Statenvoorstel nr. PS/2013/811

Transcriptie

1 Statenvoorstel nr. PS/2013/811 Voorstel Auditcommissie tot benoeming van een accountant. Datum PS-kenmerk Inlichtingen bij 9 oktober 2013 PS/2013/811 dhr. J.J. Wezenberg, telefoon JJ.Wezenberg@overijssel.nl Aan Provinciale Staten Onderwerp Voorstel Auditcommissie tot benoeming van een accountant Bijlagen I. Ontwerpbesluit nr. PS/2013/811(bijgevoegd) II. (te raadplegen via onder het bovengenoemde PSkenmerk en ligt ter inzage bij de receptie van het Provinciehuis) Samenvatting van het voorgestelde besluit Provinciale Staten zijn opdrachtgever van de accountant (conform 217, lid 2) die de jaarrekeningcontrole uitvoert. Op 31 december 2013 loopt de overeenkomst af die de provincie Overijssel heeft met het accountantskantoor PriceWaterhouseCoopers (PWC). De jaarrekening 2013 is derhalve de laatste controle op de jaarrekening die PWC op basis van het huidige contract zal leveren. Provinciale Staten benoemen Ernst & Young Accountants L.L.P. als accountant inzake de verslagjaren 2014, 2015 en Provinciale Staten hebben de optie tot (stilzwijgende) verlenging van maximaal drie (3) maal een (1) jaar. De eventuele verlengingen zullen worden gesloten onder gelijkblijvende voorwaarden. Inleiding en probleemstelling Provinciale Staten hebben via de verordening op de Auditcommissie provincie Overijssel deze commissie aangewezen om Provinciale Staten te adviseren over het benoemen van de externe accountant. Op 22 januari 2013 zijn Provinciale Staten per brief geïnformeerd over het voornemen om de procedure op te starten om over te gaan tot de werving en de selectie van een nieuwe accountant voor Provinciale Staten (ingaande per ). Op 29 mei 2013 hebben Provinciale Staten het statenvoorstel werving en selectie accountant (PS/2013/348) vastgesteld. Provinciale Staten hebben daarmee, op voorstel van de Auditcommissie, het beschrijvend document Europese Aanbesteding Accountantsdiensten vastgesteld. Vervolgprocedure Na het vaststellen van het beschrijvend document Europese Aanbesteding Accountantsdiensten is de Europese Aanbesteding Accountantsdiensten geopend. Van 4 juni 2013 tot en met 31 juli 2013 bestond de mogelijkheid voor aanbieders om hun inschrijving in te dienen. Van 5 bureaus is op 31 juli 2013 een aanbieding ontvangen. Dat waren achtereenvolgens Baker Tilly Berk N.V., BDO Audit & Assurance B, Deloitte Accountants B.V., Ernst & Young Accountants LLP alsmede Pricewaterhouse Coopers Accountants N.V.. Van KPMG is op 12 juni 2013 een brief ontvangen dat zij niet zullen inschrijven op deze aanbesteding. Er zijn door de Auditcommissie geen inschrijvingen ontvangen die niet voldeden aan de vormvereisten (stap 1), geschiktheideisen (stap 2) of de minimale vereisten (stap 3). Dat

