De heer Boelhouwers (vervangt de heer H.J. Flieringa) De heer W. Mulckhuijse (met kennisgeving)

Transcriptie

1 A.B. 16/15 Verslag van de op woensdag 27 januari 2016, van uur, gehouden vergadering van het Algemeen Bestuur SVHW in het gebouw van SVHW, Rijksstraatweg 3b te Klaaswaal. Aanwezig: Gemeente Aalburg Gemeente Albrandswaard Gemeente Alblasserdam Gemeente Barendrecht Gemeente Binnenmaas Gemeente Brielle Gemeente Cromstrijen Gemeente Hellevoetsluis Gemeente Hardinxveld-Giessendam Gemeente Krimpenerwaard Gemeente Lansingerland Gemeente Molenwaard Gemeente Oud-Beijerland Gemeente Woudrichem Waterschap Hollandse Delta Waterschap Hollandse Delta RAD SVHW De heer A. van Loon De heer de Graaf De heer P.J. Verheij (voorzitter) De heer L. van der Linden De heer H.C.J. van Etten De heer D.A. Verbeek De heer Boelhouwers (vervangt de heer H.J. Flieringa) Mevrouw M. den Brok De heer T. Boerman Mevrouw M.G. Boere-Schoonderwoerd De heer A. Abee De heer D. Heijkoop De heer P. van Leenen De heer R. Bergsma De heer L.A. van Gelder (vervangt de heer E.A. Struik) De heer J.J.M. van Oorschot De heer B. Boelhouwers De heer R.S. Heij Mevrouw J. Manse (notuliste) Afwezig: Gemeente Goeree-Overflakkee Gemeente Korendijk Gemeente Nieuwkoop Gemeente Strijen Gemeente Werkendam Gemeente Zederik De heer M. Trouwborst (met kennisgeving) De heer P. Boogaard De heer F. Buijserd (met kennisgeving) De heer G.M.J. Janssen (met kennisgeving) De heer P.J. van der Ven De heer W. Mulckhuijse (met kennisgeving) 1. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. In het bijzonder de heer Van Gelder van het WSHD die de heer E.A. Struik vervangt, en de heer van Loon van de gemeente Aalburg als nieuw AB lid. 2. Verslag van de vergadering van het Algemeen Bestuur van 10 september 2015 (A.B. 15/43) en 26 november 2015 (16/02) De verslagen worden zonder op- en aanmerkingen vastgesteld. De heer Van Etten vraagt naar de stand van zaken m.b.t. een speciaal tarief voor algemene lastenverlichting voor op het aanslagbiljet. Dit wordt nog besproken in de vergadering van het Dagelijks Bestuur. De voorzitter antwoordt dat dit punt wordt meegenomen in het onderzoek naar eventuele tariefsaanpassingen. Verslag Algemeen Bestuur 27 januari 2016 Pagina 1

