AAN BURGEMEESTER & WETHOUDERS. Onderwerp: Belastingen

Transcriptie

1 AAN BURGEMEESTER & WETHOUDERS Kenmerk: Sector: Middelen Team : Juridische Zaken, Belasting & Controlling Onderwerp: Belastingen Besluit: 1. Het voorgenomen besluit te nemen de SVHW de volgende werkzaamheden uit laten voeren: - de heffing en invordering van lokale belastingen; - de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken (WOZ); - de administratie van vastgoedgegevens; - het verstrekken van vastgoedgegevens aan de deelnemers en derden. 2. Het definitieve besluit te nemen en de raad toestemming voor toetreding van de gemeenschappelijke regeling SVHW te vragen na advies van de OR. 3. De raad te informeren met bijgaande brief. Portefeuillehouder: A.L. van der Meij Vertrouwelijk: Nee Datum College Raadscommissie OR/GO Raad Nee Ja Ja 1

2 1. Aanleiding De werkzaamheden welke noodzakelijk zijn voor de heffing en invordering van de gemeentelijke belastingen en de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken, hondenbelasting (inclusief controle), afvalstoffenheffing, rioolrecht en toeristenbelasting worden momenteel grotendeels in eigen beheer door de gemeente Westvoorne uitgevoerd. Voor bovengenoemde werkzaamheden wordt gebruik gemaakt van het stelsel van de basisregistraties. Deze registraties voorzien de werkzaamheden van de noodzakelijke informatie. De basisregistraties worden door de gemeente beheerd. Alleen de basisregistratie adressen en gebouwen (BAG), leverancier van informatie over de gebouwde omgeving, is uitbesteed aan Syntrophos. De ontwikkelingen in het stelsel van de basisregistraties gaan steeds verder. Daarnaast is een aantal andere zaken aan de orde die grote invloed (gaan) hebben op de uitvoering van de werkzaamheden. De nieuwe Waarderingsinstructie 2017 is daar onderdeel van. Deze Waarderingsinstructie betekent een transitie van de werkzaamheden. Er is steeds meer sprake van een integrale beheersing van werkprocessen, systeemstandaardisatie en protocollen, waarbij gegevensbeheer en de ICT-architectuur steeds dominanter worden. De huidige werkwijze, die tot op heden tot volle tevredenheid heeft gefunctioneerd, moet worden aangepast. De kennis en vaardigheden van de vaste formatie is voor een deel niet op peil uitgaande van de nieuwe vereisten, terwijl dat straks wel nodig is. Daarnaast hebben drie medewerkers de leeftijd van (meer dan) 60 jaar bereikt. Van hen hebben inmiddels twee gebruik gemaakt van de generatiepactregeling. De derde heeft aangegeven daarvan mogelijk gebruik te willen maken. Ook dit gegeven noodzaakt te bezien op welke wijze de werkzaamheden voor de toekomst moeten worden uitgevoerd en belegd. Daarnaast laten de gemeenten Hellevoetsluis en Brielle hun belasting taken uitvoeren bij het SVHW. Onderbrenging van deze taken ook bij de SVHW zou gezien de komende ambtelijke fusie voordelen geven. Gelet op het bovenstaande is in uw college van 25 april 2017 (Verseon ) besloten een onderzoek te starten naar de toekomstige organisatie taken rondom belastingen en uitvoering Wet Waardering Onroerende zaken. Hierbij is een afweging gemaakt het onderzoek zich i.g.v. uitbesteding te richten op samenwerking met het SVHW. Deze gemaakte afweging is in de bijlage Afweging doorgaan in eigen beheer en uitbesteding opgenomen. Op 19 december 2017 (Verseon ) heeft u ingestemd met de lijn van aansluiting SVHW per en na het maken van afspraken met het personeel een definitief voorstel voorgelegd te krijgen. De personele aspecten worden apart aan voorgelegd (Verseon ). 2. Argumenten Het SVHW is een samenwerkingsverband van 21 gemeenten uit Zuid-Holland (Aalburg, Alblasserdam, Albrandswaard, Barendrecht, Binnenmaas, Brielle, Cromstrijen, Goeree- Overflakkee, Hardinxveld-Giessendam, Hellevoetsluis, Korendijk, Krimpenwaard, Lansingerland, Molenwaard, Nieuwkoop, Oud-Beijerland, Strijen, Werkendam, Woudrichem en Zederik), waterschap Hollandse Delta en de RAD Hoeksche Waard. Het SVHW is een gemeenschappelijke regeling en er is dus geen sprake van een privatisering, maar van verlengd lokaal bestuur. Het SVHW voert de volgende werkzaamheden uit: - de heffing en invordering van lokale belastingen - de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken (WOZ); - de administratie van vastgoedgegevens; - het verstrekken van vastgoedgegevens aan de deelnemers en derden; - de uitvoering van de BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen) en de WKPB (Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen) 2

