Ons kenmerk Aantal bijlagen

Transcriptie

1 Concernfinanciën Ingekomen stuk D11 De Raad van de gemeente Nijmegen Korte Nieuwstraat PP Nijmegen Telefoon (024) Telefax (024) gemeente@nijmegen.nl Postadres Postbus HG Nijmegen Datum Datum uw brief Ons kenmerk Contactpersoon M. van Wagenberg Onderwerp Tussenrapportage Schone begroting Aantal bijlagen Doorkiesnummer Geachte leden van de Raad, Inleiding In 2004 hebben wij de basis gelegd voor een verbetering van de financiële informatievoorziening door het uitwerken van de acties van het Plan van Aanpak Verbetering Bedrijfsvoering. Het stroomlijnen van de financiële processen en het vergroten van toetsbaarheid (transparantie) zijn gekoppeld aan de inrichting van ons nieuwe financieel systeem Coda. De gebeurtenissen rond MOP-III gaven in de afgelopen zomer nog eens aan, hoe belangrijk de implementatie van verbeterde procedures is. In juli 2004 startten wij de operatie "Schone Begroting". In oktober en november, bij de behandeling van de Stadsbegroting , deden wij verslag van onze activiteiten. Bij brief van 13 oktober 2004 bood ons College u het rapport "Quick scan op de betrouwbaarheid van de begroting" aan van Twynstra Gudde en gaven wij de resultaten weer van het onderzoek van de Stadscontroller naar de problemen bij het opstellen van MOP-III. Als belangrijkste conclusies formuleerden wij de noodzaak om de financiële discipline alsmede de centrale sturing en controle te versterken. Het plan van aanpak bedrijfsvoering moet daarom met volle kracht worden uitgevoerd, waarbij de invoering van het nieuwe financiële systeem als hulpmiddel een centrale plek heeft. Het hiervoor genoemde rapport van Twynstra Gudde gaf tevens aan dat incidenten zich zullen blijven voordoen. Dat was voor ons mede een reden om nog een stap verder te gaan in het waarborgen van de kwaliteit van de begroting. Daarom zijn we overgegaan tot een scherpere controle

2 1 op de financiële verwerking van besluiten en een verbetering van de begrotingsanalyse. De bespreking van de operatie Schone Begroting en het daarmee samenhangende rekenkamerrapport heeft uw Raad uitgesteld tot de commissie Algemeen Bestuur van 18/19 januari Inmiddels hebben wij u al laten weten dat we de invoering van Coda hebben uitgesteld naar 1 april, omdat de leverancier het programma niet op tijd kon laten functioneren in de Nijmeegse werkomgeving. In ons streven naar maximale transparantie over de begroting willen wij uw Raad graag snel informeren. Omdat de conversie van de begroting naar het nieuwe systeem ook later zal plaatsvinden, geven wij op dit moment een tussenrapportage, om u te informeren en inzicht te geven in de stand van zaken aan het begin van Van Eagle naar Coda We hebben uw Raad al eerder verteld dat Eagle technisch niet meer in staat is te voorzien in de informatiebehoefte van de gemeente, zowel bestuurlijk als ambtelijk. Het DIBB, dat als een soort schil om Eagle is heen gebouwd, levert weliswaar wat aanvullende mogelijkheden maar dat is niet voldoende voor een eigentijds begrotingsbeheer. Coda is een modern, financieel systeem, dat daarvoor wel de mogelijkheden in huis heeft. Om die te kunnen benutten, is het belangrijk om bij de opbouw van het rekeningschema in Coda zoveel mogelijk rekening te houden met die nieuwe kansen en om het overzetten van fouten in de administratie zoveel mogelijk te voorkomen. In het plan van aanpak Bedrijfsvoering hebben we aan de invoering van Coda een aantal aanpassingen in onze financiële administratie gekoppeld. We noemen als voorbeeld een vereenvoudiging van de kostensoorten, één gemeentelijke systematiek voor kostentoerekening en het invoeren van een verplichtingenadministratie. Stamde Eagle nog uit de tijd van de zelfstandige diensten, met Coda versterken we juist dat alle gemeentelijke onderdelen werken vanuit één gemeenschappelijke, gemeentelijke begroting. Daarnaast zijn wij bezig, om te voorkomen dat bij de conversie fouten naar het nieuwe systeem worden overgezet, om de bestaande begroting in Eagle op belangrijke onderdelen nogmaals door te lichten. Tegelijkertijd kijken we of de nieuwe begrotingsrichtlijnen in de BBV wellicht nog aanpassingen noodzakelijk maken, zodat we ook die in de conversie mee kunnen nemen. Tussenstand Zoals we hiervoor al aangaven, zal de conversie pas in het eerste kwartaal van 2005 z'n beslag krijgen. Dat betekent dat een aantal