2 3. Actielijst (A.B. 16/03) Punt 1 : Dit loopt samen met de beschikbaarheid van de nieuwe website. Wordt naar de 2 e helft van het jaar gezet. 4. Mededelingen (mondeling) a. Algemeen De website is sinds vorige week live. Dit is een goede moderniseringsstap. Hiermee is het voor de burger mogelijk om via de website van SVHW, ook naar Mijn Overheid te gaan. De Waarderingskamer heeft een brief toegezonden over de toegankelijkheid van de WOZ inzage in het ondernemingsdossier voor bedrijven. Tot op heden is Mijn overheid alleen te gebruiken door burgers. Verwacht wordt dat de voorziening WOZ inzage voor ondernemingsdossier medio maart 2016 gereed zal zijn en wordt stapsgewijs ingevoerd. Er is voor het ondernemingsdossier bedrijven instemming nodig omdat het een andere dienst betreft dan Mijn Overheid voor burgers. Tegen het ontsluiten van de toegankelijkheid kan tot 28 februari bezwaar voor worden ingediend. De invoering LV WOZ verloopt moeizaam. Dit komt door de problemen bij de leverancier. De proefaansluiting voor mei komt hierdoor onder druk te staan. Er wordt aandacht gevraagd voor het tijdig aanleveren van raads-, collegebesluiten, verordeningen enz. Dit is al aangegeven in de AC vergadering. De mogelijkheid bestaat dat er problemen ontstaan met de aanslagoplegging. Door de AB leden wordt verzocht om, als er problemen zijn, de AB leden te benaderen. Zij zijn echter niet altijd op de hoogte zijn van alle zaken. Aangegeven wordt dat er na de aanslagoplegging in februari, indien er behoefte is, inloopavonden georganiseerd kunnen worden bij de deelnemers. De AC leden worden hiervoor benaderd. b. Status Rijkswaterstaat Door de invoering van de VPB plicht verloopt de voortgang traag. Het DB heeft zich laten bijpraten door Deloitte. De risico s zijn gering. Mocht het zijn dat er kosten worden gemaakt, wordt dit bij RWS neergelegd. Er wordt een nieuwe offerte aangeboden met de nieuwe afspraken. Verwacht wordt dat voor de zomer de werkzaamheden over te nemen. Mevrouw Boere stelt dat het besluit om een BV gekoppeld is aan een fatale datum. De heer Heij zal hiernaar kijken. c. Portefeuilleverdeling DB Met de nieuwe samenstelling van het DB is het noodzakelijk om de onderlinge portefeuilleverdeling vast te stellen. De laatste formele portefeuilleverdeling is op 7 februari 2013 door het DB vastgesteld. Het DB mag in de nieuwe GR zelf de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter aanwijzen en daarmee de portefeuilleverdeling. Verslag Algemeen Bestuur 27 januari 2016 Pagina 2

3 De volgende portefeuilleverdeling voor het DB is : voorzitter De heer P.J. Verheij plaatsvervangend voorzitter De heer J.J.M. Van Oorschot bedrijfsvoering De heer M. Trouwborst personeel De heer G.M.J. Janssen financiën De heer D. Heijkoop De AB leden nemen kennis van de portefeuilleverdeling. 5. Korte presentaties a. Management Informatie b. Website/Loket Er wordt een demonstratie gegeven van de website/loket en het managementinformatie portaal voor de deelnemers. Mevrouw Boere vraagt of het portal ook een nulmeting per gemeente kan laten zien. De heer Heij geeft aan dat per deelnemer een verdeling per belastingsoort is gemaakt en het systeem nog verder wordt doorontwikkeld. De heer Boelhouwers vraagt of het strafbaar is om gegevens vanuit het portaal uit te wisselen met andere gemeente. De heer Heij geeft aan hiermee uiterst voorzichtig te zijn omdat de wet persoonsgegevens is aangescherpt. De heer Van der Linden vraagt of er nog een controle plaatsvind op het gebruik van de inloggegevens. Dit omdat er gemeente gefuseerd zijn en er bijvoorbeeld twee deelnemers van SVHW zijn en één gemeente de belastingen nog zelf doet. De heer Heij geeft aan dat er een bewerkersovereenkomst per deelnemer wordt opgesteld en de deelnemer zelf verantwoordelijk is voor het naleven van de bewerkersovereenkomst. Het AB geeft een compliment voor de opzet van het managementinformatie portal en de website/loket. 6. Actualiteiten stand van zaken a. Voortgang bezwaren (A.B. 16/04) Het overzicht wordt voor kennisgeving aangenomen. 7. Kadernota 2017 a. Oplegnotitie (A.B. 16/05) b. Kadernota (A.B. 16/06) c. Besluit AB (A.B. 16/07) SVHW dient voor 2017 een (meerjaren) begroting op te stellen. De Kadernota 2017 is hierbij een belangrijk instrument ter voorbereiding op het samenstellen van de begroting en voor het inzichtelijk maken van een meerjarenperspectief. De nota schetst namelijk op hoofdlijnen de inhoudelijke en financiële ontwikkelingen voor de komende jaren en stelt kaders voor de Begroting 2017 en voor de meerjarenbegroting Na vaststelling van de nota door het Algemeen Bestuur van SVHW werken Verslag Algemeen Bestuur 27 januari 2016 Pagina 3

