Onderwerp: Plannen van aanpak realisatie taakstellingen in de begroting 2016

Transcriptie

1 AAN BURGEMEESTER & WETHOUDERS Kenmerk: Sector: Middelen Team : Ontworpen door: M. Kleingeld-Vinke Onderwerp: Plannen van aanpak realisatie taakstellingen in de begroting 2016 Besluit: 1. In te stemmen met de plannen van aanpak voor de realisatie van de stelpost organisatie en de stelpost accommodaties en deze ter kennisname aan te bieden aan de raad. Portefeuillehouder: P.E. de Jong Vertrouwelijk: Nee Raadscommissie OR/GO Raad Nee Nee Ja datum 1

2 1. Aanleiding In de begroting 2016 zijn twee stelposten danwel taakstellingen opgenomen. Dit betreft een taakstelling op organisatie van ,- en een taakstelling op accommodaties van ,-. 2. Argumenten Ten behoeve van de bepaling van de financiële positie heeft de provincie gevraagd om de plannen van aanpak die de gemeente Westvoorne heeft om de taakstellingen te kunnen realiseren. In deze plannen van aanpak moet het proces dat bij het concretiseren wordt gevolgd vast liggen. Als deze plannen van aanpak er niet zijn kunnen de taakstellende posten op de gepresenteerde begrotingsaldi gecorrigeerd worden. 3. Aanpak/uitvoering Voor de taakstelling organisatie is al concreet aangegeven hoe deze gerealiseerd zal worden. Namelijk: 2016 Generatiepact ,- en verlaging budget overwerk , Generatiepact ,- en verlaging budget overwerk , Niet invullen vacature bestuursadviseur , Niet invullen vacature sectorhoofd Inwonerszaken ,-. Voor een toelichting wordt verwezen naar bijlage 1. Voor de taakstelling accommodaties is nu een concrete procedure opgesteld. Hierin worden een aantal mogelijke bezuinigingen genoemd met daaraan een tijdsplanning gekoppeld om deze nader uit te werken. 4. Communicatie/Burgerparticipatie/Servicepunt De plannen van aanpak zullen ter kennisname aan de raad worden aangeboden. De plannen van aanpak zijn al aangeleverd (gelet op de korte termijn die beschikbaar was) bij het financieel toezicht van de provincie. 5. Duurzaamheid N.v.t. 6. Kosten, baten en dekking Wat hebben we nog achter de hand indien blijkt dat de benodigde bezuinigingen niet haalbaar/gewenst zijn? Dan denken we aan een aantal zaken. Voor 2016: De consequenties van de septembercirculaire 2015 van het gemeentefonds voor de begroting 2016 van de gemeente Westvoorne is een budgettair voordeel van ,-. Hiermee kunnen we een deel van de ,- opvangen. Dan blijft er nog een te dekken saldo over van ,-. Uit de staat van incidentele baten en lasten blijkt dat in 2016 onze incidentele lasten ,- hoger zijn dan onze incidentele baten. Er is daarom nog ruimte voor een extra incidentele baat door een incidentele onttrekking uit de algemene reserve. Hierna zou nog een te dekken saldo resteren van ,-. De post onvoorzien in de begroting 2016, waarmee dit tekort eventueel opgevangen kan worden is ,-. Voor 2017 en volgende jaren: In het voorjaar van 2016 wordt de kadernota 2017 opgesteld. De uitkomsten van het plan van aanpak m.b.t. de inspanningsverplichting voor de accommodaties zal in de kadernota 2017 meegenomen worden. Indien op dat moment blijkt dat de stelpost niet gerealiseerd kan worden, zal een integrale afweging gemaakt worden op welke taakgebieden dan alsnog bezuinigd zal moeten worden. 2

3 7. Risicomanagement en weerstandvermogen Er is een risico dat de taakstellingen niet kunnen worden gerealiseerd. We hebben dan bovengenoemd terugval scenario. Daarnaast wordt er dan bij kadernota 2017 een integrale afweging gemaakt om tot een sluitende meerjarenbegroting te kunnen komen. 8. Toelichting N.v.t. 9. Samenvatting (indien de omvang van dit advies daar aanleiding toe geeft) 3