3 2 operaties die daar onderdeel van uitmaken nog niet zijn afgerond. We geven uw Raad hier een overzicht van de stand van zaken: begrotingswijzigingen We controleren nogmaals de begrotingswijzigingen die van invloed zijn op de begroting 2005 en volgende jaren. De specifieke manier waarop in Eagle een volgende meerjarenbegroting vorm krijgt, houdt extra risico's in voor de verwerking van nieuw beleid. Daarom achtten wij zo'n controle noodzakelijk. Wij kiezen ervoor mee- en tegenvallers hierbij direct aan uw Raad te melden en niet te wachten tot de formele rapportagemomenten. In dat kader melden wij u dat is gebleken dat de besluitvorming over de perspectiefnota niet volledig is verwerkt. De frictiekosten bij de bezuinigingen (1,8 miljoen in 2005, 2,2 miljoen in 2006 en 0,8 miljoen in 2007) zijn niet opgenomen in de begrotingswijziging. Dat betekent dat deze bedragen in de betreffende jaren ook niet in het begrotingsbeeld zijn verwerkt. De controle op de overige begrotingswijzigingen is nog niet afgerond. kapitaallasten In Eagle was het niet mogelijk een investeringsplan zo in de administratie op te nemen, dat de kapitaallasten correct werden doorgevoerd. Dat was een van de redenen dat we de afgelopen jaren grote moeite hadden om investeringsvolume en kapitaallastenbudgetten met elkaar te laten sporen. Coda biedt betere mogelijkheden om geplande investeringen meerjarig in de administratie te verwerken. Zoals we eerder al schreven, zullen we met de invoering van Coda ook een voortgangssysteem voor nieuwe investeringen invoeren. Daarbij komt dat in de BBV de voorschriften voor afschrijvingstermijnen zijn aangescherpt. Deze zaken maken het noodzakelijk de kapitaallasten in Eagle nogmaals goed tegen het licht te houden. Deze operatie loopt nog. Consolidatieverschillen In Eagle bestond de begroting eigenlijk uit een verschillende directiebegrotingen, waartussen veel interne verrekeningen plaatsvonden. Niet altijd klopten de te verrekenen bedragen met elkaar, wat in de consolidatie op concernniveau bleek. Inmiddels zijn al die verschillen in beeld gebracht en zijn er afspraken gemaakt over oplossingen, die voor 2005 binnen de begroting worden gerealiseerd. Voor 2006 e.v. zou dit kunnen leiden tot een of twee claims in de perspectiefnota. Personeelskosten Een belangrijk onderdeel van onze uitgaven zijn personeelskosten. Voor een juiste raming van de totale loonsom is het belangrijk dat de gegevens in ons personeelsinformatiesysteem POF correct zijn en één

