek van onderzoeksbureau Jacques Necker. De centrale conclusie van het onderzoek is, dat de DRK daadwerkelijk impact heeft op de Delftse bestuurspraktijk. Veel van de aanbevelingen van de onderzochte vier onderzoeken 1 hebben op enigerlei wijze gevolg hebben gekregen. Geconstateerd wordt ook, dat de kwaliteit van het onderzoeksproces en de rapporten in de loop van de jaren zijn toegenomen. Wel wordt in de conclusies aangegeven dat de impact van de DRK verder vergroot kan worden, met name op de onderdelen taakopvatting, zichtbaarheid en communicatie. De DRK is inmiddels met deze aanbevelingen aan de slag gegaan (zie hoofdstuk 5, over de werkwijze van de DRK). Aangezien het onderwerp van onderzoek het functioneren van de DRK zélf is, heeft de DRK in overleg met de Rekening & Auditcommissie (R&Acommissie) ervoor gekozen de gebruikelijke procedure van ambtelijk en bestuurlijk wederhoor achterwege te laten. Het rapport is in september 2010 tegelijkertijd aan raad (i.c. presidium) en het college aangeboden. Bespreking van de conclusies en aanbevelingen heeft aan de hand van een oplegnotitie in de R&Acommissie plaatsgehad in november ) Delft als centrum voor Kennis en Innovatie In 2005 heeft de DRK onderzocht of het beleid Delft Kennisstad succesvol was. De DRK concludeerde dat de keuze om Delft als kennisstad te positioneren een verstandige keuze was, maar dat de resultaten in termen van werkgelegenheid en economische groei tegenvielen. Ook werd geconcludeerd dat niet helder was waarin Delft zich als kenniseconomie nu precies onderscheidt van andere regio s. In de keuze van projecten om de kenniseconomie te versterken, ontbrak het aan focus en strategische visie. Een ander punt van kritiek was dat niet overtuigend kon worden aangetoond hoe het kennisbeleid de lokale economie ten goede komt. Omdat Delft kennisstad speerpunt van beleid is gebleven, heeft de DRK in 2010 vijf jaar later opnieuw onderzoek laten doen naar de vraag of dit beleid vruchten afwerpt. Het onderzoek gaat in op de effectiviteit van het beleid dat de gemeente Delft in de periode voerde om werkgelegenheid in de kennisintensieve sector te bevorderen en op de ontwikkeling van de Delftse economie wat betreft werkgelegenheid, innovatie en economische groei (ook in verhouding tot vergelijkbare steden). In het onderzoek wordt ook bekeken in hoeverre de gemeente Delft invulling heeft gegeven aan de conclusies en aanbevelingen van het rapport uit 2005 en welke plannen er bestaan voor de periode ná 2010 (mede op basis van het Collegeakkoord ). Voor de uitvoering van dit onderzoek is gebruik gemaakt van externe ondersteuning, in de vorm van bureau NYFER. De DRK stelt dat de rol van de gemeente in het kennis en innovatiebeleid vooral draait om het scheppen van de juiste voorwaarden. Kennis en innovatie is vooral het domein van instellingen, onderwijs en bedrijven. Het versterken van de internationale concurrentiepositie vraagt bovendien grote publieke en private investeringen die de mogelijkheden van de gemeente ver te boven gaan. Samenwerking met de TU, het bedrijfsleven, de regio Haaglanden en met Rotterdam is dan ook een vereiste. De DRK is op hoofdlijnen positief over het Delftse beleid. Echt succes in termen van werkgelegenheid en economische groei blijft echter in vergelijking met andere gemeenten vooralsnog uit. Uit ervaringen van andere (met Delft vergelijkbare) steden blijkt dat een lange adem nodig is. 1 Het betreft de volgende vier onderzoeken van DRK: onderzoek naar het armoedebeleid, februari 2007; onderzoek naar het subsidiebeleid, maart 2007; onderzoek parkeergarages, mei 2008 en onderzoek naar de Programmabegroting, mei

5 Het rapport telt 11 aanbevelingen: beleidslijnen waarlangs de gemeente kennisontwikkeling en innovatieprocessen in de regio kan ondersteunen. Voor elk van deze is nagegaan in hoeverre Delft deze benut en waar verbetermogelijkheden liggen. Algemene aanbevelingen richting het college zijn daarnaast onder meer: ontwikkel samen met de partners een lange termijn agenda voor het kennis en innovatiebeleid, kies samen sleutelgebieden, maak uitvoeringsplannen; voer deze consequent uit, formuleer mijlpalen en monitor systematisch de resultaten. In de aanbevelingen. De plannen voor de Technologische Innovatie Campus (TIC) Delft ziet de DRK hierbij als het epicentrum van Delft Kennisstad. De DRK beveelt de raad onder meer aan om het college te vragen om duidelijke rapportages over de voortgang en resultaten (outcome), waarmee de raad de samenhang en consistentie van het beleid kan bewaken. De raad (en het college) hebben een verantwoordelijkheid om het kennisstadbeleid uit te dragen in stad en regio en ook de eigen inwoners te informeren over nut en de geboekte resultaten. Op 10 februari 2011 zijn de bevindingen via een presentatie van de DRK gedeeld met de leden van de raadscommissie Middelen & Economie. Deze avond stond, met de bespreking van het DRK rapport en een externe oriëntatie met onder meer een presentatie van de heer Hinoul van de universiteit Leuven (B), geheel in het teken van kenniseconomie. De commissie Middelen & Economie heeft vervolgens op 17 maart 2011 het rapport besproken. Op 31 maart heeft een meerderheid van de raad ingestemd met alle aanbevelingen. De raad heeft het college gevraagd aan te geven hoe en met welke prioriteit de aanbevelingen gevolg zullen krijgen. 