Statenvoorstel nr. PS/2013/348

Transcriptie

1 Statenvoorstel nr. PS/2013/348 Europese aanbesteding Accountantsdiensten provincie Overijssel Datum PS-kenmerk Inlichtingen bij 23 april 2013 PS/2013/348 Dhr. Kerkdijk, voorzitter Auditcommissie (via: mevr. R.Wiggers, telefoon of dhr. J. Wezenberg, telefoon Aan Provinciale Staten Onderwerp Europese aanbesteding accountantsdiensten provincie Overijssel Bijlagen I. Ontwerpbesluit nr. PS/2013/348 (bijgevoegd) II. Beschrijvend Document Europese aanbesteding Accountantsdiensten provincie Overijssel (te raadplegen via onder het bovengenoemde PS-kenmerk en ligt ter inzage bij de receptie van het Provinciehuis) Samenvatting van het voorgestelde besluit Op 31 december 2013 loopt de overeenkomst af die de provincie Overijssel heeft met het accountantskantoor PriceWaterhouseCoopers (PWC). De jaarrekening 2013 is derhalve de laatste jaarrekening die PWC op basis van het huidige contract zal controleren. Een accountant voor een volgende periode zal op basis van een Europese aanbestedingsprocedure geselecteerd worden. Voorgesteld wordt om over te gaan tot het vaststellen van het Beschrijvend Document Europese aanbesteding Accountantsdiensten (met daarin het programma van eisen) provincie Overijssel. Met het vaststellen van het Beschrijvend Document Europese aanbesteding Accountantsdiensten provincie Overijssel wordt de aanbesteding gepubliceerd op de aanbestedingskalender. Via de verordening voor de Audit Commissie Overijssel hebben Provinciale Staten de Audit Commissie belast met het voorbereiden en adviseren van Provinciale Staten over de benoeming van de externe accountant. Ter voorbereiding op deze benoeming hebben Provinciale Staten (via de commissie Financiën) op 13 februari 2013 kennis genomen van de procesaanpak om te komen tot een Europese aanbesteding voor de Accountantsdiensten provincie Overijssel (brief kenmerk PS/2013/63). De Audit Commissie (het aanbestedingsteam) heeft zich de afgelopen periode gebogen over de inhoud van (a) de opdracht aan de accountant, (b) de eisen waaraan de nieuwe accountant moet voldoen en (c) de gunningscriteria op basis waarvan een keuze voor een nieuw contract kan worden gemaakt. In bijgevoegd Beschrijvend Document worden a,b en c nader uitgewerkt. Het gaat in de kern om de wettelijke verplichte controle van de provinciale jaarrekening op getrouwheid en rechtmatigheid (en het afgeven de afzonderlijke accountantsverklaringen ten behoeve van het Rijk en overige geldgevers) en de invulling van de natuurlijke adviesfunctie van de accountant aan GS en PS.

2 Vervolgprocedure Met het vaststellen van het Beschrijvend Document Europese aanbesteding Accountantsdiensten provincie Overijssel wordt de aanbesteding gepubliceerd op de aanbestedingskalender. Het voorstel voor een nieuwe accountant zal naar verwachting in uw vergadering van Provinciale Staten op 13 november 2013 worden voorgelegd. Voorstel Gelet op het voorgaande stellen wij u voor het besluit te nemen, als in concept in bijlage I verwoord. Auditcommissie Provincie Overijssel, Voorzitter, Secretaris, 2 Statenvoorstel nr. PS/2013/348

3 Bijlage I Ontwerpbesluit nr. PS/2013/348 Provinciale Staten van Overijssel, gelezen het voorstel van de Audit Commissie Provincie Overijssel d.d. 25 april kenmerk PS/2013/48 besluiten: 1. Het Beschrijvend Document Europese aanbesteding Accountantsdiensten provincie Overijssel vast te stellen. Zwolle, Provinciale Staten voornoemd, voorzitter, griffier, Statenvoorstel nr. PS/2013/ 3

4 Europese aanbesteding Openbare procedure Beschrijvend Document Accountantsdiensten Provincie Overijssel Zwolle 11 april 2013 Interndocumentnummer EDO: 2013/ / BD Intern zaaknummer: EDO Status: Concept Versie: 1.0

5 Colofon Datum Maart 2013 Auteur Aanbestedingsteam kenmerk / type doc EDO 2013/ / BD Inlichtingen bij Mw. G. (Gea) Hamhuis Adresgegevens Provincie Overijssel Luttenbergstraat 2 Postbus GB Zwolle Telefoon Fax inkoop@overijssel.nl

6 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1. Begripsbepaling... 6 Hoofdstuk 2. Europese aanbesteding Accountantsdiensten Opdrachtgever Aanleiding van deze aanbesteding Beschrijving van de Opdracht op hoofdlijnen Externe ondersteuning van Opdrachtgever Aanbestedingsprocedure Intellectueel eigendom Tegenstrijdigheden en onjuistheden Vertrouwelijkheid Voorbehouden Kostenvergoeding Toepasselijk recht 17 Hoofdstuk 3. Voorwaarden aan Inschrijvingen Sluitingsdatum en tijdstip(= aanbesteding) Vormvereisten Geldigheidsduur Inschrijving Prijzen Taal Voorwaarden Uitsluiting van de procedure Samenwerkingsverbanden Rechtsgeldigheid, Volmacht De bijlagen en Standaardformulieren 22 Hoofdstuk 4. Vaststellen geschiktheid Inschrijver Eigen verklaring Algemene gegevens Uitsluitingsgronden Geschiktheidseisen 25 Hoofdstuk 5. Gunningscriteria Minimale eisen Gunningscriteria 26 Bijlage 1. Checklist Bijlage 2. Eigen verklaring Bijlage 3. Holdingverklaring Bijlage 4. Verklaring kerncompetenties

7 Bijlage 5. Conformiteitenlijst Bijlage 6. Standaardformulier opgave prijzen Bijlage 7. Standaardformulier opgave Kwaliteit Bijlage 8. Programma van Eisen Bijlage 9. Competentieprofielen Bijlage 10. Concept overeenkomst Bijlage 11. Algemene inkoopvoorwaarden (AIV 2010) Bijlage 12. Standaardformulier indienen vragen

