Ac c o u n t a n t s control e

Transcriptie

1 A d v i e s r a p p o r t i n z a k e d e E u r o p e s e a a n b e s t e d i n g Ac c o u n t a n t s control e 1 6 m a a r t Adviesrapport aanbesteding Accountantscontrole 2016, gemeente Houten Pagina 1 van 6

2 Samenvatting advies Europese aanbesteding Accountantscontrole Op de Europese aanbesteding Accountantscontrole zijn op de dag van sluiting van de aanbesteding, 19 januari 2016, twee (2) offertes ontvangen van de volgende accountantskantoren. Het betreft offertes van: Deloitte Accountants B.V., Arnhem; Ernst & Young Accountants LLP, Utrecht; Na controle op compleetheid van de offerte; controle op de selectie-eisen; beoordeling van het plan van aanpak, de prijs en de mondelinge presentatie van de twee inschrijvers, heeft het beoordelingsteam een definitieve ranglijst opgesteld. Maximaal waren er door de inschrijvers 100 punten te behalen. De uitslag van de beoordeling van de aanbesteding Accountantscontrole is: 1. Deloitte Accountants score: 79,00 (van max. 100 punten) 2. Ernst & Young Accountants score: 75,95 (van max. 100 punten) Wij adviseren de raad van de gemeente Houten voor het aanwijzen van de firma Deloitte Accountants als de accountant voor de overeenkomst Accountantscontrole voor de duur van 48 maanden. Het beoordelingsteam voor de Europese aanbesteding Accountantscontrole maart 2016 Adviesrapport aanbesteding Accountantscontrole 2016, gemeente Houten Pagina 2 van 6

3 Adviesrapport Europese aanbesteding Accountantscontrole, januari Inleiding De accountantscontrole van de gemeente wordt na afloop van de contractperiode via een Europese aanbesteding op de markt gezet. De aanbestedingsprocedure behoort te resulteren in een aanwijzing van een accountant in de vergadering van de raad op 25 april Voor de uitvoering van de Europese aanbesteding Accountantscontrole stelt de raad op grond van verordening 213 de selectiecriteria voor Europese aanbesteding vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging. De raad heeft de Audit en rekeningcommissie (ARC) verzocht de uitvoering ter hand te nemen. Het ambtelijk apparaat is vervolgens gevraagd de bestekdocumenten op te stellen. Het vakgroep Bedrijfsvoering van de afdeling Staf heeft een eerste concept opgesteld ter bespreking met betrokkenen. Dit heeft uiteindelijk in een definitief document geresulteerd welke op 8 december 2015 gepubliceerd is op de internetsite Dit is het portal voor alle overheidsaanbestedingen, zowel nationaal als Europees. Na publicatie mocht er geen communicatie meer plaats vinden met betrokken partijen anders dan beschreven in het aanbestedingsdocument. De communicatie vond uitsluitend schriftelijk plaats door middel van . De binnengekomen reacties en vragen zijn allen in een zogenaamde nota van inlichtingen beantwoord en digitaal gepubliceerd op de internetsite Voor dat werd overgegaan tot publicatie van de aanbesteding voor de accountantscontrole is een zogenaamd aanbestedingsteam samengesteld. Dit team was verantwoordelijk voor de verdere uitvoering van de aanbesteding en de beoordeling van de ingediende offertes tot en met het uitbrengen van een gunningadvies aan de gemeenteraad. Het beoordelingsteam Accountantscontrole, welke de inhoudelijk beoordeling verrichtte van de offertes en vervolgens gewogen op basis van de gunningcriteria, bestond uit vijf leden, te weten: - Dhr. A. Biesheuvel, ARC-/raadslid; - Dhr. M.G. Dagniaux, ARC-/raadslid; - dhr. R.E.J. Haesenbos, concerncontroller; - dhr. R.J.L van Engeland, strategisch adviseur Staf; - mw. E. Oosterman, adviseur inkoop Waarbij de laatst genoemde tevens belast was met de bewaking van de procesgang (rechtmatigheid) van de aanbesteding, verrichting van verplichte administratieve handelingen rond de aanbesteding en controle. 2. De aanbesteding Op 8 december 2016 vond de publicatie plaats van de aanbesteding, tegelijkertijd met het digitaal ter beschikking stellen van alle relevante aanbestedingsdocumenten. Naar aanleiding van de binnengekomen vragen en opmerkingen werd de nota van inlichtingen op 7 januari 2016 digitaal gepubliceerd. De sluitingstermijn voor de offertes was gesteld op 19 januari 2016 om uur. Op deze dag en voor dit uur werden in totaal vier offertes in ontvangst genomen. Op dezelfde dag is om uur overgegaan tot opening en controle op compleetheid van de offertes, waarna een proces verbaal van opening is opgesteld en ondertekend door de strategisch adviseur Staf en de adviseur Inkoop. De binnengekomen offertes betroffen de volgende firma s: Deloitte Accountants B.V., Arnhem; Ernst & Young Accountants LLP, Utrecht; 2.1 Minimumeisen In deze fase wordt aan de hand van de door de Inschrijvers ingevulde Checklist beoordeeld of de Inschrijvers onvoorwaardelijk aan alle eisen voldoen. Alleen Inschrijvers die bij elke eis Ja invullen, zonder opmerkingen of toelichting, voldoen onvoorwaardelijk. Inschrijvers die niet onvoorwaardelijk Adviesrapport aanbesteding Accountantscontrole 2016, gemeente Houten Pagina 3 van 6

