Raadsvergadering van 7 februari 2013 Agendanummer: 10.4

Transcriptie

1 RAADSVOORSTEL Verseon kenmerk: Raadsvergadering van 7 februari 2013 Agendanummer: 10.4 Onderwerp: Voorstel tot toetreding van de gemeente Moerdijk bij Belastingsamenwerking West-Brabant (BWB) voor de taken belastingen, WOZ en BAG. Verantwoordelijk portefeuillehouder: F. Fakkers SAMENVATTING De gemeente Moerdijk heeft er voor gekozen om de basisregistraties WOZ en BAG in samenhang te beheren. Het bijhoudingsproces is hiermee goed ingericht. Toch zijn er mogelijkheden om het hele proces van belastingen, WOZ en BAG te verbeteren, de kwetsbaarheid van de processen is nu groot. Kwetsbaarheden in deze processen zitten met name in het beheer van de BAG, wat een relatief nieuwe basisregistratie is, waarbij processen nog beter uitgelijnd kunnen worden. Met name de geometrische component (de kaart-gegevens) en de wettelijke termijn van 4 dagen waarbinnen mutaties verwerkt dienen te zijn, zijn voor verbetering vatbaar. Daarnaast is er een risico op het gebied van de onderlinge vervangbaarheid van de functionarissen vanwege de zogenaamde eenmansfuncties. De gewenste verbeteringen kan Moerdijk implementeren door hierop een aanvullende personele inzet te plegen. Ook door aansluiting bij de BWB zijn verbeteringen te realiseren. Daarnaast streeft de Gemeente Moerdijk naar een reductie van de overhead. Doordat de BWB in haar aanbod daarvan een deel van de overheadkosten voor haar rekening neemt, en de achterblijvende overhead kan worden afgebouwd, ontstaat vanaf 2017 een financieel voordeel van maximaal bij aansluiting bij de BWB. Tot die tijd zal er ook een voordeel zijn, mits de overhead kan worden gereduceerd. Indien de gemeente Moerdijk besluit gebruik te maken van het aanbod van de BWB, verandert de aansturing van dit taakgebied. De wethouder financiën zal namens de gemeente Moerdijk zitting nemen in het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling belastingsamenwerking West- Brabant. Voor de burger zal de overdracht van taken weinig gevolgen hebben. Dat blijft beperkt tot een ander telefoonnummer en ander briefpapier waarop de correspondentie wordt gevoerd. De baliebezetting na aanslagoplegging (jaarlijks op 28 februari) kan in overleg met de BWB gewoon in Moerdijk plaatsvinden. KADERS Aanleiding De uitvoering van de processen belastingen, uitvoering van de wet Waardering Onroerende Zaken (WOZ) en de Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) door de gemeente Moerdijk is op dit moment goed. Als een van de eerste gemeenten heeft Moerdijk er voor gekozen om de basisregistraties WOZ en BAG in samenhang te beheren. Hiermee lopen we voor ten opzichte van anderen. Wel zijn er mogelijkheden om het gehele proces van belastingen, WOZ en BAG te verbeteren. Met name de geometrische component (de kaart-gegevens) en de wettelijke termijn van 4 1