8 Hoofdstuk 1. Begripsbepaling De begrippen worden in het document aangegeven met een hoofdletter. Aanbestedende dienst De Opdrachtgever. Aanbestedingswet Wet van 1 november 2012, houdende nieuwe regels omtrent aanbestedingen (Aanbestedingswet 2012). Aanbieding/Inschrijving Het document waarmee de Inschrijver meedingt naar de Opdracht. Accountantscontrole De controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de provincie Overijssel door één of meer accountants als bedoeld in art. 2:393 BW. Accountantsdiensten Onder Accountantsdiensten worden in onderhavige aanbesteding de volgende werkzaamheden verstaan, zie ook a. Certificerende functie: 1. Accountantscontrole jaarrekening; 2. Interim-controle (in voorbereiding op de jaarrekeningcontrole); 3. Werkzaamheden ten behoeve van af te geven Deelverklaringen; b. Natuurlijke adviesfunctie. Algemene Richtlijn Richtlijn van 31 maart 2004, nr. 2004/18/EG, zoals laatstelijk gewijzigd. Artikel Een artikel zoals opgenomen in de concept overeenkomst die als bijlage in dit Beschrijvend document is opgenomen. Audit Commissie De Audit Commissie is een door en vanuit Provinciale Staten Overijssel ingestelde commissie ex.art 80 Provinciewet. Doel, taken en overige aspecten zijn vastgelegd in de verordening als vastgelegd bij Statenbesluit PS/2012/391. Beschrijvend document Dit document, inclusief de opgenomen bijlagen. Boardletter Weergave van de relevante punten uit de Managementletter, opgesteld door de accountant ten behoeve van PS. Deelverantwoordingen/Deelverklaringen Een in opdracht van PS opgestelde afzonderlijke verantwoording van: Een deel van de provinciale organisatie; Ten behoeve van derden door GS, op basis van vigerende regelgeving, opgestelde verantwoordingen. 6

9 Gedeputeerde Staten (GS) Gedeputeerde Staten vormt het dagelijks bestuur van de provincie en is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid en het Beheer. Gegadigde Een persoon, onderneming of organisatie die het Beschrijvend document en de eventuele Nota( s) van Inlichtingen behorende bij deze aanbesteding heeft opgevraagd. Geschiktheideisen De eisen waaraan een Inschrijver moet voldoen om in aanmerking te komen voor verdere beoordeling van zijn Inschrijving op basis van de Gunningscriteria. Goedkeuringstoleranties De toleranties te hanteren door de accountants ten behoeve van de inrichting van de Accountantscontrole voor zijn oordeelsvorming over de jaarrekening en Deelverantwoordingen van de organisatie. Gunningscriteria Criteria op basis waarvan de Inschrijvingen worden beoordeeld om te bepalen welke Inschrijver voor gunning in aanmerking komt. GVA Gedragsverklaring aanbesteden, als bedoeld in artikel 2.89 lid 2 Aanbestedingswet. Inschrijver Een persoon, onderneming of organisatie die een Inschrijving heeft ingediend aan de Opdrachtgever in het kader van deze aanbesteding. Jaar Aaneengesloten periode van twaalf (12) maanden. Managementletter Een rapport van de externe accountant aan GS over zowel de bedrijfsvoering als over de administratieve organisatie van de provincie Overijssel. Nota van inlichtingen Document waarin de vragen van Gegadigden zijn opgenomen en de antwoorden van Opdrachtgever daarop, alsmede eventuele wijzigingen van het Beschrijvend document en de daarbij behorende bijlagen. Nota( s) van inlichtingen maakt/maken onderdeel uit van de uitvraag en prevaleert/prevaleren boven het Beschrijvend document. Voor zover van toepassing prevaleert een later verstrekte Nota van inlichtingen boven een voorgaande. Opdracht De overheidsopdracht die door middel van deze aanbesteding wordt aanbesteed. Opdrachtgever Provinciale Staten van de Provincie Overijssel. Luttenbergstraat 2 Postbus GB Zwolle Opdrachtnemer De Inschrijver aan wie door de Opdrachtgever de Opdracht is gegund. 7

10 Overeenkomst Het document, incl. haar bijlagen, waarin de afspraken tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer(s) schriftelijk zijn vastgelegd en door partijen zijn ondertekend. Provinciale Staten (PS) Het bestuur van de provincie dat de hoofdlijnen bepaalt van het beleid en de uitvoering daarvan controleert. Zie ook Opdrachtgever. SiSa Single information, Single audit: eenmalige informatieverstrekking met eenmalige Accountantscontrole. Standaardformulier Formulier in de vorm van een verplicht voorgeschreven format, in te vullen door Gegadigde, bijgevoegd als bijlage bij en behorende bij dit Beschrijvend document of respectievelijk de Nota( s) van inlichtingen. Werkdagen Een kalenderdag, niet zijnde (a) een zaterdag of zondag, (b) een algemeen erkende feestdag in Nederland of (c) het equivalent van een algemeen erkende feestdag ingevolge artikel 3 lid 3 van de Algemene Termijnenwet. Wettelijke controle Een 'Wettelijke controle' is een door de Wta als zodanig aangemerkte controle van een financiële verantwoording van een onderneming of instelling ten behoeve van het maatschappelijk verkeer, zoals de jaarrekening. Wta Wet toezicht accountantsorganisaties 8

11 Hoofdstuk 2. Europese aanbesteding Accountantsdiensten In dit hoofdstuk zijn naast enige informatie over de Opdrachtgever en de Opdracht een aantal bepalingen/voorwaarden opgenomen met betrekking tot de Europese aanbesteding van Accountantsdiensten. 2.1 Opdrachtgever De Opdrachtgever van deze aanbesteding is Provinciale Staten van de provincie Overijssel. De provincie Overijssel is een bestuurlijke overheidsorganisatie op provinciaal niveau. Ze vormt de bestuurslaag tussen de rijksoverheid en de 25 gemeenten in de provincie. Het algemeen bestuur wordt gevormd door de Provinciale Staten (47 leden, 10 partijen). Het dagelijks bestuur is in handen van het college van Gedeputeerde Staten (GS), bestaande uit vijf gedeputeerden en wordt voorgezeten door de Commissaris van de Koning. De ambtelijke organisatie bestaat uit ruim 750 fte, aangevuld met gemiddeld 75 externe medewerkers. Er wordt gewerkt vanuit één hoofdlocatie, het provinciehuis. Daarnaast is er een aantal kleine rayon-kantoren. Meer informatie betreffende de Provincie Overijssel treft u aan op de website van de provincie: Provinciale Staten (PS) zijn het hoogste bestuursorgaan van de provincie, ze vormen het parlement of de volksvertegenwoordiging van de provincie. De leden worden elke vier jaar door de inwoners van Overijssel gekozen tijdens de Provinciale Staten verkiezingen. Provinciale Staten kan worden vergeleken met de Tweede Kamer in de landelijke politiek en de Gemeenteraad binnen het gemeentebestuur. Provinciale Staten hebben drie belangrijke rollen: De kaderstellende rol Provinciale Staten zijn het algemeen bestuur van de provincie. Ze stellen de hoofdlijnen vast van het provinciale beleid, ze nemen de belangrijkste beslissingen. Het college van Gedeputeerde Staten vormen het dagelijks bestuur en voeren alle besluiten van Provinciale Staten uit. Onder kaderstellende functies valt onder meer het vaststellen van de begroting. De controlerende rol Provinciale Staten controleren of Gedeputeerde Staten het vastgestelde beleid goed uitvoeren. De volksvertegenwoordigende rol De leden van Provinciale Staten vertegenwoordigen de inwoners van Overijssel. Meer informatie betreffende PS treft u aan op de website van de provincie: 9