4 3 op één lopen met de financiële administratie. Zeker in relatie met de grote bezuinigingen in 2005 e.v. is een juiste verwerking in de financiële administratie van groot belang. De indruk bestaat dat in een aantal gevallen boventallige formatie in de begroting structureel gedekt is. Dat betekent dat met het wegvallen van de boventallige bezetting mogelijk structurele middelen vrijvallen. De controle van die gegevens is nog in volle gang, dus uitsluitsel kunnen we op dit moment nog niet geven. Stelposten Eerder hebben we al aangegeven dat stelposten in de begroting slechts mogen worden opgenomen, als dat onvermijdelijk is en als daar een expliciet, bestuurlijk besluit aan ten grondslag licht. Om die reden lopen we alle resterende stelposten in de huidige begroting nogmaals na, om te zien of ze in de conversie mee mogen of dat ze daarvoor moeten worden verwerkt. Daaronder vallen ook bezuinigingen die niet direct op een begrotingspost kunnen worden verwerkt. We gaan er niet van uit dat daar budgettaire effecten mee zijn gemoeid. Ook andere acties kunnen aanleiding geven tot bijstelling van het (meerjarige) begrotingsbeeld: voorbeelden hiervan zijn het BBV-proof maken van de ramingen en de actualisatie van de Waalsprongramingen. Het financiële beeld wordt verder natuurlijk bepaald door de mee- en tegenvallers in de beleidsuitvoering. Zo lijken de lagere uitgaven voor de WVG gedeeltelijk een structureel karakter te hebben. Gezien het feit dat de WMO eerst in 2007 z n beslag zal krijgen, houden wij op dit moment, met de nodige terughoudendheid en uitgaande van ongewijzigd beleid, rekening met een meevaller van 3 ton op de WVG in 2005 en Inzake het RIO is een positieve bijstelling van de Perspectiefnota 2005 aan de orde van 0,3 miljoen in 2005 en 0,8 met ingang van En op het vlak van de 'fiscale afdrachtvermindering ouderschapsverlof' wordt nu een voordeel verwacht van 0,1 miljoen structureel. Met deze informatie kunnen we beginnen met de opbouw van een nieuw begrotingsbeeld: x miljoen begrotingswijzigingen: -frictiekosten - 1,8-2,2-0,8 0 kapitaallasten pm pm pm pm consolidatieverschillen 0 pm pm pm Personeelskosten pm pm pm pm WVG 0,3 0,3 pm pm RIO 0,3 0,8 0,8 0,8 ouderschapsverlof 0,1 0,1 0,1 0,1

5 4 Omdat nog teveel onderdelen niet van concrete cijfers zijn voorzien, hebben wij nog geen totaaltelling gemaakt. Slot We constateren, dat de scherpere controle op de financiële verwerking van besluiten, de verbetering van de begrotingsanalyse alsmede de conversie veel inspanning vragen van alle betrokkenen. Ook hier willen wij uw Raad voortdurend op de hoogte houden van de concrete ontwikkelingen die van invloed zijn op het begrotingsbeeld. We willen hier maximaal op inzetten, omdat we de overtuiging hebben dat een goede conversie de basis vormt voor een substantiële verbetering van de financiële informatievoorziening. De extra controles dienen hun beslag te krijgen, voordat de begrotingsconversie plaatsvindt (maand maart). Omdat het hier om een kritisch proces gaat, hebben we hier tijdelijk additionele capaciteit op ingezet: een externe deskundige biedt onder verantwoordelijkheid van de directeur DBO versterking aan het controleproces en de conversie die aansluitend plaatsvindt. Wij hebben ook aangegeven dat we nog niet klaar zijn met de verschillende operaties, die horen bij de invoering van het nieuwe financiële systeem. Bij de perspectiefnota 2006 en bij de voorjaarsmarap willen we bekijken of het begrotingsbeeld uit de stadsbegroting zodanig verandert, structureel of voor 2005, dat dat voorstellen voor aanpassingen in de Stadsbegroting nodig of mogelijk maakt. Natuurlijk zullen dan ook andere ontwikkelingen die van invloed zijn op het begrotingsbeeld worden meegewogen. We vertrouwen erop u hiermee tussentijds voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, College van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Secretaris, mevr. dr. G. ter Horst ir. H.K.W. Bekkers