4 aan alle eisen voldoen, vallen af. Voor opmerkingen, commentaar en het voorstellen van alternatieven dienen Inschrijvers de Nota van Inlichtingen te benutten. Checklist Betreft Omschrijving vraag/gevraagde Bijgevoegd* gevraagde in Bijlage 1 Checklist Bijlage 2 Format voor vraagstelling voor Nota van Inlichtingen n.v.t. Bijlage 3 De volledig ingevulde en rechtsgeldig ondertekende Uniforme Eigen Verklaring Bijlage 4 Volmacht (indien van toepassing) bijvoegen Bewijsvoering technisch- en beroepsbekwaamheid; referenties. Bewijzen van naar behoren uitgevoerd. Bijlage 5 Volledig ingevulde en rechtsgeldig ondertekende Conformiteitenlijst bijvoegen Werkwijzedocument Bijlage 6 Prijsinvulformulier IN APART DOCUMENT BIJVOEGEN *aankruisen indien betreffende stuk aan Inschrijving is toegevoegd, anders n.v.t. vermelden. Alle twee offertes voldeden volledig aan de gestelde minimumeisen. Vervolgens zijn de plannen van aanpak uit de ontvangen offertes digitaal overgedragen aan de leden van het beoordelingsteam ter beoordeling. De prijzen werden op dat moment nog niet aan het beoordelingsteam bekend gemaakt. 2.2 Gunningseisen Het Gunningscriterium is Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) Zie onderstaande tabel voor de verdeling. Gunningscriterium Prijs: a. Controleopdracht, 15 punten b. Prijs voor advies-uren, 5 punten Kwaliteit: Maximum aantal punten 20 a. Controlefilosofie en advies Presentatie: 20 Totaal Plan van aanpak/visiedocument Bij de offerte moet een werkwijzedocument worden gevoegd. Dit mag uit maximaal 5 pagina s A4 bestaan. Het plan van aanpak moet ingaan op volgende onderdelen: De gemeente wenst inzicht te verkrijgen in de controleaanpak die de inschrijver hanteert bij de controle van de jaarrekening (max. 10 punten); Geef aan op welke wijze de medewerkers van de controleploeg actief contact zoeken in de organisatie (max. 10 punten); Hoe voorkomt u en communiceert u wanneer werkafspraken door partijen niet worden nagekomen, c.q. op welke moment er sprake is van financiële consequenties (max. 20 punten); Geef een opgave van mogelijk wettelijke verplichtingen, die niet expliciet in dit aanbestedingsdocument zijn opgenomen (max. 10 punten); Geef aan op welke wijze u invulling geeft aan de adviesfunctie met meenemen van onderstaande toelichting. U dient in te gaan op mogelijke onderwerpen van advies. (max. 10 punten). 60 Adviesrapport aanbesteding Accountantscontrole 2016, gemeente Houten Pagina 4 van 6