12 2.2 Aanleiding van deze aanbesteding PS wijzen, op basis van de Provinciewet (artikel 217), een accountant aan die haar bijstaat in haar controlerende functie. Op 31 december 2013 loopt de overeenkomst af die de provincie Overijssel heeft met het accountantskantoor PriceWaterhouseCoopers (PWC). De jaarrekening 2013 is derhalve de laatste controle op de jaarrekening die PWC op basis van het huidige contract zal leveren. Om tot een nieuwe Overeenkomst te komen is de provincie Overijssel deze Europese aanbesteding gestart. PS beoogt met deze aanbesteding een Overeenkomst met één marktpartij of combinatie van marktpartijen te realiseren, waarmee: Minimaal voldaan wordt aan de eisen met betrekking tot het kwaliteitsniveau van de provincie Overijssel voor het uitvoeren van de Accountantsdiensten; Gerealiseerd wordt, dat gegund wordt op basis van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) conform de aanbestedingsplicht die de provincie Overijssel dient na te leven als aanbestedende dienst. 2.3 Beschrijving van de Opdracht op hoofdlijnen Vorm van de Opdracht PS biedt de Opdracht aan in de vorm van één perceel waarop iedere Gegadigde één Inschrijving kan indienen. PS zal aan maximaal één Inschrijver de Opdracht verlenen. De Overeenkomst heeft een looptijd van 3 jaar met een, aan Opdrachtgever toekomende optie tot (stilzwijgende) verlenging van maximaal drie (3) maal een (1) jaar, en gaat (naar verwachting) in per 1 januari De eventuele verlengingen zullen worden gesloten onder gelijkblijvende voorwaarden Wettelijke kaders De primaire functie van de accountant is het als onafhankelijke deskundige uitvoeren van de Accountantscontrole en het geven van een oordeel op grond van dit onderzoek als bedoeld in artikel 217 van de Provinciewet. Ingevolge artikel 217 lid 1 van de Provinciewet heeft PS de Verordening Accountantscontrole provincie Overijssel vastgesteld. In deze verordening zijn nadere regels met betrekking tot de Accountantscontrole vastgelegd. Daarnaast zal de controle moeten voldoen aan relevante vigerende wet- en regelgeving, waaronder het Besluit Accountantscontrole decentrale overheden Nieuwe wet- en regelgeving De accountant dient te allen tijde in te spelen op nieuwe en/of relevante wet- en regelgeving en hierover PS tijdig in te lichten en te adviseren wanneer die consequenties heeft voor de uit te voeren werkzaamheden. Op dit moment is er nog sprake van Single information en Single Audit. Als gevolg van nieuwe en/of relevante wet- en regelgeving kunnen in het algemeen de waarden en omvang van de opdracht en het daaruit jaarlijks voortvloeiende dienstverleningsplan fluctueren. 10

13 2.3.3 Inhoud van de Opdracht PS wil een resultaatgerichte Overeenkomst met betrekking tot Accountantsdiensten voor haar organisatie overeenkomen. Onder Accountantsdiensten worden de volgende werkzaamheden verstaan: a. Certificerende functie: 1. Accountantscontrole jaarrekening; 2. Interim-controle (in voorbereiding op de jaarrekeningcontrole); 3. werkzaamheden ten behoeve van af te geven Deelverklaringen. b. Natuurlijke adviesfunctie Certificerende functie Algemeen In overeenstemming met de wettelijke kaders behelst de controle van de provinciale jaarrekening: Het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; Het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; Het in overeenstemming zijn van de door GS opgestelde jaarrekening met de bij, of krachtens, Algemene Maatregel Van Bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 190 Provinciewet (i.c. het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV)); De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; Onrechtmatigheden in de jaarrekening. Bij de controle worden de volgende goedkeuring- en rapporteringtoleranties gehanteerd: Ten aanzien van fouten in de posten van de jaarrekening wordt een goedkeuringstolerantie van 1% gehanteerd; Ten aanzien van onzekerheden in de jaarrekening 3%; De rapporteringtoleranties zijn gelijk aan de Goedkeuringstoleranties. Controleplan Ten behoeve van de controle stelt de accountant elk jaar een controleplan op en voert hierover vooraf en zo nodig tussentijds overleg. Het overleg over het controleplan vindt plaats in de Auditcommissie. Interim-controle inclusief EDP-audit Jaarlijks wordt een interim-controle gehouden, gericht op de werking van de administratieve organisatie en interne beheersing. De betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking maakt onderdeel uit van de administratieve organisatie. Onderdeel van de interim-controle is een risicoanalyse als vooruitblik op de jaarrekening. De interim-controle dient plaats te vinden in de periode van september tot november. Ter voorbereiding op de interim-controle ontvangt GS de schriftelijke planning van de controle en de daartoe op te leveren stukken, van de Opdrachtnemer. Deze schriftelijke planning zal minimaal drie weken voor aanvang van de interim-controle worden verstrekt, zodat dit intern tijdig kan worden voorbereid en gecommuniceerd. De bevindingen van de interim-controle worden vastgelegd in een afzonderlijke rapportage, de Managementletter. De conceptrapportage wordt vooraf besproken met de directie en GS. De Managementletter wordt geadresseerd aan het College van GS. De accountant stelt op basis van de Managementletter een Boardletter op ten behoeve van PS. Deze Boardletter bevat de, volgens de accountant, relevante aandachtspunten voor PS met het oog op diens kaderstellende en controlerende functie. De rapportering vindt plaats binnen 4 weken na afloop van de controleperiode en uiterlijk 15 december van het boekjaar. 11