2 dagen waarbinnen mutaties verwerkt dienen te zijn, zijn voor verbetering vatbaar. Een van de mogelijkheden om de gewenste verbetering tot stand te laten komen, is toetreding tot de Belastingsamenwerking West-Brabant (BWB). Doelstellingen Zoals gezegd zijn er mogelijkheden om het hele proces van belastingen, WOZ en BAG te verbeteren. Doelstelling is om te bezien in hoeverre er mogelijkheden zijn om te verbeteren op het gebied van kwaliteit, continuïteit en (kosten)efficiëntie en daarbij het voeren van regie over deze taken te behouden. Daarbij worden de mogelijkheden die de gemeente Moerdijk zelfstandig kan treffen afgezet tegen de rol die de BWB daarin kan spelen. Uitgangspunt is hierbij dat de bestaande kwaliteit van de huidige dienstverlening op hetzelfde niveau kan blijven. Eventuele toetreding van de gemeente Moerdijk tot de BWB past bij de intentie die Moerdijk en de andere 18 West-Brabantse gemeenten hebben uitgesproken om te willen samenwerken op allerlei terreinen. Vanuit deze intentie hebben vertegenwoordigers van Moerdijk en de BWB een onderzoek uitgevoerd naar de mogelijkheden. Deze gesprekken vonden op een constructieve manier plaats. Het onderhandelingsresultaat is een onderzoeksrapport dat als bijlage bij deze adviesnota is opgenomen. Doelstelling met dit besluitvormingstraject is om tot een toekomstvaste keuze voor de uitvoering van deze wettelijke taken te komen. Het beheren van geometrie (kaartgegevens) is op dit moment een kwetsbaar proces, omdat dit een eenmanstaak is. Binnen de BAG komt de geometrie ook voor, de geometriebeheerder is voor ongeveer een derde van zijn taak bezig met het beheren van de BAG. Een derde van de taken zou dan ook mee overgedragen worden naar de BWB. De BWB heeft aangeboden een pilot te faciliteren om te kijken of Moerdijk samen met andere gemeente de geometrie zou kunnen beheren, zodat de schaalgrootte ontstaat die de continuïteit beter kan borgen. De overdracht van taken binnen dit voorstel omvat echter alleen het beheer van de geometrie die onderdeel van de BAG uitmaakt. TOELICHTING OP VOORSTEL Onderbouwing advies Een verbetering op het gebied van de continuïteit in de uitvoering van de taken op het gebied van belastingen, BAG en WOZ is bij toetreding tot de BWB mogelijk. Vanwege de schaalgrootte zijn er op dit terrein belangrijke voordelen te behalen. Ook is de verwachting dat de kwaliteit verder kan toenemen, omdat er meer expertise aanwezig zal zijn binnen de BWB en taxaties in eigen beheer worden uitgevoerd. Op de lange termijn wordt door de BWB een verdere kostenreductie verwacht, maar daar zijn geen toezeggingen voor afgegeven. Om de regiefunctie vanuit Moerdijk goed te kunnen uitvoeren zal ook hier investering nodig zijn in kennis. In eerste instantie gaat het hierbij om de opdrachtformulering en de sturing op de prestaties en kosten. Dit geldt overigens voor alle op afstand geplaatste samenwerkingsverbanden. Het kostenoverzicht is als bijlage opgenomen, en zal hieronder worden gespecificeerd. De huidige kosten voor uitvoering van de genoemde taken bedraagt in totaal inclusief overhead. De BWB heeft een aanbieding gedaan om de taken uit te voeren voor een totaalbedrag van exclusief btw. Door aansluiting bij de BWB kunnen bestaande contracten voor luchtfoto s en rondkijkfoto s met een waarde van worden opgezegd. Deze gegevens zullen dan beschikbaar blijven voor de gemeente Moerdijk, en worden doorgeleverd door de BWB. T.b.v. het uitvoeren van de regiefunctie op de BWB en de interne coördinatie van de belastingtaken dient rekening gehouden te worden met een investering in capaciteit van ca Deze 0.5 fte regiefunctionaris blijft achter bij de gemeente. In het aanbod vanuit de BWB is ervan uitgegaan dat de gemeente een compensatie toepast indien sprake is van een ruimer toegepast personeelsbeleid binnen de gemeente Moerdijk. Het betreft dan bijvoorbeeld medewerkers die vanuit het verleden bepaalde garantieschalen genieten. Hiervoor is een analyse gemaakt en de verwachting is dat dit beperkt voor zal komen. Voor het verkrijgen van een zuiver vergelijk van de kosten is in deze berekening uitgegaan van budget van Hiermee komen de totale kosten voor uitplaatsing op wat resulteert in een jaarlijks nadeel van ca 1.679,-. 2

