Procesverbaal van gunning

Transcriptie

1 Procesverbaal van gunning Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten Opdrachtgever/aanbestedende dienst: Gemeente Zaanstad Procesbegeleiding aanbesteding: Gemeente Zaanstad Sector Middelen Afdeling Accounting & Inkoop Postbus GA Zaandam Aanbestedingsplatform: Datum: 6 maart 2016 Status: definitief 1.0 Gehele of gedeeltelijke overneming of reproductie van de inhoud van dit document, op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteursrechthebbende is verboden, behoudens de beperkingen bij de wet gesteld. Het verbod betreft ook gehele of gedeeltelijke bewerking.

2 * * 1. Inleiding Het voor u liggende procesverbaal van gunning betreft de uitvoering van de Europese openbare aanbesteding accountantsdiensten ten behoeve van de gemeente Zaanstad. In dit procesverbaal treft u informatie over de aanbestedingsprocedure, de beoordelings-procedure, gunningscriteria en het gunningsadvies. Gemeente Zaanstad is opdrachtgever en wordt voor de aanbestedingsprocedure vertegenwoordigd door de afdeling Accounting & Inkoop. Gemeente Zaanstad (hierna te noemen aanbestedende dienst) wil één leverancier contracteren en gebruikt de gunningscriteria economisch meest voordelige inschrijving (prijs en kwaliteit). De inschrijving met het meest aantal punten wordt gekenmerkt als de voorlopig gegunde inschrijving. 2. Aanbestedingsprocedure De aanbestedende dienst heeft gekozen voor een Europese openbare aanbesteding conform wet- en regelgeving. Op maandag 19 oktober 2015 zijn de aanbestedingsdocumenten gepubliceerd middels een digitaal aanbestedingsplatform Commerce Hub. Op 19 november en op 4 december zijn de nota s van inlichtingen gepubliceerd. Op 15 januari 2016 is de beoordelingsleidraad (wijze van beoordeling, taak- en rolverdeling) besproken met het beoordelingsteam. Op 11 december 2015 is de indieningstermijn gesloten. 3. Beoordelingsprocedure Ontvangen inschrijvingen De aanbestedende dienst heeft vier inschrijvingen ontvangen van PricewaterhouseCoopers, BDO Accountants, Deloitte en Ernst & Young Beoordelingsteam De aanbestedende dienst heeft een ambtelijke en een bestuurlijke beoordelingscommissie samengesteld. De ambtelijke beoordelingscommissie bestaat uit medewerkers van de Griffie, van Control en van Inkoop. De ambtelijke beoordelingscommissie heeft de inschrijvingen beoordeeld op de juistheid en volledigheid van de inschrijving, de uitsluitingsgronden, de geschiktheidseisen en de eisen met betrekking tot het samenwerkingsverband, het gunningscriterium prijs (G-1), alsmede het voldoen van de inschrijving aan het Programma van Eisen. De ambtelijke beoordelingscommissie heeft een advies opgesteld en vastgesteld dat de inschrijvingen voldoen aan de gestelde eisen en voorwaarden. De bestuurlijke beoordelingscommissie bestaat uit de auditcommissie van de gemeenteraad, de verantwoordelijk wethouder en de concern-controller. Op basis van het ambtelijk advies heeft de bestuurlijke beoordelingscommissie de inschrijvingen inhoudelijk beoordeeld op de gunningscriteria (G-2 t/m G-5). Voor meer informatie over de gunningscriteria zie paragraaf 3.5 Gunningscriteria op bladzijde 4. De drie inschrijvers die op beoordeling van de papieren beoordeling (G-1 t/m G-4) de beste scores hebben behaald, hebben een presentatie (G-5) gegeven. De overgebleven inschrijver maakt hierdoor geen kans meer op gunning van de opdracht.