4 BIJLAGE 1: Plan van aanpak stelpost organisatie In de begroting 2016 staat een stelpost organisatie opgenomen. Deze moet nog nader worden ingevuld. Voor 2016 en 2017 hebben we het over een bedrag van ,-. Voor 2018 en 2019 gaat het over een bedrag van ,-. Concreet zullen deze bedragen als volgt worden gerealiseerd Generatiepact ,- en verlaging budget overwerk , Generatiepact ,- en verlaging budget overwerk , Niet invullen vacature bestuursadviseur , Niet invullen vacature sectorhoofd Inwonerszaken ,-. Toelichting Generatiepact. In het cao akkoord is afgesproken dat gemeenten maatregelen nemen om de instroom van jongeren te vergroten en de duurzame inzetbaarheid voor ouderen te bevorderen. Hiervoor is het generatiepact bedacht. Het college van Westvoorne is van plan een regeling aan de medewerkers aan te bieden. Zie bijgevoegd B&W voorstel wat wordt geagendeerd in de B&W van 1 december as. Voor de groep 60+ wordt een regeling voorgesteld waarbij 50% van de ingeleverde uren wordt gecompenseerd en 100% pensioenopbouw plaatsvindt. Dit betekent dat de helft van de ingeleverde uren wordt gecompenseerd door de werkgever. Een zogenaamde regeling. Om met het generatiepact naast de mogelijkheid voor duurzame inzetbaarheid, instroom van jongeren ook nog een bezuiniging te realiseren kan besloten worden de instroom een half jaar uit te stellen en de te herbezetten formatie op 80% van de ingeleverde uren te houden. In totaal zijn er 13 medewerkers in de groep 60+ waaraan de regeling zal worden aangeboden. Indien deze medewerkers er allemaal voor kiezen om gebruik te maken van het generatiepact is een maximale besparing van ,- mogelijk. Hier zouden dan 4 fte junior medewerkers voor kunnen worden aangetrokken. De kosten hiervan bedragen in totaal circa ,-. Waardoor een structurele besparing van maximaal ,- mogelijk is. Daarnaast levert een half jaar later invullen van een vacature eenmalig 50% op. In totaal is hiermee maximaal ,- als eenmalige besparing mogelijk. Op basis van een eerste inventarisatie wordt verwacht dat ongeveer 60% gebruik zal maken van het aanbod. Hierdoor kan ongeveer ,- eenmalig worden bespaard. Met een ingangsdatum die varieert van en is het reëel deze opbrengst over 2 jaar te verdelen. Dus en in ,-. Budget overwerk In de begroting 2016 ev. zit een structureel bedrag aan overwerk. Dit bedrag is circa ,- op jaarbasis. Voorgesteld wordt in 2015 schoon schip te maken met grote verlofstuwmeren. En met ingang van 2016 geen overwerk meer toe te staan. Hierdoor kan het budget met ,- in 2016 en 2017 worden verlaagd. Niet invullen vacatures In de komende jaren zijn er twee medewerkers die pensioneren waarvan de vacature niet opnieuw zal worden ingevuld. In augustus 2017 gaat de bestuursadviseur met pensioen. Deze medewerker houdt zich met name bezig met het glasproject wat in de tijd zal zijn afgerond. Vervanging is daardoor niet aan de orde. In september 2018 gaat het sectorhoofd Inwonerszaken met pensioen. Doelstelling van de organisatie is te verminderen op het aantal leidinggevenden. Dit zeker gezien in het perspectief van een ambtelijke fusie organisatie. Om die reden wordt voorgesteld niet opnieuw in deze vacature te voorzien. De loonkosten van deze medewerkers zijn ,- per persoon. De taakstelling op 2018 en 2019 kan hiermee dus uitstekend worden ingevuld. 4

