Nota van Inlichtingen Accountantsdienst voor gemeente Heerhugowaard, boekjaren , europese aanbesteding

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen Accountantsdienst voor gemeente Heerhugowaard, boekjaren , europese aanbesteding Aanbesteding Accountantsdienst voor gemeente Heerhugowaard, boekjaren , europese aanbesteding Aanbestedende Dienst: Gemeente Heerhugowaard Referentie: Omschrijving: De raad van Heerhugowaard wil een overeenkomst afsluiten voor de dienst Accountantscontrole gemeente Heerhugowaard voor de boekjaren 2017 t/m 2019 met één opdrachtnemer. Het doel van de aanbesteding is een accountant te selecteren die qua profiel en functievervulling goed past bij de organisatie van de opdrachtgever. Tot de accountantsdiensten behoren, naast de wettelijke vereiste controles, ook de werkzaamheden die voortvloeien uit de natuurlijke adviesfunctie van de accountant, gerelateerd aan de certificerende functie. In formele zin is sprake van benoeming van een accountant door de gemeenteraad. De gemeente verwacht van de accountant een goede uitvoering van de wettelijk voorgeschreven controlewerkzaamheden evenals een goede kwalitatieve uitvoering van de adviesfunctie. Er wordt een zodanige betrokkenheid van de accountant bij de gemeentelijke overheid in het algemeen en bij de gemeente in het bijzonder verwacht, dat advisering en ondersteuning van het bestuur en de organisatie een toegevoegde waarde voor de gemeente heeft. Toelichting: Hierbij ontvangt de 1e beantwoording van gestelde vragen. Antwoorden op andere gestelde vragen volgen spoedig. Categorie Eisen en criteria Betreft Kwaliteitszorg en -borging 1 Vraag U vraagt een kwaliteitskeurmerk: ISO 9001 te overleggen of op een andere manier aan te tonen dat de onderneming een kwaliteitsbeleid hanteert. Wij voeren een kwaliteitsbeleid in overeenstemming met de WTA (Wet Toezicht Accountantscontrole) en BTA (Besluit toezicht Accountantscontrole). Met inachtneming van de geheimhouding is het nagenoeg niet mogelijk om bewijsmateriaal van ons kwaliteitssysteem te overleggen. Wij verzoeken u derhalve deze eis te laten vallen. Wij laten deze eis vervallen om ISO 9001 gecertificeerd te zijn, indien u in uw inschrijver kunt laten zien op welke wijze u de naleving van de voorschriften (WTA en BTA) in uw organisatie heeft geborgd. Categorie Eisen en criteria Betreft Referentie pag. 18 van 73 2 Vraag U verzoekt inschrijvers een referentie-opdracht te overleggen bij een gemeente met een opdrachtwaarde van tenminste Kunt u instemmen met een referentie van een gemeente met een opdrachtwaarde van tenminste Het bedrag van is gebaseerd op de inschatting dat u kunt aantonen dat u een gemeente van vergelijkbare omvang als die van Heerhugowaard kunt adviseren. Wij stellen het bedrag wel naar beneden bij naar ,=. Heerhugowaard zal de aangedragen referenties desgewenst zo nodig benaderen. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 6

2 Betreft ICT-landschap 3 Vraag Graag ontvangen wij een beschrijving van de ICT-functie. Wanneer is de laatste EDP-audit gehouden (graag kopie rapport). Van welke applicaties maakt de gemeente gebruik voor zover deze de financiële processen raken? Gemeente Heerhugowaard maakt gebruik van cificion-middelen (van SAP). De huidige accountant maakt in het controleproces gebruik van mensen met ICT kennis en verwerkt de eventuele inzake de geautomatiseerde omgeving in de jaarlijkse managementletter en niet in een aparte EDP-audit rapportage. Betreft Contactmomenten 4 Vraag Kunt u aangegeven hoeveel formele contactmomenten binnen het offerteverzoek zijn opgenomen. Deze contactmomenten zijn onder andere beschreven in de planning. Betreft Grondexploitatie 5 Vraag Hoe kan het huidige niveau van AO/IB t.a.v. grondexploitatie worden gekenschetst? Wat is het actuele voorspellende vermogen van de grondexploitatie? Wat is de personele bezetting op de afdeling grondexploitatie? Welke risico s en verbeterpunten zijn aanwezig? De huidige AO/IB is goed. Het voorspellend vermogen wordt jaarlijks herzien en de gemeente beschikt over een jaarlijks MPG. Er is een team van concerncontroller, planeconomen, directeur, strategisch adviseur en projectleiders. De risico's zijn opgenomen in de managementletter en rapport van bevindingen bij de jaarstukken. Betreft Uitbestede processen 6 Vraag Kunt u aangeven welk deel van de primaire processen binnen uw gemeente mogelijk is uitbesteed aan andere gemeenten of gemeenschappelijke regelingen. Zie paragraaf f "verbonden partijen" van de gemeentelijke begroting en jaarstukken. Betreft Aanbestedingsdocument paragraaf Vraag Onze kernactiviteiten zijn in beginsel niet schadelijk voor het milieu. Als gelijkwaardig voor ISO zien wij het overleggen van ons duurzaamheidsbeleid. Kunt u hiermee akkoord gaan? Zo niet, waarom niet? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 2 of 6