3 Daarnaast is in de aanbieding een post onvoorzien opgenomen ter grootte van die onderdeel uitmaakt van de jaarlijkse bijdrage van de gemeente aan de BWB. Gezien de ervaringen van de overige aangesloten gemeenten, is het een reële verwachting dat deze post niet hoeft te worden aangesproken. Hier is echter geen 100% zekerheid over. Achterblijvende overhead: Bij de uitwerking van verdere regionalisering is het gebruikelijk dat de medewerkers van het primaire proces mee overgaan naar de nieuwe uitvoeringsorganisatie (mens volgt werk). Echter de medewerkers t.b.v. de ondersteuning worden veelal in deze onderhandelingen niet betrokken en blijven achter in de latende gemeente. Indien hier niet op wordt gestuurd resulteert dit in oplopende overheadkosten, waardoor de achterblijvende producten onevenredig belast worden. Eerder dit jaar is uw college middels een adviesnota hierover geïnformeerd. Kort gezegd is de opdracht om het huidige overheadpercentage als gevolg van regionaliseringsopdrachten niet verder te laten stijgen en minimaal vast te houden op de berekende 36%. Op basis van de personele kosten van de taken die overgaan naar de BWB zijn de overheadkosten Deze kosten dienen door de gemeente te worden afgebouwd, waardoor dus het financieel voordeel ontstaat om aan te sluiten bij dit samenwerkingsverband. Met de directie van de BWB is gesproken over compensatie van de resterende achterblijvende overhead. De BWB geeft ter compensatie een garantieregeling af van voor een periode van maximaal 3 jaar. Hiervoor moet de gemeente Moerdijk ondersteunende diensten leveren aan de BWB. Indien de afbouw van de overheadkosten volledig succesvol plaats kan vinden ontstaat op termijn een financieel voordeel van ( ) ten opzichte van de huidige situatie. Indien de gemeente Moerdijk besluit gebruik te maken van het aanbod van de BWB, zal de wethouder financiën namens de gemeente Moerdijk zitting nemen in het algemeen bestuur van de BWB. Voor de burger zal er met betrekking tot de dienstverlening wat veranderen. Zo komen de aanslagen voor de diverse belastingsoorten op briefpapier van de BWB, en moet er bij vragen over de aanslagen met een ander telefoonnummer gebeld worden. De kwaliteit van de dienstverlening naar de burger toe zal binnen de BWB niet wezenlijk anders zijn dan nu binnen de gemeente Moerdijk. Bij de jaarlijkse aanslagoplegging op 28 februari kan, in overleg met de BWB, de baliebezetting door de BWB in Moerdijk verzorgd worden. Alternatieven De gemeente Moerdijk zou de gewenste verbetering van de continuïteit en de kwaliteit grotendeels ook zelf kunnen bereiken. De grootste kwetsbaarheden zitten op het beheer van de BAG en de geometrie (kaartgegevens). Met een extra inzet van ongeveer 1.5 fte adviseur geo-informatie zou voor per jaar een vergelijkbaar niveau van kwaliteit en continuïteit kunnen worden bereikt. Afgewogen kan worden om deze specialistische kennis niet vast aan te stellen maar op afroep in te huren. Het reduceren van de overhead zou in dit geval maar zeer beperkt mogelijk zijn. Een ander alternatief zou zijn om aansluiting te zoeken bij een ander samenwerkingsverband, zoals het SamenwerkingsVerband Hoekse waard (SVHW) uit Klaaswaal. Vanwege de intentie om ontwikkelingen vooral met de regio West-Brabant op te pakken, is dit niet als optie meegenomen. De focus op de regio is hiervoor niet de enige reden, ook het feit dat overname van het totale personeelsbestand dan niet mogelijk zou zijn en de gevoelens van de personeelsleden ten opzichte van de SVHW zijn argumenten om daar geen verder onderzoek naar te doen. Betrokken partijen Gemeente Moerdijk en de BWB die voor 8 gemeenten en 1 waterschap de belastingstaken uitvoert. Planning 18 december 2012 collegebesluit 10 januari behandeling in commissie bestuur en middelen 7 februari 2013 raadsbesluit april 2013 behandeling in algemeen bestuur BWB 3

4 juli 2013 officiële start transitiefase 1 januari 2014 officiële datum overdracht taken Communicatie Nav het raadsbesluit zullen de BWB en de medewerkers van de gemeente Moerdijk verder op de hoogte worden gesteld en zal alvast gestart worden met verdere gesprekken over de overdracht van de taken en de medewerkers van de gemeente Moerdijk naar de BWB. MIDDELEN Kosten De jaarlijkse bijdrage die de gemeente Moerdijk moet leveren aan de BWB wordt vastgesteld door het algemeen bestuur. Voor de andere deelnemers is dat ook het geval. Voor 2014 is de bijdrage (bij toetreding) exclusief BTW. De transitiekosten voor de aansluiting van de gemeente Moerdijk komen, volgens het aanbod van de BWB voor rekening van de BWB. Dekking De jaarlijkse bijdrage ligt nagenoeg op hetzelfde niveau als de kosten die nu gemaakt worden. Uit de beschikbare middelen kan de bijdrage aan de BWB dus worden gedekt. RISICO S EN KANSEN Financieel Het financiële voordeel dat bij aansluiting bij de BWB kan worden behaald, kan kleiner worden op het moment dat niet de volledige reductie van de overhead wordt bereikt. Daarnaast kan het zijn dat de post onvoorzien ter grootte van onverhoopt toch aangesproken dient te worden. In het algemeen bestuur van de BWB kan worden besloten dat de gemeente Moerdijk in de jaren na 2014 een hogere bijdrage zou moeten betalen. Dit risico wordt deels ondervangen door de afvaardiging van een bestuurder van de gemeente Moerdijk in het algemeen bestuur van de BWB. Afschaffing van het BTW compensatiefonds kan er toe leiden dat de gemeente de BTW over de vergoeding die aan de BWB wordt betaald niet langer kan compenseren. Juridisch De (ten opzichte van de huidige situatie) afnemende invloed en toenemende afhankelijkheid van een Gemeenschappelijke Regeling geven een extra risico. Overig Indien wordt besloten tot aansluiting bij de BWB, zullen de medewerkers van de gemeente Moerdijk die werkzaam zijn binnen de taakgebieden belastingen, BAG en WOZ overstappen naar de BWB. Dit betekent voor een aantal medewerkers (8.44 fte) dat zij vanaf 1 januari 2014 een vaste aanstelling zullen krijgen bij de BWB. In het aanbod dat nu voorligt, kunnen alle medewerkers binnen deze 8.44 fte mee naar de BWB. Mocht de gemeente Moerdijk nu niet aansluiten, maar dat in een later stadium alsnog willen doen, dan is de verwachting dat niet alle medewerkers mee over zullen kunnen. Ter compensatie van de achterblijvende overhead biedt de BWB voor een termijn van 3 jaar een financiële compensatie voor het uitvoeren van ondersteunende taken. De gemeente wordt geacht maatregelen te nemen om deze overhead verder af te bouwen tot het benodigde niveau. De werkzaamheden met betrekking tot belastingen op het gebied van begroting, managementrapportages, rekening en het voorbereiden van besluiten m.b.t. tot het vaststellen van de Belastingverordeningen blijven uiteraard bij de gemeente achter. Het vaststellen van de tarieven is immers voorbehouden aan de raad. Tevens zal een regiefunctionaris moeten worden aangesteld. Deze regiefunctionaris heeft een rol als verbindingsofficier tussen de gemeente en de BWB. Bij de voorbereiding van bestuursbesluiten van de BWB wordt de gemeente door middel van deze regiefunctionaris nauw betrokken. In totaal zal ongeveer 0.5 fte bij de gemeente achterblijven voor invulling van deze functie. 4