3 3/ Beoordelingsprocedure De beoordelingsprocedure bestaat uit de volgende fasen: 1. de wijze van de inschrijving 2. de vormvereisten van de inschrijving 3. de selectiecriteria 4. de voorwaarden tot gunning 5. de gunningscriteria Wijze van inschrijving (fase 1) De inschrijvingen zijn gecontroleerd op de wijze van inschrijving. Het beoordelen omvat het vaststellen of aan de voorwaarden wordt voldaan namelijk: 1. Enkelvoudige inschrijving; 2. Door het vormen van een combinatie; of 3. Door het aangaan van een hoofd-/onderaannemer constructie. Het niet voldoen aan één of meerdere gestelde eisen kan leiden tot uitsluiting van verdere beoordeling van de inschrijving. Alle inschrijvingen voldoen aan de gestelde eisen Vormvereisten van de inschrijving (fase 2) Vervolgens zijn de inschrijvingen gecontroleerd op de vormvereisten. Het beoordelen omvat het vaststellen of aan de voorwaarden wordt voldaan. Het niet voldoen aan één of meerdere gestelde vormvereisten kan leiden tot uitsluiting van verdere beoordeling van de inschrijving. Alle inschrijvingen voldoen aan de gestelde eisen Selectiecriteria (fase 3) Met betrekking tot de selectiecriteria wordt onderscheid gemaakt tussen uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Uitsluitingsgronden zijn bedoeld om conform artikel 2.84 Eigen verklaring inschrijvers uit te sluiten van de uitvoering van de opdracht (gunning). Met de geschiktheidseisen wordt getoetst of de inschrijver geschikt is de opdracht uit te voeren. Het niet voldoen aan één of meerdere voornoemde criteria en/of eisen leidt tot uitsluiting van verdere beoordeling van de inschrijving. Alle inschrijvingen voldoen aan de gestelde eisen inclusief de referenties Voorwaarden tot gunning (fase 4) Aan de gunning van de opdracht stelt de aanbestedende dienst een aantal voorwaarden namelijk: 1. Het onvoorwaardelijk en onherroepelijk accepteren van het programma van eisen. 2. Het onvoorwaardelijk en onherroepelijk accepteren van de Zaanse algemene inkoopvoorwaarden. De voorwaarden gelden als een knock out eis. Indien de inschrijver de voorwaarden niet accepteert op voornoemde wijze wordt de inschrijving niet beoordeeld en uitgesloten van verdere deelname aan de aanbesteding. Alle inschrijvingen voldoen aan de gestelde voorwaarden tot gunning. 3.5 Gunningscriteria (fase 5) Alle inschrijvingen die voldoen aan de voornoemde eisen en criteria worden beoordeeld op de economisch meest voordelige inschrijving. Gunningscriteria bevatten wensen ten aanzien van de Pagina 3 van 8

4 4/8 opdracht. Deze wensen worden gebruikt om de door inschrijvers ingediende inschrijvingen te beoordelen. De inschrijving met het meest aantal punten wordt gekenmerkt als de economisch meest voordelige inschrijving en krijgt voorlopig de opdracht gegund. De gunningscriteria zijn als volgt: Tabel 1 Gunningscriteria Gunningscriteria Wijze van Uitvoering Maximaal te behalen punten G-1 Totale aanneemprijs 30 G-2 Controlefilosofie 20 G-3 Visie op adviesfunctie 10 G-4 Bestuurlijke ondersteuning 15 G-5 Presentatie 25 Totaal 100 De beoordeling van de inschrijvingen resulteerde in de volgende voorlopig gegunde inschrijver namelijk: Tabel 2 Uitkomst beoordeling Gunningscriteria PWC Deloitte E&Y BDO G-1 Totale aanneemprijs 26, ,09 27,90 G-2 Controlefilosofie 17,14 16,57 14,29 9,71 G-3 Visie op adviesfunctie G-4 Bestuurlijke ondersteuning 8,29 7,71 6,86 5,43 12,00 12,00 8,57 8,14 G-5 Presentatie 22,14 16,43 17,14 - Totaal 86,14 82,71 73,95 51,19 De drie inschrijvers die op beoordeling van de papieren beoordeling (G-1 t/m G-4) de beste scores hebben behaald, hebben een presentatie (G-5) gegeven. BDO Accountants heeft het minst aantal punten behaald en is derhalve niet uitgenodigd voor de presentatie. BDO Accountants is op 27 januari 2016 per brief inclusief argumentatie hierover geïnformeerd. Hieronder treft u de argumentatie per gunningscriterium namelijk: PricewaterHouseCoopers G-1 Totale aanneemprijs Inschrijver heeft niet de laagste prijs ingediend. Pagina 4 van 8

