De heer B. Boelhouwers vervangt de heer H.J. Flieringa. Mevrouw M.G. Boere-Schoonderwoerd (Met kennisgeving)

Transcriptie

1 A.B. 17/16 Agenda voor de op woensdag 1 februari 2017, van uur, te houden vergadering van het Algemeen Bestuur SVHW in het gebouw van SVHW, Rijksstraatweg 3b te Klaaswaal. Aanwezig: Gemeente Albrandswaard Gemeente Alblasserdam Gemeente Binnenmaas Gemeente Brielle Gemeente Cromstrijen Gemeente Hardinxveld-Giessendam Gemeente Hellevoetsluis Gemeente Molenwaard Gemeente Nieuwkoop Gemeente Oud-Beijerland Gemeente Strijen Gemeente Woudrichem Gemeente Zederik Waterschap Hollandse Delta Waterschap Hollandse Delta RAD SVHW SVHW De heer H. van der Graaff De heer P.J. Verheij (voorzitter) De heer H.C.J. van Etten De heer D.A. Verbeek De heer B. Boelhouwers vervangt de heer H.J. Flieringa De heer T. Boerman Mevrouw M. den Brok De heer F. Meerkerk De heer F. Buijserd De heer P. van Leenen De heer G.M.J. Janssen De heer R. Bergsma De heer W. Mulckhuijse De heer J.J.M. van Oorschot De heer E.A. Struik De heer B. Boelhouwers De heer R.S. Heij De heer J. Melissant Notulist Mevrouw J. Manse (notuliste) Afwezig: Gemeente Aalburg Gemeente Barendrecht Gemeente Goeree-Overflakkee Gemeente Korendijk Gemeente Krimpenerwaard Gemeente Lansingerland Gemeente Werkendam De heer A. van Loon (met kennisgeving) De heer L. van der Linden (met kennisgeving) De heer P. Boogaard Mevrouw M.G. Boere-Schoonderwoerd (Met kennisgeving) De heer A. Abee (met kennisgeving) De heer J. Bakker 1. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. De heer Meerkerk wordt in het bijzonder welkom geheten als nieuw AB lid vanuit de gemeente Molenwaard. De voorzitter deelt mee dat de heer Trouwborst zijn functie als wethouder van Goeree- Overflakkee heeft neergelegd. De nieuwe brochure SVHW wordt gepresenteerd aan de AB leden. 2. Presentatie Deloitte tarievenonderzoek De presentatie wordt gegeven door de heer Wijnstok van Deloitte. De heer Wijnstok ondersteunt vanuit Deloitte de begeleidingscommissie bij het tarievenonderzoek. Verslag Algemeen Bestuur 1 februari 2017 Pagina 1

2 De voorzitter meldt dat de besluitvorming zal plaatsvinden in de AB vergadering van april De heer Wijnstok geeft aan dat de genoemde tarieven in de presentatie gebaseerd zijn op de begroting De kosten voor de dwanginvordering zijn buiten de tariefstructuur gelaten omdat dit direct wordt doorbelast aan de crediteur/belastingplichtige. Mevrouw Den Brok vraagt of de hondenbelasting ook extra kosten met zich meebrengt voor de gemeente. De heer Heij antwoordt dat deze kosten voor de hondenbelasting bij het standaard tarief hoort, maar wel een extra aanslagregel is op het biljet. De heer Van Etten vraagt waarom de bijdrage van gemeente Krimpenerwaard zo toeneemt in relatie tot andere gemeenten. De heer Wijnstok geeft aan dat dit te maken heeft met het in rekening brengen van de afvalstoffenheffing (diftar) in 2016 voor de gemeente Krimpenerwaard. Vóór de herindeling van de vijf gemeenten waren voor de afvalstoffenheffing drie gemeenten niet opgenomen in de begroting Daarnaast kent de Diftar van Krimpenerwaard naast een vastrecht een voorheffing die verrekend wordt. Dit leidt tot extra (complexere) aanslagregels. De heer van der Graaff vraagt of de deelnemersbijdrage voor de gemeente lager wordt als er aanslagregels van het biljet af gaan (bijv. afschaffing hondenbelasting). De heer Wijnstok geeft aan dat bij afschaffing van een heffing het model en de deelnemersbijdrage wordt aangepast. De heer Wijnstok meldt dat in de bijlagen bij de presentatie een uitleg is gegeven over hoe de deelnemersbijdragen tot stand is genomen. De heer Buijzerd vraagt naar de kosten voor de BAG. De heer Wijnstok geeft aan dat de kosten voor de BAG voor 50% worden gedragen door de BAG deelnemers en voor 50% door alle gemeentelijke deelnemers, omdat het gezamenlijk uitvoeren van de BAG/WOZ leidt tot efficiencyvoordelen waar alle deelnemers van profiteren. De voorzitter vult aan dat de korting die in het verleden is gegeven te groot was en ongelijk verdeeld. Ten opzichte van de extra werkzaamheden stonden geen inkomsten vanuit de BAG deelnemers. Dit wordt nu hersteld. De heer Boerman geeft aan dat de gemeente Hardinxveld-Giessendam geen BAG heeft maar wel het tarief voor de aanslagregels wordt verhoogd. Dit heeft te maken met de weging van de regels. De voorzitter geeft aan dat SVHW altijd bereid is om een nadere toelichting te geven. In april wordt een voorstel gedaan waar de begeleidingscommissie bij betrokken is. De ontwerpbegroting wordt daarom in twee versies gemaakt, zodat bij instemming van het tarievenmodel, het proces van de begroting niet in de weg staat. In het AB wordt dan in eerste instantie een besluit genomen over het tariefmodel. Vervolgens wordt de betreffende versie van de ontwerp-begroting behandeld. De presentatie wordt digitaal aan de AB leden verzonden. De AC leden worden uitgenodigd voor een presentatie tarievenonderzoek van Deloitte. Verslag Algemeen Bestuur 1 februari 2017 Pagina 2