2 betekent dat deze 5 inschrijvingen door de leden van de Auditcommissie zijn beoordeeld op basis van de gunningscriteria (stap 4). Voor de beoordeling zijn de gunnings- en selectiecriteria toegepast zoals deze zijn vastgesteld door Provinciale Staten via het statenvoorstel werving en selectie accountant. Dat waren: Aanneemsom Accountantsdiensten Controle-aanpak Controleteam Overname Overeenkomst Samenwerking met Concern Controller en Rekenkamer Presentatie 30 punten 25 punten 25 punten 05 punten 05 punten 10 punten Door de Auditcommissie zijn drie inschrijvers uitgenodigd om zich te presenteren aan de Auditcommissie. Dat waren Deloitte Accountants B.V., Ernst & Young Accountants LLP alsmede Pricewaterhouse Coopers Accountants N.V.. Na de presentaties (2 oktober 2013) heeft de Auditcommissie besloten om aan Provinciale Staten voor te stellen om Ernst & Young Accountants LLP de opdracht te gunnen. Vergaderingen Auditcommissie De commissie heeft negen keer op grond van artikel 10 van de Verordening op de Auditcommissie Provincie Overijssel onder geheimhouding vergaderd. Deze geheimhouding ligt ook op de achterliggende stukken behorende bij de werving en de selectie van de accountant. Financiële consequenties Het nieuwe contract past binnen het budget voor de accountantscontrole. Derhalve heeft het nieuwe contract geen financiële consequenties voor de begroting. Conclusie Provinciale Staten hebben de Auditcommissie op grond van artikel 3, lid 2 van de verordening op de Auditcommissie provincie Overijssel de bevoegdheid gegeven tot het doen van voorstellen om de externe accountant te benoemen. Op grond van deze bevoegdheid stelt de Auditcommissie voor om Ernst & Young Accountants L.L.P. als accountant inzake de verslagjaren 2014, 2015 en 2016 te benoemen. Voorstel Gelet op het voorgaande stellen wij u voor het besluit te nemen, als in concept in bijlage I verwoord. Auditcommissie Provincie Overijssel, voorzitter, secretaris, 2 Statenvoorstel nr. PS/2013/811

3 Bijlage I Ontwerpbesluit nr. PS/2013/811 Provinciale Staten van Overijssel, Gelet op artikel 217, lid 2 Provinciewet Gelet op artikel 3, lid 2 van de verordening op de Auditcommissie provincie Overijssel Gelet op het besluit van Provinciale Staten van 29 mei 2013 inzake werving en selectie accountant (PS/2013/348) Gelezen het voorstel van de Auditcommissie Provincie Overijssel d.d. 9 oktober kenmerk PS/2013/811 besluiten: Ernst & Young Accountants LLP te benoemen tot accountant als bedoeld in art. 217 lid 2 van de Provinciewet met ingang van de controle over het boekjaar 2014 tot en met het boekjaar Zwolle, Provinciale Staten voornoemd, voorzitter, griffier, Statenvoorstel nr. PS/2013/811 3

4 Europese aanbesteding Accountantsdiensten Versie 1.0 Datum 8 oktober 2013 Intern zaaknummer Documentnummer 2013/ Auteurs Aanbestedingsteam

5 pagina 2 van 10 Inhoudsopgave Samenvatting gunningsadvies... 3 Hoofdstuk 1 Uitwerking beoordelingen Volledigheid inschrijving Vaststellen geschiktheid en rechtmatigheid inschrijver Beoordeling van de eisen en wensen... 5 Hoofdstuk 2 Beoordeling van de gunningscriteria Prijs Kwaliteit... 6 Hoofdstuk 3 Resultaten Prijs... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.2 Kwaliteit... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd Motiveringen per inschrijver... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Hoofdstuk 4 Eindbeoordeling... 10

6 pagina 3 van 10 Samenvatting gunningsadvies In verband met een nieuw af te sluiten Overeenkomst aangaande Accountantsdiensten is door de provincie Overijssel een Europese aanbesteding gestart conform de Aanbestedingswet. Er is gekozen voor de openbare procedure. Na het verstrijken van het uiterste tijdstip van het inleveren van de inschrijving op 31 juli jl. is het gunningsproces gestart. Er zijn vijf inschrijvingen binnengekomen. Eerst is beoordeeld of de inschrijvingen volgens de procedure zijn aangeleverd en of alle gevraagde informatie is bijgevoegd. Daarna is de geschiktheid van de inschrijvers vastgesteld. Vervolgens is beoordeeld of de inschrijvers conform de minimum gestelde eisen van de opdrachtgever de opdracht willen uitvoeren. Alle inschrijvers voldoen aan de gestelde criteria. Vervolgens zijn de inschrijvingen beoordeeld op de gunningscriteria, die uitgesplitst is naar prijs en kwaliteit. Tot slot heeft een eindweging plaatsgevonden, waarbij de uitkomsten van de gunningscriteria bij elkaar zijn opgeteld. Uiteindelijk zijn door de inschrijvers de volgende eindtotalen behaald: Subgunningscriterium Max. score Ernst & Young PWC Inschrijvers Baker Tilly Berk Deloitte G 1 Prijs 30 30,00 30,00 30,00 30,00 30,00 G 2 Kwaliteit G ,75 12,50 18,75 12,50 G ,00 25,00 16,67 25,00 16,67 G ,00 5,00 3,33 5,00 3,33 G ,00 5,00 3,33 5,00 3,33 Subtotaal 90,00 83,75 65,83 83,75 65,83 G ,00 7,50-7,50 - Totaal ,25 65,83 91,25 65,83 Dit levert de volgende rangorde op: Rangorde Naam inschrijver 1 Ernst & Young Accountants LLP 2/3 Deloitte Accountants B.V. / Pricewaterhouse Coopers Accountants N.V. 4/5 Baker Tilly Berk N.V. / BDO Audit & Assurance B.V. De conclusie is dat Ernst & Young Accountants LLP de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan en daarmee als eerste voor gunning in aanmerking komt. BDO