3 U mag laten zien hoe u aan de criteria gesteld in ISO voldoet. Indien dit via uw duurzaamheidsbeleid is dan is dat akkoord. Betreft concept overeenkomst art Vraag Art. 6.3 bepaalt dat Opdrachtnemer garanties moet afgeven voor de werkzaamheden. Het past niet bij de positie en rol van de accountant om een dergelijke garantie af te geven, dit resulteert namelijk in een resultaatverplichting, hetgeen strijdig kan zijn met voor de accountant geldende weten regelgeving. Accountantswerkzaamheden dienen eerder te worden gekwalificeerd als een inspanningsverplichting dan een resultaatverplichting. Derhalve het verzoek de volgende bepaling in de plaats van art. 6.3 te laten komen: Opdrachtnemer zal zich naar beste kunnen inspannen de diensten uit te voeren overeenkomstig de met Opdrachtgever schriftelijk vastgelegde afspraken en procedures. Ben u hiertoe bereid? Wij beschouwen dat u uw werkzaamheden uitvoert conform het gestelde in onze uitvraag. Wij geven u opdracht om bepaalde producten en diensten te leveren zoals opgenomen in het aanbestedingsdocument. Wij gaan niet over de wijze van uitvoering van uw werkzaamheden. Daar heeft u uw eigen gedrags- en beroepsregels voor. Gelet op deze toelichting laten wij artikel 6.3 niet vervallen. Betreft Aanbestedingsdocument onder bonus 9 Vraag Op basis van artikel 23 van de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten ( ViO ) is het voor ons verboden om een assurance-opdracht uit te voeren als een resultaatafhankelijke vergoeding voor de assurance-opdracht is overeengekomen. In de Toelichting op de ViO is op pagina 8 opgenomen dat onder de resultaatafhankelijke vergoeding ook wordt verstaan een verlaging van de overeengekomen vergoeding als een doelstelling niet wordt gerealiseerd. Een en ander brengt met zich mee dat de resultaatafhankelijk vergoeding als opgenomen niet verenigbaar is met de ViO, die op onze dienstverlening van toepassing is. Het is ons dus verboden om de opdracht te accepteren met handhaving van de bonus. Kunt u ermee instemmen dat de bonusbepaling vervalt? Voor de ViO en de Toelichting op de ViO verwijs ik u naar: De bonus is geen resultaatafhankelijke vergoeding maar dient te worden bezien in het kader van een administratieve lastenverlichting. De inschrijver kan de afweging maken om te kiezen om in die situatie dat meerwerk zich voordoet de procedure te volgen zoals geschetst in het aanbestedingsdocument danwel na afloop van het contract de gestelde bonus te ontvangen. Betreft Aanbestedingsdocument Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 3 of 6

4 Leverancier is gehouden aan geheimhouding ten aanzien van informatie die wordt verkregen gedurende de werkzaamheden voor de gemeente. Opdrachtnemer kan op basis van weten regelgeving, daaronder begrepen gedrags- en beroepsregels gehouden zijn tot openbaarmaking, daarnaast kan Opdrachtnemer ook gehouden zijn tot openbaarmaking door middel van een rechterlijke uitspraak. Gaat u akkoord om de volgende uitzondering op te nemen met betrekking tot geheimhouding? Opdrachtnemer is niet gebonden aan de geheimhouding indien hij op grond van wet- of regelgeving, daaronder begrepen gedrags- en beroepsregels, of rechterlijke uitspraak gehouden is tot openbaarmaking. Dit is een vanzelfsprekendheid. Betreft Aanbestedingsdocument Vraag Inschrijver is gehouden de vigerende gedrags- en beroepsregels na te leven. Opdrachtnemer leeft bedoelde gedrags- en beroepsregels altijd na, kunt u daarom bevestigen dat Opdrachtnemer nooit gehouden kan zijn te handelen in strijd met de bedoelde gedrags- en beroepsregels? Dit is een vanzelfsprekendheid. Betreft Aanbestedingsdocument Vraag Opdrachtnemer zal desgevraagd een afschrift van de polis van de door hem afgesloten verzekering aan de Opdrachtgever verstrekken. Wij beschouwen onze verzekeringspolissen als bedrijfsgevoelige informatie. Gaat u akkoord dat wij niet gehouden zijn tot het overleggen van de polis maar van een bewijs van verzekering? Daarmee kunnen wij instemmen indien uw bewijs ons hiermee voldoende zekerheid geeft. Betreft Aanbestedingsdocumenten Vraag Opgenomen is dat de overeenkomst uiterlijk eindigt op 31 december Echter zijn de werkzaamheden onder de overeenkomst over het boekjaar 2019 niet ultimo 2019 afgerond. Deze bepaling stemt niet overeen met hetgeen opgenomen onder artikel 3.1 van de conceptovereenkomst. Kunt u bevestigen dat art. 3.1 van de conceptovereenkomst leidend is? De overeenkomst dient te lopen tot de afronding van de controle van het controlejaar De overeenkomst eindigt daarom niet op een specifieke datum maar de einddatum wordt anders omschreven te weten: "na afgifte van de controleverklaring bij de jaarstukken 2019". Betreft Aanbestedingsdocument 4.5 Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 4 of 6