3 3. Verslag van de vergadering van het Algemeen Bestuur van 16 november 2016 (A.B. 17/02) De heer Meerkerk staat op de afwezigenlijst maar was nog geen wethouder op het moment van de vergadering. Dit wordt in het verslag aangepast. Met deze wijziging wordt het verslag zonder verdere op- en aanmerkingen vastgesteld. 4. Actielijst (A.B. 17/03) Punt 1 : KTO is in ontwikkeling. Er is gekozen voor een licentie bij Servey Monkey. Het KTO is operationeel bij het versturen van het grote kohier. Kan van de actielijst af. Punt 2 : Is behandeld tijdens de presentatie van Deloitte. Kan van de actielijst af. Punt 5 : Wordt besproken bij punt 9 op de agenda. Kan van de actielijst af. Punt 10: Is verstrekt. Kan van de actielijst af. Punt 11: Wordt behandeld bij punt 5 op de agenda. Kan van de actielijst af. 5. Aanwijzing nieuw DB lid a. Voorstel aanwijzing DB lid (A.B. 17/04) b. AB besluit aanwijzing DB lid (A.B. 17/05) Tijdens de vergadering van het Algemeen Bestuur op 16 november 2016 bent u geïnformeerd over de vacante positie binnen het Dagelijks Bestuur ten gevolge van de benoeming van heer Heijkoop tot burgemeester van de gemeente Hardinxveld- Giessendam. De voorzitter heeft hierbij aangegeven, dat deze vacante positie openstaat voor leden van het Algemeen Bestuur, waarbij de voorkeur bestaat voor een samenstelling van het Dagelijks Bestuur, die zoveel mogelijk over de regio s is verdeeld. Het ligt naar mening van de voorzitter daarom in de rede, dat er vanuit noordelijke, zuidelijke en oostelijke deelnemers een nieuw lid van het Dagelijks Bestuur wordt aangewezen. De mededeling is per verzonden aan de leden van het Algemeen Bestuur met het verzoek om hun eventuele kandidatering kenbaar te maken. Naar aanleiding van het verzoek tot kandidatering zijn er bij het Dagelijks Bestuur twee reacties binnen gekomen: De heer R. Bergsma, lid Algemeen Bestuur namens de Gemeente Woudrichem De heer C.F. Meerkerk, lid Algemeen Bestuur namens de Gemeente Molenwaard (opvolger van de heer D.A. Heijkoop) Voor wat betreft hun relevante achtergrond en de verdeling over de regio s zijn beide heren zeer vergelijkbaar. Het Dagelijks Bestuur heeft in het kader van de continuïteit een voorkeur voor de aanwijzing van een lid van het Dagelijks Bestuur, dat reeds ervaring heeft opgedaan in het Algemeen Bestuur. De voorzitter heeft deze voorkeur kenbaar gemaakt aan de heer C.F Meerkerk, waarna deze in goed onderling overleg heeft besloten om zijn kandidatuur in te trekken. De AB leden stemmen unaniem in om de heer Bergsma te benoemen als lid van het Dagelijks Bestuur SVHW. De voorzitter feliciteert de heer Bergsma met zijn benoeming. De voorzitter geeft aan dat door het vertrek van de heer Trouwborst bij de gemeente Goeree-Overflakkee nogmaals een vacature vrij komt in het DB SVHW. Hiervoor zal eenzelfde procedure worden gevolgd. Verslag Algemeen Bestuur 1 februari 2017 Pagina 3