14 Jaarrekeningcontrole PS stelt op basis van een voorstel van GS de planning vast, voor de totstandkoming en de bestuurlijke behandeling van de provinciale jaarrekening. Deze planning luistert heel nauw. Met inachtneming van de door PS te bepalen einddatum zal in overleg met de accountant de planning voor de controle, de termijn van het uitbrengen van de accountantsverklaring en het rapport van bevindingen worden vastgesteld. De accountant brengt, na bespreking (op basis van het principe van hoor en wederhoor) van het concept met de directie en GS, zijn rapport uit aan PS. De definitieve accountantsverklaring, met verslag van bevindingen, wordt aan GS voorgelegd met de mogelijkheid voor GS om op de stukken te reageren; Hierna worden de stukken door de accountant aangeboden aan PS; De accountant bespreekt, voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken door PS, het verslag van bevindingen met de Audit Commissie; De accountant zal worden gevraagd een nadere toelichting te geven in de betreffende commissievergadering. Deelverklaringen PS dient jaarlijks een aantal afzonderlijke accountantsverklaringen in te zenden ten behoeve van het Rijk (ministeries) en overige geldgevers, voor zover deze niet onder SiSa vallen. Deze noodzaak bestaat bij diverse onderdelen van PS. Een specificatie hiervan is niet op voorhand te verstrekken. Zie ook de Sisa verantwoordingslijst op De planning van het afgeven van de Deelverklaringen wordt ingegeven door de eisen van de ministeries en eventuele andere geldgevers. De controlewerkzaamheden zijn voor een groot deel planmatig op jaarbasis te bepalen. Voor het overige zijn deze van meer incidentele aard en afhankelijk van het verloop van activiteiten gedurende het jaar. Van de accountant wordt verwacht dat hij deze verklaringen opstelt binnen de daarvoor van toepassing zijnde termijnen en in overeenstemming met de hiervoor geldende eisen. Een kopie van de verklaring van deze Deelverantwoordingen wordt tevens verstuurd aan de directie. PS behoudt zich het recht voor om de opdracht voor een deelverklaring te kunnen verlenen aan een andere accountant, indien dit in het belang van PS is. Op te leveren rapportages Naar aanleiding van jaarrekeningcontrole: Verslag van bevindingen gericht aan PS; Naar aanleiding van de interim-controle: Managementletter gericht aan directie en GS; Boardletter gericht aan PS Natuurlijke adviesfunctie Onder de natuurlijke adviesfunctie wordt verstaan: alle activiteiten voortvloeiend uit de taakuitoefening van de accountant, als in voorgaande paragraaf beschreven. De uitvoering van de adviesfunctie dient op eigen initiatief dan wel op verzoek van PS plaats te vinden. Deze functie bevat adviezen in beperkte omvang. In dit verband kan onder andere worden gedacht aan adviezen op basis van controlebevindingen, alsmede aan adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van de besprekingen van de uitgebrachte (concept)rapportages. Ook een signalerende functie met betrekking tot nieuwe ontwikkelingen en risico s is hier van belang. Een afzonderlijke adviesopdracht wordt niet gegeven. Het karakter van de natuurlijke adviesfunctie brengt met zich mee, dat de accountant direct aanspreekbaar is. Overleg met ambtelijk 12

15 management, Collegeleden en (een vertegenwoordiging van) Provinciale Staten wordt gezien als passend binnen de natuurlijke adviesfunctie Omvang van de Opdracht Ter indicatie van de omvang van de Opdracht volgt hierna een globale weergave van de gemaakte kosten over de afgelopen drie Jaren. Jaar Omzetwaarde , , ,- Deze cijfers zijn uitsluitend bedoeld ter indicatie en bieden geen garantie met betrekking tot de daadwerkelijk afname, aan deze cijfers kunnen geen rechten worden ontleend. Bandbreedte voor de omvang van deze Opdracht is ,-. De aanneemsom per Jaar bedraagt minimaal en maximaal Specifieke werkzaamheden GS mag de benoemde accountant van PS opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden (met betrekking tot rechtmatigheid,doelmatigheid en doeltreffendheid). Daarbij mag de onafhankelijkheid van de accountant niet in het geding zijn en moet (de schijn van) belangenverstrengeling worden voorkomen. GS informeert PS over verstrekte opdrachten aan de accountant voor specifieke werkzaamheden. Bij de evaluatie wordt nadrukkelijk gekeken naar de objectiviteit, onafhankelijkheid en kritisch vermogen van de accountant. Als deze naar het oordeel van PS in het geding zijn (geweest), dan wordt de toestemming aan de accountant voor het uitvoeren van specifieke werkzaamheden voor GS door PS teruggenomen. 2.4 Externe ondersteuning van Opdrachtgever In het kader van deze aanbesteding maakt de Provincie Overijssel gebruik van diensten van mevrouw G. (Gea) Hamhuis (PSI B.V.), die als onafhankelijke partij heeft gegarandeerd dat zij op geen enkele wijze als Gegadigde/Inschrijver bij deze aanbesteding is betrokken noch adviezen verleent aan een Gegadigde/Inschrijver noch als onderaannemer betrokken is en zal zijn bij Gegadigden en/of inschrijvende ondernemers. Mevrouw Hamhuis vervult binnen het aanbestedingsteam de rol van inkoopdeskundige. 2.5 Aanbestedingsprocedure Algemeen De Opdrachtgever, PS, volgt, gelet op de aard en de omvang van de Opdracht, een openbare procedure conform de Aanbestedingswet. De Gegadigden hebben de gelegenheid een Inschrijving in te dienen op basis van het voorliggende Beschrijvend document en de eventuele Nota( s) van Inlichting(en). Het is het voornemen dat deze aanbestedingsprocedure zal leiden tot gunning aan de Inschrijver met de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI), dat wil zeggen de inschrijver met de beste verhouding tussen kwaliteit en prijs. 13

16 2.5.2 Planning Op 4 juni 2013 heeft de Opdrachtgever de aankondiging van deze Europese aanbesteding geplaatst op die op haar beurt de aankondiging automatisch heeft verzonden ter publicatie in het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Unie. Met het plaatsen van de aankondiging is de aanbestedingsprocedure formeel van start gegaan. In de onderstaande tabel staat de planning weergegeven. De Opdrachtgever behoudt zich het recht voor de planning aan te passen. Nr. Onderdeel Wie Datum 1. Verzenden aankondiging en publiceren van het Beschrijvend document Provincie 4 juni Indienen van vragen Gegadigden Tot: 25 juni 2013, uur 3. Vaststellen nota van inlichting Provincie Nader te plannen AC 4. Nota van inlichtingen beschikbaarstellen Provincie 2 juli Indienen van vragen n.a.v. 1 e Nota van inlichtingen Gegadigden Tot: 9 juli 2013, uur 6. Vaststellen nota van inlichting Provincie Schriftelijk ronde AC 7. Nota van inlichtingen beschikbaarstellen Provincie 16 juli Indienen van de Inschrijvingen (=aanbesteding/sluitdatum) Gegadigden 31 juli 2013, uur 9. Openen Inschrijvingen Provincie 31 juli 2013, uur 10. Beoordelen Inschrijvingen Provincie Tot: 27 september Presentaties Inschrijvers + provincie n.t.b. 12. Eventuele nadere toelichting op Inschrijvingen Inschrijvers + provincie n.t.b. 13. Vaststelling gunningsadvies door PS Provincie 13 november Mededeling gunningsbesluit aan Inschrijvers Provincie Uiterlijk: 15 november Stanstill-periode (20 dagen) Inschrijvers Tot: 10 december Formele Gunning / Ondertekening van de Overeenkomst Potentiële Opdrachtnemer + provincie n.t.b 17. Start van de Overeenkomst Opdrachtnemer 1 januari 2014 De datum en het tijdstip genoemd bij 2, 4 en 6 zijn hard. De overige data zijn ter indicatie hieraan kunnen geen rechten worden ontleend Informatie-uitwisseling De communicatie met betrekking tot deze aanbesteding dient te allen tijde schriftelijk te geschieden, onder vermelding van EA Accountantsdiensten, bij voorkeur per gericht aan: Provincie Overijssel T.a.v. SSC I&C / G. (Gea) Hamhuis Postbus