7 pagina 4 van 10 Hoofdstuk 1 Uitwerking beoordelingen Op 31 juli 2013 zijn de volgende inschrijvingen tijdig en in tweevoud en digitaal overgelegd: Nr. Naam organisatie Plaats 1. Baker Tilly Berk N.V. Zwolle 2. BDO Audit & Assurance B.V. Emmen 3. Deloitte Accountants B.V. Zwolle 4. Ernst & Young Accountants LLP Groningen 5. Pricewaterhouse Coopes Accountants N.V. Zwolle De op tijd ingediende offertes zijn beoordeeld aan de hand van de beoordelingssystematiek zoals gesteld in het beschrijvend document en de nota van inlichtingen. 1.1 Volledigheid inschrijving De inschrijvingen zijn gecontroleerd op de volledigheid. Allereerst is gecontroleerd of de aanbiedingsbrief en de daarbij behorende bijlagen compleet en rechtsgeldig ondertekend zijn ingediend. Vervolgens is getoetst of de inschrijver de procedurele voorschriften in acht heeft genomen, als genoemd in het beschrijvend document. 2 mappen + usb Vormvereisten opbouw conf. Checklist rechtsgeldig ondertekend parafering pagina's Naam Inschrijver ja/nee ja/nee ja/nee ja/nee KO Baker Tilly Berk N.V. ja ja ja Nee* BDO Audit & Assurance B.V. ja ja ja ja Deloitte Accountants B.V. ja ja ja ja Ernst & Young Accountants LLP ja ja ja ja Pricewaterhouse Coopes Accountants N.V. ja ja ja ja * Ontbreken van parafering is een vormfout, hierop mag niet worden afgewezen. De inschrijving is wel rechtsgeldig vanwege de correcte ondertekening van de aanbiedingsbrief en bijlagen. 1.2 Vaststellen geschiktheid en rechtmatigheid inschrijver Vervolgens is de geschiktheid van de inschrijver beoordeeld aan de hand van de opgevraagde bijlagen. Alle gehanteerde eisen hebben een uitsluitend karakter. Het niet voldoen betekent uitsluiting van verdere beoordeling.