5 5/8 G-2 Controlefilosofie Uw offerte geeft een heldere beschrijving van uw controlefilosofie. In de schematische planning van de controle laat u zien niet de traditionele accountant te zijn die alleen naar het verleden kijkt, maar ook de gemeente wil voorbereiden op de toekomst. Uw visie op de controleaanpak met en zonder gebruik van de VIC is duidelijk uiteengezet. In de controleaanpak maakt u gebruik van de IT om vast te stellen in hoeverre u kunt steunen op de systemen van de gemeente. De door u beschreven continue controle zorgt voor een spreiding van de belasting van de organisatie. De start van de dienstverlening stelt u voor middels een 30-dagen plan, deze is door de commissie als positief ervaren. G-3 Visie op de adviesfunctie Advisering van eigen aanbevelingen op stelt u voor op directe wijze, door te zeggen waar het op staat. U heeft een uitgebreid netwerk bij andere gemeenten, wat wordt ingezet bij de adviesfunctie. Het organiseren van de Middag van Zaanstad, workshops, verwonderpunten, toekomstgerichte rapportages, inzet op verminderen administratieve lasten, de In-control scan en duidelijke afspraak over meerwerk zijn positieve punten in de offerte. G-4 Bestuurlijke ondersteuning Duidelijke uiteenzetting van de contactmomenten met de raad en het college. Voor de bespreking met de auditcommissie is een vaste agenda opgenomen. U heeft een helder idee over de aspecten die horen bij een vertrouwensrelatie. De basis voor een goede samenwerking geeft u weer op basis van zes kernwaarden. Positief zijn ook de omschreven kernboodschappen op één A4 bij elke rapportage. G-5 Presentatie De beoordelingscommissie heeft uw presentatie als zeer positief ervaren. U heeft in een half uur een goede vertaling gegeven van de offerte, hierbij ondersteund door schriftelijk materiaal (drieluik). U heeft oog voor de verschillende posities van de diverse stake holders (College, organisatie, auditcommissie etc.). Uit de toelichting en uitleg over de VIC bleek dat u goed kunt schakelen en u schetste daarbij helder op welke wijze u, in samenwerking met Zaanstad, tot een optimale afstemming kan komen met een voor beide partijen optimaal resultaat. De samenwerking en toekomstgerichtheid die in de tekst van de offerte staat, komt terug in de presentatie, zowel richting audit/control als richting raad. Deloitte G-1 Totale aanneemprijs Inschrijver heeft de laagste prijs ingediend. G-2 Controlefilosofie Positief is de duidelijke controlefilosofie. U geeft helder weer welke fases bij de risicoanalyse en controleaanpak worden onderscheiden. U geeft weer dat de variant waar de VIC ondersteunend zijn voor de uw controlewerkzaamheden en het gebruik daarvan uw voorkeur heeft, waarbij ingegaan is op de meerwaarde die zij ook heeft voor de organisatie. De werkzaamheden bij uw EDP audits zijn helder uiteengezet in een stappenplan. Tot slot noemt u uw flexibiliteit bij de planning waarbij de planning van de gemeente leidend is. Minder positief is dat uit de offerte te weinig vernieuwing naar voren komt en minder aansluit bij de ontwikkelingsfase waar wij ons als gemeente Zaanstad in Pagina 5 van 8

6 6/8 begeven. G-3 Visie op de adviesfunctie De omschreven visie op de adviesfunctie geeft aan dat de adviezen voortkomen uit de controlebevindingen en besprekingen van bepaalde rapportages. U heeft een uitgebreid netwerk bij andere gemeenten, wat wordt ingezet bij de adviesfunctie. Uw adviespotentieel en relatienetwerk is van een aanzienlijke omvang. G-4 Bestuurlijke ondersteuning U beschrijft in uw offerte een heldere visie over hoe u de Raad meeneemt bij actuele ontwikkelingen. Daarbij geeft u een heldere weergave van de contactmomenten met de raad en het college. Minder sterk vinden wij de aansluiting van uw bestuurlijke adviezen bij de ontwikkelingsfase waar wij ons als gemeente Zaanstad in begeven. G-5 Presentatie U heeft uw toelichting op uw inschrijving in heldere taal gepresenteerd. In de presentatie wordt de nadruk gelegd op het voortzetten van de huidige samenwerking, waardoor andere onderwerpen onderbelicht zijn gebleven. U heeft getracht het gesprek te verlevendigen door stellingen te poneren, maar dit liet het format van de presentatie niet toe. Desondanks is de professionele voortzetting van de presentatie als positief ervaren. Minder positief is dat u bij enkele technische onderdelen veel tijd heeft gebruikt, waardoor uw totale toelichting onder tijdsdruk gekomen is. In de beoordeling heeft ook meegespeeld dat er meer tijd ingeruimd had moeten worden om de toekomstvisie van onze gemeente te belichten. U heeft enkele technische producten gepresenteerd, echter is dit niet voldoende om de gewenste doorontwikkeling te realiseren. Ernst & Young G-1 Totale aanneemprijs Inschrijver heeft niet de laagste prijs ingediend. G-2 Controlefilosofie Positief is de duidelijke controlefilosofie. Uw controleaanpak is helder schematisch weergegeven, waarbij u inzoomt op een aanpak die gericht is op de risico s van de gemeente Zaanstad. U gaat in op het al dan niet gebruik maken van de interne auditfunctie, waarbij u aangeeft dat u graag wilt steunen op de werkzaamheden en uitkomsten van de interne auditfunctie. U geeft aan dat de IT-audit als geïntegreerd onderdeel van de controle is ingezet. Tot slot noemt u dat uw planning aansluit bij de ontwikkelingen bij de gemeente. Minder sterk vinden wij de aansluiting van uw controlefilosofie bij de ontwikkelingsfase waar wij ons als gemeente Zaanstad in begeven. G-3 Visie op de adviesfunctie De omschreven visie op de adviesfunctie geeft aan dat de adviezen voortkomen uit eigen aanbevelingen. U heeft een uitgebreid netwerk bij andere gemeenten, wat wordt ingezet bij de adviesfunctie. Uw adviesmogelijkheid voor digitalisering is positief beoordeeld. Minder helder vinden wij het verschil tussen informatieverstrekking en adviseringen in uw offerte naar voren komen. G-4 Bestuurlijke ondersteuning Pagina 6 van 8

