datum: kenmerk: Contactpersoon: doorkiesnummer: onderwerp:

Transcriptie

1 Van: Dagelijks Bestuur Servicepunt71 Aan: Gemeenteraden van Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude CC: Colleges van burgemeester en wethouders datum: 24 mei 2012 kenmerk: U Contactpersoon: Eric Ossel doorkiesnummer: onderwerp: Ontwerp-begroting 2013 en ontwerp-begrotingswijziging 2012 Geachte gemeenteraad, Op 1 januari jl. is Servicepunt71 formeel gestart: de bedrijfsvoeringstaken van vier gemeenten zijn samen gebracht in één dienstverlenende organisatie: Servicepunt71. In de afgelopen periode is intensief samengewerkt om deze start mogelijk te maken. Gezamenlijk is een meerjarig en complex verandertraject ingezet. Met als doel: over drie jaar professionele en kwalitatief hoogwaardige dienstverlening te bieden tegen structureel lagere kosten. Half april hebben wij u geïnformeerd over de voortgang van de implementatie van Servicepunt71 (brief dd 13 april 2012). De samenwerking tussen Servicepunt71 en de gemeenten heeft ondertussen geresulteerd in de eerste concrete resultaten. De organisatie heeft een voortvarende start kunnen maken. De nieuwe huisvesting en het flexconcept zijn gerealiseerd, alle medewerkers zijn overgegaan en ook de eerste bedrijfsresultaten zijn gehaald. Het beoogde inkoopvoordeel voor 2011 is bewerkstelligd (1 miljoen euro structureel) en het huidige beeld is dat ook het inkoopvoordeel begroot voor 2012 wordt behaald. De basis voor een evenwichtige en transparante bedrijfsvoering van Servicepunt71 is gelegd met een eenduidige inrichting van de planning een control-cyclus, de jaarrekening 2011 is door de accountant goedgekeurd (incl. verklaring van rechtmatigheid), er is een kwalitatief goed werkplan 2012 opgesteld, de eerste 4-maandsbestuursrapportage is opgesteld en de ontwerp-begroting 2013 is gereed. Laatstgenoemd document ligt nu aan u voor. Servicepunt71 is een unieke samenwerkingsvorm binnen gemeenteland. Het verandertraject om met Servicepunt71 de beoogde doelstellingen en financiële taakstellingen te realiseren is uitermate complex. De uitdaging is om van vier verschillende organisaties met verschillende systemen, processen, methodieken en culturen één organisatie te creëren, met verschillende opdrachtgevers. Terwijl de dienstverlening tijdens het ombouwen en opbouwen volop doorgaat. Daarnaast worden er tegelijkertijd ook nog nieuwe zaken ingevoerd, zoals een nieuw financieel systeem en Postadres Servicepunt71 Postbus AD Leiden info@servicepunt71.nl tel www. servicepunt71.nl BNG KvK Servicepunt

