Uw kenmerk Ons kenmerk Datum 28 oktober 2011

Transcriptie

1 Aan de leden van het algemeen bestuur van Regio Zuid-Holland Zuid Agendapunt 5 Uw kenmerk Ons kenmerk Datum 28 oktober 2011 Onderwerp Bijlage(n) Behandeld door/tel.nr. Kaders gunning invoering en exploitatie Digitaal Dossier Jeugdgezondheidszorg Op de agenda van het Algemeen Bestuur van 30 november 2011 is het onderstaande voorstel opgenomen. Wij verzoeken u dit advies voor kennisgeving aan te nemen. 1.Inleiding Het algemeen bestuur heeft in zijn vergadering van 28 september 2011 ingestemd met het voorstel van het dagelijks bestuur tot vaststelling van de kaders voor de privatisering van de Jeugdgezondheidszorg (JGZ). In dat voorstel heeft het dagelijks bestuur melding gemaakt van de komende besluitvorming over de ontwikkeling en invoering van het Digitaal Dossier Jeugdgezondheidszorg (DD-JGZ). De ontwikkeling en invoering van een DD-JGZ is sinds 2010 een verplichte taak van gemeenten. Het digitaal opslaan van gezondheidsgegevens is wettelijk verbonden aan de uitvoering van de JGZ. Daarom ligt het voor de hand om de invoering en het beheer van het DD-JGZ onder te brengen bij de organisatie waarin de uitvoering van de JGZ is opgedragen. Namens de Regio worden hierover onderhandelingen met het consortium Rivas-Careyn gevoerd door de heren M. van der Vlies en H. Freije (portefeuillehouders volksgezondheid van respectievelijk Hendrik-Ido-Ambacht en Zederik). Dit voorstel heeft tot doel heb de kaders aan te reiken voor dat overleg. 2. Proces tot nu toe De GGD heeft drie jaar geleden namens de Regio Zuid-Holland Zuid, in een samenwerkingsverband met een aantal andere GGD en, deelgenomen aan de gemeenschappelijke aanbesteding van de opdracht tot ontwikkeling en invoering van het DD-JGZ. Deze aanbesteding resulteerde in een selectie van drie private partijen. Er is een raamovereenkomst aangegaan met deze drie partijen. De aanbestedingsprocedure voorziet vervolgens in het afsluiten van een Nadere Overeenkomst (NOK-procedure) met de private partij die op basis van nadere selectie de voorkeur krijgt.