4 het Dagelijks Bestuur en de ambtelijke organisatie de nieuwe begroting vervolgens verder uit. De heer Bergsma geeft aan dat de herindeling van de drie gemeenten in het land van Altena niet door de Provincie Noord-Brabant aangekondigd is maar door de gemeenten zelf deelnemers (pagina 10). De tekst wordt gewijzigd. De heer Bergsma vraagt of de kosten van de ontwikkelingen gesplitst kunnen worden in structurele en incidentele kosten. De heer Heij zegt toe dit in de begroting uit te splitsen. De heer Van Etten vraagt naar de kosten voor het woningwaarderingsstelsel en of deze verhaald kunnen worden. De voorzitter geeft aan dat dit besproken is bij de VNG. Hij verwacht niet dat de kosten verhoogd kunnen worden. De heer Boerman vraagt naar de personele kosten en de personele inhuur. De heer Heij geeft aan dat de inhuur flink is gereduceerd en heeft gezorgd voor een interne doorstroom. De heer van der Linden vraagt uitleg over de hogere indexering en geeft aan dat hierover vragen gesteld gaan worden. Mevrouw Boere zegt voor de gemeente Krimpenerwaard hetzelfde probleem te hebben. De voorzitter merkt op dat er een speciale opbouw en logica in de begroting zit. De heer Boerman geeft aan niet teveel te vergelijken met een andere GR. De voorzitter stelt voor om een onderscheid te maken tussen een algemene indexering en nieuw beleid en dit te verwerken in de Kadernota Vanuit de vergadering wordt aangegeven, dat het zinvol is om een besluit te nemen over de algemene jaarlijkse indexering. Hierdoor wordt voorkomen dat er jaarlijks een discussie plaatsvindt over het al dan niet indexeren. De voorzitter geeft aan hierop terug te komen. Het AB stemt in met de Kadernota en zal worden aangeboden aan de Colleges, Raden, Dagelijks Besturen en Algemeen Besturen van de deelnemers. 8. Toetreding Lansingerland a. Oplegnotitie (A.B. 16/08) b. Brief verzoek Lansingerland (A.B. 16/09) c. Concept besluit AB (A.B. 16/10) De Gemeenschappelijke Regeling (GR) SVHW 2015 is per 1 januari 2016 van kracht. In deze GR staat het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Lansingerland opgenomen als deelnemer, waarmee recht werd gedaan aan de situatie zoals die de facto sinds 2013 onder de oude GR bestond. Immers SVHW verzorgt van 2013 de belastingheffing- en invordering en er heeft een overdracht van personeel plaatsgevonden. Er is echter nooit sprake geweest van een instemmingsbesluit van de overige deelnemers om Lansingerland toe te laten tot de regeling, waardoor betoogd zou kunnen worden dat Lansingerland in strikt formele zin geen deelnemer was. Verslag Algemeen Bestuur 27 januari 2016 Pagina 4