4 6. Inkomende en uitgaande stukken a. Toestemming verzenden WOZ beschikkingen 2017 Waarderingskamer (A.B. 17/06) SVHW heeft de formele bevestiging, met toestemming voor het verzenden van de WOZ beschikkingen, ontvangen van de Waarderingskamer. 7. Mededelingen (mondeling) a. LV WOZ Op 23 januari heeft de heer Heij, de RBG en Centric een overleg gevoerd met de Waarderingskamer over de planning van de afnemersfunctionaliteit LV-WOZ. Dit overleg was bedoelt om te voorkomen dat de levering van Stuf-WOZ bestanden wordt gestaakt voordat er een adequate oplossing is voor de verwerking van de berichten vanuit LV- WOZ. Partijen zijn het eens geworden dat de planning goed moet worden afgestemd om problemen, zoals met het staken van de levering van de massale output bestanden door het Kadaster te voorkomen Daarnaast is aangegeven dat de levering van mutaties naar aanleiding van de LV-WOZ op dit moment niet goed verloopt, waardoor de gegevens in de LV-WOZ niet meer up-to-date kunnen zijn. Centric onderzoekt de problematiek op dit moment bij één van de belastingkantoren. De resultaten worden, indien bekend, direct gedeeld met de andere belastingkantoren. Het Kadaster heeft capaciteitsproblemen, de laatste update is van 18 december Tevens verloopt het verwerken van de Stuftax gegevens moeizaam. De Waarderingskamer is door de heer Heij over deze problemen geïnformeerd. De heer Heij zal de problemen ook nog bij collega belastingkantoren kenbaar te maken. De planning LV WOZ is besproken met de Waarderingskamer, verwacht wordt dat op 12 juli 2017 alle deelnemers zijn aangesloten op de LV WOZ. De planning LV WOZ wordt aan de AB leden doorgestuurd. b. Informatiebeveiliging Aansluiting IBD Mede naar aanleiding van het Datalek sluit SVHW binnenkort aan bij de IBD. SVHW heeft als vertegenwoordiger van de belastingkantoren deelgenomen aan een kickoff bij de IBD. Mevrouw Den Brok geeft een compliment over hoe het SVHW de deelnemers heeft meegenomen in het proces. De heer Van Etten vraagt of de evaluatie gedeeld wordt met de deelnemers om de raden te informeren. Privacy protocol In de AC vergadering van 5 april 2016 zijn de AC leden geïnformeerd over de poging, die SVHW heeft ondernomen om te komen tot een Bewerkersovereenkomst met zijn deelnemers. Naar aanleiding van de commentaarronde en veranderd inzicht over het gebruik van Persoonsgegevens door de Deelnemers kwam Bureau Berenschot vervolgens tot de conclusie dat in het geval van de uitwisseling tussen SVHW en de Deelnemers er sprake is van uitwisseling van een Verantwoordelijke naar een andere Verantwoordelijke. Hiervoor is geen bewerkersovereenkomst van toepassing. Verslag Algemeen Bestuur 1 februari 2017 Pagina 4