17 8000 GB ZWOLLE (NL) Luttenbergstraat 2 adres: g.hamhuis@overijssel.nl Ten aanzien van de informatie-uitwisseling geldt expliciet dat telefonische vragen niet in behandeling worden genomen. Vragen in welke vorm dan ook gesteld aan anderen dan medewerkers van team SSC/I&C van de provincie Overijssel kunnen leiden tot uitsluiting van de aanbestedingsprocedure Indienen van vragen De Provincie is niet voornemens een inlichtingenbijeenkomst te organiseren. Wel biedt de Provincie ruime gelegenheid tot het stellen van schriftelijke vragen per . Vragen die vóór de datum en tijdstip als vermeld in sub 4 zijn ontvangen, worden beantwoord middels een Nota van Inlichtingen. De vragen dienen als attachment, conform het Standaardformulier in bijlage 12, per te worden ingediend op inkoop@overijssel.nl met in de onderwerpregel: EA Accountantsdiensten VRAGEN naam Gegadigde. Alle verschenen Nota s van inlichtingen (één of meer) maken onderdeel uit van deze aanbesteding en prevaleert/prevaleren boven het gestelde in het Beschrijvend document. Let op: De Nota( s) van inlichtingen wordt/worden beschikbaar gesteld op (deze worden dus niet per aan de Gegadigden verstuurd) Indienen van de Inschrijvingen (datum aanbesteding of sluitingsdatum) Voor de wijze (datum, tijdstip, adressen, enz.) wordt verwezen naar Beoordelingsprocedure De beoordeling van de tijdig ingediende Inschrijvingen gaat in 4 stappen. Voldoet een Inschrijving aan een stap dan wordt de daaropvolgende stap uitgevoerd. Voldoet een Inschrijving niet aan de criteria van een stap, dan wordt de Inschrijving niet verder beoordeeld. Stap 4 is de laatste stap, waarin de beoordeling ten behoeve van de economische meest voordelige Inschrijving (EMVI) plaats vind. Stap 1 De Inschrijvingen worden gecontroleerd op de vormvereisten ( 3.2), of de verklaringen voldoen, op de gestelde voorwaarden aan de in te zenden Inschrijvingen (hoofdstuk 3) en de eventuele overige bepalingen voor zover deze niet worden getoetst in de stappen 2, 3 of 4. Stap 2 Beoordeling op basis van de Geschiktheidseisen (zie Hoofdstuk 4) Stap 3 Beoordeling op basis van de minimale eisen (zie 5.1) Stap 4 Beoordeling op basis van de Gunningscriteria (zie 5.2) De beoordelingsprocedure wordt uitgevoerd door het multidisciplinaire aanbestedingsteam, die een advies zullen uitbrengen aan de interne Opdrachtgever Niet eens met gunningsbesluit Iedere Inschrijver die het niet eens is met het gunningsbesluit, kan binnen een termijn van 20 kalenderdagen (fatale termijn) ingaande op de dag na verzending van de gunningsbeslissing een civiel kort geding of spoedvoorziening aanspannen. De Inschrijver verliest zijn recht om geschillen over het gunningsbesluit voor te leggen aan de bevoegde rechter (Nb. De bevoegde rechter in het arrondissement Zwolle-Lelystad) wanneer een 15

18 geschil later dan 20 dagen, na de dag van verzending van de mededeling van de gunningsbeslissing aan de Inschrijvers, aanhangig wordt gemaakt door betekening van een dagvaarding op het adres, Luttenbergstraat 2 te Zwolle, van de provincie Overijssel. De dagvaarding dient in ieder geval ook op de kortst mogelijke termijn per te worden verzonden naar inkoop@overijssel.nl. 2.6 Intellectueel eigendom Behoudens uitzonderingen door de wet gesteld mag zonder schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever niets uit dit Beschrijvend document en Nota( s) van inlichtingen worden verveelvoudigd (anders dan voor het doel van dit Beschrijvend document) door middel van druk, fotokopie, microfilm of anderszins. 2.7 Tegenstrijdigheden en onjuistheden Dit Beschrijvend document, inclusief alle bijbehorende bijlagen is met zorg samengesteld. Mocht u desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden tegenkomen, dan dient u de Provincie Overijssel hier schriftelijk van op de hoogte te stellen zie sub 4 voor de uiterste datum en tijd. In geval van strijdigheid tussen het hoofddeel Beschrijvend document enerzijds en het bepaalde in de bijlage conceptovereenkomst anderzijds, prevaleert het bepaalde in de concept overeenkomst. In geval van strijdigheid tussen het hoofddeel Beschrijvend document en de overige bijlagen - waaronder de Standaardformulieren - prevaleert het bepaalde in het hoofddeel Beschrijvend document. Indien blijkt dat het Beschrijvend document tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden bevat en deze niet vóór de datum en het tijdstip als vermeld in sub 4 door de Gegadigde aan de Opdrachtgever zijn gemeld, dan zijn deze tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden voor rekening en risico van de Gegadigde/Inschrijver/Opdrachtnemer. Indien een Gegadigde meent dat informatie of een bepaling in het Beschrijvend document en de eventuele Nota( s) van Inlichtingen of andere aanbestedingsdocumentatie - waaronder (maar niet uitsluitend) de minimumeisen en/of de gunningcriteria - onjuist, disproportioneel, onrechtmatig of op andere wijze onregelmatig is, dient die Gegadigde zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk vóór de datum en het tijdstip als vermeld in 2.5. sub 4 de Opdrachtgever schriftelijk te attenderen op die vermeende onjuistheid, disproportionaliteit, onrechtmatigheid of onregelmatigheid anderszins. Indien een Gegadigde niet tijdig op de voorgeschreven wijze de Opdrachtgever aldus heeft geattendeerd, is die Gegadigde niet ontvankelijk in enige (latere) vordering gericht tegen de vermeende onjuistheid, onrechtmatigheid of onregelmatigheid anderszins. Mocht een Gegadigde zich echt niet kunnen vinden in één of meerdere bepalingen van de voorwaarden, zie 3.6 en de bijlagen 10 en 11, dan kunnen deze worden gemeld, het bezwaar- de melding kunt u voorzien van een alternatief. Opdrachtgever zal het bezwaar en de eventuele alternatief bestuderen en overwegen en haar besluit hierover kenbaar maken in de Nota( s) van Inlichtingen. Voor het melden van uw bevindingen dient het Standaardformulier, bijlage 12, gehanteerd te worden en gestuurd te worden naar het adres als vermeld in en conform de procedure van

