Voorstel aan het algemeen bestuur

Transcriptie

1 Voorstel aan het algemeen bestuur Pagina 1/5 steller Leiden E. van Lent 23 april 2012 onderwerp jaarstukken Voorstel 1. de jaarstukken met betrekking tot 2011 vast te stellen, waarbij: a. de resultaten met betrekking tot de projectbegroting ( ) en het overgangsjaar ( ) naar de deelnemers terug zullen vloeien; b. het resultaat over het begrotingsjaar 2011 deels ( ) over wordt geheveld naar het begrotingsjaar 2012 en voor het overige ( 1,6 mln.) naar de deelnemers terug zal vloeien; c. ingestemd wordt met het alsnog autoriseren voor 2011 van de programmaoverschrijdingen op het programma waarderen ( ), het programma bezwaar en beroep ( ) en het programma directie en bedrijfsvoering ( ); d. het algemeen bestuur de raden c.q. verenigde vergadering van de deelnemers de jaarstukken ter kennisgeving doet toekomen; 2. de concept begrotingswijziging 2012 vast te stellen, resulterend in een éénmalige verhoging van de deelnemersbijdrage van Oegstgeest voor 2012 met , zodat de raden c.q. de verenigde vergadering om hun zienswijzen ten aanzien van de begrotingswijziging gevraagd kunnen worden. 2. Toelichting 2.1 Algemeen Volgens de gemeenschappelijke regeling (GR) legt het dagelijks bestuur over de inkomsten en uitgaven van het samenwerkingsverband verantwoording af aan het algemeen bestuur door overlegging van de jaarrekening. Ook stelt het dagelijks bestuur de concept begrotingswijzigingen op die ter vaststelling aan het algemeen bestuur worden aangeboden. Via dit advies wordt het algemeen bestuur de hoofdlijnen en aandachtspunten voorgelegd die voortvloeien uit de bijgevoegde jaarstukken. 2.2 Jaarrekening Bij de daadwerkelijke start van de BSGR is aangegeven dat in de eerste jaarrekening (definitief) verantwoording zal worden afgelegd over de besteding van de projectgelden, de aanloopfase in 2010 en uiteraard het eerste volledige uitvoeringsjaar 2011.

2 Pagina 2/5 AB advies jaarstukken 2011 Projectbegroting Bij de besluitvorming omtrent de oprichting van de BSGR is er een projectbudget beschikbaar gesteld van 2,4 mln. (eindrapportage belastingsamenwerking, 2008). In 2009 is de projectbegroting voor het laatst bijgesteld waarbij de omvang van het projectbudget gelijk is gebleven en slechts enkele verschuivingen tussen de verschillende begrotingsposten zijn doorgevoerd. De definitieve realisatie van de projectbegroting kent een besteding van 1,6 mln.; er is sprake van een onderuitputting van 824k. In april 2011 is reeds aan het dagelijks bestuur gemeld dat de projectbegroting een forse onderuitputting kent. Het dagelijks bestuur heeft er destijds mee ingestemd om een bedrag ad 705k over te hevelen naar de reguliere begroting Bij de besluitvorming over de jaarrekening wordt voorgesteld het restant van de onderuitputting ad 119k naar de deelnemers terug te laten vloeien. Overgangsjaar 2010 Oorspronkelijk zou de BSGR al halverwege 2010 met de uitvoeringsactiviteiten starten. Tenslotte is gekozen voor een traject waarin per 1 november 2010 een aantal faciliteiten reeds beschikbaar moesten zijn om een start per 1 januari 2011 mogelijk te maken. Voor de overgangsmaanden in 2010 (november en december) is aan de BSGR een bijgesteld budget beschikbaar gesteld ad 365k (besluitvorming dagelijks bestuur, oktober 2010). De definitieve realisatie van 2010 kent een daadwerkelijke uitvraag van middelen ad 360k en een besteding van 266k; er is sprake van een onderuitputting van 94k. Bij de besluitvorming over de jaarrekening wordt voorgesteld de gehele onderuitputting ad 94k naar de deelnemers terug te laten vloeien. Begrotingsjaar 2011 Het begrotingsjaar 2011 kent een totaal aan deelnemersbijdragen ad 11,5 mln, gebaseerd op een uitgavenkader ad 12,4 mln. In de deelnemersbijdragen is het bedrag ad 705k inbegrepen dat afkomstig is uit de overheveling van de projectbegroting. De afwikkeling van 2011 laat een totaal aan baten zien ad 13,0 mln. en een totaal aan lasten ad 10,8 mln. Er is derhalve sprake van een batig saldo ad 2,2 mln. Voorgesteld wordt om vanuit het resultaat 2011 een bedrag ad 600k over te hevelen naar het begrotingsjaar 2012 en toe te voegen aan de begrotingspost additionele implementatiekosten opstartjaren. Ter besteding van deze middelen is er door de BSGR een uitvoeringsprogramma kwaliteitsverbetering opgesteld. Het resterend overschot ad 1,6 mln. zal naar de deelnemers worden teruggestort.