2 In de Regio Zuid-Holland Zuid is vanwege de hoogte van de daaraan verbonden kosten destijds geen nadere overeenkomst tot stand gekomen. In het subsidiekader op basis waarvan de aanbesteding van de JGZ heeft plaatsgevonden werd eveneens het DD-JGZ aanbesteed. De samenwerkende gemeenten hielden in dat document daarvoor rekening met een bedrag van 2,8 mln. Uit die aanbesteding werd het voorstel van het consortium als beste aanbod geselecteerd. Bij die gelegenheid heeft het consortium aangegeven dat men de aanbesteding van het onderdeel DD-JGZ als een afzonderlijk proces zou willen zien. Daarmee heeft de Regio ingestemd. Toen de uitwerking van de aanbesteding JGZ zo goed als afgerond was (voorjaar 2011), is de verplichting tot ontwikkeling en invoering van het DD-JGZ weer expliciet in beeld gekomen. Het consortium heeft toen, uitgaande van de verplichtingen in de Raamovereenkomst, een financieel kader gepresenteerd voor de ontwikkeling en invoering van het DD-JGZ. Dit voorstel resulteerde in een bedrag van 4,3 miljoen. Het consortium heeft toegelicht dat men deze raming als een maximum ziet. Als de kosten lager blijken te zijn dan geldt dat lagere bedrag richting de samenwerkende gemeenten. Als de kosten hoger dan 4.3 miljoen blijken te zijn dan zullen de meerkosten door het consortium worden gedragen. Omdat wij behoefte hadden aan een nadere toetsing van de uitgangspunten die bij deze raming werden gehanteerd hebben wij, met instemming van het consortium, een second opinion ingewonnen. Dat onderzoek heeft duidelijk gemaakt dat het mogelijk moet zijn de kosten terug te brengen tot naar raming 3,9 miljoen. Belangrijker dan dat gegeven is de conclusie dat het programma van eisen op basis waarvan destijds is aanbesteed achterhaald is. Het consortium opteert voor de ontwikkeling van een nieuw type DD-JGZ dat maximaal gebruiksvriendelijk is voor artsen, verpleegkundigen en secretarieel medewerkers. Wij zijn het daarmee eens en we willen ons verbinden aan de inspanning om te komen tot een gebruiksvriendelijk en daardoor efficiënter instrument. Uit juridisch onderzoek is vast komen te staan dat de Regio Zuid Holland Zuid geen verplichting heeft om het product DD-JGZ af te nemen van de partijen die eerder in de aanbesteding werden geselecteerd. Een nieuwe aanbesteding op basis van een nieuw en eigentijd programma van eisen behoort tot de mogelijkheden. Bovendien staat vast dat het consortium, zijnde een zorgorganisatie niet aanbestedingsplichtig is en kan volstaan met eenvoudig inkooptraject. 3. Hoe verder? Wij hebben als dagelijks bestuur op 28 oktober jl. uitgebreid van gedachten gewisseld met als doel u een voorstel aan te bieden voor de kaderstelling waarbinnen aan het consortium opdracht tot ontwikkeling en invoering van een DD-JGZ kan worden verleend. De resultaten daarvan vatten wij als volgt samen: DD-JGZ is een verplichting en een keuze. De gemeenten zijn verplicht een DD-JGZ in te voeren en wij kiezen voor een DD JGZ dat waarde toevoegt aan de JGZ en tegelijkertijd zo kosteneffectief mogelijk wordt opgezet. Er is geen alternatief. Nu er voor gekozen is de Jeugdgezondheidszorg te privatiseren is er eigenlijk geen weg terug meer. De nieuwe GGD is straks geen uitvoeringsorganisatie meer en is dan niet

3 meer geschikt om daarin de JGZ onder te brengen. Als de voorgenomen privatisering geen doorgang zou vinden zal de uitvoering van de JGZ onder regie van de GGD moeten worden ondergebracht in een nieuw te vormen organisatie gebracht moeten worden onder regie van de GGD. Dit laatste brengt ook kosten met zich mee. Binnen de begroting van de GGD zijn geen middelen beschikbaar. Het oorspronkelijke aanbestedingstraject is onder de zorg van onze GGD gestart. In de begroting van de GGD zijn geen middelen opgenomen voor de ontwikkeling en invoering van het DD-JGZ. De begroting biedt geen ruimte om dat alsnog te doen. De gemeenten hebben middelen gereserveerd. De gemeenten hebben al enige jaren rijksbijdragen ontvangen ter dekking van de kosten van invoering van het DD-JGZ. Via onze bestuurscommissie Volksgezondheid hebben wij de deelnemende gemeente gevraagd deze middelen te reserveren. Dat heeft geresulteerd in een totaal van reserves dat nu 3,39 miljoen bedraagt. Gedateerd programma van eisen, gedateerde kosten. De Regio Zuid-Holland Zuid is de laatste regio in Nederland waar het DD-JGZ zal worden ingevoerd. Zowel het Ministerie van VWS als de Inspectie Volksgezondheid hebben ons regelmatig geattendeerd op deze achterstand. Wij willen van die achterstand gebruik maken, profiteren van de elders opgedane ervaring en de laatste 'state of the arts' op dit terrein benutten. Onderhandeling over programma van eisen en inkoop. Wij zullen het consortium via onze bestuurlijke vertegenwoordigers vragen een nieuw programma van eisen voor de ontwikkeling en invoering van een passend DD-JGZ te presenteren. Wij zullen dat programma van eisen voor advies voor leggen aan de eerder door ons ingeschakelde externe deskundige. Nadat overeenstemming over het programma van eisen is bereikt zullen wij het consortium toestemming verlenen voor de start van een inkooptraject onder de na volgende voorwaarden en kanttekeningen: Alle betrokkenen zullen er naar streven dat de kosten van het DD-JGZ het bedrag van de beschikbare reserve van 3,39 mln. niet of in zo gering mogelijke mate zullen overschrijden; Bij de advisering over het programma van eisen zal de raming van kosten volgens de second opinion ( 3,9 mln.) als referentie worden gebruikt. Afwijkingen daarvan dienen verklaard en gemotiveerd te worden. Het consortium heeft eerder aangegeven grote waarde te hechten aan de bereidheid van gemeenten om te investeren in een bruikbaar DD-JGZ. Door voor dat doel maximaal 4.3 mln. garant te staan, c.q. financiële middelen,beschikbaar te stellen geven de gemeenten blijk van die bereidheid. Het definitief subsidie aan het consortium voor de ontwikkeling en invoering van het DD-JGZ wordt vastgesteld nadat vast staat tot welke resultaten de inkoop heeft geleid. Wij zullen u hierover te zijner tijd nader informeren. Bij het overleg over de gunning van het DD-JGZ moet worden overeengekomen dat - in geval van beëindiging van het subsidie - het te ontwikkelen DD-JGZ eigendom zal worden van de subsidieverlener. Op basis van het voorgaande komen wij tot het volgende voorstel aan uw bestuur:

4 4. Gevraagd besluit Wij vragen het algemeen bestuur ons te machtigen tot het voeren van nader overleg en onderhandeling met het consortium Rivas-Careyn over de invoering en exploitatie van een Digitaal Dossier Jeugdgezondheidszorg voor de periode 2012 t/m 2015 onder de volgende condities en uitgangspunten: a. De gemeenten in Zuid-Holland Zuid hebben de Rijksbijdragen die zij in de afgelopen jaren voor het DD-JGZ ontvingen voor dat doel gereserveerd. Het totaal van deze reserves bedraagt 3,39 mln.; b. Gegeven de huidige stand van zaken is de opstelling van een nieuw programma van eisen wenselijk en mogelijk; c. Het programma van eisen behoeft de goedkeuring door of namens ons dagelijks bestuur. Zo kan worden bereikt dat: 1. er overeenstemming zal bestaan tussen opdrachtgever en opdrachtnemer over de gewenste kwaliteit het DD-JGZ; 2. de kosten van het nieuwe programma van eisen het beschikbare bedrag van 3,39 mln. zo dicht mogelijk benaderen; d. Bij de beoordeling van het programma van eisen, c.q. bij de beoordeling van de daaraan verbonden kosten, zal het resultaat van het second opinion onderzoek als referentiekader worden gebruikt. Afwijkingen daarvan dienen verklaard en gemotiveerd te worden; e. Het door het consortium te initiëren inkooptraject afwachten en de bereidheid uit te spreken garant te staan voor de eventuele meerkosten tot een maximum eindbedrag van 4,3 mln. inclusief de voorfinanciering vanuit voor dit doel gereserveerde middelen; f. De totale kosten van het DD-JGZ te verrekenen door middel van een extra inwonerbijdrage gebaseerd op de kinderaantallen per gemeente (zie bijlage). Het dagelijks bestuur van Regio Zuid-Holland Zuid, De secretaris, De voorzitter, drs. J.N. van de Poel drs. A.A.M. Brok

5 Bijlage 1 bij MEMO Digitaal Dossier Jeugdgezondheidszorg (DD-JGZ) Aantal 0-19 jaar in gemeenten regio Zuid-Holland Zuid Gemeente Aantal 0-19 jarigen Verdeling in % Alblasserdam ,4 Binnenmaas ,3 Cromstrijen ,3 Dordrecht ,5 Giessenlanden ,2 Gorinchem ,2 Graafstroom ,6 Hardinxveld- Giessendam ,2 Hendrik-Ido-Ambacht ,4 Korendijk ,2 Leerdam ,4 Liesveld ,4 Nieuw-Lekkerland ,6 Oud-Beijerland ,9 Papendrecht ,5 Sliedrecht ,0 Strijen ,6 Zederik ,1 Zwijndrecht ,4 Totaal ,0 (peildatum: januari 2011)