5 Het beheer van geometrie (kaarten) is een onderdeel van de taken binnen de BAG. Buiten de BAG zijn er ook tal van kaarten die beheerd worden. Die kaarten spelen een grote rol binnen tal van processen en projecten, maar worden op een kwetsbare manier beheerd, namelijk door slechts 1 functionaris. De BWB biedt aan een pilot te doen, waarmee de gemeente Moerdijk en andere gemeenten de mogelijkheden kunnen onderzoeken om ook deze kwetsbaarheden te reduceren door deze taken voor meer gemeenten te gaan uitvoeren. Het opknippen van de beheertaken op het gebied van de geometrie in BAG en overige geeft een risico. De toegezegde pilot geeft een mooie kans om de continuïteit van de geometrie beter dan nu te kunnen borgen. Het beheren van de BAG voor Moerdijk zou voor de BWB de eerste beheerstaak op dit gebied zijn. Er wordt verwacht dat meer gemeenten hun BAG onderbrengen bij de BWB. Mocht dit onverhoopt niet het geval zijn, dan blijft de BAG van de gemeente Moerdijk de enige, waardoor de continuïteit en de focus van de BWB op de BAG onder druk kan komen te staan. Vanuit het ministerie van Infrastructuur en Milieu wordt eens per 3 jaar een audit gehouden om te bezien of de gemeente (of wellicht de BWB als uitvoeringsorganisatie) de wettelijke taken voldoende waarmaakt. Dit geeft ook de zekerheid dat grote fouten in de uitvoering boven water zullen komen, echter pas na de audit in Er ligt ook een risico in het opknippen van het gegevensbeheer over 2 beheerorganisaties. Dit ligt nu binnen team systeem- en gegevensbeheer nog in één hand, en zal bij toetreding tot de BWB opgesplitst worden. BAG, WOZ en mogelijk geometrie zullen dan door de BWB worden beheerd, en persoonsgegevens zullen binnen de gemeente Moerdijk beheerd worden. Dit geeft een kans op fouten en een extra beheerinspanning. VOORSTEL Akkoord te gaan met het verzoek van het college om aan te sluiten bij de gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking West-Brabant. BIJLAGEN Het adviesrapport Onderzoek uitvoering belastingtaken c.a van de gemeente Moerdijk door de belastingsamenwerking West-Brabant. Een kostenschema dat de genoemde bedragen en de risico s en kansen bondig en overzichtelijk presenteert. Mocht u vragen hebben over dit voorstel, kunt u contact opnemen met de griffier via telefoonnummer Zevenbergen, 18 december 2012, Burgemeester en wethouders van de gemeente Moerdijk, de gemeentesecretaris de burgemeester Drs. A.E.B. Kandel J.P.M. Klijs 5

6 RAADSBESLUIT Raadsvergadering van 7 februari 2013 De raad van de gemeente Moerdijk, gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 18 december 2012; gelet op het voorgenomen collegebesluit d.d. 25 september 2012; BESLUIT Akkoord te gaan met het verzoek van het college om aan te sluiten bij de gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking West-Brabant. Vastgesteld in de vergadering van de raad d.d. 7 februari 2013, de griffier, de voorzitter, H.D. Tiekstra J.P.M Klijs 6