5) De Delftse Wijkaanpak De DRK vraagt zich af in hoeverre de Delftse Wijkaanpak effectief is, temeer aangezien het nieuwe college heeft besloten de wijkaanpak te zullen herzien. De DRK heeft behoefte aan nader onderzoek om, in het kader van deze wijziging, inzicht te verwerven in de doeltreffendheid van het wijkgericht werken in Delft. Doelstelling is het vaststellen van de succes en faalfactoren met het oog op het nieuwe beleid. Met andere woorden: welke handvatten uit het verleden kunnen gebruikt worden bij de vernieuwde aanpak? Om die succes en faalfactoren vast te stellen heeft de DRK bureau Regioplan gevraagd het onderzoek uit te voeren. Eind 2010 zijn raad en college op de hoogte gesteld van dit nieuwe onderzoek waarna direct met het onderzoek is gestart. Resultaten worden naar verwachting in het tweede kwartaal van 2011 aan de raad aangeboden. 4. Kosten In 2010 zijn de uitgaven voor onderzoek (inhuur onderzoeksbureaus) en voor (ambtelijke) ondersteuning van de rekenkamer binnen de begroting gebleven. Vanwege het onderzoeksprogramma dat over de jaargrens heenloopt, vindt voor een bedrag van een budgetoverheveling naar 2011 plaats mede op basis van artikel 5, lid 8, van de Verordening Delftse Rekenkamer. 5. Werkwijze en communicatie In deze slotparagraaf benoemen we op hoofdlijnen de aspecten van onze werkwijze en communicatie in het algemeen en in het bijzonder met betrekking tot het afgelopen jaar. Werkwijze bij onderzoek Onderzoek wordt gestart op eigen initiatief van de DRK en/of op suggestie van de raad. Door de Delftse politiek goed te volgen, de kranten te lezen, gesprekken te voeren met smaakmakers in de Delftse samenleving en burgers uit te nodigen ideeën in te dienen, ontstaat een lijst van onderwerpen die het in de ogen van de DRKleden verdienen nader bekeken te worden. Daarna maakt de DRK een keus welke onderwerpen voor nadere bestudering in aanmerking komen. Indien nodig voert de DRK eerst een vooronderzoek uit. Bij de keuze van onderzoeksonderwerpen hanteert de DRK een aantal criteria, waaronder de maatschappelijke relevantie van onderwerpen, de toekomstgerichtheid, het risicoprofiel en diversiteit van thema s. Mogelijke thema s worden besproken met de R&Acommissie. Op basis van de actualiteit kan altijd een nieuw thema worden toegevoegd. Het behoort tot de verantwoordelijkheid van de DRK om de gesuggereerde thema s af te wegen tegen criteria en daarmee haar eigen onderzoeksagenda te bepalen. 5

6 De DRK besteedt in de regel het feitelijke onderzoekswerk uit aan een extern bureau. Dit bureau maakt in opdracht en onder verantwoording van de DRK een rapport met bevindingen, dat voor hoor en wederhoor wordt voorgelegd aan de ambtelijke organisatie (kloppen de feiten?). Het volledige rapport, inclusief conclusies en aanbevelingen, legt de DRK daarna voor aan het college voor een bestuurlijke reactie. Hierna wordt het rapport afgerond, verstuurd en gepresenteerd aan de raad. Elk onderzoek wordt door ten minste twee leden van de DRK begeleid (de trekkers ). Voor elk onderzoek is een startgesprek met de gemeentesecretaris en de ambtelijk contactpersoon om nadere afspraken te maken over de uitvoering van het onderzoek. Nieuw dit jaar is dat de DRK, wanneer het onderwerp zich ervoor leent, bij de start van een onderzoek de onderzoeksopzet kan presenteren aan de bevoegde raadscommissie. Dat stelt de DRK in staat bij de uitvoering van het onderzoek rekening te houden met de wensen en verwachtingen van de raad. Communicatie met college en raad In 2010 heeft de DRK twee keer overleg gehad met de R&Acommissie, één keer met de griffier, twee keer met de gemeentesecretaris, één keer met het Presidium en een keer met het college. De nieuwe voorzitter van de DRK heeft bovendien in het kader van de introductie een ronde gemaakt langs alle fractievoorzitters. Zij heeft hen en het Presidium uitgenodigd om met de DRK van gedachten te wisselen over de taakopvatting en de wederzijdse verwachtingen. Communicatie en betrokkenheid burgers De DRK hecht belang aan het zichtbaar maken van haar werk bij de burgers. Daarnaast wil de DRK voeling houden met wat er leeft in de stad. Daartoe heeft de DRK in 2010 weer enkele stappen gezet. Zo zijn bij de presentatie van de rapporten Spoorzone en Kennisstad persberichten opgesteld, die tot enkele artikelen in AD Delft en de Stadskrant hebben geleid. In de Stadskrant is tevens een interview met de nieuwe voorzitter verschenen. In dat interview is de oproep aan burgers gedaan om mogelijke onderzoeksonderwerpen aan te dragen. Dit leidde tot een handvol, inhoudelijk waardevolle, reacties. 6. Vooruitblik 2011 Naast de in 2010 in gang gezette onderzoeken die doorlopen naar 2011 (Kennisstad, Wijkaanpak) en een eventueel vervolgonderzoek naar het Spoorzone project, zal door de DRK in 2011 nieuwe onderzoeken worden opgestart. Een keuze zal worden gemaakt uit de groslijst van onderwerpen die door de raad, college, burgers, en fractievoorzitters zijn aangedragen en door eigen vooronderzoek naar boven zijn gekomen. Deze lijst is grofweg in te delen naar onderwerpen die betrekking hebben op sturingsvraagstukken, bedrijfsvoering en (evaluatie van) beleidsterreinen. DRK/April