8 pagina 5 van 10 Algemene gegevens Uniforme Eigen Verklaring Verplichte Facultatieve uitsluitingsgronden uitsluitingsgronden Geschiktheidseisen Naam Inschrijver Punt 1 Punt 2 Punt 3 Punt Punt Punt ja/nee ja/nee ja/nee ja/nee ja/nee ja/nee KO KO KO KO KO KO Baker Tilly Berk N.V. ja ja ja ja ja ja BDO Audit & Assurance B.V. ja ja ja ja ja ja Deloitte Accountants B.V. ja ja ja ja ja ja Ernst & Young Accountants ja ja ja ja ja ja LLP Pricewaterhouse Coopers ja ja ja ja ja ja Accountants N.V. Onderdelen uit de uniforme eigen verklaring zijn: Punt 1: Onder dit onderdeel worden algemene gegevens met betrekking tot de Inschrijver ingevuld. Punt 2: In de Uniforme Eigen verklaring zijn onder punt 2 de verplichte uitsluitingsgronden opgenomen. Inschrijver verklaart door het ondertekenen van de uniforme Eigen verklaring dat deze uitsluitinggronden niet op hem van toepassing zijn. Verplichte uitsluitingsgronden zijn: Deelname aan een criminele organisatie; Omkoping; Fraude; Witwassen van geld. Punt 3: Daarnaast verklaart de Inschrijver dat de facultatieve uitsluitingsgronden als opgenomen onder punt 3 van de uniforme Eigen verklaring niet op de Inschrijver van toepassing zijn. Facultatieve uitsluitingsgronden zijn: Faillissement; Overtreding beroepsgedragsregels; Belasting/sociale premies; Valse verklaring. Punt 5.1: Eisen met betrekking tot financiële en economische draagkracht. Punt 5.2: Eisen met betrekking tot technische en beroepsbekwaamheid. Punt 5.3: Eisen met betrekking tot beroepsbevoegdheid. 1.3 Beoordeling van de minimale eisen De inschrijvingen zijn vervolgens beoordeeld op de minimale eisen. Het niet voldoen aan de gestelde criteria (programma van eisen) betekent uitsluiting van verdere beoordeling. Minimale eisen Naam Inschrijver Baker Tilly Berk N.V. BDO Audit & Assurance B.V. Deloitte Accountants B.V. Ernst & Young Accountants LLP Pricewaterhouse Coopers Accountants N.V. Conformiteitenlijst ja/nee KO ja ja ja ja ja

9 pagina 6 van 10 Hoofdstuk 2 Beoordeling van de gunningscriteria Er wordt een overeenkomst aangegaan met een inschrijver die de, vanuit het oogpunt van de opdrachtgever, economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan, gelet op onderstaande gunningscriteria. Gunningcriteria Max punten Subgunningcriterium Max punten G1 Prijs 30 G 1.1 Aanneemsom Accountantsdiensten 30 G2 Kwaliteit 70 G 2.1 Controle-aanpak 25 G 2.2 Controleteam 25 G2.3 Overname Overeenkomst 5 G2.4 Samenwerking met Concern Controller en Rekenkamer 5 G2.5 Presentatie 10 Totaal Prijs De Inschrijvers is gevraagd om een vaste prijs voor één jaar in de vorm van een aanneemsom, inclusief alle kosten, voor de uitvoering van de accountantsdiensten op te nemen. Voor de beoordeling van het onderdeel prijs geldt dat De inschrijver die de minimale prijs van ,- offreert behaalt de maximale score van 30 punten voor dit onderdeel. Een Inschrijver die de maximale prijs van ,- aanbiedt krijgt 0 punten. De punten van de overige inschrijvers worden als volgt berekend: Score Inschrijver = (A (( (X - Y) (Z Y) )* A)) A = maximum score X = geboden aanneemsom Y = minimum aanneemsom Z = maximum aanneemsom 2.2 Kwaliteit Inschrijvers dienden op de volgende onderdelen antwoorden te geven. G.2.1 Controleaanpak Inschrijver dient door middel van een beknopt en duidelijk inzicht te geven in de beoogde werkwijze van de controle aanpak die gehanteerd wordt in de provincie Overijssel, waarbij tevens aandacht besteed wordt aan de onderwerpen grondexploitatie, risicomanagement, projectadministratie en treasury.