19 2.8 Vertrouwelijkheid De Opdrachtgever zal de Inschrijvingen vertrouwelijk behandelen. Deze zullen uitsluitend worden getoond aan medewerkers die direct bij de aanbestedingsprocedure zijn betrokken en aan (interne of externe) adviseurs van de Opdrachtgever, tenzij de Opdrachtgever op grond van wettelijke voorschriften gehouden is tot verdergaande bekendmaking. 2.9 Voorbehouden De Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om op elk moment het gehele aanbestedingstraject tijdelijk of definitief te stoppen en/of niet tot opdrachtverlening over te gaan. De mededeling van de gunningsbeslissing vindt plaats onder nadrukkelijk voorbehoud van bestuurlijke goedkeuring en/of het verkrijgen van voldoende financiële middelen. Tevens kunnen er situaties voorkomen waarbij definitieve gunning aan geen van de Inschrijvers wordt verleend als gevolg van gewijzigd politiek inzicht, gewijzigde besluitvormingsprocessen en/of beleid. De Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om dit Beschrijvend document - waaronder de daarin opgenomen planning - tot 6 dagen voor de uiterlijke datum van indienen van de Inschrijving (sluitdatum) aan te vullen en/of te amenderen Kostenvergoeding Gegadigden en Inschrijvers hebben geen recht op vergoeding van enigerlei kosten in verband met deze aanbesteding. De door de Gegadigde/Inschrijver gemaakte kosten met betrekking tot deze aanbestedingsprocedure komen geheel voor eigen rekening van Gegadigde/Inschrijver Toepasselijk recht Deze aanbesteding wordt uitsluitend beheerst door Nederlands recht. Geschillen naar aanleiding van deze aanbesteding worden in voorgelegd aan de bevoegde rechter te Zwolle Klachtenregeling De Opdrachtgever biedt aan Gegadigden de mogelijkheid om klachten over deze aanbestedingsprocedure in te dienen per naar inkoopklacht@overijssel.nl. Opdrachtgever zal ingediende klachten door een niet bij de aanbesteding betrokken medewerker laten afhandelen. Indienen van een klacht legt de aanbestedingsprocedure niet stil. 17

20 Hoofdstuk 3. Voorwaarden aan Inschrijvingen 3.1 Sluitingsdatum en tijdstip(= aanbesteding) De Inschrijving dient uiterlijk op het in sub 6 vermelde datum én tijdstip te zijn ingediend bij Provincie Overijssel op het onderstaande adres: Provincie Overijssel EA Accountantsdiensten T.a.v. SSC I&C / G. (Gea) Hamhuis Postbus GB ZWOLLE (NL) Luttenbergstraat EE Zwolle (NL) Op de Inschrijving moet duidelijk vermeld zijn de tekst: Europese aanbesteding Accountantsdiensten Intern dossiernummer EDO NIET OPENEN De Inschrijving dient ofwel per post al dan niet aangetekend te worden verzonden ofwel afgegeven te worden. De doos of enveloppe waarmee de Inschrijving wordt ingezonden of afgegeven, dient separaat aan de provincie Overijssel te worden ingezonden en mag dus niet aan andere, aan de provincie Overijssel te versturen document, worden toegevoegd. De doos of enveloppe wordt tot de sluitingsdatum ongeopend bewaard. De Inschrijving kan worden bezorgd bij de receptie van Opdrachtgever op 31 juli 2013 tussen en uur uur. Er zal desgevraagd getekend worden voor ontvangst van de Inschrijving.Per fax of ingediende Inschrijvingen worden niet geaccepteerd. Het risico van vertraging, door welke oorzaak dan ook, tijdens de (post)verzending/bezorging en/of door onjuiste c.q. onvolledige adressering is geheel voor rekening van de Inschrijver. Een te laat ingeleverde Inschrijving wordt door de Opdrachtgever als een niet-ingeleverde Inschrijving beschouwd en dus NIET in behandeling genomen. Na het verstrijken van de inschrijftermijn zullen de tijdig ingediende Inschrijvingen worden geopend ten behoeve van de beoordelinsgprocedure ( 2.5.6). Inschrijvers kunnen bij de opening aanwezig zijn. U dient zich hiervoor tijdig (vóór 29 juli uur) aan te melden, door het sturen van een bericht aan inkoop@overijssel.nl ; o.v.v. EA Accountantsdiensten OPENING naam Inschrijver in de onderwerpregel. Max. 2 personen per Inschrijver kunnen aanwezig zijn. 18

21 3.2 Vormvereisten Samenstelling Inschrijving Met het oog op een efficiënte beoordeling heeft de Opdrachtgever ten aanzien van de vorm en structuur van de in te zenden Inschrijvingen de volgende eisen. Onder de Inschrijving verstaat de Opdrachtgever het volgende: Eén enveloppe of doos, met daarin: a) De aanbiedingsbrief, met: i. Referentie naar het dossiernummer van de aanbesteding (zie het voorblad van dit Beschrijvend document); ii. Indien van toepassing de juridische bedrijfsnamen van combinanten en/of onderaannemers; iii. De gegevens van de contactpersoon (naam, functie, telefoonnummer(s), mailadres); iv. De aanbiedingsbrief dient ondertekend te zijn door een rechtsgeldige vertegenwoordiger van de Inschrijver, of in geval van combinaties door de rechtsgeldige vertegenwoordigers van alle combinantleden; v. In geval van samenwerkingsverbanden de verklaringen van de betrokken ondernemers (zie 3.8 en 4.2); b) Twee mappen met daarin alle gevraagde gegevens. Eén map bevat een origineel, de andere map een kopieerbaar exemplaar. De map van de Inschrijving dient aan de volgende eisen en indeling te voldoen: 1. De map is van A4-formaat; 2. De bladzijdes in de map zijn van A4-formaat, met op elke pagina de naam van de Inschrijver en een paginanummering in het formaat x van y (per tabblad mag ook opnieuw worden geteld als het formaat x van y per tabblad wordt aangehouden); 3. De inhoud van de map is enkelzijdig afgedrukt en per bladzijde (inclusief bijlagen) geparafeerd door een persoon die bevoegd is om de Inschrijver terzake te vertegenwoordigen en binden. (zie ook 3.9); 4. De aanbiedingsbrief, opnemen vóór het eerste tabblad; 5. De eventuele volmachten, als gevraagd in 3.9, opnemen vóór het eerste tabblad; 6. De ingevulde checklist zoals opgenomen als bijlage 1, dient vóór het eerste tabblad te worden opgenomen; 7. De Inschrijving is verder opgebouwd conform de indeling in de checklist; 8. Een USB-stick met daarop de gehele (digitale) Inschrijving, inclusief bijlagen, in pdfformaat. De indeling op de USB-stick moet zijn volgens de structuur als hiervoor genoemd bij 4, 5, 6 en 7 (dat betekent zoveel mapjes als er tabbladen zijn, met daarin de informatie die in de hardcopy van de Inschrijving achter het betreffende tabblad zit). In plaats van PDF mag het ook ODF zijn De beantwoording Als u besluit een vraag niet te (kunnen) beantwoorden, moet u dit expliciet en met redengeving aangeven. Daar waar om bewijsstukken of andere informatie wordt gevraagd, voegt u het betreffende stuk als bijlage in de Inschrijving toe met een eenduidige verwijzing naar tabnummers. Eventueel overeenkomende toelichtingen die bij meerdere eisen of vragen gelden, hoeven niet herhaald uitgeschreven te worden. In voorkomende gevallen kan verwezen worden naar een reeds gegeven antwoord waar de toelichting is beschreven. 19