5 BIJLAGE 2: Procedure m.b.t. plan van aanpak inspanningsverplichting accommodaties. Doelstelling realisatie taakstellende bezuiniging op 2016 van ,-. Betreft de volgende accommodaties: MFC De Meander met zwembad, sporthal, oefenruimte en horeca. MFC De Merel met sportzaal, culturele ruimte en horeca. CC De Man met culturele ruimte en horeca. De oorspronkelijke inspanningsverplichting voor de accommodaties in de begroting 2015 was ,-. Hiervan is voor 2015 een bedrag van ca ,- gevonden. Planning: Afspraak is dat het plan van aanpak in het voorjaar van 2016 in het college behandeld zal worden. De inspanningsverplichting op de accommodaties staat al een tijd open, maar door de bestuurswisseling in 2015 is het nog niet gelukt om eerder een plan van aanpak te genereren. Onderdelen die in dit plan uitgewerkt zullen worden: Benchmark Er is een benchmarkonderzoek m.b.t. de exploitatie van zwembaden uitgevoerd, om te onderzoeken of de kosten in Westvoorne relatief hoog zijn ten opzichte van andere zwembaden. Daaruit blijkt dat de exploitatie van het zwembad gunstig is ten opzichte van andere zwembaden. Resultaatverplichting: de resultaten van het benchmarkonderzoek zullen in januari 2016 in een advies aan het college worden aangeboden. Energieverbruik Tarieven Openingstijden Externe inhuur Onderzocht is of het energieverbruik verminderd kon worden door een beter functioneren van de WKK-installatie. Dit leidt tot een structureel gunstiger energieverbruik bij De Meander. De besparing is al voor een deel verwerkt in de begroting van 2015 en 2016, maar de verwachting is dat deze voor heel ,00 hoger zal zijn. Resultaatverplichting: In maart 2016 zal duidelijk zijn wat het energieverbuik over 2015 is geweest. Aan de hand van deze gegevens zullen de budgetten over 2016 worden bijgesteld. Onderzocht wordt hoeveel de tarieven kunnen stijgen, zonder dat dit ten koste gaat van de omzet. Resultaatverplichting: In combinatie met de besluitvorming rond de openingstijden en gedeeltelijk open zal bezien worden welke tarieven we dan kunnen gaan hanteren. In maart 2016 zal hier meer duidelijkheid over zijn. In het verleden is besloten dat de accommodaties ook op zondag opengesteld zijn (betreft vooral De Meander en De Merel). Dat heeft consequenties voor de personeelskosten. Besloten kan worden de openstelling te beperken tot 6 dagen per week. Dit heeft echter ook consequenties voor de omzet, vooral omdat gebleken is dat in de afgelopen jaren veel gebruik gemaakt wordt van de verschillende onderdelen op de zondagen. Reslutaatverplichting: Er is een aantal jaren geleden bewust gekozen om de accommodaties zo veel mogelijk te faciliteren (7 dagen per week). In combinatie met het onderzoek naar de tarieven en gedeeltelijk open zullen de consequenties in beeld worden gebracht. In maart 2016 zal hier meer duidelijkheid over zijn. Om de bezetting rond te krijgen wordt naast eigen personeel ook gebruik gemaakt van externe inhuur voor ca ,- per jaar. Indien 5

6 de openingstijden gewijzigd worden, zodat de totale bezetting alleen met eigen personeel gedaan wordt, dan levert dat een bezuiniging op. Dit heeft echter ook consequenties voor de omzet. Vanaf maart 2015 is gestart met goedkopere inhuur, waarvan de vertaling nog zal moeten blijken uit de jaarcijfers. Resultaatverplichting: In februari 2016 zal in beeld gebracht zijn wat de gevolgen zijn van het wel of niet gebruik blijven maken van externe inhuur (oproepkrachten). Gedeeltelijk open Ook wordt onderzocht in welke accommodaties het mogelijk is om voor een gedeeltelijke openstelling te kiezen, bijv. dat de sportzalen wel te benaderen zijn, maar de bar niet. Dat betekent een andere inroostering van het personeel. Resultaatverplichting: Zoals al eerder aangegeven zal in combinatie met het onderzoek naar de tarieven en de openingstijden in beeld worden gebracht wat de resultaten hiervan zijn. In maart 2016 zal hier meer duidelijkheid over zijn. Koffie automaten Gebruik maken van koffie automaten zonder personeel, voor zover dit op basis van wettelijke verplichtingen mogelijk is (toezicht zwembad, BHV, enz). Resultaatverplichting: Het inzetten van koffie-automaten zal meegenomen worden bij het onderzoek naar de openingstijden en het gedeeltelijk open zijn. Ook hiervan zullen de resultaten in maart 2016 beschikbaar zijn. Samenwerking Tevens wordt een onderzoek gestart naar samenwerking met Brielle en/of met Hellevoetsluis in het kader van de op handen zijnde ambtelijke fusieorganisatie, die rond vorm moet krijgen. Deze samenwerking bestaat dan uit een gezamenlijke exploitatieopzet met efficiëntievoordelen. Resultaatverplichting: Als er duidelijkheid is over een verregaande samenwerking tussen de gemeenten Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne (verwachte besluitvorming medio 2016) zullen de gesprekken gestart worden om de bekijken op welke wijze het beheer van de accommodaties (in een samenwerkingsverband) geregeld kan worden. Met als doel hier efficiencyvoordelen te behalen. Op afstand zetten Onderzocht zal worden of het een optie is om één of meerdere accommodaties te privatiseren. Dat kan zijn door verhuur of verkoop. Resultaatverplichting: Er zal dus eerst meer duidelijkheid moeten zijn over de samenwerking in de regio (zie bovenstaand punt) om daarna eventueel te besluiten om te gaan privatiseren. De Merel Onderdeel van de plannen voor de bouw van een brede school in Rockanje is het afstoten van De Merel door sloop. Hierdoor zal een deel van de exploitatielasten verdwijnen. Hiervoor zal een nieuwe sport- en cultuurexploitatie in de plaats komen die gekoppeld is aan de brede school. Resultaatverplichting: De besluitvorming rond de brede school is hier in bepalend. Op dit moment is nog niet bekend waarneer hierover besluitvorming gaat plaatsvinden. Combinatiegebruik Door nauwkeuriger inroosteren streven naar een optimale benutting van de nog beschikbare ruimten wanneer personeel al voor andere activiteiten aanwezig is. 6