10 pagina 7 van 10 Bij de beoordeling wordt in elk geval gelet op de volgende elementen: Tijdsplanning van uw controles; De wijze van communiceren; Bekendheid met, en visie ten aanzien van, genoemde specifieke onderwerpen. G.2.2 Controleteam Inschrijver dient beknopt en duidelijk antwoord te geven op de volgende vragen: 1. Hoe is de onafhankelijkheid van de leden van het controleteam gewaarborgd?; 2. Geef een korte beschrijving van de karakteristiek van het controleteam. Wat maakt deze groep mensen tot een team en wat zijn de teamrollen?; 3. Op welke wijze wordt continuïteit binnen het controleteam geborgd?; 4. Wat zijn de competentieprofielen van de in te zetten personen van het controleteam?; Inschrijver dient voor beantwoording van deze vraag de competentieprofielen (compleet ingevuld) conform bijlage 9 bij de Inschrijving toe te voegen. Bij de beoordeling wordt in elk geval gelet op de volgende elementen: De kwaliteit van de waarborgen die de onafhankelijkheid dient te verzekeren en de mate waarin dit bijdraagt aan de identiteit van de bedrijfsvoering door de organisatie van de inschrijver; De kwaliteit van de waarborgen aangaande continuïteit binnen het controleteam met het oog op verloop en kennisoverdracht bij vervanging; Uw visie over de rolverdeling binnen een controleteam; De in het team aanwezige werkervaring en kennis; Blijk van politiek-bestuurlijke gevoeligheid van het team. G.2.3 Overname overeenkomst Inschrijver dient door middel van een beschrijving antwoord te geven op de volgende vraag: Hoe wordt een, zoveel mogelijk, geruisloze overgang voor Opdrachtgever naar een nieuwe Opdrachtnemer geborgd? Indien Inschrijver de huidige Opdrachtnemer is, dient deze de vraag te beantwoorden als ware het ook voor hem/haar een nieuwe Opdrachtgever. Bij de beoordeling wordt in elk geval gelet op de volgende elementen: Maatregelen/werkzaamheden om te waarborgen dat over het eerste contractjaar een verklaring zonder voorbehouden of beperkingen kan worden afgegeven; Werkwijze inzake samenwerking met huidige Opdrachtnemer om overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen; Visie ten aanzien van het eigen worden met de organisatie van Opdrachtgever; Weergave van eventueel benodigde informatie/documenten. G.2.4 Samenwerking met Concern Controller en Rekenkamer Inschrijver dient door middel van een beschrijving antwoord te geven op de volgende vraag: Geef uw visie ten aanzien van de samenwerking met stakeholders zowel binnen de organisatie: de Concern Controller, als buiten de organisatie: de rekenkamer. Bij de beoordeling wordt in elk geval gelet op de volgende elementen: Visie ten aanzien van mogelijkheden en meerwaarde bij samenwerking; Blijk van inzicht in de risico s aangaande belangenverstrengeling; Maatregelen/werkzaamheden om risico s met betrekking tot belangenverstrengeling te beheersen. G.2.5 Presentatie Inschrijver wordt gevraagd een presentatie te geven over de inhoud van de ingediende Inschrijving