3 Men streeft ernaar om het werkgebied zoveel mogelijk te laten aansluiten op dat van de Hollandse Delta. De gemeente Westvoorne ligt binnen dit gebied. Met betrekking tot de invordering zijn de verordeningen van de 20 gemeenten identiek. De belangrijkste wijziging ten opzichte van de huidige situatie is dat SVHW voor alle deelnemers 10 incassotermijnen hanteert (maart t/m december) en de gemeente Westvoorne nu 9 termijnen hanteer (maart t/m november). Daarnaast werkt het SVHW zoveel mogelijk met vaste procedures voor alle deelnemers. Uit de gesprekken met het SVHW kwam naar voren dat de toetreding van de gemeente Westvoorne tot de gemeenschappelijke regeling SVHW volledig past in het vastgestelde beleid van het SVHW. Bij toetreding kan de gehele uitvoering van de wet WOZ, de heffing en invordering van de bij wege van aanslag geheven belastingen en heffingen (OZB, afvalstoffenheffing, rioolheffing, hondenbelasting, toeristenbelasting) worden verzorgd door het SVHW. De werkzaamheden voor de Basisadministratie Gebouwen (BAG) worden voor de gemeente Westvoorne uitgevoerd door Syntrophos en worden niet bij SVHW ondergebracht. Er is verdere schriftelijke informatie door SVHW beschikbaar gesteld, inclusief de kosten voor de uitbesteding van de genoemde taken aan SVHW. Er is gekeken naar de toetredingskosten en jaarlijkse kosten van deelnemende gemeenten aan andere gemeenschappelijke regelingen op het gebied van belastingen in Nederland (Drechtsteden, BSR Tiel). In vergelijking daarmee is SVHW een zeer scherpe aanbieder. Het SVHW is specifiek en alleen gericht op eerder genoemde taken en voert dit efficiënt uit. Daarnaast is het uitgangspunt dat door uitbesteding voordelen te behalen zijn op het gebied van kwaliteit, minder kwetsbaarheid en kosten. M.b.t. de kosten heeft het SVHW door de eerder genoemde efficiënte bedrijfsvoering landelijk gezien de laagste kosten per aanslag en het laagste percentage kosten t.o.v. de totale opbrengst. Een groot voordeel voor de gemeente is dat zowel de heffing als de invordering door een partij worden uitgevoerd. Het alternatief voor uitbesteding w.o. de SVHW is de eigen organisatie voor de toekomst te versterken. Investeringen in medewerkers en ICT-hulpmiddelen zullen het huidige kostenniveau verhogen. Ingeschat wordt dat dit om minimaal 25% van de huidige kosten gaat. In heel Nederland is het antwoord op de toenemende complexiteit en behoefte aan ICT-hulpmiddelen samenwerking met andere gemeenten te zoeken. Ook gezien de omstandigheden w.o. de toenemende eisen, de (op relatief korte) termijn met pensioen gaande medewerkers en de komende samenwerking in de WOV waarbij Brielle en Hellevoetsluis ook al deelnemer zijn bij de SVHW wordt de eigen organisatie voor de toekomst te versterken niet als een reëel alternatief gezien. Financieel Financieel gezien levert het uitbesteden van belastingen aan SVHW voordelen op. De jaarlijkse kosten voor de volledige uitvoering van de wet WOZ, de heffing en invordering van de bij wijze van aanslag geheven belastingen en heffingen (OZB, afvalstoffenheffing, rioolheffing, hondenbelasting, toeristenbelasting) zijn ,-. SVHW neemt veel werk over. Er komen minder telefoontjes (minder werk voor de telefoniste), minder post, etc. De heffingsambtenaar (F. Pieterse) en de invorderingsambtenaar (J. Pronk) krijgen iets minder werk. Sociale zaken hoeven geen kwijtscheldingen meer te berekenen. Er zijn minder administratieve processen waardoor de administratie, controle en advies minder vraagt. SVHW levert ook de conceptbelasting verordeningen aan waarin de gewijzigde wet- en regelgeving is verwerkt. Wel komt er een stuk coördinatie/ communicatie met SVHW voor terug. Per saldo een (moeilijk te kwantificeren maar wel een) voordeel. Voorzichtigheidshalve is alleen met de directe kosten en personele gevolgen rekening gehouden. 3

