7 Beoordeling Offertes

Transcriptie

1 7 Beoordeling Offertes 7.1 Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) Opdrachtgever heeft ervoor gekozen om bij de onderhavige aanbesteding naast het maatschappelijk verantwoord ondernemen zwaar accent te leggen op de beoordeling van kwaliteit en op die manier het onderscheidend vermogen van de Inschrijvers aan te spreken. Opdrachtgever maakt daarbij gebruik van de principes van Best Value (BV). Aanbestedende dienst heeft een beoordelingsteam samengesteld die de inschrijvingen op onderdelen zullen gaan beoordelen. Dit beoordelingsteam krijgt de opdracht om tezamen in consensus de beoordeling per inschrijving te maken waarmee de uiteindelijke finale beoordeling per inschrijving wordt vastgesteld. De beoordeling van de inschrijvingen zal plaats vinden volgens de gunningscriteria. 7.2 Gunningscriteria Voor de opdracht geldt dat gunning plaatsvindt aan de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving. Welke inschrijver de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan wordt aan de hand van de volgende criteria bepaald: 1. Inschrijfprijs (20%) 2. Kwaliteit (80%) Prestatie + prestatieonderbouwing (*15%) Risicodossier (*20%) Kansendossier (*15%) Interview sleutelfunctionaris 1 (*15%) Interview sleutelfunctionaris 2 (*15%) In onderstaand voorbeeldfiguur staat, per criterium, de maximaal toe te kennen kwaliteitswaarde vermeld (monetaire waardering van de score). De kwaliteitswaarden leiden tot een fictieve aftrek of bijtelling op de inschrijfsom van inschrijver. 1

2 Gunningscriteria en onderlinge verhouding Plafondprijs ,- Levering en doorontwikkeling Aanbodscope + prestatieonderbouwing 15% ,- maximale fictieve korting Risicodossier 20% ,- maximale fictieve korting Kansendossier 15% ,- maximale fictieve korting Interviews (2x) 30% ,- maximale fictieve korting * plafondprijs is bepaald door het bedrag voor het initieel realiseren van de webpresence en het bedrag voor de uitbouw daarna bij elkaar op te tellen. Gunningsmodel Voor de beoordeling welke inschrijver de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan worden onderstaande criteria gehanteerd: Prestatie + prestatieonderbouwing Risicodossier Kansendossier Interviews Inschrijvingsprijs De kwalitatieve criteria zijn in onderstaande tabel uitgewerkt. In de kolom Aandachtspunten staan de punten die de Aanbestedende dienst verwacht terug te zien bij de uitwerking van het betreffende criterium. Deze punten zijn slechts ter toelichting genoemd. Er zijn geen nadere criteria en ze staan in willekeurige volgorde. De beoordeling zal plaatsvinden op de projectdoelstellingen zoals opgenomen in de kolom Doelstellingen Aanbestedende dienst, dat wil zeggen per criterium op basis van het totaalbeeld van de doelstellingen gezamenlijk.

3 Gunningscriterium Aandachtspunten Doelstelling Aanbestedende dienst Prestatie + prestatieonderbouwing Benoemen van relevante KPI s en onderbouwing daarvan met verifieerbare prestatie-informatie (eerder behaalde resultaten). De inschrijver doorgrondt het project. De inschrijver maakt aannemelijk Benoemen welke prestaties/resultaten er behaald gaan worden, onderbouwd met welke resultaten er eerder zijn behaald. dat hij in staat is de (alle) projectdoelstellingen te realiseren. De Aanbestedende dienst weet welke prestaties/resultaten hij Wanneer een prestatie/resultaat nog niet eerder is behaald (bijv. bij innovaties) dan dient onderbouwd te worden op basis waarvan inschrijver weet dat deze prestatie/resultaat behaald kan worden. mag verwachten. Het gaat dus om het noemen van concrete resultaten. Een opsomming van allerlei activiteiten leidt niet automatisch tot een resultaat. Smart geformuleerd. Ambitie en commitment tonend Risicodossier Belangrijke risico s geïdentificeerd en geprioriteerd. De inschrijver doorgrondt het project. Effectieve beheersmaatregelen aangeboden. Effectiviteit beheersmaatregelen onderbouwd met verifieerbare prestatie-informatie. (eerder behaalde resultaten) Smart geformuleerd. Ambitie en commitment tonend. De voorgestelde maatregelen minimaliseren de risico s voor de Aanbestedende dienst. De inschrijver maakt aannemelijk dat hij in staat is de (alle) projectdoelstellingen te realiseren.