2 nieuwe ICT-werkplekken voor alle gemeenten en Servicepunt71. Het is een lastig en ingewikkeld traject wat moet worden doorlopen, maar zeker haalbaar. In het Bedrijfsplan is eerder aangegeven dat er in de eerste periode sprake zou zijn van een dip in de dienstverlening. Deze dip doet zich in de praktijk ook daadwerkelijk voor. Servicepunt71 en gemeenten werken er samen hard aan om de dienstverlening zo snel mogelijk op het gewenste niveau te krijgen. De wijze van samenwerking tussen Servicepunt71 en gemeenten én de tussenresultaten geven alle vertrouwen bij het management, de medewerkers en het Bestuur dat dit gaat lukken. Servicepunt71 heeft samen met de gemeenten de bedrijfsvoering volledig transparant gemaakt, zodat we goed zicht hebben op en volledige duidelijkheid krijgen over alle zaken die te maken hebben met de overgang van de activiteiten. In de Begroting 2012 is aangekondigd dat deze operatie in het voorjaar van 2012 zou plaatsvinden. Ook is in de begroting aangegeven dat er nog een aantal onzekerheden is en dat er inschattingen zijn gemaakt. Dit kwam met name omdat bij het opstellen van de Begroting 2012 de organisatie nog slechts op papier bestond en zaken niet allemaal te voorzien waren. Budgettaire ontvlechting per 1 januari 2012; incidenteel extra geld nodig In de afgelopen periode heeft de budgettaire ontvlechting (IJking) plaatsgevonden. De IJking maakt de situatie per 1 januari 2012 transparant voor wat betreft de personele, materiële- en investeringsbudgetten. Het geeft antwoord op de vraag of de uitname van budgetten van de gemeenten de inname door Servicepunt71 dekt en of alle taken die door Servicepunt71 dienen te worden uitgevoerd passen bij de budgetten en de formatie, die vanuit de gemeenten overgekomen zijn. Uitgangpunten waren en zijn: het eerder opgestelde Bedrijfsplan en de wens van een adequate startpositie. Dit betekent dat: Servicepunt71 (financieel sober) in staat moet worden gesteld om een voldoende start te maken om aan de kwalitatieve doelstellingen in termen van dienstverlening - en kwantitatieve doelstellingen - in termen van bezuinigingen - te voldoen. De budgettaire ontvlechting blijkt een ingewikkeld proces te zijn. Tegelijkertijd kan worden bevestigd dat de beoogde voordelen van Servicepunt71 haalbaar zijn en blijven, ook de structurele financiële voordelen van ruim 6 miljoen euro. De conclusie van de IJking is dat de eenduidige en uniforme benadering die vanuit het Bedrijfsplan is beoogd tijdens een herijking medio 2011 niet volledig is gerealiseerd. De gewenste uniformiteit is nu alsnog doorgevoerd door een aantal vereveningen tussen gemeenten door te voeren. Op het gebied van formatie is er onvoldoende budget overgekomen: er is sprake van extra tijdelijke frictiekosten. T.a.v. de materiële budgetten is : een aantal posten abusievelijk niet of te laag in de begroting 2012 van Servicepunt71 opgenomen. In de begroting 2012 waren deze onzekerheden al aangegeven. Voor de ingebrachte kapitaallasten geldt dat het beschikbare investeringsvolume niet voldoende is om alle (vervangings)investeringen volgens planning te kunnen uitvoeren. Een belangrijke oorzaak betreft het lopende investeringsproject Werkplek71 (WP71). 2 / 5

3 Om deze problemen op te lossen, zijn de volgende beheersmaatregelen genomen: Een aantal gemeenten heeft onvoldoende budget overgeheveld; budgetten die onterecht zijn achtergebleven, worden alsnog aan Servicepunt71 overgedragen. Hiervoor is geen extra budget nodig en de financiële consequenties zijn dan ook beperkt. Verder werkt Servicepunt71 de komende jaren toe naar een begrotingsmethodiek die uitgaat van een lagere schaaltrede dan het maximum van de schaal (- 3%, komt overeen met ca ); dit komt bovenop de taakstelling voor formatiereductie, die in het Bedrijfsplan al is benoemd (ca. 30 fte). De komende jaren zullen gemeenten incidenteel de ontstane frictiekosten afdekken, voor de komende 3 jaar gaat het totaal om bijna 1,6 mln euro. Binnen het ICT-investeringsproject WP71 (Werkplek71) richten de maatregelen zich op een bijstelling van het aantal thuiswerklicenties. Daarnaast werkt Servicepunt71 samen met de gemeenten aan een aantal onderzoeksopdrachten en generieke oplossingsvarianten om de kosten binnen de bedrijfsvoering verder te reduceren en/of om (inkoop)voordelen te maximaliseren. Conclusie; structureel tekort van , structurele opbrengst van 6 mln euro wordt gehaald In het proces van de IJking hebben de gemeenten en Servicepunt71 gezamenlijk bijsturingvoorstellen ontwikkeld; deze leiden deels tot een verhoging van de bijdrage van de gemeenten. De financiële gevolgen van de IJking 2012 bedragen in totaal op termijn : voor formatie en voor materiële budgetten. Daarnaast werkt Servicepunt71 samen met de gemeenten aan een aantal onderzoeksopdrachten om binnen de bedrijfsvoering kosten verder te reduceren en/of (inkoop)voordelen te maximaliseren. De beoogde voordelen van Servicepunt71 blijven haalbaar, ook de structurele financiële voordelen van ruim 6 miljoen euro. De IJking van 1 januari 2012 noopt ons als Dagelijks Bestuur tot bijstelling van de Begroting 2012 voor Servicepunt71; wij hebben op 24 mei ingestemd met de daartoe strekkende ontwerp begrotingswijziging. Deze bijstelling houdt tevens in dat de gemeentelijke bijdrage aan Servicepunt71 wordt gewijzigd; reden waarom wij deze ontwerp begrotingswijziging aan u voor zienswijze voorleggen. De periode van zienswijze loopt van 28 mei tot 6 juli a.s. De begrotingswijziging 2012 wordt voorzien van de eerste 4-maands-Bestuursrapportage 2012 van Servicepunt71 die u ter kennisneming ontvangt. Wij zenden u tevens de ontwerp-begroting 2013 van Servicepunt71, die wij eveneens op 24 mei hebben vastgesteld. De Begroting 2013 geeft de beleidsdoelstellingen en de omvang van alle geraamde baten en lasten weer, alsmede het saldo ervan. Ook geeft het een duidelijk inzicht in de financiële positie van Servicepunt71. Wij willen deze ontwerpbegroting aan u voor zienswijze voorleggen in de periode van 28 mei tot 6 juli. Na eventuele aanpassing op basis van de verkregen zienswijzen, zal het Algemeen Bestuur op 9 juli a.s. de begrotingswijziging 2012 en de definitieve Begroting 2013 vaststellen. 3 / 5