4 De huidige directe kosten zijn als volgt: Personeelslasten/inhuur belastingen Applicaties/ taxaties T.o.v. de huidige directe kosten van het uitvoeren van belastingen in eigen beheer levert het uitbesteden een financieel voordeel van (op termijn) op. Uit eerder genoemd vergelijkend onderzoek is het SVHW verreweg als de goedkoopste aanbieder naar voren gekomen. Personeel Met alle betrokken medewerkers zijn individuele gesprekken gevoerd om de vragen, wensen en behoeften te bespreken. Naar ieders tevredenheid zijn afspraken gemaakt. Dienstverlening burger Een efficiënte heffing en invordering van belastingen vraagt directe communicatie tussen de burger en het SVHW. Het uitgangspunt van het SVHW is dat de burger zo snel mogelijk moet worden geholpen en zo min mogelijk moet worden doorverwezen. Hierbij maakt het SVHW gebruik van een interactief voice respons systeem en een interactieve website. Dit biedt de burger de mogelijkheid direct een deskundige medewerker te spreken of de communicatie volledig digitaal af te handelen. De digitale communicatie wordt op gestructureerde wijze opgeslagen in de werkvoorraad binnen het belastingsysteem. Vanuit de front-office kunnen burgers dagelijks geactualiseerde aanslag- en vastgoedgegevens raadplegen. Ook kunnen burgers vanuit een aantal gestructureerde dialogen digitaal met het SVHW communiceren over o.a. het aanvragen van automatische incasso, het aanvragen van kwijtschelding, het indienen van bezwaar, het aan- of afmelden van honden, maar ook het opvragen en inzien van het taxatieverslag. De berichten die de burgers verzenden worden volledig geautomatiseerd in de BackOffice verwerkt. Ook het aanvragen van kwijtschelding vindt plaats bij het SVHW. Zowel voor de gemeentelijke belastingen als voor de waterschapsheffing hoeft de burger dit slechts een keer bij een loket aan te vragen. Kwaliteit In de (standaard) Dienstverleningsovereenkomsten zijn de werkzaamheden en de wijze waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd nader uiteengezet. Deze Dienstverleningsovereenkomst vormt daarmee de uitwerking van de opdrachtgever-opdrachtnemerrelatie. Daarnaast is navraag gedaan naar de ervaringen van gemeenten die momenteel al gebruik maken van de diensten van het SVHW. Uit de ingewonnen informatie is naar voren gekomen dat deze gemeenten tevreden zijn over de kwaliteit van dienstverlening. Communicatie Het SVHW draagt zorg voor alle uitgaande post naar de burgers (aanslagen, aanmaningen, uitspraken op bezwaren e.d.). Dit gebeurt zodanig dat het voor de burger duidelijk is dat het gaat om de belastingaanslagen van de gemeente Westvoorne. Daarnaast zal in overleg met SVHW de communicatie vorm gegeven worden mede richting de burger. 3. Aanpak/uitvoering De overgang gaat per 1/1/2019 plaatsvinden. De eerste aanslagoplegging wordt dan door het SVHW op 28/2/2019 uitgevoerd. De waardebepaling gebeurt in 2018 door Westvoorne. 4

5 Ook kan in 2018 de overgang worden voorbereid: afspraken maken over de over te dragen taken en serviceverlening per 1/1/2019, het uitvoeren van proefconversies etc.. Met dit overdrachtsproces heeft de SVHW ervaring. Binnen Westvoorne hebben de medewerkers alle kennis van hoe het nu werkt. In het eerste halfjaar van 2019 is de WOZ-taxateur beschikbaar voor begeleiding. De OR heeft op basis van artikel 25 lid 1c adviesrecht (beëindiging van de werkzaamheden van de onderneming of van een belangrijk onderdeel daarvan). Na advies van de OR neemt het college het definitieve besluit en vraagt de raad toestemming tot toetreding tot de gemeenschappelijke regeling SVHW. De voorbereiding van de overdracht wordt gestart, zonder dat onomkeerbare beslissingen worden genomen. In de bijlage is een planning opgenomen van de uit te voeren werkzaamheden. 4. Communicatie/Burgerparticipatie/Servicepunt In het stappenplan is afstemming en communicatie interne in de organisatie en met de burger voorzien. In overleg met SVHW wordt de communicatie vorm gegeven richting de burger. 5. Duurzaamheid - 6. Kosten, baten en dekking Aansluiting bij de SVHW is financieel aantrekkelijk. Voor de betreffende medewerkers zijn goede oplossingen gevonden. T.o.v. de huidige directe kosten van het uitvoeren van belastingen in eigen beheer levert het uitbesteden een financieel voordeel van (op termijn) op. In 2019 en 2020 is er nog sprake van eenmalige conversiekosten, kosten van contracten en voorzieningen die nog tijdelijk doorlopen en aflopende personele kosten. Vanaf 2021 is er volledig voordeel en verder Lagere kosten SVHW dan huidige kosten Eenmalige/ doorlopende kosten Voordeel De financiële gevolgen worden verwerkt in de kadernota Risicomanagement en weerstandvermogen De huidige woz- en heffingenadministratie is zeer goed georganiseerd. Een kwalitatief hoge wozwaardebepaling, vrijwel geen bezwaarschriften, geen achterstanden: een geoliede machine. SVHW is organisatie die met bulk en massa verwerking werkt, dit kan gevolgen hebben voor de tot dusver beleefde kwaliteit. Door het tijdig starten met de overgang van de werkzaamheden en extra geplande inzet vanuit Westvoorne in 2019 wordt dit risico zoveel mogelijk beperkt. 8. Toelichting - 9. Samenvatting Aansluiting bij de SVHW is de meest logische optie en financieel aantrekkelijk. Met de huidige medewerkers zijn goede afspraken gemaakt. Er wordt door de tijdige voorbereiding en extra inzet een soepele overgang naar het SVHW voorzien. Bijlagen - Afweging doorgaan in eigen beheer en uitbesteding - Brief aan de raad 5