4 Kansendossier Relevante kansen geïdentificeerd. De inschrijver doorgrondt het project. Effectieve maatregelen aangeboden onderbouwd met verifieerbare prestatieinformatie (eerder behaalde resultaten). De inschrijver maakt aannemelijk dat hij in staat is de (alle) projectdoelstellingen te realiseren. Smart geformuleerd. Ambitie en commitment tonend. Interviews Nadere toelichting op de aanbieding (wanneer er onduidelijkheden zijn op basis van de kwalitatieve dossiers). De sleutelfunctionarissen doorgronden beide het project en hun Inschrijving. Onderbouwing met verifieerbare prestatie-informatie (eerder behaalde resultaten). Smart geformuleerd. Ambitie en commitment tonend De sleutelfunctionarissen committeren zich beide aan het project en hun inschrijving en tonen de overtuiging en ambitie om de opdracht tot een succes te maken. Tabel 2 De inschrijver maakt aannemelijk dat hij in staat is de projectdoelstellingen te realiseren.

5 In de onderstaande tabel staat, per criterium, de maximaal toe te kennen kwaliteitswaarde vermeld (monetaire waardering van de score). De kwaliteitswaarden leiden tot een fictieve aftrek of bijtelling op de inschrijvingsprijs van inschrijver. Waarderingsmodel Fictieve aftrek Fictieve bijtelling 100% 50% 0% 50% 100% Score Onderdeel Monetaire waardering van score Aanbodscope + Prestatieonderbouwing Risicodossier Kansendossier Interview1 Interview Tabel 3 (voorbeeld op basis van plafondbedrag van EUR) Bij elke score hoort, per onderdeel c.q. criterium, een monetaire waarde. De score reeks loopt van 10 naar 2. Een door het beoordelingsteam toegekende score betreft telkens een teamresultaat in consensus en geen gemiddelde van individuele scores. Bij score 10 (maximum score) wordt de maximale fictieve korting c.q. aftrek toegekend. Bij een score van 2 (minimum score) is er maximale fictieve bijtelling. De relatie tussen score en monetaire waardering van score is verder lineair. De score reeks is als volgt: Score Waardering % fictieve aftrek van of fictieve bijtelling bij inschrijfsom 2 Slecht 100% bijtelling 4 Onvoldoende 50% bijtelling 6 Voldoende Geen bijtelling, geen aftrek 8 Goed Aftrek 10 Uitmuntend 100% aftrek Tabel 4 Waardering en fictieve aftrek of bijtelling bij inschrijfsom

6 Leden van het beoordelingsteam beoordelen de kwalitatieve documenten onafhankelijk van elkaar en op basis van eigen deskundigheid, waarna binnen het beoordelingsteam de scores en motivaties in consensus worden vastgesteld en gereviewd. De scores van elk kwalitatief document leiden, per inschrijving, tot uitsluiting of een fictieve bijtelling of geen fictieve aftrek of bijtelling, zoals onderstaande tabel laat zien. In het voorbeeld in tabel 3 worden positieve kwaliteitswaarden weergegeven met een negatief getal (fictieve aftrek, monetaire waarde < 0) en negatieve kwaliteitswaarden met een positief getal (fictieve bijtelling, monetaire waarde >0). Allereerst worden de geanonimiseerde kwaliteitsplannen (te weten de prestatie + prestatieonderbouwing, het risicodossier en het kansendossier) van de inschrijvers beoordeeld door het beoordelingsteam. De inschrijfprijzen worden niet bekend gemaakt aan het beoordelingsteam. Een score van 6 wordt toegekend wanneer een inschrijving niet dominant goed en niet dominant slecht is. De aangeboden prestaties zijn niet meer dan verwacht en dragen niet meer dan verwacht bij aan de projectdoelstellingen. Wanneer er zaken onduidelijk zijn of wanneer het beoordelingsteam twijfelt (want het staat er niet) zal er ook een 6 worden toegekend. Dit houdt in dat bij een gemiddelde neutrale score of hoger (0 of fictieve aftrek) deze partij door is naar de interviews. Tijdens het interview zal dan die informatie worden gevraagd wat niet duidelijk is geworden aan de hand van de Inschrijving. De scores worden niet van tevoren bekend gemaakt. Wanneer er aantoonbare, toegevoegde waarde wordt aangeboden met de kwaliteitsdocumenten ten opzichte van de projectdoelstellingen, wordt een score van 8 of 10 toegekend. Wanneer er aantoonbaar, onvoldoende of slechte kwaliteit (bijv. risico s) zit in de uitwerking van de kwaliteitsdocumenten ten opzichte van de projectdoelstellingen, wordt een score van 4 of 2 toegekend.

7 Voorbeeld: Beoordeling fase 1 Inschrijver Inschrijver 2 Inschrijver 3 1 Aanbodscope prestatieonderbouwing Risicodossier Kansendossier Waarde Aanbodscope prestatieonderbouwing Waarde risicodossier Waarde Kansendossier Aftrek of bijtelling na kwaliteitscriteria Door naar Interviews? (als kwaliteitswaarde in <= 0,00) JA JA NEE Tabel 5 Inschrijvingen met een monetaire waarde groter dan 0 (fictieve bijtelling) worden ter zijde gelegd. Inschrijvers met inschrijvingen met een fictieve aftrek of met geen fictieve bijtelling (monetaire waarde <= 0) worden uitgenodigd om de sleutelpersonen deel te laten nemen aan de interviews. Beoordeling door middel van interviews Inschrijvers van inschrijvingen zonder fictieve bijtelling (monetaire waarde <=0) voor de kwalitatieve plannen aanbodscope + prestatie-onderbouwing, risico- en kansendossier worden uitgenodigd om de sleutelfunctionarissen deel te laten nemen aan de interviews. Het onderdeel Interviews sleutelfunctionarissen zal worden beoordeeld aan de hand van interviews met de twee sleutelfunctionarissen die inschrijver heeft aangeboden.