7 7/8 Een duidelijke uiteenzetting van uw invulling van contactmomenten met de auditcommissie, wethouder Financiën, de concerncontroller en de ambtelijke organisatie. Minder sterk vinden wij de beschrijving van uw visie op de bestuurlijke adviezen, dit is vrij traditioneel en sluit niet geheel aan bij de ontwikkelingsfase waar wij ons als gemeente Zaanstad in begeven. G-5 Presentatie U heeft de toelichting op uw inschrijving op enthousiaste wijze overgebracht, waarbij helder naar voren is gekomen dat er een goede wisselwerking was tussen u en de beoordelingscommissie. Bij uw presentatie is veel aandacht besteed aan uw werkwijze, waardoor de andere onderwerpen minder naar voren zijn gekomen. U legt de nadruk op het gebruik van vaktermen, zonder dat sommige toehoorders daar voldoende mee bekend waren. Het scheppen van randvoorwaarden voor een goede samenwerking is onderbelicht gebleven. De presentatie ging in op producten en activiteiten die reeds aanwezig zijn, hierbij was beperkte aandacht voor de doorontwikkeling van de organisatie. Hoewel u wel aangeeft om mee te denken over het verder ontwikkelen van de controlerende rol van de auditcommissie, waarbij u wijst op ontwikkelingen in het bedrijfsleven, komt u niet met concrete voorbeelden. BDO Accountants G-1 Totale aanneemprijs Inschrijver heeft niet de laagste prijs ingediend. G-2 Controlefilosofie In positieve zin geeft u een heldere beschrijving van uw controlefilosofie met een duidelijke uiteenzetting van de uit te voeren controlestappen en controlemomenten. Minder sterk vinden wij de aansluiting bij de ontwikkelingsfase waar wij ons als gemeente Zaanstad in begeven. De nu gekozen aanpak is vrij traditioneel en lijkt het bij sommige aspecten meer op een uit te voeren controle bij een commercieel bedrijf in plaats van een sociaal-maatschappelijke organisatie. Daarnaast is de inzet van data-analyses bij de controle vrij beperkt. G-3 Visie op de adviesfunctie In uw visie op de adviesfunctie behandelt u de gewenste aspecten. Uw omschrijft een duidelijke weergave van de actuele ontwikkelingen voor komende boekjaren. Daarnaast omschrijft u een duidelijke reguliere vastleggingen in de vorm van een managementletter en het accountantsverslag. Minder sterk vinden wij de aansluiting bij de ontwikkelfase van Zaanstad met betrekking tot een meer toekomstgerichte visie in de vorm van bijvoorbeeld workshops naast de standaard dienstverlening. G-4 Bestuurlijke ondersteuning In positieve zin geeft u een heldere beschrijving van uw bestuurlijke adviesfunctie met het aantal contactmomenten. U omschrijft wel hoe u de raad informeert maar niet of nauwelijks hoe u de Raad zult adviseren. In uw inschrijving noemt u de ondersteuning bij de transitie en transformatie. Echter bij uw uitwerking lijkt het dat Zaanstad nog zoekende is naar de ingeslagen weg en komt niet naar voren dat Zaanstad één van de koplopers is van de transformatie. G-5 Presentatie BDO heeft onvoldoende punten behaald om te mogen presenteren. De drie best scorende inschrijvers zijn uitgenodigd voor de presentatie. Pagina 7 van 8

8 8/8 4. Conclusie aanbesteding Op basis van de beoordeling van de inschrijvingen wordt de inschrijving van PricewaterhouseCoopers gekenmerkt als de economisch meest voordelige inschrijving. 5. Gunningsadvies Op basis van de beoordeling van de inschrijvingen adviseert Cluster Inkoop de opdracht voorlopig te gunnen onder twee opschortende termijnen aan PricewaterhouseCoopers. Het eerste opschortende termijn is de wettelijke bezwaarperiode van 20 kalenderdagen tegen de voorgenomen gunningsbeslissing. De tweede opschortende termijn is een akkoord van de raad op de voorgenomen gunningsbeslissing. Pagina 8 van 8