11 pagina 8 van 10 Voor de presentatie is 60 minuten gereserveerd, opgebouwd als volgt: a. 5 minuten voor een korte introductie; b. 20 minuten voor een korte toelichting op de subgunningcriteria G2.1 en G2.2 visie op controleaanpak en -team; c. 20 minuten voor de presentatie van de gunningscriteria G2.3 en G2.4; d. 15 minuten voor vragen van de beoordelingscommissie. De presentatie dient in ieder geval te worden verzorgd door de directeur/partner én de eerst verantwoordelijke medewerker die de werkzaamheden binnen de provincie Overijssel zal leiden. Het is toegestaan voor overige medewerkers van het controleteam om de presentatie bij te wonen. Bij de beoordeling van de presentatie zal in elk geval worden gelet op de volgende elementen: Mate van betrokkenheid van de directeur/partner én de eerst verantwoordelijke medewerker bij de ingediende Inschrijving; Blijk van inzicht in de bestuurlijke gevoeligheden met betrekking tot de Opdracht; Mate waarin presentatie de ingediende Inschrijving ondersteund danwel ontkracht; Mate waarin de directeur/partner én de eerst verantwoordelijke medewerker weten te overtuigen met betrekking tot een onafhankelijke instelling; Mate waarin de directeur/partner én de eerst verantwoordelijke medewerker weten te overtuigen oog te hebben voor de kaderstellende en controlerende functie van PS. De kwalitatieve gunningscriteria zijn door het beoordelingsteam beoordeeld middels een rapportcijfer: Het beoordelingsteam heeft per subgunningscriterium een waardering toegekend in de vorm van een rapportcijfer tussen 1 en 10. Het beoordelingsteam is in gezamenlijk overleg unaniem tot één definitief cijfer gekomen voor elk van de gehanteerde subgunningscriteria. Het beoordelingsteam heeft haar rapportcijfers gebaseerd op het totaalbeeld van de kwaliteit van de inschrijving met betrekking tot de desbetreffende subgunningscriteria. De beoordeling heeft afzonderlijk en op basis van onderling vergelijk van de inschrijvingen plaatsgevonden. In de beoordeling zijn de onderstaande cijfers gebruikt om het verschil in de Inschrijving, naar het oordeel van het beoordelingsteam, tot uiting te laten komen. Cijfer Omschrijving Toelichting 0 Ontbreekt (Een deel) van de informatie ontbreekt of is inhoudelijk niet relevant en voldoet geheel niet aan het criterium. 1 3 Niet overeenstemmend Inhoudelijk niet (geheel) relevant en voldoet niet aan het criterium. De toelichting geeft onvolledige informatie. 4-5 Matig overeenstemmend Enkele belangrijke elementen ontbreken/schieten te kort. De wijze van invulling is niet overtuigend en/of laat openingen over. 6-8 Overeenstemmend Dekt het criterium af en voldoet aan de verwachtingen Onderscheidend Voegt beduidend extra waarde toe aan het oorspronkelijke criterium. Er is sprake van positief onderscheidend vermogen ten opzichte van de overige inschrijvingen. De inschrijver met het hoogste rapportcijfer heeft het maximale aantal punten per onderdeel ontvangen. De punten van de overige inschrijvers zijn percentagegewijs aan het hoogste rapportcijfer gerelateerd, middels onderstaande formule: te beoordelen cijfer hoogste cijfer X maximaal aantal punten = gewogen score

12 pagina 9 van 10 Hoofdstuk 3 Resultaten De beoordeling van de kwaliteit heeft plaatsgevonden door het beoordelingsteam, bestaande uit: Naam beoordelaar Kerkdijk, Henk Heskamp, Henk Hofwegen, Gerrit, van Schipper, Pieter Westert, Jan Functie Voorzitter Audit Commissie Lid Audit Commissie Lid Audit Commissie Lid Audit Commissie Lid Audit Commissie De resultaten van deze beoordeling worden in onderstaande tabel weergegeven. Naam organisatie G 2.1 G 2.2 G 2.3 G 2.4 G 2.5 Cijfer Score Cijfer Score Cijfer Score Cijfer Score Cijfer Score Baker Tilly Berk N.V. 4 12, BDO Audit & Assurance B.V. Deloitte Accountants B.V. Ernst & Young Accountants LLP Pricewaterhouse Coopes Accountants N.V

13 pagina 10 van 10 Hoofdstuk 4 Eindbeoordeling Uiteindelijk zijn door de inschrijvers de volgende eindtotalen behaald: Subgunningscriterium Max. score Ernst & Young PWC Inschrijvers Baker Tilly Berk Deloitte G 1 Prijs 30 30,00 30,00 30,00 30,00 30,00 G 2 Kwaliteit G ,75 12,50 18,75 12,50 G ,00 25,00 16,67 25,00 16,67 G ,00 5,00 3,33 5,00 3,33 G ,00 5,00 3,33 5,00 3,33 Subtotaal 90,00 83,75 65,83 83,75 65,83 G ,00 7,50-7,50 - Totaal ,25 65,83 91,25 65,83 BDO Dit levert de volgende rangorde op: Rangorde Naam inschrijver 1 Ernst & Young Accountants LLP 2/3 Deloitte Accountants B.V. / Pricewaterhouse Coopers Accountants N.V. 4/5 Baker Tilly Berk N.V. / BDO Audit & Assurance B.V. De conclusie is dat Ernst & Young Accountants LLP de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan en daarmee als eerste voor gunning in aanmerking komt.