7 Bezettingsgraad Resultaatverplichting: In combinatie met het onderzoek naar de bezettingsgraad zal gekeken worden naar de roosters. In februari 2016 zal de nodige informatie beschikbaar zijn. Nog nadrukkelijker op zoek gaan naar een hogere bezettingsgraad. Resultaatverplichting: Dit is eigenlijk een continue proces. Door eerst inzicht te krijgen waar nog behoefte naar is in combinatie met de beschikbaarheid van de accommodaties zal gezocht naar mogelijkheden om de bezettingsgraad te verhogen. In februari 2016 zal hier meer duidelijkheid over zijn. Direct afschrijven Gevraagd is of de kapitaallasten voor de komende jaren niet verlaagd kunnen worden door de boekwaarde per direct af te schrijven ten laste van de algemene reserve. In artikel 59, lid 1 van het BBV staat dat investeringen met economisch nut geactiveerd moeten worden. In artikel 64, lid 3 wordt vermeld dat deze investeringen afgeschreven moeten worden volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte gebruiksduur. Alleen op vaste activa met een maatschappelijk nut in de openbare ruimte mag extra, afhankelijk van het resultaat, worden afgeschreven. Hierdoor wordt in kortere tijd afgeschreven dan de gebruiksduur van het actief. Dit is toegestaan om de activa zo snel mogelijk van de balans te laten verwijden. Maar daar is dus geen sprake van bij deze accommodaties. Resultaatverplichting: Dit is al onderzocht en blijkt dus niet mogelijk te zijn. Overhead Een deel van de kosten wordt bepaald door het toerekenen van overheadkosten. Er zal organisatiebreed onderzocht worden hoe de totale overheadkosten zich verhouden ten opzichte van andere gemeenten en hoe zij kunnen worden verlaagd. Uit dit onderzoek blijkt dat de overhead kosten wat betreft fte van Westvoorne onder het landelijk gemiddelde liggen. De manier van toerekenen wordt nog bekeken. Resultaatverplichting: Over de systematiek rond het toerekenen van overheadskosten zal in juni 2016 meer duidelijk zijn. Terugval optie: Wat hebben we nog achter de hand indien de (politieke) conclusie naar aanleiding van het plan van aanpak in het voorjaar van 2017 is dat de benodigde bezuinigingen niet haalbaar/gewenst zijn? Dan denken we aan een aantal zaken. Voor 2016: De consequenties van de septembercirculaire 2015 van het gemeentefonds voor de begroting 2016 van de gemeente Westvoorne is een budgettair voordeel van ,-. Hiermee kunnen we een deel van de ,- opvangen. Dan blijft er nog een te dekken saldo over van ,-. Uit de staat van incidentele baten en lasten blijkt dat in 2016 onze incidentele lasten ,- hoger zijn dan onze incidentele baten. Er is daarom nog ruimte voor een extra incidentele baat door een incidentele onttrekking uit de algemene reserve. Hierna zou nog een te dekken saldo resteren van ,-. De post onvoorzien in de begroting 2016, waarmee dit tekort eventueel opgevangen kan worden is ,-. Voor 2017 en volgende jaren: In het voorjaar van 2016 wordt de kadernota 2017 opgesteld. De uitkomsten van het plan van aanpak m.b.t. de inspanningsverplichting voor de accommodaties zal in de kadernota 2017 meegenomen worden. Indien op dat moment blijkt dat de stelpost niet gerealiseerd kan worden, 7

8 zal een integrale afweging gemaakt worden op welke taakgebieden dan alsnog bezuinigd zal moeten worden. 8