22 3.3 Geldigheidsduur Inschrijving De Inschrijving dient tot minimaal 180 kalenderdagen na de openingsdatum van de Inschrijvingen gestand te worden gedaan. In het geval dat er onverhoopt een kortgeding wordt gestart naar aanleiding van het gunningsbesluit, wordt van alle Inschrijvers vereist dat zij hun Inschrijving gestand doen tot 5 weken (4 wekentermijn om hoger beroep aan te tekenen) na de datum dat vonnis is gewezen alsmede voor de periode welke nodig is voor de Aanbestedende dienst om redelijkerwijs te voldoen aan de uitspraak. Deze bepaling gaat eerst in na ommekomst van de oorspronkelijke periode van gestanddoening van de Inschrijving. 3.4 Prijzen In de Inschrijving op te nemen prijzen dienen te worden uitgedrukt in euro s en exclusief BTW. Voor deze Opdracht geldt een vaste aanneemsom, hierin dienen alle kosten te zijn opgenomen. De door Inschrijver op te geven vaste aanneemsom omvat: Alle in het Beschrijvend document aangegeven eisen en voorwaarden; Én de in de door Inschrijver, in zijn Inschrijving, beschreven dienstverlening. De aanneemsom is inclusief alle kosten, zoals en voorzover van toepassing, maar niet uitputtend: reis- en verblijfskosten, arbeidsloon, administratie, instructie, facturatie. Inschrijver heeft geen recht op vergoeding van andere kosten dan opgenomen in de aanneemsom als vermeld op het prijzenformulier De eerste 2 jaren staan de maximum prijzen vast. Voor de volgende jaren geldt maximaal een inflatie correctie van de tarieven. Wijzigingen uitsluitend in overleg met en na schriftelijke goedkeuring door opdrachtgever. Uitgangspunt hierbij zal zijn het indexcijfer voor de zakelijke dienstverlening (CBS tabel CAO lonen, zakelijke dienstverlening, CAO lonen per maand excl. bijzondere beloningen, totaal CAO sectoren. Waarbij 2000 = 100). Het voorstel voor verhoging dient 3 maanden voor de ingangsdatum te worden ingediend bij Opdrachtgever. Eén maand voor de ingangsdatum dienen Opdrachtnemer en Opdrachtgever overeenstemming te hebben bereikt. Voor het opgeven van de prijzen in de Inschrijving dient gebruik gemaakt te worden van bijlage 6. Bijlage 6 dient in een gesloten envelop in de map te worden opgenomen achter tabblad 5. Een aanbieding met een totaalprijs en/of eentarief van 0,- of minder wordt als 1,- aangemerkt. 3.5 Taal Alle ingeleverde bescheiden dienen in de Nederlandse taal te zijn gesteld. De communicatie, zowel mondeling als schriftelijk, vind plaats in de Nederlandse taal. 3.6 Voorwaarden De concept Overeenkomst en de algemene inkoopvoorwaarden (AIV 2010) van de Provincie Overijssel zoals opgenomen in bijlagen 10 en 11 zijn van toepassing. (zie ook 5.1.2) Leverings-, betalings- en andere algemene voorwaarden van de Inschrijver worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. Indien een Gegadigde zich niet kan verenigen met de inkoopvoorwaarden en de conceptovereenkomst, wordt verwezen naar

23 3.7 Uitsluiting van de procedure De Inschrijver dient zijn Inschrijving te baseren op dit Beschrijvend document inclusief alle bijlagen en Nota( s) van inlichtingen. Dit betekent onder andere dat kan worden besloten de Inschrijving niet verder te beoordelen indien de Inschrijver gevraagde informatie niet, niet helemaal en/of niet juist heeft aangeleverd. Onder niet juist wordt ook verstaan het wijzigen van informatie die door de Opdrachtgever in de (digitale) bijlagen als onderdeel van dit Beschrijvend document aan de Inschrijver is verstrekt (zie ook 3.10). Indien een Inschrijving onder bepaalde voorbehouden en/of andere voorwaarden van de Inschrijver wordt ingediend, beoordeelt de Provincie Overijssel de betreffende Inschrijving niet en komt de Inschrijver niet voor gunning in aanmerking. 3.8 Samenwerkingsverbanden Een Aanbieding/Inschrijving kan worden gedaan door een zelfstandige onderneming, een combinatie van ondernemingen of in de vorm van hoofd-/onderaannemers(s). Ieder van deze vormen wordt aangeduid als de Inschrijver. Zelfstandige onderneming: De Inschrijving kan worden ingediend door een zelfstandige onderneming. Er zijn geen bijzondere voorwaarden van toepassing. Een combinatie: Een combinatie betekent dat meerdere bedrijven gezamenlijk de Inschrijving doen. (hier wordt dus niet bedoeld een hoofdaannemer met 1 of meerdere onderaannemers) De Overeenkomst zal met de combinatie worden afgesloten. Alle leden van de combinatie zijn hierdoor dan van rechtswege hoofdelijk aansprakelijk. Zie ook sub a en 4.2. Wijziging in de samenstelling van de combinatie, na indiening van de Inschrijving leidt tot uitsluiting van de procedure en mocht er gegund zijn dan kan dat aanleiding zijn voor ontbinding van de Overeenkomst. Hoofd-/onderaannemer: Dit samenwerkingsverband bestaat uit een hoofdaannemer die inschrijft en bij gunning de Opdracht aanvaard. Voor het inschrijven (voldoen aan de Kwalificatiecriteria) en/of voor uitvoeren van de werkzaamheden maakt hij gebruik van 1 of meerdere onderaannemers. De hoofdaannemer is en blijft hoofdelijk aansprakelijk voor de volledige en correcte nakoming van alle verbintenissen, in geval van gunning, ten opzichte van de provincie Overijssel. Een hoofdaannemer zou zich kunnen kwalificeren, door te voldoen aan de Geschiktheidseisen als vermeld in 4.4, door gebruik te moeten maken van 1 of meerdere onderaannemers. Dit betekend dan ook dat deze samenstelling van hoofd- en onderaannemer(s) nadien niet kan worden gewijzigd. Mocht hiervan wel sprake zijn/worden dan leidt dat tot uitsluiting van de procedure en mocht er gegund zijn dan kan dat aanleiding zijn voor ontbinding van de Overeenkomst. Zie ook sub a en