8 Voorbeeld: Beoordeling Fase 2 Interview Interview Waarde Interview Waarde Interview 2 - Totaal waarde Interviews Tabel 6 (voorbeeld) Aan de hand van de interviews wordt beoordeeld in welke mate de sleutelfunctionarissen de realisatie (de uitvoering van de realisatie) geheel doorgronden en goed kunnen managen. Daarbij zal worden gelet op de volgende zaken: De sleutelfunctionarissen doorgronden beide het project en hun Inschrijving. De sleutelfunctionarissen committeren zich beide aan het project en hun inschrijving en tonen de overtuiging en ambitie om de opdracht tot een succes te maken. De sleutelfunctionarissen maken aannemelijk dat ze niet alleen de realisatie goed kunnen managen, maar ook in staat zijn de doorontwikkeling van de webpresence handen en voeten te geven (zo wel qua strategie, concept, als ook op het vlak van uitvoeringsconsequenties). De inschrijver maakt aannemelijk dat hij in staat is via de inzet van deze mensen de projectdoelstellingen te realiseren. De vragen zullen hier nadrukkelijk op zijn gericht, mede in het licht van het ingediende prestatie + prestatieonderbouwing, risicodossier en kansendossier. Tevens zal naar de planning gekeken worden. Aanbestedende dienst gaat ervan uit, dat de aangeboden sleutelfunctionarissen doorslaggevend zijn om het project tot een succes te maken.

9 Prijs-kwaliteitswaarde De inschrijving met de laagste fictieve inschrijvingsprijs, is de economisch meest voordelige inschrijving. De fictieve inschrijvingsprijs is de inschrijvingsprijs van de inschrijver minus de fictieve aftrek op de kwaliteitscriteria (prestatie + prestatieonderbouwing, risicodossier, kansendossier en interviews sleutelfunctionarissen). Indien de kwaliteitswaarde van de interviews onvoldoende is bestaat de fictieve inschrijvingsprijs uit de inschrijvingsprijs minus de fictieve aftrek op de kwalitatieve documenten plus de fictieve bijtelling vanuit de interviews. Indien twee of meer inschrijvingen een gelijke en laagste fictieve inschrijfprijs hebben, dan is daarvan de inschrijving met de hoogste fictieve aftrek (totale kwaliteitswaarde) de economisch meest voordelige inschrijving. Indien in dat geval ook de totale kwaliteitswaarde gelijk is, dan is de inschrijving met de hoogste fictieve aftrek behaald in de interviews de economisch meest voordelige inschrijving. Is deze ook gelijk, dan is de inschrijving met de hoogste fictieve aftrek behaald in het risicodossier de economisch meest voordelige inschrijving. Blijkt deze ook gelijk te zijn, dan is de inschrijving met de hoogste fictieve aftrek behaald voor de prestatie + prestatieonderbouwing de economisch meest voordelige inschrijving. Blijkt deze ook gelijk te zijn, dan is de inschrijving met de hoogste fictieve aftrek behaald op het kansendossier de economisch meest voordelige inschrijving. Zijn beide inschrijvingen dan nog steeds gelijk, dan zal door middel van een loting bij de notaris de winnaar bepaald worden.

10 In tabel 7 is een fictief voorbeeld opgenomen. Inschrijver 1 Inschrijver 2 Inschrijver 3 Inschrijfprijs Inschrijfprijs beneden of op plafondprijs? Kwalitatief deel inschrijvingen compleet? Ja ja ja Ja ja ja Beoordeling Fase 1 Inschrijving 1 Inschrijving 2 Inschrijving 3 Aanbodscope prestatieonderbouwing Risicodossier Kansendossier Kwaliteitswaarde Fase 1 Inschrijving 1 Inschrijving 2 Inschrijving 3 Waarde Aanbodscope + prestatieonderbouwing Waarde Risicodossier Waarde Kansendossier Aftrek of bijtelling na 3 kwaliteitscriteria door naar Interviews? (als kwaliteitswaarde <= 0) JA JA NEE Beoordeling Fase 2 Inschrijver 1 Inschrijver 2 Interview Interview Kwaliteitswaarde Fase 2 Inschrijver 1 Inschrijver 2 Waarde Interview Waarde Interview Totale kwaliteitswaarde (aftrek of bijtelling) Prijs - Kwaliteitswaarde Tabel 7 (voorbeeld) In dit fictieve voorbeeld is Inschrijver 2 de EMVI.