5 Echter voor het verstrekken van de persoonsgegevens zal vooraf nog wel een juridische toets moeten plaatsvinden of verstrekking van deze (indicatieve) gegevens mogelijk / toelaatbaar is en wat onder andere de grondslag is voor de verstrekking op basis van de Wbp. Voor deze verstrekking tussen Verantwoordelijken moeten indien verstrekking mogelijk is verder afspraken worden gemaakt (vastlegging van afspraken in een overeenkomst tussen Verantwoordelijken). Op basis van het bovenstaande heeft SVHW een concept Privacyprotocol opgesteld, waarin de wederzijdse afspraken, te stellen eisen en de procesgang staan vermeld. SVHW heeft bij het opstellen van dit concept nauw samengewerkt met een aantal collega belastingkantoren. De AC leden leveren het commentaar voor 1 maart 2017 aan. In de AC vergadering van 4 april wordt het protocol besproken. Evaluatie afhandeling Datalek Eind november 2016 is SVHW geconfronteerd met een Datalek ten gevolge van een diefstal van een laptop uit de auto van een medewerker van de leverancier GeoTax. Op deze laptop stond mogelijkerwijs een bestand van SVHW uit 2014 met daarin persoonsgegevens. De laptop was beveiligd met een wachtwoord maar de bestanden waren niet versleuteld. SVHW heeft een interne evaluatie uitgevoerd over de behandeling van het Datalek. SVHW heeft de AC leden tevens gevraagd om SVHW van een schriftelijke feedback te voorzien. SVHW is erg geïnteresseerd naar de bevindingen van de deelnemers om de interne evaluatie te verrijken. De voorzitter merkt op hier wel voorzichtig te zijn met delen van deze gegevens i.v.m. de privacy. De heer Heij stelt voor om de vragen van de Raad door te sturen naar SVHW zodat de vragen één op één beantwoord kunnen worden. c. Aanslagoplegging 2017 De heer Heij stelt het aanleveren van de verordeningen en raadsvoorstellen vanuit de deelnemers aan de orde. Bekendmakingen worden niet (tijdig) aangeleverd en er wordt in een aantal gevallen geen overleg gevoerd met de specialisten van SVHW over eventuele wijzigingen in de verordening en wat eventueel de mogelijkheden zijn/of niet zijn. Voor SVHW is dit niet wenselijk en niet werkbaar. De heer Heij geeft aan dit eerst met de betreffende ambtenaren te willen bespreken en afhankelijk van dit gesprek eventueel de bestuurders te informeren. Het AB ondersteund deze aanpak. 8. Overzicht bezwaren (A.B. 17/07) De WOZ bezwaren 2016 zijn zoveel als mogelijk afgedaan. Op dit moment is 97,6% gereed, waarvan 43,33% gegronde bezwaren, landelijk was dit in ,3%. De voorzitter geeft aan dat als hierover vragen zijn deze per mail aangeleverd kunnen worden bij de heer Heij. Verslag Algemeen Bestuur 1 februari 2017 Pagina 5

6 In 2017 wordt bij afhandelen van bezwaren een scheiding gemaakt tussen verzoekschriften en bezwaarschriften. 9. Financiële ontwikkelingen a. Notitie Impact voor- en nadelen diverse ontwikkelingen (A.B. 17/08) In 2016 is een aantal ontwikkelingen opgetreden met financiële effecten in 2017 en 2018, die bij het opstellen van de Kadernota/Begroting 2017 (december 2015 februari 2016) nog niet bekend waren, te weten: De financiële en personele impact ten gevolge van de Waarderingsinstructie 2017; De financiële en personele impact door de toename in werkzaamheden ten gevolge van de basisregistraties, invoering DifTar, informatiebeveiliging (project Invoering BIG/aanbevelingen IT-audit ) en wettelijke ontwikkelingen (Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming). Teneinde de effecten van deze ontwikkelingen op de Begrotingen 2017 en 2018 te minimaliseren streeft het DB een spreiding/temporisering van de kosten en dekkingsmogelijkheden binnen de begroting na. Omdat de resterende overschrijding voornamelijk wordt veroorzaakt door de invulling van de personele behoefte en er voldoende handvatten zijn om hierop te sturen is een bijstelling van de Begroting 2017 niet noodzakelijk. Het is wel noodzakelijk om het nieuwe beleid van 2017 anders te faseren voor de periode 2017 t/m De resultaten van de aangepaste fasering van het nieuwe beleid van 2017 zijn verwerkt in de Kadernota De heer Struik: In tabel 2 is nog een tekort voorzien van ,- geeft dit geen problemen? De heer Heij antwoordt dat dit wordt veroorzaakt door personele kosten die beïnvloedbaar zijn. In tabel 3 is er sprake van een verschuiving, klopt dit? De heer Heij antwoordt dat dit klopt en dat dit wordt weergegeven door de gele arcering in de tabel. Het AB neemt kennis van de inhoud van deze notitie. b. Notitie jaarrekening 2016 (A.B. 17/09) In de vergadering van het Algemeen Bestuur op 16 november 2016 is de Najaarsnota 2016 ter kennisneming behandeld. In de Najaarsnota 2016 werd een positief resultaat voorzien van Euro. Bij het opstellen van deze financiële rapportage is gebleken, dat bij de uitgaven in de Programma s WOZ-administratie en Invordering een afwijking ontstaat die meer dan 1% afwijkt ten opzichte van wat in de Najaarsnota 2016 is gerapporteerd. In het kader van de actieve informatieplicht informeert SVHW het Algemeen Bestuur. Verslag Algemeen Bestuur 1 februari 2017 Pagina 6