24 Wijzigingen van onderaannemer(s), anderen dan die bedoeld in de vorige alinea, hebben telkens de goedkeuring nodig van Opdrachtgever, die de goedkeuring niet op onredelijke gronden zal onthouden. 3.9 Rechtsgeldigheid, Volmacht Zelfstandige onderneming: De aanbiedingsbrief dient ondertekend te zijn door de rechtsgeldige vertegenwoordiger van de zelfstandige onderneming. Het paraferen van de Inschrijving, zoals ge-eist in sub 3, dient te gebeuren door of de rechtsgeldige vertegenwoordiger of door een gemachtigde. Opdrachtgever gaat er mee akkoord als de gemachtigde ook de bevoegdheid verleend wordt om, namens de hoofdaannemer, de bijlagen te ondertekenen Middels een volmacht, welke specifiek voor deze aanbesteding is opgesteld, dient de Inschrijver aan te geven wie de gemachtigde is en welke bevoegdheden deze persoon heeft. De ondertekenaar(s) van de volmacht dienen de rechtsgeldige vertegenwoordigde(n) te zijn. Een combinatie: De aanbiedingsbrief dient ondertekend te zijn door de rechtsgeldige vertegenwoordigers van ieder lid van de combinatie. Het paraferen van de Inschrijving, zoals geëist in sub 3, dient te gebeuren door of alle rechtsgeldige vertegenwoordigers of door een gemachtigde. Opdrachtgever gaat er mee akkoord als de gemachtigde ook de bevoegdheid verleend wordt om, namens de combinatie, de bijlagen te ondertekenen Middels een volmacht, welke specifiek voor deze aanbesteding is opgesteld, dienen de rechtsgeldige vertegenwoordigers van alle leden van de combinatie (Inschrijver) duidelijk aan te geven wie de gemachtigde is en welke bevoegdheden deze persoon heeft. Hoofd-/onderaannemer: De aanbiedingsbrief dient ondertekend te zijn door de rechtsgeldige vertegenwoordiger van de hoofdaannemer. Het paraferen van de Inschrijving, zoals geëist in sub 3, dient te gebeuren door of de rechtsgeldige vertegenwoordiger of door een gemachtigde. Opdrachtgever gaat er mee akkoord als de gemachtigde ook de bevoegdheid verleend wordt om, namens de hoofdaannemer, de bijlagen te ondertekenen. Middels een volmacht, welke specifiek voor deze aanbesteding is opgesteld, dient de hoofdaannemer (Inschrijver) aan te geven wie de gemachtigde is en welke bevoegdheden deze persoon heeft. De ondertekenaar(s) van de volmacht dienen de rechtsgeldige vertegenwoordigde(n) te zijn De bijlagen en Standaardformulieren Bij dit Beschrijvend document is een aantal bijlagen opgenomen. Alle bijlagen zijn nodig voor het opstellen van een Inschrijving. 22

25 Inschrijvers zijn verplicht de voorgeschreven Standaardformulieren te gebruiken. In de oorspronkelijke teksten zelf mogen géén veranderingen worden aangebracht. Mocht op enig moment blijken dat dit wel is gebeurt dan wordt de Inschrijving ter zijde gelegd of is dit grond voor ontbinding van de eventuele Overeenkomst. Inschrijvers dienen de Standaardformulieren te gebruiken waarvoor ze bedoeld zijn en op de daartoe bestemde plaatsen gegevens in te vullen, hokjes aan te kruisen en handtekeningen te plaatsen. 23

26 Hoofdstuk 4. Vaststellen geschiktheid Inschrijver Aan de hand van de onderstaande gegevens wordt de geschiktheid van de Inschrijver vastgesteld. Indien blijkt dat Inschrijver niet voldoet aan de gevraagde criteria, behoudt de Opdrachtgever zich het recht voor de Inschrijving ter zijde te leggen en niet inhoudelijk te beoordelen. 4.1 Eigen verklaring De Inschrijver dient middels deze uniforme Eigen verklaring zijn bedrijfsgegevens aan te leveren en aan te geven of hij in samenwerking met andere ondernemingen inschrijft. De verklaring dient rechtsgeldig te zijn ondertekend. In de Eigen verklaring verklaart een Inschrijver dat hij voldoet aan het daar gestelde omtrent uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, technische specificaties, uitvoeringsvoorwaarden en selectiecriteria. Uiteindelijk hoeft alleen de winnende Inschrijver hiervoor originele bewijsstukken aan te leveren, als de Opdrachtgever hiernaar vraagt. In de volgende paragrafen wordt per onderwerp aangegeven welke bewijsstukken zullen worden opgevraagd. Deze dienen binnen 10 werkdagen na het verzoek te worden verstrekt door Inschrijver aan Opdrachtgever. Indien de bewijsstukken te laat of indien de inhoud van deze bewijsstukken niet overeenkomt met wat in de Inschrijving is gesteld, kan de Inschrijver worden uitgesloten van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure. 4.2 Algemene gegevens Onder dit onderdeel worden algemene gegevens met betrekking tot de Inschrijver ingevuld. Indien de gegevens die onder punt 1 verstrekt worden eveneens elders bij de Inschrijving worden gevraagd, dienen deze gegevens gelijk te zijn. Onder punt 1.3 van de Eigen verklaring dient de Inschrijver het nummer van inschrijving in het handelsregister op te nemen. Indien er sprake is van een samenwerkingsverband (combinatie) dient bij punt 1.5 te worden aangegeven welke ondernemingen er deel uit maken van het samenwerkingsverband. De ondernemingen die deelnemen aan het samenwerkingsverband dienen ieder afzonderlijk de Eigen verklaring in te vullen en in te dienen. Indien beroep wordt gedaan op een derde/derden (hoofd/onderaannemer) geldt dit niet. Derden waarop door de onderneming een beroep wordt gedaan, hoeven de Eigen verklaring dan ook niet in te vullen. Ten slotte dient onder punt 1.6 te worden aangegeven wie de penvoerder van het samenwerkingsverband is. 4.3 Uitsluitingsgronden In de Uniforme Eigen verklaring zijn onder punt 2 de verplichte uitsluitingsgronden opgenomen. Inschrijver verklaart door het ondertekenen van de uniforme Eigen verklaring dat deze uitsluitinggronden niet op hem van toepassing zijn. Daarnaast verklaart de Inschrijver dat de facultatieve uitsluitingsgronden als opgenomen onder punt 3 van de uniforme Eigen verklaring niet op de Inschrijver van toepassing zijn. 24