4 Tenslotte; Servicepunt71 heeft een voortvarende start gemaakt. Een complex verandertraject is gaande. De tussenresultaten geven aan dat we op de goede weg zijn. Bij het management, de medewerkers en het Bestuur is er alle vertrouwen dat de kwalitatieve doelstellingen en financiële taakstellingen gerealiseerd zullen worden. Hoogachtend, Dagelijks Bestuur van Servicepunt71 Voorzitter Secretaris E.G.E.M. Bloemen H.H. Ossel 4 / 5

5 Bijlage IJking per 1 januari Formatie Op het gebied van formatie spelen de volgende zaken een rol. In de herijking medio 2011 is de relatie met het (bijgestelde) functieboek verdwenen. Ook is er geen sprake van uniformiteit in aanlevering. Bij het plaatsen van de medewerkers zijn nieuwe kostenverhogende elementen aan het licht gekomen: functiewaarderingsgarantie en een gebrek aan uniformiteit in de grondslagen voor uitnamen. In 2012, 2013 en 2014 leidt dat per saldo tot een stijging van de (incidentele) bijdrage van ruim per jaar (totaal bijna 1,6 mln). Verdeling over de gemeenten vindt plaats door in eerste instantie de uitname te uniformeren (individuele verrekening) en in tweede instantie door het resterend saldo via de generieke sleutel te verdelen. Als bijsturing werken we toe naar een begrotingsmethodiek die uitgaat van een lagere schaaltrede dan het maximum van de schaal. In de aanloopjaren krijgt Servicepunt71 de gelegenheid om via een strategische personeelsplanning verantwoord toe te werken naar deze taakstelling. Het (structurele) bedrag waarmee de bijdrage vanaf 2015 stijgt bedraagt circa IJking per 1 januari Materiële budgetten Bij de IJking van de materiële budgetten is geconstateerd dat deze niet uniform en niet volledig zijn opgenomen. Niet uniform wil zeggen dat er verschillend is omgegaan met de uitname van budgetten. Hierdoor zijn de onderlinge bijdragen van de gemeenten aan de verschillende vakdisciplines sterk wisselend. Een methode om dit recht te trekken is om het totaalbedrag aan materiële uitnamen te egaliseren via de generieke sleutel. Dit is voor Servicepunt71 budgettair neutraal, maar leidt wel tot onderlinge wijzigingen in de bijdragen van de deelnemers. Niet volledig wil zeggen dat op een aantal onderdelen onvoldoende budget is overgekomen om de taak uit te voeren of om verplichtingen van Servicepunt71 als vijfde organisatie na te komen. Servicepunt71 heeft met gemeenten een vergoeding voor gevolgen van de huisvesting in gemeentelijke panden afgesproken (flexplekken en leegstandseffecten). Na verrekening via de bijdrage voor huisvesting gemeentelijke panden bedraagt de netto bijdrage verhoging uit hoofde van materiële budgetten IJking per 1 januari Kapitaallasten ICT Binnen deze post is ook sprake van een niet uniforme inbrengmethode. Het totaalbedrag aan uitnamen is geëgaliseerd via de generieke sleutel. Dit is voor Servicepunt71 budgettair neutraal, maar leidt wel tot onderlinge wijzigingen in de bijdragen van de deelnemers. 5 / 5