7 De heer Struik vraagt zich af hoe het kan dat de opbrengst invorderingskosten is gestegen, terwijl in de Kadernota wordt uitgegaan van een daling. De heer heij antwoordt dat het een stijging betreft t.o.v. de Najaarsnota en dat er t.o.v. de begroting 2016 wel degelijk sprake is van een afname. De toename t.o.v. de Najaarsnota wordt veroorzaakt doordat een aantal incasso s is vervallen ten gevolge van meerdere malen storneren en dat hierdoor invorderingsmaatregelen moeten worden ingezet. Mevrouw Boere per mail. Zij vindt het wenselijk dat het positieve resultaat 2016 wordt teruggegeven aan de deelnemers. Voorzitter geeft aan dat dit naar voren gebracht wordt bij behandeling van de jaarrekening in het AB. Het AB neemt kennis van de notitie en daarmee van de beschreven afwijking in de Programma s WOZ-administratie en Invordering. 10. Structurele indexering a. Notitie structurele indexering (A.B. 17/10) b. AB besluit structurele indexering (A.B. 17/11) Tijdens de vergadering van het Algemeen Bestuur op 27 januari 2016 is bij de behandeling van de Kadernota 2017 door de vergadering aangeven, dat het zinvol is om een besluit te nemen over de algemene jaarlijkse indexering. Hierdoor wordt voorkomen dat er jaarlijks een discussie plaatsvindt over het al dan niet indexeren van de materiële en personele kosten. Deze notitie geeft een korte verkenning van de mogelijkheden van indexering van de materiële en personele kosten en doet een voorstel voor de jaarlijkse algemene indexering voor SVHW. De heer Boerman stelt dat er diverse mogelijkheden voor een indexcijfer zijn en dat hij kan leven met de voorgestelde index. De heer de Graaff geeft aan dat er vanuit de stadsgemeente Rotterdam een brief voor een te hanteren indexcijfer van 0,1% wordt opgesteld en dat de gemeente Albrandswaard dit percentage kenbaar zal maken aan SVHW. De voorzitter geeft aan, dat SVHW vanuit verschillende gremia brieven krijgt over te hanteren indexcijfers. De heer Boerman vult aan, dat bij het hanteren van een generieke index voor alle GR en voorbij wordt gegaan aan de specifieke situatie van de GR. Op pagina 2 van de notitie staat materiele kosten dit moet zijn personele kosten. De notitie wordt aangepast. Het AB stemt in met de voorgestelde wijze van indexering. Verslag Algemeen Bestuur 1 februari 2017 Pagina 7

8 11. Kadernota 2017 a. Oplegnotitie kadernota 2017 (A.B. 17/12) b. Kadernota 2017 (A.B. 17/13) c. AB besluit kadernota 2018 (A.B. 17/14) SVHW dient voor 2018 een (meerjaren)begroting op te stellen. De Kadernota 2018 is hierbij een belangrijk instrument ter voorbereiding van het samenstellen van de begroting en voor het inzichtelijk maken van een meerjarenperspectief. De heer Struik vraagt zich af of het effect van de VE s kan worden doorberekend. De heer heij antwoordt dat het landelijke cijfers zijn en dat het meer op het pad van de deelnemer ligt om hier rekening mee te houden. De voorzittter vult aan, dat de kadernota ook ontwikkelingen bevat, die relevant zijn voor verdere beeldvorming bij de deelnemers. De AB leden spreken hun waardering uit voor de helderheid en de opstelling van de kadernota. Het AB stemt in met de Kadernota De Kadernota wordt aangeboden aan de Colleges, Raden, Dagelijks Besturen en Algemeen Besturen van de deelnemers. 12. Rondvraag en sluiting Geen bijzonderheden. De voorzitter dankt de aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering om uur. Aldus vastgesteld op 12 april 2017 in het Algemeen Bestuur SVHW Directeur, Voorzitter, R.S. Heij MBA drs P.J. Verheij RA Verslag Algemeen Bestuur 1 februari 2017 Pagina 8