5 Tijdens de behandeling van de GR heeft de gemeente Lansingerland deze situatie onderkend en besloten om het Algemeen Bestuur van SVHW te vragen om de samenwerking formeel te bekrachtigen. Het College van Lansingerland heeft in de bijgevoegde brief verzocht om dit in de vergadering van het Algemeen Bestuur 27 januari 2016 te doen. Zowel de gemeenteraad als het College van Lansingerland heeft ingestemd met de nieuwe GR SVHW Voor de toetreding van een nieuwe deelnemer is conform artikel 25 lid 1 instemming vereist van twee derde van deelnemers, lees de Colleges Burgemeester en Wethouders en Algemeen Besturen van de deelnemende gemeenten, Waterschap en RAD. Aangezien de overige deelnemers de GR SVHW 2015, waarin het College van Burgemeester en Wethouders van Lansingerland vermeld staat als deelnemer, hebben goedgekeurd is de instemming voor de toetreding van Lansingerland impliciet gegeven. Het Algemeen Bestuur kan dus volstaan met een bekrachtiging van dit gegeven Het AB stemt in met deelname van het College van de gemeente Lansingerland aan de GR SVHW 2015 per 1 januari Vaststelling GR a. Oplegnotitie (A.B. 16/11) b. Concept besluit AB (A.B. 16/12) Vanwege opmerkingen vanuit de zijde van de deelnemers, wijzigingen in de Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR) en bedrijfsvoeringstechnische aspecten was een wijziging van de GR SVHW 2013 noodzakelijk. Interactie tussen deelnemers en SVHW heeft er toe geleid, dat de GR SVHW 2015 eind september 2015 met daarin opgenomen de wijzigingen voor instemming is aangeboden aan de deelnemers. Voor het wijzigen van de GR SVHW 2013 was conform artikel 23 lid 1 van deze GR de instemming nodig van twee derde van deelnemers. Op 31 december 2016 hadden vrijwel alle deelnemers ingestemd met de wijzigingen, zodat het twee derde criterium was gerealiseerd en de GR SVHW 2013 gewijzigd was in de GR SVHW De GR SVHW 2015 is per 1 januari in werking getreden. Het kennis nemen van de nieuwe GR SVHW 2015 is in formele zin niet noodzakelijk, maar schept wel een eenduidig kader voor alle deelnemers en eventuele extern betrokken partijen omtrent de status en ingangsdatum van de nieuwe GR. Het AB stemt in met het verzoek om kennis te nemen van wijziging van GR SVHW 2013 in de GR SVHW Jaarrekening 2015 a. Notitie afwijkingen t.o.v. Najaarsnota 2015 (A.B. 16/13) Op basis van de meest recente financiële rapportage (tot en met 28 december 2015) verwacht het SVHW, dat de concept jaarrekening zal sluiten met een positief resultaat Verslag Algemeen Bestuur 27 januari 2016 Pagina 5

6 van Euro. Dit resultaat is inclusief de incidentele voor- en nadelen, zoals gepresenteerd in de Najaarsnota Er geldt nog een voorbehoud, omdat nog niet alle balansposities zijn geanalyseerd en de accountantscontrole op de jaarcijfers 2015 nog moet plaatsvinden. Bij het opstellen van deze financiële rapportage is gebleken, dat bij de uitgaven in de Programma s WOZ-administratie en Invordering een afwijking ontstaat die meer dan 1% afwijkt ten opzichte van wat in de Najaarsnota 2015 is gerapporteerd. Omdat deze afwijking groter is dan de goedkeuringstolerantie (1%), is conform het Controleprotocol een goedkeuring van het AB nodig om deze afwijking rechtmatig te laten zijn en daarmee de Jaarrekening De heer Boerman vraagt of de afwijking kan leiden tot onrechtmatigheid. De voorzitter geeft aan dat deze notitie juist bedoeld is om de rechtmatigheid te voorkomen doordat er invulling wordt gegeven aan de actieve informatieplicht. Het AB gaat akkoord met de hierboven beschreven afwijking in de Programma s WOZadministratie en Invordering, waardoor het SVHW voldoet aan de vastgestelde rechtmatigheidseisen uit het Controleprotocol Rondvraag en sluiting Mevrouw den Brok geeft aan dat de sportverenigingen geconfronteerd worden met aanslagen rioolheffing van oude jaren. Hierdoor komen de verenigingen in financiële problemen. De heer Heij geeft aan dat dit het gevolg is van het completeren van bestanden van SVHW. Hij zegt toe dat mocht deze situatie nogmaals voorkomen de bestuurder op voorhand geïnformeerd wordt. Niet meer aan de orde zijnde, wordt de vergadering gesloten om uur. Aldus vastgesteld op 13 april 2016 in het Algemeen Bestuur SVHW Directeur, Voorzitter, R.S. Heij MBA drs P.J. Verheij RA Verslag Algemeen Bestuur 27 januari 2016 Pagina 6