5 Om onderscheid te creëren, werd volgende puntenindeling gehanteerd. 10 = Uitmuntend 8 = Zeer goed 6 = Voldoende 4 = Onvoldoende 2 = Slecht 0 = Ontbreekt Prijs Met behulp van een bijlage worden de prijzen opgegeven. Het is de bedoeling dat de prijs gespecificeerd en onderbouwd is, waarbij onderscheid gemaakt wordt naar: Controle-opdracht van de jaarrekening, inclusief de interim controle/ Sisa-regeling, gebaseerd op de huidige organisatie (15 punten); Prijs voor adviesuren, gedifferentieerd naar soorten advies en medewerkers (5 punten). De prijsopgave geschiedt op basis van onderstaande voorwaarden: De gemeente zal geen prijsonderhandelingen voeren. Dit houdt in dat de prijs volledig wordt bepaald door het uitbrengen van de offerte en dat de Inschrijver slechts één gelegenheid krijgt om een concurrerende prijs aan te bieden. Gunning vindt plaats op basis van de criteria zoals omschreven in hoofdstuk 4 en 5. Uw prijs is afgegeven in EURO ( ) en exclusief BTW. De Opdracht wordt uitgevoerd tegen de prijzen zoals opgegeven in Bijlage. De aan te bieden prijzen omvatten alle kosten in verband met de nakoming van de verplichtingen van de leverancier (zoals, maar niet beperkt tot, reistijd, reis- en verblijfskosten, verpakking, transport, kosten van vermenigvuldiging van documenten, mediakosten, kosten van beproevingen en analyses, kosten van instrumentengebruik, verzekeringspremies). De aan te bieden prijzen mogen geen 0 of negatieve waarden bevatten of korting op totaal. Bij een vervolgopdracht binnen een jaar na verstrekking van de Opdracht gelden de tarieven van de oorspronkelijke Opdracht. Bij een wijziging van de Opdracht door de gemeente zal de overeengekomen vergoeding in evenredigheid tot de meer of minder te verrichten werkzaamheden en eventuele overige kosten worden aangepast. Meerwerk is slechts toegestaan en mag alleen in rekening worden gebracht, indien de gemeente voor dat meerwerk een aparte schriftelijke Opdracht heeft verstrekt. De totaalprijs en uurtarieven zijn gebaseerd op het prijspeil Met ingang van 1 januari 2017 kunnen de tarieven met het stijgings- danwel dalingspercentage van de CBS prijsindex accountancy over het voorgaande jaar, worden bijgesteld. Hiertoe dient de opdrachtgever een voorstel in bij de gemeente. Na schriftelijk akkoord van de gemeente kan de opdrachtnemer de prijzen wijzigen Presentatie De partijen die na de papieren beoordeling nog voor gunning in aanmerking komen, mogen een presentatie houden. Een deel van de presentatie moet worden verzorgd door de controleleider. Na afloop van de presentatie wordt de gemeente in de gelegenheid gesteld om nog verhelderende vragen te stellen. Deze bijeenkomst duurt maximaal 1 uur (inclusief voorstellen).dit betekent dat op tijd beginnen belangrijk is. Later eindigen is niet mogelijk. In de presentatie moeten wat betreft de visie op communicatie naar de raad de volgende onderwerpen inhoudelijk belicht worden: Wat is uw visie op de rol van adviseur/ dienstverlener voor de Audit en Rekeningcommissie (ARC)? (max 10 punten) (Aandachtspunt De communicatie dient een wezenlijk onderdeel van een effectieve samenwerking te worden tussen accountant, de gemeenteraad van Houten en haar ARC. Hoe denkt u hieraan een bijdrage te kunnen leveren?); Waartoe dient communicatie in uw visie toe te leiden? (max 5 punten) (Aandachtspunt: Communicatie is niet alleen de overdracht van informatie en (data)gegevens, maar dient ook een middel te zijn voor de overdracht van nieuwe inzichten. Hoe denkt u hieraan een bijdrage te kunnen leveren?); Adviesrapport aanbesteding Accountantscontrole 2016, gemeente Houten Pagina 5 van 6

6 Uit uw presentatie dient te blijken dat u op een heldere, bondige en eenduidige wijze informatie kunt overbrengen en dat uw specifieke kennis van zaken betreffende gemeentelijke financiën zodanig is dat u inhoudelijke vragen ter plekke naar tevredenheid kunt beantwoorden. (max 5 punten) (Aandachtspunt: De presentatie wordt mede op de kwaliteit van bovenstaande beoordeeld). De uitslag van de beoordeling van de aanbesteding Accountantscontrole is: Deloitte Accountants score: 79,00 (van max. 100 punten) Ernst & Young Accountants score: 75,95 (van max. 100 punten) De aanneemsom van Deloitte voor de controleopdracht van de jaarrekening van de gemeente bedraagt: ,= per jaar. Wij adviseren de raad van de gemeente Houten voor het aanwijzen van de firma Deloitte Accountants als de accountant voor de overeenkomst Accountantscontrole voor de duur van 48 maanden. Het aanbestedingsteam voor de Europese aanbesteding Accountantscontrole maart 2016 Adviesrapport aanbesteding Accountantscontrole 2016, gemeente Houten Pagina 6 van 6