5 14 Vraag Zowel voor de algemene aansprakelijkheidsverzekering als de beroepsaansprakelijkheidsverzekering wordt het maximaal eigen risico per gebeurtenis gesteld op 2.500,-. Hierbij wordt voorbij gegaan aan het feit dat in veel gevallen het eigen risico van het bovenstaande bedrag zal afwijken. Het aanpassen van het eigen risico brengt onnodige verhogingen van premies met zich mee. In dat kader wijzen wij u tevens op voorschrift 3.5 B van de Gids Proportionaliteit. Daarin is onder andere bepaald dat 'aanbestedende diensten er alert op moeten zijn niet meer eisen te stellen dan strikt noodzakelijk.' 'Geschiktheidseisen worden gesteld om bepaalde risico s af te dekken. Gaat u ermee akkoord om in beide gevallen de beperking van maximaal 2.500,- eigen risico weg te halen? Het was niet nodig om een bedrag voor eigen risico te vragen. Hierbij laten wij de regels "Het eigen risico bedraagt hierbij maximaal 2.500,- per gebeurtenis " vervallen. Betreft concept overeenkomst art Vraag Hoe verhoudt zich deze bepaling met de beperking van de aansprakelijkheid paragraaf 4.5 aanbestedingsdocument zoals becommentarieerd in nr. 3? Wij stellen voor art te schrappen. De conceptovereenkomst zal aangepast worden naar de in het aanbestedingsdocument opgenomen artikel 4.5: Indien de opdrachtgever aantoont dat zij schade heeft geleden door een fout van opdrachtnemer die bij zorgvuldig handelen zou zijn vermeden, is opdrachtnemer voor die schade aansprakelijk tot onderstaande genoemde bedragen - voor de onderhavige opdracht (overige dienstverlening, te weten bijzondere verklaringen worden buiten beschouwing gelaten) tenzij er aan de zijde van de opdrachtnemer sprake is van opzet of daarmee gelijk te stellen grove nalatigheid en tenzij enige dwingende (inter)nationale wet of regelgeving een dergelijke beperking niet toestaat. opdrachtnemer voor is voor schade aansprakelijk tot onderstaande genoemde bedragen: Een verzekering voor de algemene aansprakelijkheid met minimaal een dekking van ,- per gebeurtenis (ongeacht het aantal gebeurtenissen) en met een maximum van ,- per jaar. Een verzekering voor de beroepsaansprakelijkheid met minimaal een dekking van , - per gebeurtenis (ongeacht het aantal gebeurtenissen) met een maximum van ,- per jaar. De aansprakelijkheid van de inschrijver wordt hierdoor beperkt conform bovengenoemde verzekerde bedragen en geldt voor alle schades. Betreft concept overeenkomst art Vraag Opdrachtnemer is gehouden tot geheimhouding tenzij Opdrachtnemer op grond van wetgeving gehouden is bepaalde informatie te verstrekken aan derden. Zoals reeds opgemerkt in nr. 6 is Opdrachtnemer naast wetgeving ook gehouden aan regelgeving, daaronder begrepen gedrags- en beroepsregels, en rechterlijke uitspraken. Wij verzoeken u dan ook art. 8.1 als volgt te wijzigingen: op grond van wetgeving wordt vervangen door op grond van wet- of regelgeving, daaronder begrepen gedrags- en beroepsregels, en rechterlijke uitspraken Gaat u hiermee akkoord? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 5 of 6

6 Akkoord met voorstel. Betreft concept overeenkomst art Vraag Kunt u bevestigen dat art. 7 niet van toepassing is, nu er reeds sprake is van een beperking van de aansprakelijkheid als benoemd in paragraaf 4.5 van het aanbestedingsdocument? Voor de opmerkingen met betrekking tot de aansprakelijkheid verwijs ik u naar nr. 3 Artikel 7 van de overeenkomst is zeker van toepassing en blijft gehandhaafd. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 6 of 6