3 Pagina 3/5 AB advies jaarstukken 2011 Begrotingsrechtmatigheid Hoewel het totale resultaat voor het begrotingsjaar 2011 positief is, worden een aantal programma s op onderdelen overschreden. Dit kan in strijd zijn met de begrotingsrechtmatigheid. In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door het algemeen bestuur zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn. De gemelde overschrijdingen zijn alle het gevolg van beheersbeslissingen op het gebied van de inrichting van de organisatie en de bedrijfsvoering. Aangezien overall een positief resultaat bereikt is en de lasten op deze wijze in het juiste begrotingsjaar verwerkt zijn, wordt aan de begrotingsrechtmatigheid voldaan nu het algemeen bestuur zij het achteraf geïnformeerd wordt. In dit kader wordt het algemeen bestuur gevraagd in te stemmen met het alsnog autoriseren van de programmaoverschrijdingen op het programma waarderen ( ), het programma bezwaar en beroep ( ) en het programma directie en bedrijfsvoering ( ). Accountantscontrole Momenteel is de accountant druk doende de controleactiviteiten af te ronden. Naar verwachting zal de accountant een goedkeurende verklaring inzake getrouwheid en rechtmatigheid afgeven. Om tijdig op de besluitvormingstrajecten bij de deelnemers aan te sluiten is behandeling van de jaarstukken nu geagendeerd. 2.2 Begrotingswijziging 2012 Het jaar 2011 is weliswaar een volledig uitvoeringsjaar, maar het is lastig conclusies te trekken ten aanzien van de begroting De ontwikkeling van de diverse begrotingsposten is of incidenteel of wordt teveel beïnvloed door het bijzondere karakter van het startjaar. De begrotingswijziging 2012 is dan ook prudent opgezet. Slechts opgetreden verschuivingen tussen de verschillende begrotingsposten die te kenmerken zijn als structurele effecten waar onmiskenbaar zekerheid over bestaat, zijn doorgevoerd. 3. Gevolgen Financiële gevolgen De voorgestelde begrotingswijziging heeft voor het merendeel van de deelnemers een budgettair neutraal karakter; de begrotingswijziging heeft geen invloed op de deelnemersbijdragen. Slechts voor Oegstgeest is er sprake van een eenmalige aanpassing voor 2012 ad 26k. Over deze aanpassing is in 2011 overeenstemming bereikt met Oegstgeest. De begrotingswijziging leidt per programma tot het volgende overzicht van de baten en lasten:

4 Pagina 4/5 AB advies jaarstukken 2011 alle bedragen x begroting 2012 begrotings wijziging begroting 2012 na wijziging Lasten programma 1 - Heffen programma 2 - Invorderen programma 3 - Waarderen programma 4 - Bezwaar & beroep programma 5 - Front office programma 6 - Directie en bedrijfsvoering algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien totaal lasten Baten programma 1 - Heffen 0 0 programma 2 - Invorderen programma 3 - Waarderen 0 0 programma 4 - Bezwaar & beroep programma 5 - Front office programma 6 - Directie en bedrijfsvoering algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien totaal baten Saldo programma 1 - Heffen programma 2 - Invorderen programma 3 - Waarderen programma 4 - Bezwaar & beroep programma 5 - Front office programma 6 - Directie en bedrijfsvoering algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien saldo voor mutaties in reserves mutaties in reserves resultaat na bestemming 0 0 0

5 Pagina 5/5 AB advies jaarstukken Vervolgtraject Na vaststelling door het algemeen bestuur zullen de jaarstukken 2011 ter kennisgeving en de begrotingswijziging ter zienswijze worden gebracht van de raden c.q. de verenigde vergadering. Tenslotte dient het algemeen bestuur na kennis te hebben genomen van de mogelijke zienswijzen de begrotingswijziging definitief vast te stellen. Bijlage(n): - jaarstukken